学文网文秘工作职责篇1
职责一：行***文秘岗位职责
一、接听前台电话
1、前台任意一台电话机在铃声响起三声之内接起电话，即使是你正在接听一个电话，公司行***文秘工作职责。
2、做好前台电话的转接工作，有人需要转接到总经理办公室、财务室时需要与总经理、财务相关人员沟通好后方可接入。
3、出现电话没有办法转接或是需要听电话的员工不在办公室时及时留下顾客的电话与姓名，方便公司员工与他取得联系。
二、接待好来公司拜访的客户
1、来公司上门维修的顾客先将顾客的维修机做一个初步检查方可将机器交到维修员手中并告知此机器的详细故障后维修员再进行详细检测，在维修员给顾客检测时可以请顾客做下喝水或是介绍公司的相关新产品。
2、在接待上门***客户时做好客户***登记，多询问顾客的使用情况及周围朋友有无在使用同类产品，留下客户的重要信息资料。
3、来公司洽谈业务的客户先让客户做下喝杯水再来通知此项目的相关负责人洽谈相关业务。
4、一次性接待顾客三个以上时可以叫维修员帮忙接待上门维修客户。
5、认真接待每一位顾客，做好公司的形象窗口。
三、及时处理与打印公司相关文档资料
1、商场在办理相关事项需要公司出示相关证明时及时打樱
2、公司有相关新品订价与货品调价时出示相关货品价格通知。
3、公司有员工调动是及时出示调动通并及时更改公司的通讯录。
4、每月9日、17日、25日、1日将公司商场部的电子报表与批条按照合理的格式通过打印机打印出来交给财务。
5、及时整理电脑中的文档资料，合理归档。
四、考勤的制作
1、文秘在每日早晨做好考勤的严格把关。
2、每月月初将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请假、转正人员及已满周年人员的详细标注。
五、人事处理
1、新员工在入职时一定要将入职书、个人担保书及担保人的身份证复印件一起存档放入档案库中。
2、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中。
3、所有员工离职均要办理好公司的离职书并及时发放离职员工通知告之公司所有部门同事。
4、员工离职后均有一份离职书保存在公司档案资料。
六、后勤处理
1、为公司所有员工名片制定的确定与核实。
2、及时收取公司电子邮箱的电子信件。
3、收理好送上公司的包裹。
4、公司日用品的采购。
5、报销公司相关开支费用及公司的邮寄费用。
6、及时处理好客户的投诉问题。
七、与维修部的紧密合作，及时收取维修费用并将维修费用上交到公司财务。
八、业务部客户资料的入档
1、每天早上到公司提醒业务员及时整理昨天的工作日记，在业务员整理完毕之后输入到电脑电子档案之中，分企业与客户电子档案两份资料进行输入。
2、业务员没有及时填写的要向他的上级反应要求及时补加功课。
九、协助仓库整理一些新货的入仓盖章。
十、熟悉公司每一个品牌、每一个型号的***工作。
职责二：行***文秘岗位职责
一、负责做好计算机打字、复印等行***工作。
二、负责公司办公设备的管理，计算机、传真机、签字长途电话、复印机的具体使用和登记，名片印制等工作。
三、负责公司邮件和报刊的收娶分发工作。
四、负责公司电话小总机的接线工作。对来往电话驳接准确及进、声音清晰、态度和蔼，恰当使用礼貌用语;对未能联络上的记录在案并及时转告;对紧急电话设法接通，未通者速报行***部经理处理。
五、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回，管理制度《公司行***文秘工作职责》。
六、负责各类办公用品仓库保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符。
七、按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存。
八、完成各项勤杂、采购工作。
九、负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督，保证舒适良好的工作氛围。
十、负责下班时对整个办公区的巡视，查看门窗、水机电源、电脑电源等、关闭情况并做记录。
十一、完成行***部经理临时交办的其他任务。
职责三：行***文秘岗位职责
一、及时处理与打印公司相关文档资料
1、商场在办理相关事项需要公司出示相关证明时及时打樱
2、公司有相关新品订价与货品调价时出示相关货品价格通知。
3、公司有员工调动是及时出示调动通知并及时更改公司的通讯录。
4、及时整理电脑中的文档资料，合理归档。
二、考勤的制作
1、文秘在每日早晨做好考勤的严格把关。
2、每月月初将上个月的考勤用电子表格制作出来，在制作过程中注意请假、转正人员及已满周年人员的详细标注。
三、人事处理
1、新员工在入职时一定要将入职书、个人担保书及担保人的身份证复印件一起存档放入档案库中。
2、新员工在入职后要将新员工的员工档案输入电脑中的电子档案之中。
3、所有员工离职均要办理好公司的离职书并及时发放离职员工通知告之公司所有部门同事。
4、员工离职后均有一份离职书保存在公司档案资料。
四、后勤处理
1、为公司所有员工名片制定的确定与核实。
2、及时收取公司电子邮箱的电子信件。
3、收理好送上公司的包裹。
4、公司日用品的采购。
5、报销公司相关开支费用及公司的邮寄费用。
6、及时处理好客户的投诉问题。
五、与跟单部署的紧密合作，及时收快递费用单并将快递费用单上交到公司财务。
六、跟单部客户资料的入档
职责四：行***文秘岗位职责
一、执行办公用品的采购、发放、管理
1、新员工入职时，由部门经理根据办公用品实际需要，提出申请，向行***文秘签字领龋其余时间，员工急需领取办公用品，必须签字，并写清楚领用时间、项目、数量等。
2、员工离职时，部门经理应认真清点其办公用品，并到行***部填写移交清单并签字。
3、行***文秘每月对办公用品进行一次盘点，办公用品采购原则上由各部门向行***部提出申请后统一采购，特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。
二、信件的收发、文件资料打、复印，传真管理
1、公司所有打英复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行***文秘统一负责。收到信件资料由行***文秘及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件，退回或转移。发件时，由发件人填写好资料，再由行***文秘执行发送。
2、行***文秘妥善保管外部提供的文件资料打英复印或快递的结账单据，并负责核对单据数量、金额，便于财务结算。
3、员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关的文件，行***文秘有权监管教育。
三、执行印制名片的联系、校稿与管理
1、公司名片格式统一化，由公司行***文秘依据企业形象规划并联系印刷业务。
2、需做名片的员工，先填写名片印制申请单，经部门经理签字后交由行***文秘负责办理。
3、名片印制前需校稿，确认名片职务、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。自确认名片内容起，一周内，行***文秘将做好的名片发放给名片印制申请者。
四、执行固定资产及低值易耗品的管理
1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体员工。使用者离开本公司时，公司资产收归行***部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。
2、行***文秘根据盘点状况，制作《公司固定资产使用情况登记表》，发给公司相关负责人。
3、行***文秘负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。
五、执行书籍、文件、资料的规范管理
1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐，及时更新登记表。
2、公司员工借书、领取文件资料时，必须签字登记。应注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等。
3、员工借书的限期不超过一个月，行***文秘应提醒催还。员工离开公司时，应归还所领文件、资料给行***文秘。书籍、资料被归还时，行***文秘应备注说明归还日期。
六、执行公司证照、年检及员工社保卡的申办
1、公司变更或申请办理分支机构，先准备办理营业执照相关资料，然后到工商局领取营业执照登记申请表;营业执照申办完毕后，持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证;组织机构代码证办理完毕后，准备相关资料办理税务登记证。
2、公司年检一般从三月份开始，至六月底结束。可登录“深圳市工商行***物价管理局”网站，了解当年度办理年检的需要的资料，先进行网上申请，再交实物资料到工商局办年检。
3、需办理社保卡的员工，先提交“劳动保障局数码照片回执”，行***部打影制证清单”后，行***文秘到社保局四楼交钱办理。后凭社保局回执领取社保卡。
七、饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等
文秘工作职责篇2
文秘工作职责有哪些一一、负责县委、县委办公室文件和领导交办的文字材料的起草、核稿、送审、会签、校对、印发工作。
二、负责乡镇***、县委各部门给县委的请示、报告的登记、拟办、送签、回复、归档工作。
三、承办县***代会、县委工作会、全委会有关会务工作，配合相关部门做好以县委名义召开的会议的有关会务工作。
四、负责县级机关和中省市文件的收发、传阅、清退工作，负责县委、县委办公室文件、资料的销毁工作。
五、负责县委、县委办公室文件材料的上报下发工作，签收、分送乡镇、县级部门、企事业单位给县委、县委领导、县委办公室的文件、材料、信函。
六、负责县委领导的文件、材料的传阅工作。
七、负责县委、县委办公室文书档案的整理、保管、使用、鉴定、入馆移交工作。
八、负责县委、县委办公室的文件、会议材料、传真及其它资料的打印工作，负责文件资料的复印工作。
九、负责全县***系统公文处理的业务指导工作。
十、完成县委、县委办公室领导交办的其它工作任务。
信息岗位工作职责
一、围绕***的路线、方针、***策和县委中心工作，负责全县***信息的收集、综合、处理、反馈和传输工作，为县委领导提供信息服务。
二、及时准确上报全县各项工作的重要信息，完成县委办公室下达的信息工作目标任务。
三、负责全县***系统信息网络建设和信息工作业务指导，加强与各乡镇和县级部门信息工作的联系。
四、负责全县***系统信息工作目标任务的考核。
五、完成县委、县委办公室领导交办的其它工作任务。
督查岗位工作职责
一、负责县委***会议、书记办公会议决定事项及执行情况，县委领导的重要指示和交办事项的承办、催办和查办。
二、承担县委***会议决议、决定事项中应由县委办办理的事项的处理，负责县委、县委办交办的文稿、领导讲话的起草，会同文秘岗位、行***事务岗位做好有关会务工作。
三、负责对县委重要会议有关决定、决议事项的贯彻落实情况开展督查调研，综合情况反映并提出具体工作建议。
四、负责对督查调研和承办、催办、查办情况的反馈。
五、承办《办公室通报》、《督查通报》的编辑工作，按要求向市委督查室报送《督查专报》。
六、负责指导全县***系统的督查工作。
七、参与县委、县府对各乡镇、县级各部门目标管理的制定和考核。
八、完成县委、县委办公室领导交办的其它工作任务。
一、负责办公室内部目标管理的制定和考核工作。
二、负责办公室年初工作要点的拟定和年终工作总结的撰写工作。
三、承办县委办公室及所属单位人员编制、干部职工考核任免、调动、奖惩、工资、福利等有关日常工作和人事劳资档案的管理工作。
四、负责办公室、***支部的组织建设、思想***治教育、作风纪律建设和纪检监察工作。
五、负责办公室工、青、妇群众组织的工作，负责离退休人员的管理和服务工作，适时组织开展健康有益的活动。
六、负责办公室工作会议和支部会议的会务工作。
七、负责县委、县委办公室印章的管理工作。
八、负责需由县委办公室办理的县人大代表建议、批评、意见和县***协委员提案的承办工作。
九、完成县委、县委办公室领导交办的其它工作任务。
文秘工作职责有哪些二1、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。
2、管理饮水。
3、保管登记和按规定发放公司办公用品。
4、负责接转电话和记录工作。
5、负责传真收发与登记。
6、负责接待来宾。
7、负责考勤和加班申报单的报表与汇总。
8、收发报刊函件及整理保管报纸。
9、完成其他临时工作。
办公室秘书岗位职责：
1、负责总公司办公会议和其他重要会议的准备、记录和资料整理等工作。
2、主动收集总公司的运行情况，及时做好宣传报道工作。
3、负责编排每周主要工作安排表，安排节假日干部值班工作。
4、协助主任做好来宾接待和信访工作，认真接听师生投诉电话，并做好记录和反馈工作。
5、负责总公司文件、资料的电脑打印和校对工作。
6、及时做好各类文件的收发、传递、呈批、立卷、归档工作。
7、严格执行保密制度，定期收集、整理有关档案资料，及时整理归档。
8、按时收发各中心(部门)的考勤考核表和部门工作月度报表，及时交主管领导审阅。
9、协同做好员工的考勤考核工作，负责审核员工请、销假手续，核签补休证明。
10、协助做好招聘员工的登记工作，负责
文秘工作职责篇3
经理文秘的工作职责
一、要认清自己，处事有原则。找不准位置，也就找不准工作的立足点、切入点、着力点，工作起来也就找不着“感觉”
经理文秘处于“总管家”与“不管部长”的双重位置，围绕着中心工作，上协调领导，下联系群众，事务、***务都要过问，其他部门管不了、不该管的，都要经理文秘去管。经理文秘要把握所应扮演的角色，把握好工作分寸，管理不巨细，参谋不决断，助手不揽权，不越权，不越位，不缺位，工作要到位。
二、要耳聪目明，作好参谋工作
从大的方面说，当助手重要的在于搞好信息、决策、督查服务。及时地捕捉信息，准确地搞好反馈，积极地当好决策参谋。不仅要善于发现问题，还要认真分析问题，给领导解决问题提供决策参考。领导一旦采纳决策意见，还要制订决策备选方案。备选方案不能只是一种，要有多种方案，以便优中选优，“拍板定案”。决策制定后要采取得力措施抓落实，并及时搞好督促检查，搞好落实情况反馈。
三、要长袖善舞，作好各部门之间的“润滑油”
首先要协调好上下的关系。对上：要尊重而不盲从，服务而不奴婢，更不能违背原则盲从领导。***同志说，要“不唯书，不唯上，要唯实。”在实际工作中，不看领导眼色是不可能的，但要有分寸，要坚持原则，按章办事，不能惟命是从。待下：以礼，以诚，以情。不要盛气凌人，不搞瞎指挥、乱指挥，不欺下瞒上。再是协调好内外关系，外求支持协作，内求团结向上。
四、要高效快捷处理有关事务。经理文秘必须要有强烈的时效观念、意识，求真务实、雷厉风行的工作作风，运筹帷幄的领导艺术，在有限的时间里办好应办之事
要善于“分身”，明确该干什么，不该干什么，先干什么，后干什么。要有所为，有所不为。为好应为之事。该别人“代劳”之事，要分解任务到人，并明责授权，责权相等。一旦分工、明责、授权，要少插手，多支持下级大胆工作。不要事无巨细，事必躬亲。不该为之事，“亲自”未必就好，还往往会挫伤员工的积极性。工作有成绩，也会有不足，要客观地分析是非功过，更不要跟下边抢功争好。尤其是出现过错不要推诿，对自己的过错更不要上推下卸。工作要扎实，力求实绩、实效。总办工作不能摆花架子，更不能弄虚作假。要真实地反映情况，扎实地开展工作。
五、要注意自身形象，起好表率作用。总办处在公司的第一线，一举一动都代表着公司形象
经理文秘务必要加强自身修养，注重自我形象塑造。同时，要引导公司全体员工强化形象意识，形成塑造形象的共识。工作中，要重视外在形象的“包装”，全心全意地、热情细致地待人接物，为人处事。要经常并善于“换位思考”，想一想假如自己是领导或是员工怎么办，设身处地地搞服务、办实事、办好事。
六、要制订并完善的规则
一方面要根据工作需求，建立一套切实可行的工作规章制度，并不折不扣地去执行。另一方面要在工作实践中不断地加以完善。比如，要建立值班制度、会务制度、文秘制度、以及廉***制度等，用制度管人、管事。根据游戏规则，奖优罚劣。表扬、奖励好的，批评、惩罚坏的。不能好坏不分，是非不明，不能让“会叫唤的孩子多吃糖”，更不能形成或陷入“干的不如不干的，不干的不如捣蛋的”怪圈，建立并逐步完善好人能够积极办好事，坏人不敢办坏事的良好机制，确保公司工作正常、有序、高效运转。
文秘工作职责篇4
助理与秘书的区别
秘书和助理的区别秘书一般是负责办公室内务和日常杂务，一般不参与管理上的事情。助理是一般总经理不在时，助理可以代其履行职责。秘书的定义，秘书是指以全面处理信息和事物的方式直接辅助领导者(或雇主)实施管理的人员。
该定义可从3个角度来理解。
1.秘书服务的根本对象是领导者。
2.秘书活动的基本方式是处理信息和事务。
3.秘书活动的根本性质是辅助性。
秘书实务的含义：秘书工作者通过具体操作，直接作用于实际事和物的过程。
秘书和助理是两个不同的职位，区别在于：
1、秘书相对助理来说，更多的是文职方面的事务多些，如为领导写文章，处理往来信函，等等;
2、助理相对秘书来说，更多的是行***方面的事务多些，如处理行***事务，尤其在领导出差、开会等不在的时候，有权处理、决定行***事务，而秘书就不能;
3、秘书的职责就是对领导上传下达，助理也有此项功能，但是有些场合助理可以直接处理这些上传下达的事项。秘书的服务对象主要是领导者，助理的服务对象是公司助理是高于部门经理低于总经理的一个职位,他有一定的决策权,但是秘书就是简单的文职工作,只有服从上级命令的义务. 助理、秘书与文员在本质上都是秘书，只不过是它们从事的秘书工作侧重点有所不同。
一般来说，秘书工作大致可分为abcd四个层次，最上层a部分工作是指参与企业经营决策、协调与各方面的关系、陪同上司出席各种商务活动和负责秘书部门的管理等工作;b部分工作包括上司办公室的管理、负责文件起草、信息收集、日程管理、上司出差准备等工作;c部分工作包括为上司接打电话、接待客人、收发邮件等工作;最底层d部分工作主要足负责办公用品管理、安检、卫生等行***后勤工作。 在大多数公司，负责a部分工作的一般是由办公室主任这类的人，a类工作实际上属于企业管理的范畴，不是严格意义上的秘书工作同样，d部分的工作也不是严格意义的秘书工作，它属于行***后勤工作的范围。
因此，秘书工作的核心是b和c这两部分。 我国目前对助理、秘书和文员这几种职位没有进行严格的区分，不过，种分类可以看出，所谓助理就是负责a和b两部分工作的人;所谓秘书就是负责b和c两部分工作的人;而前台或文员就是负责c和d两部分工作的人。
总经理秘书岗位说明
工作内容：
1.负责起草公司年度工作总结报告及总经理讲话稿。
2.负责起草公司股东人和董事会的会议材料。
3.负责公司其它重要会议记录及会议纪要的整理。
4.负责公司文件的起草、打印、登记和存档工作。
5.负责公司印章及总经理签章的刻制和使用管理。
6.定期编辑《公司通讯》。
7.协助办公室主任做好公司来宾的接待工作。
8.完成总经理和办公室主任交办的其他工作。
权限与责任:
1.权限： 有权参加或列席公司内部的各项会议。 有权了解公司各项生产经营活动的进展情况。
2.责任： 对公司宣传报道的信息失真负相应的行***责任。 对公司文件及印章管理不善造成的问题负相应的行***责任。 对工作内容不能保守秘密，给公司造成损失负相应的经济赔偿责任和行***责任。
总经理助理岗位说明
一、基本资料
岗位名称：总经理助理
直接上级：总经理
二、工作描述
本岗位工作目标： 协助总经理完成内部管理工作、外部联络。参与企业文化建设。
工作职责 时间百分比、发生频率、职责、任务
职责一：辅助总经理完成公司制度建设、工作、任务，组织协调起草、修改公司管理制度，提交总经理和经理会讨论，并记录决议，形成最终制度，下发公司相关人员 负责组织监督、检查公司管理制度落实情况 组织起草公司其他重要文件，提交总经理和经理会讨论。
职责二：参与经理会、工作、任务，负责安排并参加经理会、重大业务会议，并负责记录，形成报告交总经理审批 负责督办、检查经理会决议的执行情况，并及时向总经理或经理会通报。
职责三：公司内部信息沟通与协调、工作、任务，负责及时掌握和了解公司各方面统计数据和内部动态，定期提供公司工作简报 负责组织各部门的信息传递工作，保证各部门信息沟通顺畅 负责组织办公室文件、资料、档案的保管和定期归档工作。
职责四：在总经理的授权下，代表总经理完成公司对外宣传与外联工作。
文秘工作职责篇5
办公室秘书工作职责
一、在办公室主任领导下做好办公室日常行***事务及文秘工作。
二、负责各种文件的起草、装订及传递工作;及时处理上级文件的签收、传递、催办;做好文件的回收、清退、销毁工作;做好文秘档案收集管理及保密工作。
三、做好各种会议的记录及会务工作。
四、办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜。
五、做好单位印章管理，按规定开具介绍信。
六、做好来访接待工作。
七、做好联网微机管理工作，每天定时开机接收文件;做好信息收集及报送工作。
八、负责本单位办公用品的采购和供应工作。
九、完成领导交办的其它任务和各种应急事务的处理
秘书工作职责
承担全处日常行***事务、综合协调职能，其主要职责为：
1、调查研究，参与提出处工作计划与总结。
2、认真组织落实处办公会议形成的决定、决议;组织协调综合性工作和各科工作关系;协助处领导做好日常行***工作;
3、参与制定后勤管理各项规章制度，并督促检查各项规章制度的执行情况;
4、承担本处的文秘、档案工作及印章的使用、保管。
5、负责文件、资料的保管与流传，处日常工作的检查与督促办理。
6、负责做好宣传工作，及时反映处工作动态;
7、做好全处职工年终考评、各种评优评奖、职称申报审核等工作。
8、协调内外关系，掌握各科室的工作信息，及时协调解决有关问题。
9、负责对处退休、调离等人员办理离职交接手续的监督工作。
10、完成处领导交办的其它工作。
秘书工作职责
一、教学秘书工作职责：
1、协助院领导抓好教学常规工作的安排，检查与总结工作。
2、及时向院领导传达上级部门安排的各项任务及上报院的有关情况。
3、协助院领导处理好日常的教学事务工作，并及时进行请示与汇报。
4、负责收集撰写整理，管理各种教学信息和教学文件。
5、负责教学档案的建立与管理工作，作到分门别类，有条理。
6、作好各种文件的收发，登记与管理工作。
二、生活秘书工作职责
1、协助院领导抓好教学办公用品的供应与发放工作，监督办公费用的使用情况。
2、协助院领导、班主任抓好劳动卫生工作。
3、负责院办公室必须设施如教室、办公室门窗、桌、椅、照明设施、黑板等的维修和电话管理工作。为保证正常的教学秩序作好物质保证。
4、负责全院教职工的考勤与学生考勤的汇总工作。
5、协助院工会作好全院教职工的福利工作。
6、协助院长用好院基金的使用管理工作，所有经费的支付与回收工作。
7、作好教职工的生活服务工作如准备好开水、洗手水、内务整理等。
文秘工作职责篇6
【释义】
本条是关于公司的规定。
随着我国《公司法》的修订,我国关于董事会秘书的立法正逐步走出起步阶段,董事会秘书的法律制度逐步走向规范化,以期真正发挥董事会秘书在现代公司治理中的作用。根据在我国修改后的《上市公司章程指引》的规定,董事会秘书主要职责有:(1)负责公司股东大会的相关文件及筹备、记录、文件保管事宜;(2)负责董事会会议的相关文件及筹备、记录、文件保管事宜;(3)负责公司股权管理;(4)负责办理信息披露事务。
〖评析〗
董事会秘书在英美公司法上被称作公司秘书,最早追溯到1841年的英国法报告的案例中。董事会秘书制度的发展在英国基本可以分为三个阶段:最初,董事会秘书仅作为公司的普通雇员,处理一些文书事务,与普通的“秘书”无本质区别,在公司法上甚至没有规定董事会秘书制度是公司的法定机关。1948年,公司法仍然明确规定当缺乏明确的授权时,董事会秘书的职权仅限于公司的内部管理事项。第二阶段,董事会秘书所承担的责任越来越多,在公司中的地位日益上升,开始发挥重要作用,1971年,董事会秘书作为公司法定机关的地位得到确认,其职权扩大到可作为公司对外签订合同。英国1985年公司法和1989年公司法都对董事会秘书的任职资格、职权与责任等方面进行了更为详细的规定,特殊属性的赋予使董事会秘书开始在公司治理结构中成为关键因素。第三阶段,在20世纪末期,董事会秘书的地位和职能被重新认识,出台了一些关于公司董事会秘书设立可由公司自主决定的规定。2002年,英国***府出版白皮书提出取消立法中对小型私人公司董事会秘书的强制性规定。争议意见来源于由此可能引发的董事会秘书职能的缺位,即一个有效的董事会秘书是保证“不老实”的董事不偏离正常轨道的主要制约因素,不设立董事会秘书会在一定程度上减少了对董事滥用职权行为的制约力。
董事会秘书作为高管人员在中国公司设置,经历了从境外上市的外资殷,到境内上市的外资股,再到境内上市的内资股的渐进过程。中国公司法上的董事会秘书制度开始于深圳市,1993年,深圳市人民代表大会制定的《深圳经济特区股份有限公司条例》专条规定,董事会设秘书,秘书负责董事会的日常事务,受董事会聘任,对董事会负责。1996年3月,上海市证券管理办公室、上海证券交易所了《关于B股上市公司设立董事会秘书的暂行规定》,要求B股公司必须设立董事会秘书,董秘为公司高管人员,明确提出任职条件和职权,旨在规范上市公司行为,提高董事会工作效率,保护投资者利益。1996年8月,上海证券交易所了《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法(试行)》,明确所有获准上市的公司必须聘任董事会秘书,强调董事会秘书为高级管理人员,同时提出五条任职条件,九条职权范围,六条任免程序,以及三条法律责任,基本确认了董事会秘书制度的框架。1997年3月,上海证券交易所、上海市证券管理办公室联合了《关于建立上市公司董事会秘书例会制度并进一步发挥董秘作用的通知》,强调建立董事会秘书例会制度,涉及董事会秘书的人选配备、工作条件及职责权限等方面,该通知对支持和推动董事会秘书工作,提升上市公司董事会秘书地位及促进上市公司规范化运作有重要意义。1997年12月,中国证监会《上市公司章程指引》,专章列示“董事会秘书”条款,要求所有上市公司都必须配备董事会秘书,作为上市公司的“根本法”真正确立了董事会秘书在上市公司中的地位和作用。2001年,深沪证券交易所修订的《股票上市规则》中都肯定董事会秘书为高管人员,并对董事会秘书任职资格、职责、任免作出更详尽的规定。2004年,沪深证券交易所修订的新版《股票上市规则》中进一步强调了董事会秘书在上市公司中的高管资格和相关职责,一增加了董事会秘书职权范围的规定,董事会秘书有权要求公司董事、监事和其他高级管理人员对其工作予配合与支持;新《规则》对董事会秘书任职资格提出更高的要求,并明确规定上市公司不得无故解聘董事会秘书,规范了公司在董事会秘书出现空缺、不能履行职责等特殊情况下的应对措施。新《规则》表明,董事会秘书的任命并不只是公司内部的事情,董事会秘书成为投资者与上市公司沟通的重要桥梁。
[page] 在英美法系国家,董事会秘书制度设置的最初目的是为了完善公司内部的管理,使公司运转更加规范和协调。它随着公司制度的发展而衍生,并从公司法角度进行规制。在中国设立董事会秘书制度的主要目的是为了满足公司上市后的规范运作和监管要求,也更多地表现为证监会和证券交易所从证券法的角度进行规制。纵观中国与在英美法系国家董事会秘书制度设立与制度变迁,其核心区别体现在立法目的、法规的制度主体及对公司治理的影响三个方面。在各国董事会秘书制度的发展中,共同之处是当面对取消董事会秘书强制性规定的建议时,都会伴有争议或否决,这在一定程度上说明了董事会秘书在公司发展中日益重要的地位和作用。
英美法系国家董事会秘书的法律地位经过了一个不断上升的过程。在英国,董事会秘书的职责涉及处理董事会相关文件及联络等事宜、签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书和行***管理性合同、及时信息披露文件和信息等方面。英国董事会秘书在公司管理方面的职权具体包括:(1)参加包括董事会会议在内的公司的所有会议,并负责会议记录;(2)保管公司的各项会议记录、决定、合同、股东名册等文件,并证明其与其副本的真实性;(3)认定所有发出的通知依公司章程细则而言均属正当,或均为法律所要求;(4)作为公司印章的保管人,并认定公司印章在所有文件上代表公司的使用均系经过正当授权}(5)根据公司主管机关的要求及时准确地提供和披露有关文件和信息;(6)与总裁或一名副总裁一起,签署根据董事会决定授权发行的公司股份证书;(7)据董事会的随时指定,主持处理其他属于董事会秘书处职责的事务等。
文秘工作职责篇7
[关键词]高职院校；行***秘书；工作；创新
中***分类号：G64 文献标识码：A 文章编号：1006-0278（2013）03-185-01
随着全国的职业院校蓬勃发展，办公室集教学、科研、管理于一身，成为了各工作的一扇窗口，行***秘书这项工作在学院的发展建设中起到了至关重要的作用。行***秘书既是院领导的助手和参谋，又是学院领导与师生的纽带和桥梁，它在贯彻宣传学校工作会议精神、保证学院日常工作秩序、内部及学院与其他部门之间的沟通合作等工作中都是不可或缺的。行***秘书能力的大小、素质的高低、工作质量的好坏作用发挥程度，将直接影响整个的行***管理水平。因此，行***秘书在新形势下，必须积极创新，不断提高自身综合素质和业务能力，与时俱进。
一、行***秘书工作职责
行***秘书在工作中涉及到学院方方面面的工作，涉及的工作面广而杂，归纳一下主要有以下5个方面内容。
（一）日常工作
高职院校办公室管理工作每天都在正常进行。日常工作是行***秘书工作职责的重点所在。日常工作中行***秘书负责以下4个方面：
学院时常有需要上报、下发的各类公文、学校通知，行***秘书要对各类需要上报的公文进行文字校对、呈送及存档管理工作；对各类学校通知进行传达。来自于上级或其他二级部门的各类文件，行***秘书必须做好文件登记、传达、反馈及归档工作。行***秘书要对需要的重要文件进行保存和分类，各类纸质档案的分类放在相应的档案盒里，同时在电脑中建立了资料档案管理库，并定期将资料集中整理检查，不但便于查找，更大大提高了工作效率。
（二）财务工作
财务工作是一项不容出差错的工作，需要行***秘书具备强烈的责任感和足够的细心。行***秘书要承担起本学院教师日常培训、办公用品、教学费用、集体活动等支出的报账。
（三）人事工作
行***秘书承担着本学院教职工日常考核考勤、奖惩工作、工资管理等人事工作。在具体的人事工作中，行***秘书应协助分管领导做好相应的工作。同时要及时的将院校的各项规章制度传达给新教职员工。同时要建立考勤档案及工资档案，各项工作做到有据可查。
（四）应急工作
对于行***秘书，在日常工作中，总会有一些计划外的工作要紧急处理。例如，领导临时的工作安排，或办公室其他人员因特殊情况缺岗，行***秘书要处理好这种临时性的突发替岗到来的份外工作。有时是教职工突然请假，要及时协调好其他教职工维持日常教学工作的稳定性。
二、行***秘书工作特点分析
（一）辅
的院领导每天的工作比较繁重，涉及的工作面广而大。因此这就要求行***秘书充分发挥辅助作用。学院领导起到宏观指挥作用，具体的琐碎的工作则需要行***秘书辅助完成。行***秘书要时时的跟踪相关的工作进程，及时的向领导进行汇报和提醒，对于工作出现的问题要及时地反馈给相关领导，便于事情的及时解决，圆满的完成领导交给的各项任务。
（二）繁琐性
行***秘书每天的工作种类繁杂，时间随意性较大，经常在一个时间段内做几种工作。从实际工作量来看，其繁琐程度使得实际工作任务远远超过了其岗位职责要求。
（三）重复性
由于行***秘书的工作具有日重复性、反复性和常见性，所以大部分工作都在不断重复的出现和办理的过程中完成的。
（四）服务性
为学院领导服务。行***秘书要积极主动的了解各类信息，并积极主动的向领导汇报，为领导提供决策的依据。严守工作纪律，服从上领导，积极协助领导开展整体工作，决策行***事务。为学院教职工服务。教师是职业院校的一线工作者，也是各的主导力量。行***秘书要为教职工营造一个和谐的工作环境。为教学与科研服务。教师的教学与科研与学院的发展都是息息相关的。
三、行***秘书的素质能力提升的路径
（一）在行***秘书中渗透高职院校管理文化
文化管理是人力资源管理的最高理念。文化的价值在于融合硬的组织结构与软的人力资源，整合组织资源，使之成为一个整体，服务于高职院校战略目标。应把树立共同的价值观纳入人力资源管理，把高职院校文化渗透到行***秘书管理中去，让行***秘书感觉到组织的温暖，增强成为高职院校员工的自豪感和责任感，自觉维护高职院校的利益和形象。
（二）提升文化素质
高职院校是人类文化的集散地，拥有古今中外的灿烂文化，被誉为“读书人的天堂”，行***秘书在高职院校工作，坐拥书城，拥有得天独厚的条件品味万卷书香。手不释卷，以书为友，通过阅读触摸大千世界，洞悉世事，增长智慧，陶冶情操，在博览群书中升华思想，提高阅读素养。首先是学习行***工作相关的专业知识，要不断的学习行***管理方面的理论知识，并把这些知识融会贯通充分的运用到实际中来。其次是人际交往能力，要想工作能够顺利进行，就必须要学习与人进行有效的沟通与交流，丰富自身科学文化素质，知识一定要广博，工作才能顺利的开展。此外行***秘书还要具备人事知、财务知识、计算机知识、心理学知识、所在学院的一般专业知识、档案学知识，其他的如外语、文学、经济学、法律、美学等等。
（三）理论与实践相结合
文秘工作职责篇8
关键词： 教学秘书 职业倦怠 原因 对策
职业倦怠是人类的一种心理过程，人在变换的环境中容易产生情绪波动，从而对自身的职业生产厌倦和恐惧。在高职院校中，教学秘书的作用不容忽视，其是高职教学管理的重要一环。职业倦怠的出现将降低教学秘书的工作积极性，而职业倦怠出现的原因比较复杂，高职院校对教学秘书的定位模糊、工作回报较低，工作较为繁重，这些都会使教学秘书出现职业倦怠。一般的高职院校难以为教学秘书转正，导致其与其他教师存在差别，影响教学秘书的工作积极性。
一、教学秘书职业倦怠感产生的原因
（一）工作量大。近年来，我国致力于高职教育改革，改革内容涉及教学内容与教学方法等。对于教学管理也提出新要求。高职教学秘书不仅要关注教学进程，而且要关注工作教学评价、教学管理等多个方面。要对课程、教师的安排甚至毕业论文考核进行考核。由于高职院校缺乏对教学管理任务的分配，教师中基础课程教师只负责教学，这样大量任务就落在教学秘书的头上。一些院校将教学秘书认定为管理人员，又将教学任务分配给教学秘书，使教学秘书的任务量较重。这不可避免地会发生突发事件，将给教学秘书的使用带来困难。
（二）无晋升机会，薪资待遇差职。教学秘书的职位认定不清。一方面其待遇不如任职教师，另一方面管理岗上的教学，秘书又无法转正，使得岗位薪资待遇差，且高职院校不能为教学秘书提供升职机会，使得其处于两难境地。一方面影响其情绪，另一方面影响其工作效率。由于教学秘书的任务较大，因此很难参与到科研中，其对科研新产品的认识出现断层。教学秘书无时间参与更多教学，这使得其专业水平不断下降，学校未从根本上找原因，而是从表面现象上付教学秘书薪资报酬，出现职业倦怠在所难免。
（三）职业声望低，得不到认可。在高职教学中，教师队伍不断扩大。专业任课教师的能力水平不断提高。但由于对于管理的认识不深，因此对于职业秘书的能力培养缺失。教学秘书承担了大部分的管理工作和一定量的教学工作，但在薪资等资源分配上存在大量不合理因素。教学秘书自身的性质决定了其无法受到学生的关注，学校无法看到教学秘书的工作成果，因此不愿意提高其薪资水平。而事实上，其从事的辅工作具有复杂性，因此具有较大价值。这就造成其容易产生职业倦怠。
（四）教学秘书团队管理效率低下。高职院校将教学秘书划分为教务处，但教务处仅负责其任务安排。其晋升、薪资体改由学院承担，这样，其工作性质决定了学校很难发现其工作成果。在职位管理上，同样存在不合理现象，管理效率低下。在具体点管理中，并未对具体的工作任务进行分配，一旦出现管理问题，其辅作用无法发挥，职业倦怠由此而产生。
（五）高职教学秘书流动性大。由于薪资待遇、晋升空间等问题，教学秘书在高职中的流动性性、离职率高，加之高职院校对其责任认定不清，造成大量管理团队无法坚持为高职院校工作。教学秘书从事琐碎的工作，这是其离职的主要原因之一。很多教师将这一岗位作为其向行***发展的过渡，从而产生工作效率低下及敬业精神差等现象。在我国职业秘书调查中，职业倦怠感的发生率较高。
二、教学秘书职业倦怠的缓解
职业倦怠的缓解要从自身学校两个方面同时进行。做到为教学秘书提供必要报酬，给予其适当的发展空间，使其能够具有工作责任感，更好地服务于高职教育。
（一）自我调整。由于教学秘书平时负担较多管理任务，因此教学秘书要注意自身休息。工作之外需要多与家人沟通，获得家人的理解，保持心情愉悦。同时，在工作中，尽量减少不顺对自己心情的影响，不计较得失才能保持良好心态。面对工作压力，可将事情划分为几个部分，并按照步骤逐一解决，给自己留出适度的休息时间。在工作中，还注重与学生之间的配合。
（二）人文关怀。人文关怀应贯穿于教学秘书工作和生活的始终。使其受到来自学校、社会和亲人的关注，为其营造一个温馨的工作、生活环境。组织适度的文体活动，学校方面，给予教学秘书适当的帮助，减轻其工作任务，使其有时间参加这样的活动。在家庭中，家人应主动承担其他工作，使其能够获得更多休息时间。但事实上，还需要教学秘书认识自身的工作性质，善待家人，善待学生，获得更多人的认可。教学秘书在繁重的工作之余，已经难以更多地分担家务，因此家人要给予教学秘书更多支持，尽可能地让其多休息，营造一个轻松的家庭氛围。
（三）改善工作环境。学校的职能部门和院系工作部门要各尽其责，使工作分工更加合理。以往都是院系的工作部门主要负责具体工作，职能部门只是对院校工作部门的工作进行监督和考核，职能部门工作的合理化将直接影响院系工作的开展。学校还要按照不同的学生人数合理配备教学秘书，以缓解院系工作人手明显不足，教学秘书长期缺少人手。教学秘书的工作要合理分工，确保各个院系的人员分配合理化。学校还应改变管理氛围，让更多管理人员参与到决策中，让更多人感受到自身存在的价值。
（四）构建绩效评价体系。只有对教学秘书进行绩效审核，才能改善教学秘书工作积极性不高的问题。缺少绩效考核，教学秘书在工作中的热情较低，其不愿更多付出。而适当的物资和精神奖励能够激发教学秘书的工作积极性，使其更加愿意将更多精力投入到工作中，进而提高工作的质量和服务的意愿。
三、结语
教学秘书是高职院校管理的重要一环，其工作积极性是确保高职院校管理质量的关键。而高职院校生源较少，***府对高职院校的支持力度不足，导致高职教学秘书的职业倦怠情况明显。高职院校针对教学秘书职业倦怠的现状必须做出改革，以提高教学秘书的工作积极性，使其更好地为高职教育服务。
参考文献：
[1]韩红江.关于高校教务管理工作的几点思考[J].中国成人教育，2010（16）.
文秘工作职责篇9
一 强化企业秘书人员的职业道德
秘书人员要搞好本职工作，一定要具有高尚的职业道德，要忠于企业，忠于职业道德。所谓秘书职业道德，是指担负企业秘书责任和服务的人员应当遵循的道德准则。它通过秘书人员的信念、习惯和社会舆论而起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度。一个秘书人员，如果不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶”、“张良之才”，也不能算是一个合格的秘书。提高秘书人员自身的职业道德素质，应该注意以下几点
1、踏踏实实，做好本职工作。做秘书，最根本的一条就是实事求是、尽心尽责的工作。秘书的高尚可贵之处，恰恰在于他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计报酬待遇的精神。秘书人员责任重大，要求秘书人员在工作中要诚实，不能弄虚作假，不能越权或。
2、辅助领导，当好参谋。秘书之职，重在参谋。参谋工作的开展，是不断发展变化的新形势的需要，是企业领导工作努力提高科学化水平和效能的需要，是秘书部门职能自我完善的需要。
3、为人正直，人格高尚。秘书在企业领导人身边工作，随时随地需要向企业领导人汇报情况，提供对企业管理的各种看法。这种工作条件要求秘书必须公正、客观、超脱。
4、谦虚谨慎，平易近人。秘书的工作性质决定企业秘书人员应服从领导和上司，关心体贴下属。如果秘书人员自恃有才干而不服从领导或因为自己有地位而不尊重下属，那他就缺乏了最起码的职业品德修养。
5、实事求是，恪尽职守。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个企业的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护企业的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，才能真正提高秘书工作的质量和水平。
二 强化秘书人员的业务素质
秘书人员的业务素养集中体现在工作能力和工作方法上，一个秘书人员只有在平时工作中勤于学习、勤于钻研、勤于调查，善于总结，才能不断提高自己的***治水平和文化水平。***治水平指的是马列主义、***理论修养，认识问题的能力，对现行***策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。这是企业秘书业务素养的土壤和肥料，也是业务素养的构成部分。那么，秘书人员的业务素养在工作中是如何加强的呢?下面通过5点加以探讨：
1、终生学习。在学习内容上，侧重学***策、学理论、学业务、学经济、学法律、学写作、学计算机、学现代市场与科技知识，以拓宽知识面：同时，还要在企业生产经营管理实践中学习，边工作，边学习，边总结、边提高，使撰写的文稿充实生动，向领导学习，向同事学习，取人之长，补己之短，努力做一个多专、多能的合格秘书。
2、不断锻炼。秘书人员尽可能地深入企业基层调查研究，吃透“下情”，广泛获取第一手资料，这样，既能填充他们的“资料库”，增强写作能力：又能为领导的科学决策提供准确，可靠的依据。此外，还应该锻炼和培养自己的***思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会其意***。
3、加强规范。严格遵循***策法规和公文规范；以实事求是的精神，忠实地体现组织意志：准确把握客观规律、***策法规、组织意志和领导意***，是秘书撰拟公文最基本的要求，是公文有效发挥管理工具作用的基础。严格按***和国家的公文条例规范拟文，则是撰拟公文时必须遵循的准绳。
4、钻研业务。作为一名成功的文秘人员，我自认为能让领导满意放心是天职，要想做到这些，必须得具备过硬的业务技能，必须具备秘书人员要具备的各方面的能力。如：对问题的理解，分析和处理能力，应变能力，社交能力。在顺境中，能让领导更借东风，在逆境中能帮领导力挽狂澜。
由此可见，秘书人员应该具备一定的“谋略”，应是足智多谋，善于谋划，是文秘者必备的素质，倘能谋划得当，受到领导的嘉奖，定能在文秘路上绽放异彩。
5、积累经验。秘书的办事才干有许多方面，如领会能力、语言表达能力、组织协调能力等。秘书与领导人共事，经常接受任务，汇报工作。秘书只有把意***领会了，把握准确了，才能很好地执行。秘书的表达能力在发挥办事职能方面起着重要的作用。
三、强化秘书人员的心理素质
心理素质是秘书人员基本素质的基础。一个秘书如果没有良好的心理素质，是难以胜任这项工作的。要想成为一个成功的文秘人员，必须学会调整自己的心理平衡保持良好的心态，坚定信心和意志，完善个人的乐观、豁达的性格。
1、平衡心理。情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题
2、坚定信心。超强的自信，坚韧的意志是秘书人员心灵的护卫和保障。具有坚韧的意志，不但是一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平凡岗位上默默无闻，不是“红花”而甘为“绿叶”者的一种典型心理特征。有了这种贯穿始终的信心和意志，他就能兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。
3、完善性格。性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为”内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求是豁达开朗、意志坚强、敏捷应变，幽默风趣和友爱合作。
文秘工作职责篇10
关键词：二级学院 行***秘书 职责 特点 素质
学院办公室承担了学院的主要行***管理工作，行***秘书是在学院办公室主任的领导下，做好学院办公室行***事务的主要执行者。行***秘书可以说是学院领导的助手，是联系学院和学校其他部门的纽带，更是沟通学院领导和其他教职工的润滑剂。因此，提高行***秘书自身的工作能力，对于提高学院管理水平和促进学校健康发展将起到强有力的辅助作用。要提高行***秘书工作能力，笔者认为应充分了解行***秘书工作的职责、特点和应具备的素质能力。
一、行***秘书工作的职责
二级学院行***秘书工作的主要职责是协助学院办公室主任做好学院的各项行***工作。其工作涉及学院行***工作的方方面面，主要分为以下五个方面：
1.日常工作：负责学院的文件管理、信息管理和资产管理等工作。文件管理：负责本院上报各类文件的校对、呈送和存档管理工作，负责有关部门发来的各类文件的登记、传阅、传达、反馈及归档工作；信息管理：负责收集整理维护学院教职工的个人详细信息；资产管理：负责日常办公用品领取保管发放工作，负责本部门办公设备、办公家具等固定资产的采购申请、管理及账务工作，并配合资产管理职能部门定期开展本部门资产盘点清查工作并对本部门提出资产维护、保养、报废、更新等建议等。
2.人事工作：协助分管院领导做好本院教职工的招聘、考勤、考核、聘任和职称申报等工作，负责向新员工讲解院校的各项规章制度，做好新员工的事务性培训；节假日协助部门领导做好值班安排。
3.文字工作：负责起草下达学院通知，起草、校对学院的有关文件和上报材料及学院各类会议的准备工作；协助院领导制定工作规划和制定学院有关的规章制度等。
4.外联工作：学生家长、教职工家属或其他外单位人员来学院咨询、访问或调研时，做好接待工作。
5.突发工作：领导或教师安排的其他工作，及办公室其他人员缺岗时的临时替岗工作等。
二、行***秘书工作的特点
根据以上对行***秘书工作职责的了解可知其有以下四个方面的特点:
1.辅助性：行***秘书扮演者在学院领导的指挥和控制下协助其完成共同工作任务的助手角色。学院领导即承担行***工作,又有教学与科研任务,工作不可能做到面面俱到。所以，行***秘书就要对领导布置的工作及时完成,并对其进行跟踪和督促。对重要的事项要及时汇报和提醒,及时将工作中出现的问题反馈给相关领导。
2.服务性：行***秘书主要是服务于学院的师生、教学与科研、学院决策。首先，服务于师生，这是行***秘书工作的最基本的职能，要为师生营造一个和谐的学习与工作环境，促进师生对学院有家的感觉。其次，服务于教学与科研，教学与科研从根本上说是高校的基本职责，要及时传达学校的教学科研信息，并积极为他们的工作提供方便，如查阅相关文件和资料，向有关部门咨询相关***策等。再次，服务于学院决策，为了保证院领导决策的科学性，必须及时准确地为领导提供诸如统计、调查、通知之类的信息，为领导提供决策依据，当好领导的助手；在学院的一些决策中，行***秘书要负责资料的收集与整理、提供决策建议、调查决策的反馈意见、集中师生观点等工作，为决策提供依据。
3.繁琐性：行***秘书的工作千头百绪，每天都有大量繁杂的事情要办。通常是一件事接着一件事,甚至是几件事情一起干。而且经常要与不同的人员接触,及时处理他们提出的各种问题,实际工作中涉及的任务远远超过行***秘书这个岗位的职责要求。
4.重复性：行***秘书的工作常有反复出现、 反复办理的特点。每天上班都得收文，然后将有关文件上传至学院主页、有关事务短信通知、紧急事务电话通知，教职工职称申报、年终考核和聘任每年都是在特定的时间按既定步骤办理，等等。
三、行***秘书应具备的素质能力
二级学院行***秘书工作虽说是高等学校最基层的工作岗位，但要把工作做好，还是需要行***秘书拥有以下出色的能力素质：
1.过硬的***治思想素质
***治思想素质是人的综合素质的核心。过硬的***治思想素质是正确履行职责的内在保证，有了这项保证，才能自觉地站在先进世界观的角度处理问题、把握事物的本质和发展方向以及通过正确的途径和方法解决工作中遇到的问题。
2. 广博的科学文化素质
高校里人才聚集，如果行***秘书自身科学文化素质不高，在具体工作实践中就会遇到阻碍。因此，作为二级学院的行***秘书，应该要具备以下科学文化素质：（1）行***管理学知识：行***秘书必须掌握先进的管理理念和方法，促使管理工作科学规范；（2）心理学知识：行***秘书接触的人员广泛，必须学习心理学知识，保证工作质量，提高工作效率；（3）计算机知识：当今，各高校办公自动化日趋完善，行***秘书只有不断学习相关计算机知识，不断提高计算机操作水平，才能跟上时代的步伐，使秘书工作卓有成效；（4）档案学知识：档案管理是行***秘书的常规工作，档案管理科学规范，可以节约查找资料的时间，随时可以调阅所需资料，提高工作效率；（5）所在学院的一般专业知识：这样方便跟师生交流，容易拉近距离；（6）其他知识：高校行***秘书也可根据自身的特点和爱好，学习其他领域的知识，如外语、经济学、法律、美学、文学、历史学知识，这些知识有利于拓展视野，促进文化素养与科学素养的提高，是对专业知识的辅助与补充。
3.较强的个人能力素质
能力素质，是指担任某一特定的任务角色所需要具备的能力。作为二级学院行***秘书，必须具备较强的个人能力素质有：（1）文字功底和口头表达能力：行***秘书要替领导起草各类文书，又经常与人交流。因此，必须具备较强的文字功底和良好口头表达能力，能够将自己的思想快速准确地传递出来；（2）组织协调能力：要善于与领导、同事和其他人交往，善于协调领导与师生等各方面的关系，巧妙地解决各方面的矛盾，营造出和谐融洽的工作环境；（3）时间安排能力：行***秘书的工作繁琐而杂乱，要求其必须具备合理安排时间的能力。首先要珍惜时间、不浪费一分一秒，其次要学会在最佳时间段完成最重要的工作任务，再次要有计划分配自己可用的时 间、有效地提高工作效率和质量；（4）学习能力：要把学习作为一项重要任务和职责，认真对待，不断地拓宽学习的领域和途经，从而使自己的知识结构更加合理。
4.健康的心理素质
面对工作中错综复杂的人际关系和繁杂琐碎的事务，二级学院行***秘书必须具备以下健康的心理品质：（1）自信乐观：行***秘书应对自己的职业充满兴趣，能较好地适应并改造现实环境，这样才会激发出自身的勇气、毅力和潜能，形成正确的自我意识和价值判断；（2）热情坦率：热情坦率的工作态度能营造和谐的人际关系，能变被动为主动，变消极为积极；（3）开拓进取：行***秘书工作经常会面临一些意想不到的困境，要能经受得住挫折、不畏挫折、开拓进取。
总之，高校二级学院行***秘书应该牢记自己的工作职责，深入了解工作的特点，不断提高自身素质，完善自我，出色的完成各项工作任务，促进学院的建设发展再上一个新台阶，为学校的建设和发展做出更大的贡献。
参考文献：