学文网电子文件管理篇1
[论文摘要]该文阐述电子***务环境下管理电子文件的原则，并从保证公文的真实性、完整性、可读性和安全性出发，提出对电子文件实施科学管理的具体措施和技术手段。
电子***务是指运用信息及通信网络技术打破行***机关的组织界限，优化***府组织结构和工作流程，形成新的***府管理形态，实现***府、非***府组织、企业和公民之间的良性互动。电子***务系统实质上是***府办公自动化在范围和功能方面的延伸，从内部办公延伸到对外服务，它是面向社会的***府办公自动化。在电子***务系统中，公文的起草、审核、签署、以及收文办理等，都是在电子***务的操作平台中进行。这些在电子***务系统中运行的公文，是机关职能活动的历史记录，所以必须按照档案管理的要求进行归档和管理。但由于这些公文是通过电子***务公文处理平台产生的，它的特点决定了其归档和管理的方式并不能简单套用纸质文件的归档和管理方法，而应将电子文件的管理功能嵌入电子***务系统之中，实行文档一体化管理与全过程管理等方式，并采取多种措施，以确保电子文件的真实性、完整性、可读性和安全性。
传统的文件与档案管理，它们各自具有一套***的管理流程，两个管理流程执行各自主管机关制定的制度和标准，并且两个流程之间是通过文件实体的交接而衔接的。而文档一体化管理是按照文件生成与运行规律，采取统一、严密的手段，高效地组织与管理文件。文档一体化管理与传统文件和档案管理相比较，最大的区别是通过对文件和档案管理流程的重组，达到两者在管理上的无缝化和程序上的一体化，从而最大限度地消除组织机构因素造成的两者在衔接上的真空地带和减少重复性作业。
1电子文件管理的原则
1.1“前端控制”原则
考虑到电子文件的易改性、易逝性等的特点，如果还是象过去那样，按照文件的生成、积累、鉴定、立卷、归档，分类、著录等顺序按部就班地管理电子文件，那么电子文件的真实性就难于保证了，电子文件的流失也是不可避免的，并且还会造成部分的重复劳动。因为电子文件在归档之前就有可能已被修改，或者有些已被有意或无意地删除；有些在文件形成时已提取了主题词，文件归档之后还要进行标引工作，这无疑是增加了劳动量。因此，必须贯彻“前端控制”的原则，即要求将原来纸质文件管理系统中后期阶段需要控制的手段提到前端，也就是说档案部门对于电子公文的管理工作的介入要向前延伸，从文件生命周期的“前端”就开始控制文件的归档活动。具体来说，在文件系统设计阶段，档案人员就要参与设计、进行指导；就应该考虑归档与归档后文件管理的需求，将集中管理一份文件的所有相关信息作为一个整体归档。要把归档工作嵌入工作流程，以保证在每一个流程之后，将相关文件实时归档。并且要求用户及时著录和鉴定文件信息，并且把著录、鉴定信息与电子文件之间建立联系，以保证文件归档时，将该电子文件与相关信息一并移交或发送给档案部门。
1.2“全程管理”原则
根据电子文件的特点，必须建立一个完整的管理体系，即对电子文件从产生到永久保存或销毁进行全过程和全方位的管理，以确保电子文件的真实性、完整性和可读性。
电子文件全程管理原则具体应该体现在电子文件管理体制与模式的确定、管理系统的设计与运行、管理制度的内容和执行等方面。以电子文件管理系统对文件流程各阶段的管理和监控为例：设计的系统应对产生于机构内部各部门及其应用系统上的电子文件进行统一的归口登记、分类、鉴定，同时监控和记录针对文件的一切操作，如文件的创立、登记、修改、审核、签署、分发等。而且，对文件进行的技术操作，包括操作平台的转换、存储位置的改变等都应该记录下来。因为这种管理和跟踪记录，对于证明和保证电子文件的行***有效性和法律证据性都有着重要的作用。
2电子公文的真实性保障
判断传统文件的真实性，主要考察两个方面：一是文件载体的原始性；二是文件形式的原始性，其主要是指具体的文件内容、字体、字迹以及具有法定效用的签署、印章等。只要其中的任何一项发生了变化，就可以对文件的真实性表示怀疑。但判断传统文件真实性的准则并不适用于电子文件，因为一是电子文件的载体与其信息是可以分离的，载体的不固定性，使得电子文件不再具有传统意义上的“原件”的概念；二是电子文件的更改可以不留痕迹，复制起来真假难辨，处理过程又具有隐蔽性。因而判断电子文件的真实性必须更多地着眼于其内容的真实性，主要是认定文件是否就是当时当人当事形成的，主要关注的是其本质的要素保持不变。国际上的一般做法是采用法定程序对电子文件的生命周期进行全过程管理，并通过技术措施和管理制度，组成一个贯穿电子文件从生成、运作到处置全过程的安全“通道”，以此来保证数字信息的真实可靠性。在目前的技术条件下，一般可采取的措施是：
2.1在计算机系统中设置安全防护技术措施
一是建立对电子文件操作者的身份识别与访问权限的控制，防止非法侵入。
二是设置操作日志，自动记录实施操作的人员、时间、内容等。
三是对电子印章、数字签署等采取防止非法使用的措施。在国家立法机构正式颁布有关电子签章的法律实施之前，对只有签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子文件签章。
2.2身份识别技术
身份识别技术主要用于正确识别通信用户或终端的个人身份。最常用的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户的身份。通行字一般由数字、字母或特定的符号组成、只有本人和所使用的计算机知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机会将这个通行字与存储在系统内有关该用户的资料进行比较验证。如果验明他为合法用户，就可接受他对系统进行访问；如果验证不合法，计算机就会拒绝该用户对系统进行访问。
2.3防写技术
将数字信息文件设置为“只读状态”，在这种情况下，用户只能从计算机上读取信息，而不能对其作任何修改，可以有效地防止用户更改数字信息内容，从而达到保护其真实性的目的。
3电子公文的完整性保障
传统文件的完整性保障主要是通过鉴别文件最初形成的信息内容和载体是否被破坏过，是否保持着作为证据所要求的各要素。而电子文件的显示，却随着使用软件的不同，其外观可能不一样，再加上电子文件的信息与其载体又是可以分离的，因而使得传统文件完整性的判断标准不再适用于电子文件。
目前比较一致的看法是，电子文件的完整性一是指电子文件和与之具有有机联系的其他相关文件数量齐全；二是指每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺损。为此，要求电子文件归档时，有关电子文件的支持软件和软件的支持文档、以及有关的元数据都应同时归档。在同一活动中，有时除了形成电子文件之外，还可能形成一些纸质文件，为保持这些文件之间的有机联系，确保同一活动中形成的档案信息完整性，应尽可能将这些纸质文件作数字化处理，作为电子文件一并保存。对于在不同应用系统中分散形成的、不同媒体的内容相关的电子文件，如有关同一事件的电子文件一部分在电子邮箱中，一部分在电子表格或相关数据库中，则应收集齐全并保持有机联系。在电子***务系统中按公文处理流程生成的公文，其构成要素包括文件处理单、原文、附件、电子文件的纸质拷贝件等，都应纳入归档的范围。
4电子文件的可读性保障
电子档案来自各个方面，来自各立档单位，往往是在不同的计算机系统上形成的。其内容格式及数据结构不尽相同。这种差异必然导致在利用过程输出时所使用的技术与方法的不同。又由于计算机技术的飞速发展，电子公文形成时所依赖的计算机软硬件技术不久就有可能过时，以致新的软硬件无法读取原先存储的数据，所以为保证数字信息档案长期可存取性，建议采取以下几种措施：4.1采用通用技术
目前，电子公文的形成方式多种多样、很不统一，这将给今后利用工作带来许多的困难。所以在电子文件归档时，应把属于特殊格式的电子文件转换成通用的文件格式；或将电子文件建立在通用的数据平台上，以消除由于技术不同或技术过时所带来的影响。一般文字型电子文件以XML文档和RTF、TXT为通用文件格式；***像电子文件以JPEG、TIFF为通用格式；影像数据以MPEG、AVI为通用文件格式；音频电子文件以WAV、MP3为通用文件格式；多媒体音像数据以MPEG、AVI为通用文件格式。
4.2打包保存法
打包保存法就是在保存电子文件的同时，将与电子文件相关的软件及其应用系统一并保存，并与电子文件存储在一起。在使用该电子文件时，可运用与该电子文件存储在一起的这些软件系统进行读取。此法一般是针对那些无法转换为通用文件格式的电子文件，如用音频设备获得并经过计算机处理的动态影像文件，应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。
4.3拷贝法
拷贝是在原来的技术环境下，适时重写信息数据，防止由于存储载体物化性能变化而引起的信息丢失，这也是电子文件长期保存的一种基本方法，此法目前已大量地应用于磁盘、光盘、磁带档案信息的长期保存上，但它不能解决电子文件由于计算机软硬件过时所引起的长期保存问题。
4.4再生性保存法
再生性保存法是指将技术过时的存储在磁性载体或光盘上的电子档案，适时地转移到纸张上或缩微品上的方法。这样利用时就不再使用计算机软硬件技术读取，从而避免了计算机软硬件过时所带来的麻烦，并能很好地保证电子文件长久的可读性。其不足之处是失去数字化信息可远距离传输、检索方便、使用灵活等特点。而且，有些电子档案信息，如声音信息、视频信息、超文本信息、多媒体信息等也无法转移到纸上或缩微品上。
4.5迁移法
迁移法就是将数字信息从一种技术平台转换到另一种技术平台上的复制方法，它是计算机软硬件变化适时改变数字信息格式的一种处理过程。这一过程使得数字信息在将来也可以被读取。迁移也意味着数据信息从一个存储载体转移到另一个存储载体上，以进行数字信息的长期保存与读取。采用迁移法，通常是将对软件依赖性强的格式迁移到对软件依赖性低的通用格式上。或者将数字信息从品种繁多的格式迁移到易于管理的标准格式中。目前迁移技术被认为是保护数字信息长期存取的必须和恰当的选择。但迁移也不能“一劳永逸”，随着电子计算机技术的升级，还应适时再迁移，从而使数字信息随技术更新而一代一代地向下流存。
以上介绍的几种方法，一般地说，对于使用频率很高、软硬件技术未过时的、仅是存储载体理化性能发生变化的，可采用拷贝法；对于使用频率较高、软硬件技术已快过时的，可采用迁移法；对于使用频率较低、软硬件技术已快过时的、并且确有长期保存价值的数字信息可用再生保存法。
5电子文件的安全性保障
建立健全科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，这也是确保电子信息档案真实可靠的重要措施。
5.1建立安全管理制度
电子文件是由人制作的，其管理和利用都要按人的意愿进行。因此对参加电子文件制作和参与管理的人员必须加强管理，以防不测。必须制定一套人人都应遵守的安全管理制度，以约束涉及电子文件与电子档案人员的行为。实践证明，良好的安全规范是保证数字信息安全的一项极为重要的措施。
5.2加强对电子文件制作和管理人员的管理和教育
在电子文件的安全管理过程中，仅靠制度是不够的，还必须加强对涉及电子文件人员的管理和教育。通过宣传教育或短期培训等途径，提高他们对保证电子文件和档案真实、可靠重要性的认识，提高他们科学管理电子档案的素质，增强他们工作的责任感，并树立一丝不苟的工作作风。
5.3建立全过程的管理制度
电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间要经过很多环节，哪一个环节出了问题，都会影响到电子文件的真实可靠性。因此，建立全过程的管理制度，明确各环节的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成之后，要及时收集积累，以防分散状态下发生信息丢失；电子文件归档时，要严格检查相关文件是否收集齐全，否则就会给将来利用带来困难和麻烦；迁移时，要认真检查是否发生信息丢失。任何环节的疏忽，都将对数字信息的真实性与可靠性造成危害。
综上所述，要实现电子***务环境下电子文件的科学管理，就必须贯彻“前端控制”和“全程管理”的原则；为保证电子公文的真实性、完整性、可读性与安全性，就必须采取一系列相应的技术措施和手段，以确保管理目标的实现。
参考文献
[1]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.
电子文件管理篇2
电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。电子文件的两个基本特征：
第一，电子文件是由电子计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此亦可称为“数字文件”。第二，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，特别是要有特定的用途和效力。
从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
2 电子文件的种类
如同其他事物的种类划分一样，电子文件的种类也有不同的划分标准。目前，主要有以下几种划分方法：按电子文件的信息存在形式分类，可分为文本文件、数据文件、***形文件、***像文件、影像文件、声音文件、命令文件、多媒体文件、超文本文件。按文件功能分类，可分为主文件和支持性、辅、工具性文件。按文件的生成方式分类，可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（如胶片）文件重新录入生成的转换文件。
3 电子文件的特点
电子文件的特点有：信息的非人工识读性、系统依赖性、信息与特定载体之间的可分离性、信息的易变性、信息存储的高密度性、多种信息媒体的集成性、信息的可操作性。
电子文件管理，就是在传统档案管理经验和形式基础上，采用计算机和网络技术，结合电子文件自身的特点，有针对性地汲取文件中心、虚拟立卷等前沿档案管理理论，对电子档案实行分级或文件级的管理，对本部门、本地区形成的电子文件实行社会化、自动化、网络化管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式。本着服务社会，有效利用的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件管理模式采取先进的技术和理念，以虚拟、开放的手段来管理电子文件档案。档案部门通过网络、计算机、***文扫描、光盘存储等技术手段对各子单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案。电子文件形成部门（全宗构成者）以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件信息，用标准化的格式通过网络传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门主服务器相应的存储空间；在必要时，档案信息还可以脱机存储到其他更安全的介质上，并做多个备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案管理部门对电子文件信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案管理部门为信息存储单位提供信息查询功能并进行用户确认，以确保档案的完整与安全。
因此，电子档案管理是由电子档案管理部门集中统一管理电子文件，对电子文件采取标准化、自动化、网络化管理，它不由文件形成部门或其他非专业部门来管理电子文件。
电子文件管理篇3
关键词：电子文件；档案管理；要点
近几年，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、标准化、网络化日趋完善，***府部门使用办公自动化管理系统代替以往手续繁杂的办公行文、来往函件，许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，随着办公自动化和“无纸化办公”的普及，传统的纸质文件将逐渐被电子文件所替代，电子文件大量涌现。然而电子文件有别于传统的档案文件，它必须通过复杂的编码和解码过程，才能提供利用，与载体没有必然的联系，它可以复制并存储于不同介质之中，利用者只要获得允许，就可以随时随地调出查阅所需的档案信息。面对全新的电子文件管理形式，传统的档案管理方式和方法已经无法适应，因此，适应现代管理制度和信息社会的发展，加强电子文件归档工作，对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。
一、电子文件档案化管理的含义
所谓的电子文件档案化管理，指的是在传统档案管理经验和形式基础上，结合电子文件自身的特点，采用先进的计算机和网络技术，对电子档案实行文件级的管理，从而实现高效、快捷的电子档案信息管理模式，并相应的成立相应的电子文件档案库，本着服务社会，回报社会的原则，发挥档案部门的管理和技术优势，相对集中地保存和管理电子文件，为电子文件形成部门提供优质、稳定、安全的存储环境和空间，为社会提供真实、准确、快捷的档案信息服务。
电子文件档案化管理模式是采取先进的技术和理念，以虚拟、开放、灵活的手段来管理电子文件档案。专业档案部门通过网络、计算机、***文扫描、光盘存储等先进技术手段对本单位产生的电子文件信息进行集中统一的管理，并保管、存储符合电子文件形成部门要求的电子档案，电子文件形成部门以定期或不定期的方式，把日常产生的电子文件档案信息，以标准化的格式通过移动传输介质传递给档案部门，由档案部门进行分类、整理、编目，分别存储在档案部门计算机中，在必要时档案信息还应脱机存储到其它更安全的介质上，并做备份，避免自然因素损坏和非法访问。档案部门对电子文件档案信息采取维护电子文件产生原始性的原则进行管理。档案管理部门提供信息查询功能，以确保档案的完整与安全。
二、电子文件档的优势
1.电子档案相较于传统档案在归档时间上的优势。
电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过移动传输介质传送给档案部门，由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率，另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。
2.电子文件的归档的优势。
电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定，某些鉴别文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
3.电子文件在保管方式上的优势。
电子文件载体易老化变质及信息多媒体、新存贮介质的产生和发展，都会影响电子文件的长期可读性。 档案部门可以在接收到电子文件后打印出一份纸质档案以作备份，档案部门在接收到电子文件后对文件进行格式转换，以通用、 统一的格式存储接收到的电子文件档案，以便将来计算机技术发展后，仍能读取以前存储的档案，保证信息资源方便利用。
4.电子文件的分类、编目等管理方式的优势。
因为电子文件的特殊性，档案部门在接收到文件同时，可以马上给每份文件编制一个唯一的文件号，并给出相应的分类号和档案号，根据上下行文之间的关系，再给出相关文件号，在归档的同时进行主题词标引、著录。技术条件允许时可以编制多角度、全方位的检索工具，方便检索查询信息。用户只须给出文件分类号或主题词， 即可以找出相应的文件和相关的上下级行文及附件， 从而大大减轻档案工作人员的劳动强度。
三、电子文件档案化管理的要点
1.确保电子档案载体的存放环境。
电子档案载体应存放在防磁性能好的专用柜架内，环境温度可控制在15℃－24℃之内，湿度保持在45%－60%之间。同时注意防尘、防火、防有害气体等库房“七防”工作。
2.做好备份工作。
由于电子档案载体的不稳定性和电子文件可变性的特点，做好电子文件档案的备份工作非常重要。这需要切实做好以下二个方面的备份：一方面要建立多套备份，一式两份或一式三份，并分开保管，以免电子档案载体意外损坏。另一方面针对电子档案载体寿命短的特点，最好每隔3年进行一次保护性复制。
3.解决好电子文件的保存问题。
由于电子文件是新生事物, 产生的时间短, 目前还缺乏实际存储效果的验证。对于需要长久保存的电子文件, 应定期进行复制, 防止信息丢失。在电子文件长久性留存问题尚未彻底解决之前, 电子档案可与纸质档案并存。待电子档案存储技术进一步改进之后, 对那些参考作用大、情报价值高的档案, 可采取以磁、光介质归档为主, 纸质载体归档为辅的做法; 对那些凭证价值较高的档案, 可采取以纸载体归档为主, 磁、光介质归档为辅的做法。这样不但能提高档案管理工作效率, 优化馆藏, 也能减少库存档案的体积, 缓解库房紧张状况。
鉴于目前电子文件载体和信息技术的不稳定性及电子文件的易修改性, 为确保数据安全, 电子文件、纸质文件转化为档案保存可采取“双轨制”,归档文件实行“两套制”,即纸质文件与电子文件两种不同类型的文件一起归档, 以形成内容相同的两套档案。归档时应使用不同的编目方法和存储装具, 档案部门应分别在纸质档案和电子档案的目录“备注”项中注明相对应的文件档号及存址, 以便使用时参照互补。
4.做好归档电子文件的技术处理工作。
档案工作者为保护电子文件的原始性, 可通过技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件, 即只能读不能写、不可更改的文件。对于电子文件真伪的甄别问题, 笔者认为电子文件制发单位可在机内输入隐形条码,使之与伪造或复制件相区别。当网上用户使用任何一份文件时, 只知道该文件内容,而无法知道该文件的条码, 同样, 只有具备隐形条码的电子文件才是原件, 才能作为凭证或依据使用。档案部门应当将电子文件的隐形条码与电子文件一同归档, 以维护电子文件的权威性, 并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。
四、结束语
电子文件档案化管理对档案部门、对电子文件形成部门都具有现实意义。档案部门在积极参与电子文件档案化管理的同时，应和技术部门、 法律界和文件形成部门等各行各业人士密切配合，增强他们的档案管理、档案法制意识，共同推进电子文件的社会化、标准化、自动化、网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案化管理工作顺利开展， 为电子文件档案信息资源共享做出应有的贡献。
参考文献
电子文件管理篇4
摘要：文章从证据法角度探讨了电子文件产生证据效力的困难：电子文件应归属于何种证据形式、电子文件是否有原件、对电子文件的真实性应如何审查等，并对国外有关电子证据的法律法规作了分析，对电子文件管理带来的影响作了阐述。
关键词：电子文件；证据效力；管理
中***分类号：c94 文献标识码：e 文章编号：1006－0510(2008)12049－02
一、困难之一：电子文件应归属于何种证据形式?
电子文件要产生证据效力的首要条件是符合法定的证据形式，我国诉讼法列举了7种法定证据形式，每一种均有特定的内涵或本质特征，如书证是指以文字、符号、***画等所表达的思想内容来证明案件事实的书面文件或其他物品，物证是指以本身所具有的物质特征、存在方式证明诉讼案件真实情况的物品和物质痕迹。视听资料是指以连续、动态的声音或画面来证明案件事实的资料。
对于纸质文件来说，归属于何种证据形式显而易见。当以其包含的思想内容来证明案件事实时，该文件就是书证，如果是公务文书，则为公文性书证。当以其存在处所、外部特征作证明，则为物证。如一份单据，从其书写的字迹特征可以证实单据是准涂改，同时，从单据所写的内容可以查出贪污财务的数额，则该单据既是物证又是书证。
电子文件归属于何种证据形式，我国立法界、司法界与法学界尚未达成一致意见。比较典型的有4种：书证说，视听资料说，***证据说，传统证据的演变说。
法学界对电子文件证据形式的争议，正反映了电子文件自身的复杂性与多样性。尽管如此，电子文件并不因此就丧失了自身的证据资格，学界的争议并不能阻碍司法实践的进程，因此机构对电子文件的管理切不可掉以轻心。文件、档案工作者应当突破传统的文件种类，将电子公文、电子合同、电子邮件、网页等机构在业务活动中生成的重要电子记录统统纳入到电子文件管理的视野中，它们均有可能在诉讼法庭上占据一席之地。我们期盼着法律界人士给电子文件的证据形式一个明确的说法，使有关机构可以根据不同种类证据的诉讼要求对电子文件加以妥善的保管。
二、困难之二：根据原件、原物优先规则，电子文件还有“原件”吗?
我国对证据的证据能力规定了原件、原物优先规则，即对于实物证据(即以实物形态为其表现形式的证据)，应当优先提交原件、原物。我国《民事诉讼法》第68条规定：“书证应当提交原件。物证应当提交原物。提交原件或者原物确有困难的，可以提交复制品、照片、副本、节录本。”与此相类似，在英、美法系国家，对证据的可采性制定了最佳证据规则，规定文字、录音或照片等的原始材料作为证据有优先权。
传统的“原件”是指信息首次固定其上的媒介物。它强调文件载体的原始性。这是因为传统载体形式的文件信息内容固着于载体上，载体的原始性确保了其信息内容的真实性，提交原件作证具有较高的可信度。然而电子文件的信息内容与载体的关系并不十分紧密，电子文件的信息内容可以存贮于计算机的cpu、内部存储器、外部存储器等多种存贮介质上，而且原始信息是二进制编码，无法直接被人识读，只有通过计算机屏幕或是打印机等方式输出才能被人识读，而这种电子文件的输出形式显然不是传统的“原件”。因此，按照传统的原件概念理解，电子文件在作证时不可能提交“原件”。将构成其证据能力的障碍之一。
各国都在努力探索电子文件在原件问题上的解决之道，从国际上和国外有关法律法规看，典型的做法有以下3种：对“原件”的扩大解释，功能等同法，置换“原件”法。
“原件”不仅是法学中一个重要的概念，也是档案学界经常提到的一个词。我们常说，档案区别于***书、情报资料的独有特性是原始记录性，很多档案往往只有一份，因此档案注重原本、原稿和孤本。然而在电子时代，电子文件突破了传统的“原件”概念，“原件”不再只有一份，文件、档案工作者保管“档案孤本”的自豪感不复存在，要立足于电子时代，体现自身的价值，应如何拓展职业职能呢?
当然，作为电子时代记忆的保管者，不可推卸的责任之一仍是确保“记忆”的原始性。从上述各国立法对“原件”的要求看，一般只要满足电子文件信息内容的完整性和可读性即可，加拿大提出的“电子记录系统的完整性”，也是为了确保“信息内容的完整性”。这为我国立法提供了很好的借鉴，法律上“原件”的要求必将为我们鉴定电子文件提供一个标准。此外，突破传统“原件”概念和借鉴加拿大的做法，对于那些具有短期保存价值的纸质档案的数字化***像，只要它能够准确地反映纸质档案内容，至少在诉讼时效期满(一般两年)后，完全可以将档案原件销毁，这样既可以减轻文件、档案工作者“双套制”保管的负担，节约库房空间，又可以大大促进档案的开发利用。这一点迫切需要得到我国立法的队可。
三、困难之三：根据非法证据排除规则，哪些情况下的电子文件是非法的?
非法证据排除规则即指不具有合法性的证据不得作为定案根据，主要是规范证据收集主体的行为和程序：《行***诉讼法》第三十三条规定，被告不得自行向原告和证人收集证据。《刑事诉讼法》第四十三条规定，严禁刑讯逼供和以威胁、引诱、欺骗以及其他非法的方法收集证据。
因电子文件的无形性、系统依赖性和信息共享性，使其在证据的收集上比传统的证据形式复杂得多，有学者认为，电子证据有以下4种情形应予以排除：一是通过窃录方式获得的，不予采纳；二是通过非法搜查、扣押方式获得的，情节严重的不予采纳；三是通过非核证程序得来的，在电子商务纠纷案件中不予采纳：四是通过非法软件得来的，在民事诉讼中一般不予采纳。可以看出，第一、二种情况，与传统证据形式的“非法排除”情况相同，后两种则是针对电子文件特定的生成方式而提出的，归根到底是由于后两种情况生成的电子证据不可靠。
传统的证据排除规则与文件、档案工作者的关系不大，然而电子文件是否合法，很大程度上取决于其生成方式，这与我们的职责密切相关。如果上述学者的观点将来被立法采纳，那么为防止电子文件在作证时被“非法排除”，电子文件的生成系统、管理系统均应符合一定的软件测评标准，取得软件评审合格证书，以确保是核证程序得来的电子文件。我国已出台了《档案管理软件测评标准》，却未出台《oa软件测评标准》和《电子文件管理系统软件测评标准》，这将不利于对电子文件作证时的合法性审查；系统还应达到一定的安全级别，采取各种安全防范措施。防止系统被非法入侵和电子文件被恶意修改。此外，从维护电子文件形成机构的利益出发，应制定电子文件的分级别利用制度。对不同秘密级别的电子文件设置不同的利用权限，以防公、检、法机关在收集电子证据时泄露了本单位的机密信息。
四、困难之四：电子文件的
真实性应如何审查?
证据的真实性是决定其证明力大小的关键因素。纸质文件往往通过鉴定纸张上的字体、字迹、印章等判断其真伪，并有一
套专门的物证技术。这套物证技术在电子文件面前只有望“比特”兴叹了。如何审查电子文件的真实性呢?
从国际上对电子文件证明力评估因素的法律规定看，往往将电子文件的真实性分解为完整性要求和可靠性要求。
1、电子文件的完整性。包括两层含义：电子文件信息内容的完整性和电子文件所依赖的计算机系统的完整性。
2、电子文件的可靠性。主要包括：电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性、识别电子文件发端人办法的可靠性等。
电子文件从生成、传递、存贮到收集各环节的可靠性，主要审查电子文件是否是在正常的活动中按常规程序自动生成，或者是否在严格的控制下按照操作规程、采用可靠的操作方法进行的人工录入；传递、接收电子文件时所用的技术手段或方法是否科学、可靠，电子文件在传递的过程中是否采取了安全加密措施、是否未被非法截获；存贮电子文件的方法是否科学、存贮介质是否可靠，存贮电子文件的第三方是否公正、***。所存贮的电子文件是否未被非法接触；收集电子文件作证的过程是否遵守了法律的有关规定等。
值得注意的是这里的真实性与档案学所讲的真实性概念不完全相同。前者是“法律真实”，即法官对电子证据是否符合案件事实的内心确信；后者是指“真实的历史记录”，即反映档案(包括电子文件)真实的形成过程和形成者的意***。正因为如此，以档案作为证据，可以增强法官的内心确信，使“法律真实”更加靠近客观事实，这也是法学追求的目标：在我国对证据的证明力规定了“效力优先”规则，其中有关于历史档案等的证明力一般高于其他书证、视听资料和证人证高的规定；这反映了我国司法界对历史档案具有较高的可信度；档案作证时的优势地位与我国档案部门的权威性和可靠的档案管理办法是分不开的。然而对电子文件的归档管理，我国还处于摸索阶段，档案部门要保持自身在电子时代权威性的地位，就必须加紧对电子文件管理的研究，通过出台一系列标准、制度来加强对电子文件的归档管理。
怎样确保电子文件的完整性、司靠性和可读性。以满足司法对电子文件真实性的审查，提高电子文件的证明力是电子文件管理中的重要课题。其中一个重要的措施是元数据管理，因为它已被法学界认可，是构成电子文件证据的一个重要组成部分。所谓元数据就是描述电子文件内容、结构、背景信息及对其管理的数据。如通过捕获结构元数据，可以了解电子文件的数据结构、软硬件环境等技术信息，以确保电子文件的可读性；通过捕获背景信息元数据，可以了解形成电子文件的业务活动信息，以确保电子文件是在正常的业务活动中记录和存贮的；通过捕获管理元数据，可以了解电子文件从生成、传递、存贮整个过程的管理状态，以确保对电子文件构成一个可靠的保管锁链。由于大部分元数据都是系统自动捕获的，因此是值得信赖的。
电子文件管理篇5
关键词：电子***务；电子文件；管理研究
中***分类号： 文献标志码：A
改革开放30多年来，随着现代科技的发展，电子***务已成为推动我国国民经济发展的重要因素，以运用计算机、网络和通信等现代信息技术手段，实现***府组织结构和工作流程的优化重组，超越时间、空间和部门分隔的限制，建成一个精简、高效、廉洁、公平的***府运作模式，以便全方位地向社会提供优质、规范、透明、符合国际水准的管理与服务。电子***务的发展，带动了电子文件管理的应用和快速发展[“。电子***务是电子信息技术与管理的有机结合，它是应用现代通信技术，将管理和服务通过集成，向社会提供优质和全方位的、规范而透明的、符合国际水准的管理和服务。电子***务实施的核心在于实现其标准化建设。实现标准化建设是电子***务及包括档案信息系统在内的所属各功能系统之间实现业务写作、互联互通、信息共享、保障安全的重要前提。档案信息系统作为电子***务基本功能系统的重要构成部分，同样面临着标准化建设问题。
1 电子文件发展现状
电子文件是随着计算机的应用而出现的一种新的定义，它是那些在现代数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，需要依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。这种电子文件取代了纸质文件，但却具有纸质文件无法比拟的优势。电子文件是利用电子计算机生成和处理，因此，电子文件也称为“数字文件”。这种文件可通过网络进行传输，信息量大和传播速度快是其优势。电子文件虽然和纸质文件是两种截然不同的类型，但却具有文件的各种属性，“文件”有档案的意思，就是公文书信或指有关***策、理论等方面的文章。文件的范畴很广泛，电脑上运行的程序、杀毒等等都叫文件。从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”2个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。
电子文档一般泛指计算机术语中的文档文件（一般指文字表格型的文档，如word文档、excel文档，但也可用于***形、***像、音频视频等其他媒体类型的文档），包括系统文档（如帮助手册、系统配置文档等）和用户文档，属于电子数据的其中一类，与电子文件概念有交叉但不相互包含。电子文档概念则在档案术语中较少使用。电子公文是指符合公文特征的电子文件，一般是指电子形式的各类红头文件，有特定的版式和形成、办理流程要求，需以签章等形式加以确认。电子公文属于电子文件的其中一种类型
2 电子文件的主要特征
随着计算机技术的发展和提高，应用中的电子文件处在不同的发展阶段，因此，电子文件的分类和显现的特征也各不相同。计算机应用之初，由于存储电子文件的介质问题，使电子文件不宜传播，因此当时利用计算机和打字机共用，将电子文件打印出来保管，习惯上称作纸质电子文件，随着电子文件存储介质的发展，又经历了以纸质文件为主，电子文件为辅的辅电子文件，以电子文件为主，纸质文件为辅的正式电子文件，最后达到无纸电子文件，发展到当今电子***务时代，电子文件已经成为真正的电子文件时期。电子文件具有以下特征：
（1）电子文件的设备依赖性。真正的电子文件是与计算机共用的，如果离开计算机及相应的软件，就无法生成电子文件，也就更无从谈起对电子文件的传递、识别的功能。这是因为电子文件的形成需要依赖一定的因素，如：计算机的数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因素等，都制约电子文件的形成和应用。
（2）电子文件信息与载体的相分离性。形成的电子文件具有公用性，它可以随意在任何一台计算机上查阅，并能在计算机之间相互传递，也可以利用不同的存储介质进行相互复制，复制后的电子文件上的信息内容没有任何变化，也难以区别那一个电子文本是原件，虽然从复制的时间可以判断时间的顺序，但是电子文件不能像纸质文件那样确定哪个是“原件”，哪个是副本，电子文件的这一性质对使用者提出了如何，才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性的问题，这也是电子文本的弱点之一。
（3）电子文件的易更改性。电子文件的易改性使它失去了真实性的确定性，因为电子文本可以随意更改，却可以做到不留任何痕迹，为了解决这一问题，电子文本由doc又增加了CAJ、.pdf和.jpg文本，尽管如此，也难以改变电子文件的易改性，只是增加了更改电子文件的难度，作了更改的电子文本，仍然可以和相同格式的电子文本难分伯仲，所以为保证电子文本的安全，还需要解决计算机系统的许多技术难题。
（4）电子文件的多媒体集成性。在计算机系统中，人们把组合2种或2种以上媒体的信息交流和传播的媒体称作多媒体。经常使用的媒体有文字、***片、照片、声音（包含音乐、语音旁白、特殊音效）、动画和影片等等互动功能。电子文件的多媒体集成性，就是将多媒体的文字、***像、声音、影像等信息，以单独的形式出现或以相互搭配在一起的形式出现，使他们各自形成各有风格的电子文件内容。通过采用计算机对各种媒体进行处理，具有广泛的用途，这种多媒体技术是一个涉及面极广的综合技术，是开放性的没有最后界限的技术。其产业涉及的范围很广，如电子工业、计算机工业、广播电视、出版业和通讯业等都可以大量涉及。
（5）电子文件的共享性。数字化的电子文件与纸质文件具有很大的区别，电子文件一出现，虽然人们在应用中还存在不足，但它的特殊性还是给应用者快捷方便的感受，尤其是电子文本的共享性，它可以在任意时间、不受空间的限制，向所有的多用户开放，方便用户检索和用户自由的网络中浏览，实现信息共享。显然，电子***务下的电子文件管理的目的是为了提高***府的行***效率，及时了解群众的需求，为群众提供广泛、便捷的信息服务，使群众可以通过电子***务毫无拘束的把自己的想法向***府展开心扉，行使群众参与***府管理的模式。因此，在电子***务过程中，管理人员必须要了解和把握电子文件的特殊性，使电子文本扬其所长、避其所短，更好地为社会服务，为人民服务，为***府服务，发挥电子文本的功能。在计算机和网络系统中，电子***务下的电子文件管理是相互作用、相互支持和相互影响的，在实际应用中对电子文件管理的质量，将直接影响电子***务的发展的效果，当然，***府对电子***务发展的优劣，也必然对电子文件的管理起到很大影响。
3 电子文件管理存在的问题
电子***务中的电子文件管理工作虽然已摆在面前，但目前仍然是一项探索性工程，但随着信息化和计算机技术的发展已经开始走向完善，当然，电子文本管理还需要提高和发展，在建设过程中也必定会遇到许多问题，同时对管理人员也存在许多问题和挑战，表现的主要问题具体体现在如下方面。
（1）电子文件一体化管理模式欠缺。电子文件一体化管理模式还存在不足和欠缺，这是由于管理体制、思维模式上的问题，传统的文件管理长期以来，就存在着文件工作与档案工作分家的局面，改革开放以来，随着数字化的发展，使计算机网络化形成了巨大的市场，但网络中的电子文件的发展，还是难于与传统的文件管理相提并论，在许多情况下也只是增加了工作量，例如，许多报表既要电子文件，又要纸版打印稿，虽然各有不同的用处，但也增加了工作量，因此，我国在电子***务中的电子文件，虽然得到大量的应用，但是在一些情况下还是依靠传统的管理模式，对文件的管理工作环节，依然存在着严重滞后的事实，尤其是对文件管理和档案管理的软件开发还存在着各自为***的现象，在有些时候只是将OA软件与档案管理软件，只是做了简单的数据对接，这与实现现代办公环境中的电子文件一体化管理还存在较大差距，因为这样做并没有把档案管理的需求纳入其中。之所以出现这样的问题，主要原因是多数机构领导者的认识问题，再加上档案管理人员在思想上没有认识到电子文件的管理优势，还没有形成对传统档案管理理论的冲击力，还没有厘清电子文件对档案管理的影响的变革，因此，在管理模式上，仍然局限于传统的工作环节和工作分工，在管理模式上无法实现电子***务所要求的、真正意义上的文档一体化管理。
（2）电子文件管理体系的标准化程度较低。由于电子文件管理体系的标准化程度较低，使许多电子***务系统在电子文件数据处理和外部数据的交换方面受到标准化问题的制约，相互不能对接，难以发挥整体优势。这就使电子文件在应用上受到极大的阻力，因此，电子文本要求文件管理系统在软件编辑过程中应做到统一标准，统一数据，这样就会方便电子文件相互间的交换、传输及利用，扩大了电子***务信息服务的范围，可以极大的提高信息服务的效益。显然可以看出，目前在我国，在电子文件管理体系的标准化方面，应该说其标准化程度还存在着空白。
（3）电子文件存在的安全问题。电子文件所面临的安全问题，仍然是当前电子文本发展的掣肘，这一方面的原因是来源于电子文件内容与载体的可分离性，电子文本的信息内容很容易更改、更容易复制，电子文本自身信息载体的不稳定，给电子文本的存档带来巨大的影响，另一方面，电子文件由于依靠网络环境，这使电子文本从网民使用开始就存在着不安全隐患，例如，正常操作的计算机，非常容易遭到黑客的攻击及病毒的侵袭，它们都可以对电子文件的存在发生遗失、破坏或电子文件管理系统的崩溃，使付出大量精力得到的业绩付之东流。
（4）电子文件鉴定工作难度大。由于电子***务的公开性、互动性和服务性，使电子文件以数量级的速度递增，而且电子文件在内容上又与传统纸质文件截然不同。另外，由于电子文件自身的特性，对电子文件是否为原版的鉴定又非常困难，因此难以确定电子文件内容的真伪，如果出于需要，确要对电子文件的来源和真实性进行评价，需要相关的技术和技术人员进行数据分析，与传统的纸质文件比较其鉴定的工作量和难度要大得多，可见其鉴定工作的难度。因此，亟需我国信息主管部门加强对电子文件管理工作的组织和引导，提高完善***府部门对电子***务的开发利用机制，使电子***务时代能够更好的利用电子文件管理体系，因此必须加快寻求电子文件管理的有效途径，使电子文件更好的在信息时代贡献力量。
4 电子文件管理的措施
在电子***务的起步阶段，尽管电子文件具有特性的制约，在电子文件的管理方面存在难度，但是电子文件还是发挥了信息时代的优势，做出了划时代的贡献，例如，网络的反腐举报文件，虽然不能杜绝别有用心人利用网络的虚拟假公济私利，但是网络反腐是揭露腐败之风的有力武器。但如何对电子文件进行管理，例如，对公共档案的管理，如果全面实施电子文件的管理，就必须保证其安全性，如果电子档案一旦失效，就将会导致国家、机构和社会记录的空白，对个人也会造成无法弥补的损失。对电子文件的管理问题，英国公共档案馆的专家指出：在未来的档案管理中，电子文件必将代替纸质档案，成为现代档案管理的主流。因此，从现在开始就必须努力着手抓好档案工作的电子文件管理工作。同样，电子***务系统也应当充分考虑电子文件的管理需求，对电子文件管理的问题，要充分考虑到电子文件自身的特点，利用高科技的手段采取安全的保管措施。目前对电子文件的管理措施应涵盖以下方面：
（1）加强信息立法和行业规范。虽然我国已颁布对电子文件的信息立法和行业规范，但这些标准和规定无论，由于数字化技术的高速发展，对电子文件的管理也只能是理论上的探索阶段，其中的条文还只是具有原则性的指导意义，因此，还必须从数字化存储技术方面的提高，来增强相关电子文件存储法规的督导，这样才可以为电子文件的管理工作扫清障碍，才能更好的在电子***务系统建设框架中考虑到电子文件和电子档案的管理需求，使它们不能由于电子文件的特点，使电子***务系统存在潜在的功能缺陷。因此，作为各级***府部门，也要从技术上和需要上做好对电子文件管理机构的指导，在现有的条件下要首先加强权责划分，这样才能规范电子文件的管理行为，对电子文件的管理模式积极的引导，同时也要应对电子文件的管理工作，把它作为一项重要内容引起相关单位的重视。
（2）提高电子文件管理标准化水平。电子文件管理的标准化，是电子***务发展的基础，因此，相关的标准制定与贯彻已引起世界各国的重视。2001年国际标准化组织就了电子环境下文件管理的国际标准，但我国在电子文件管理方面还存在较大的差距，在数据信息化方面，我们已经面对着许多软件应用，如“OA软件”、“档案管理软件”、“文件、档案一体化管理软件”等不同系统的大量应用，面对着数据交换、转换和兼容性，它们制约着电子文件管理的整体功能的发挥。因此，在当前电子***务的标准体系中，不仅需要尽快完善早期专门针对电子环境的标准体系，而且还要在电子***务系统框架设计、系统建设和标准制定过程中，加速投资环境和力度，积极依靠高校和研究单位的技术力量，是相关专家都加入到研究队伍，提高电子文件管理标准化的研究力度，扩大电子文件管理标准化体系的辐射范围和应用领域。
（3）建立电子文件管理中心。要对网络的电子***务中建立电子文件管理中心，以这个管理中心来实施对电子文件的管理工作，这个管理中心主要的职责是对上网文档的鉴定和提供浏览服务；例如同步处理电子信息，包括对公众来信、意见建议的处理、转接、督办，实名举报和发电子文件证明等；这个管理中心对新形成的电子文件，还要完成收集、整理、归档、备份等项工作。通过管理中心，使电子文件管理工作成为电子***务的核心部门。因此，在电子管理中心要配备精通网络技术的专职管理人员，使电子文件管理在统一、高效的环境下运作，是电子文件成为电子***务和公众服务的传媒工具。现代电子***务代表着未来信息发展的方向，***务信息的公开、处理和服务呈现出积极姿态，这反映出***府管理方式的进步和服务水平的提高。电子文件管理作为电子***务的一个部分，是电子***务得以高效运转的基础和保证。面对电子***务的蓬勃发展，电子文件管理工作也应利用高科技手段，在不断完善中发挥自身的价值和优势。
电子文件管理篇6
随着计算机的普及和电子信息技术的飞跃发展，我们已经进入了一个全新信息交换的时代。作为收集信息的档案部门，应当顺应历史潮流，对档案进行数字化改革，既实现档案电子化。电子档案是具有查考利用价值并应当归档保存的电子文件，是电子文件的转化物，具有电子文件的所有技术特性，因此，在管理上它与传统档案有着很大的区别。
1 电子文件的定义及特点
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子***纸等等。
与纸质文件比较电子文件有以下几个特点：
1.1 电子文件不再是直观的纸质文件，它需要借助现代化设备才能阅读利用；
1.2 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；
1.3 电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；
1.4 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等的要求很高。
2 电子文件的鉴定与归档
电子文件在归档之前，要进行认真地鉴定。电子文件的鉴定，主要是区分文件价值。在本单位制作的所有电子文件之中，只有那些对本单位工作 查考利用价值或艺术保管价值的，才有必要作为电子档案保存下来。其余的电子文件就可以在机内删除。
电子文件的鉴定，也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子档案，应当是电子文件的原件或真实的电子文件；否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。档案部门应当将电子文件的隐形条码与该文件一同归档，以维护电子文件的权威性，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础。归档的电子文件复制件应注明原制发单位和复制人，使之与原件相区别。此外，还应对电子文件的完整性进行鉴定。主要包括电子文件内容的完整性、文件制发法律手续的完整性、法律依据的完整性、文件办理过程的完整性等等。
鉴定后需要归档的电子文件均应编制归档文件顺序号，确定文件的保管期限，打印出文件移交目录，以便办理文件移交手续。电子文件的归档方式，有软盘的归档和网络中的置换归档两种方式。软盘归档主要是通过四通打字机的文件软盘或未联网的计算机文件软盘。这些软盘要进行编号，以便于双方查验。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好文件接收的置换工作，然后由文件管理部门通知网络系统向档案部门传送归档文件，并将文件管理权向档案部门移交。网络中的电子文件归档也应打印出文件目录以备交接查存，重要文件应拷贝出软盘备份。交接双方按照规定办理手续并在交接目录上签名，以示负责。
3 电子档案的管理
3.1 电子文件对档案管理工作的影响
传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据中，由档案人员、技术人员所共享。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的归档立卷工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。
由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类整理所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是手工操作管理档案的需要，但在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。
由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限，而电子文件一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件，另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。因此，其鉴定、管理方法亦无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。
3.2 档案管理人员应采取的对策
3.2.1 做好归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。
3.2.2 解决好电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件，从理论上讲能够长期保存，因此它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。
3.2.3 使档案管理向立体化方向发展。以前的档案管理是呈直线状态的，随着人们对利用服务工作的重视，使利用工作和其它基础工作构成一个平面。这种平面结构只反映纸质档案的情况，随着电子文件的介入，档案种类在增加，其基础工作和利用工作也都具有各自的个性。因此，在原有平面结构的基础上，又增加了一项档案信息载体内容，构成三维空间，形成了立体化的管理结构。
电子文件管理篇7
关键词：办公自动化；电子文件；管理
电子计算机的普遍应用．促进了办公自动化的迅速发展．随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流．成为社会改革与发展的宝贵资源。同时，也给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应．并与之同步发展的电子文件管理体系?
以我院为例．在办公自动化方面起步虽然较晚．但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。现阶段我院只部分使用各主管部门设计的计算机网络系统，多个网络系统无法链接，也不能兼容；多数职能科室只是使用计算机单机办公．对所形成的电子文件未进行统一管理，主要存在以下问题。
1对电子文件的重要性认识不足，未对电子文件进行归档及统一管理
电子文件是近几年才出现的新生事物，对它的意义和作用，人们还未充分认识，没能引起足够的重视。
使用计算机网络系统的科室，仅是把电子文件存储在硬盘、磁盘或光盘内，没有进行规范整理、鉴定和归档。信息科作为计算机网络系统的管理部门。也只是对全院的局域网进行技术支持和指导，网络升级和更新前后的备份电子文件没进行规范科学的整理和归档。这样。即使不会造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子文件堆积成灾，无法检索和利用。
未使用计算机网络系统的科室，仅用计算机进行办公和事务性管理。多数科室使用计算机起草文件，一旦打印出纸介质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不作保留，不是因存储载体用于其它信息的存储而被清洗，就是被新起草的电子文件不断覆盖；一些部门在文件办结之后，则把相同内容的纸介质文件和电子文件两种类型的文件同时保存，造成人力、物力、财力的浪费。
2办公自动化系统与档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难
我院使用的计算机网络系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而档案室使用的档案管理系统，是档案行***管理部门为了使档案管理达到现代化、标准化、规范化要求。实现资源共享而推广的档案计算机管理软件。由于我院计算机网络系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，难以进行电子文件归档。
3电子文件的不安全性，影响了对它的归档管理和长期保存
电子文件具有复制和传递时的高保真性、设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的共享性、信息内容的易改性等特点，这些特点给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大困难，也给档案工作者提出了新的挑战。
如果上述问题得不到解决，电子文件无法进行规范管理和检索利用而失去其共享的重要作用，阻碍了办公自动化的进程。因此，对电子文件进行规范科学的管理，这时时代赋予档案工作者不可推卸的责任。电子文件归档及电子档案管理都要依靠技术条件实现。电子档案的保管期限是由电子档案内容来定，而实现电子档案保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与电子计算机软研件平台的一致性等。实现对电子文件的科学管理首先要做好以下几方面工作：
3．1提高电子文件管理意识
电子文件与纸介质文件一样，涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸介质文件具有同等的法律凭证作用。医院各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，把这项工作纳入档案管理范畴，通过各种方式和手段，大力宣传电子文件的重要性，提高全院职工的电子文件管理意识。
3．2加强制度建设
目前电子文件管理不善，与没有一套完善的电子文件管理制度有着重要关系。因此，做到依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理体制，建立健全相应的规章制度是电子文件管理的一个重要前提：一是医院综合档案室应会同有关部门联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围，依法管理电子文件。二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。
3．3做好电子文件的收集
电子文件的收集范围尽可能广一些，将分为几大类，为每一类文件确定收集范围。为了确保电子档案信息的“原始记录性”，档案工作者要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。
3．4把好电子文件的鉴定、归档关
电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容，还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中，真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致；完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺；有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。
3．5加强电子文件的管理和安全防护工作
采取有效的管理措施和技术手段，一是保证归档电子档案的安全性，二是防止电子档案的遗失和被非法删改，三是加强管理，保持电子档案的长期有效性。电子档案读取和处理设备更新、系统扩充时，要及时进行载体转换和迁移操作，并做好记录，原载体继续保存一段时间}对磁性载体和光盘上的电子档案定期抽样机读检验，发现问题及时采取措施进行恢复；磁性载体上保存的电子档案要定期转存，防止因磁介质破坏而造成信息丢失。四是保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。五是在计算机系统上安装防毒软件，使用外来磁盘、光盘前必须进行严格的病毒检测，或不允许随便使用外来磁盘、光盘等，在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，防止网络系统遭受电脑病毒的侵害。
电子文件管理篇8
论文关键词：信息化档案管理
1前言
与传统的纸质载体档案管理相比，电子文件、电子档案的管理具有技术含量高、更新快、相关因素多，关联度高等特点，因此电子档案对记录的管理工作提出了更高的要求。档案信息涉及到企业的方方面面，与各个不同的专业信息系统的数据都有密切联系，例如办公自动化系统等，档案管理信息平台就是利用各个不同专业信息系统的数据，实现电子文件与电子档案一体化管理。近年来，宁夏电力公司顺利完成了从机关到地市、县级供电局3~t-i-I-39家单位联网系统的部署工作，使企业内部档案借助信息系统更好地服务于生产、经营、电网建设等工作，全面提升了档案现代化、专业化、规范化管理水平。
2基本情况
宁夏电力公司从机关到地区级供电局、分公司，再到县级供电企业共计39家单位。系统部属前，公司机关与少数地区级供电局档案信息管理仅有单机版管理软件，实现条目级管理，其余单位均无软件，管理模式和服务手段落后。针对此情况，在国家电网公司建设统一的档案管理信息平台的发展战略背景下，公司考虑到系统局域网的可支持性，经济性技术论证于2007年及时向国家电网公司申报并获得同意，并作为5家试点单位部署实施。2008年3月至2009年1月完成公司机关部署并验收。2009年5月至年底已完成l3家地市级供电局、分公司和25家县级供电局的部署工作并投^运行。
3系统的建设日标、部署模式
3．1建设目标
建立宁夏电力公司档案信息管理统一平台，实现全公司上、下级单位档案系统互联互通；实现全公司3级单位统一业务规范；实现电子档案网上移交和网上互查；实现上级档案业务***监管和查看；将电网建设参建单位纳入管理体系，更好地实现工程项目档案收集、保管和利用，有效整合各种档案资源，充分发挥网络优势，实现档案信息资源的最大化共享功能，推动公司信息现代化建设和档案资源数字化建设。
3．2部署模式
公司采用服务器组和存储设备大集中的集群部署模式，建立档案数据中心，为各所属单位提供数据集中存储和应用服务。数据库采用ORACLE10G数据库系统，应用服务器采用wEBLOGIC9．2。系统硬件部署如***1所示。
4系统具备主要功能
4．1档案管理
系统根据国家档案局的标准进行建模，并在此模型的基础集成了宁夏电力公司业务标准，允许公司所属各单位在此业务模型上进行全宗的个性化定制，以达到总体统一、兼顾个性的要求。该系统对文件收集、整编、编目、移交、归档、利用、鉴定、统计、编研等一系列操作进行全过程管理，可针对不同档案类型定义不同的整理规则、管理方式，以达到系统适应业务变化的要求。
4．2档案检索
可直接检索目录也可进行全文检索，可对档案目录、正文、附件进行检索，并且可对下属单位进行全宗数据检索，主要有普通检索、卡片检索、跨全宗检索以及全文检索。
4．3个人待办
可提醒用户目前有哪些事情需要处理。主要通过在主页上显示和进入相应模块进行操作。
4．4权限管理
主要定义各档案类型的开放权限以及可使用档案系统的用户。定义用户的角色、权限以及是否是专兼职档案员等。权限管理模块还细分为永久权限和临时权限，并可对档案原文的控制进行细化，具体分为浏览权限和***权限，以满足不同的利用。
4．5标准业务定制
结合宁夏电力公司本部以及下属各单位实际，统一定制了档案类型、供电企业标准分类表、各档案类型的整理规则以及统一的报表样式，下属各单位均依此标准进行全宗档案管理工作。
4．6业务设置
此模块主要是在宁夏电力公司设置的标准业务基础上进行各全宗的个性化定制工作，主要可以进行各全宗的档案类型定制、分类表定制、代码表定制，以及各种显示界面的设置。以适应各全宗的个性化要求。
5系统在公司的应用
作为宁夏电力公司3级统一档案管理信息平台，该系统制定了适合全省业务应用的统一档案管理标准；实现了与宁夏电力公司目录、门户、办公自动化等系统的无缝集成；电子文件实时物理归档；网络信息采集、信息整合、数据处理、及电子文件到电子档案的全程数字化管理；各种档案类型的数字化管理；档案全文信息网络检索与共享；数字档案光盘存储的自动打包，脱离系统、跨平台的目录检索及原文调阅；档案信息资源共享，各全宗单位可跨全宗移交档案、网上数据报送，使其档案信息不再存在信息“孤岛”。
宁夏电力公司档案管理信息平台自实施以来，完成了系统部署、配置、数据迁移、培训、运行等工作。目前系统内共有11种档案类型，文书档案、科技档案(生产调度、科研、基建、设备)、照片档案、实物档案、会计档案、声像档案、人事档案，能够满足宁夏电力公司档案管理的现代化需求。通过档案系统平台进行档案网上利用的人次数愈来愈多。文档通过协同办公自动化模块实现电子文件的及时归档、保管、利用；工程档案通过***系统、离线客户端进行了多个项目的收集、编目等工作，目前已应用到750kV银川东变电站、330kV太阳山变电站、220kV西夏变电站等工程档案管理中，满足工程档案利用现代化工具进行收集、整理、编目、打印、移交、借阅和利用等一整套功能。照片档案、实物档案部分数字化后通过该系统生成了缩略***供本部用户进行网上借阅和利用。
6系统投入运行取得的效益
从企业管理角度看，宁夏电力公司档案管理系统的建立，实现了业务信息与档案信息的一体化和档案管理业务自动化，同时为统一管理全公司电力档案提供了先进的技术手段，减少了档案工作人员重复工作量，降低了实现档案信息化管理的成本，提高了企业信息管理的水平。
从档案利用角度看，由于档案利用者可直接、快速、方便地在网上查找档案资源，大大提高了查档效率。如果实现异地查档，其累积节约的费用及时间将更为可观。
7通过系统实施进行的理论研究与实践
7．1室藏档案数字化、网络信息一体化管理
通过档案管理信息平台的实施，利用计算机和网络技术对企业信息和档案工作进行统筹规划，通过设置网络专业信息档案属性，以及网络信息采集工作流程和数据处理方法使档案工作超前介入到信息形成阶段，实现了电子文件信息与电子档案信息一体化管理即电子文件与电子档案全程自动化管理。
7．2对档案资源的定义与接口实现
在档案管理信息平台的实施中论证了通过对XML格式的档案元数据的定制，能够统一规范与其他业务系统的接口，并且能够对档案真实性、有效性、完整性进行快速实时地***校验提示。
7．3档案信息利用模式
能够完成档案信息网络共享、电子文件的全文检索、内控档案网络调阅的电子审批等功能，并通过档案管理信息平台进行全公司调用。
7．4档案信息的安全管理
面对网络信息安全管理的难度越来越大，系统除采用标准的目录认证、门户登录等工程通用的安全防护外，通过公司本部的试用后，在通用安全管理的基础上对权限控制进行了进一步的深化与细分，并在宁夏电力公司本部采用按部门、按级别以及特殊控制等多位一体的控制体系增强档案信息的安全性。
7．5永久、真实保存数字档案的研究与实践
电子档案信息的保管和维护与传统的方式截然不同，它的数字化特性决定了其保管的复杂性和安全维护的难度。电子文件的保管从保护载体(磁性介质)转为保护其内容信息，保证内容的真实性、可靠性、完整性和跨平台的查阅，并通过拷贝与镜像技术、迁移技术，以加强对数据的研究与实践。
7．6解决了宁夏电网建设项目工程档案电子化管理的难题
系统针对离线参建单位和***参建单位两种模式进行管理，对工程目录数据进行收集整理，并对电子文件和竣工***实现网上挂接，打印标准模式的案卷目录、备考表等，还可进行电子档案跨全宗向运行单位移交，使档案现代化建设满足工程验收达标创优需要。
8几点建议
宁夏电力公司档案信息管理平台实施以来，能够满足企业内部档案管理各项工作的需要。但从长远发展看，还需加强几个方面的工作。
8．1加强档案信息化建设工作的宣传力度
从一定程度讲，档案是可开放的信息资源。但员工对档案信息系统带来的服务没有分认识到位，还需加强宣传，扩大档案信息资源的使用。
8．2加强归档接口完善工作
加强档案系统与186业务应用系统的归档接口完善工作，按照国网公司要求，保证业务应用系统产生的归档电子文件能正常归档，确保电子文件归档的完整性。
8.3加强相关管理制度建设
从信息系统角度和电子文件的安全管理方面，根据国家、行业有关标准，结合电力公司实际，制定相关管理制度和标准，促进档案信息系统规范化建设。
8．4加强有关人员的培训力度
从信息系统的使用和维护讲，重点加强专、兼职档案人员的系统使用和专业水平培训；从使用角度讲，需加强各单位、各部门的培训，便于更好地利用系统借阅档案。
8．5加强档案数据的安全管理
还需完善数据安全存储管理措施，增加数据存储备份，加强设备运行和维护，保证系统的数据安全。
8．6加强馆藏历史档案的数字化进程
有计划、有步骤进行历史档案数字化加工工作，更好地发挥档案信息管理系统的服务作用。
电子文件管理篇9
一、电子文件法律效力的认可问题应该得到圆满解决
在我国，1999年6月的《档案法实施办法》第二十一条已经对档案缩微品和其他复制形式档案的法定效力问题做过明确规定：“档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的，具有与档案原件同等的效力。”这里所说的档案原件，主要是指纸质档案，这条规定所认可的，主要就是载有法定签名或者印章标记的档案缩微品、档案复制件具有与纸质档案原件同等的法律效力。而对于电子文件是否具有法律效力的问题，在《电子签名法》公布之前，一直缺少能够覆盖所有电子文件的全局性规定。与这个问题相关的法律规定，仅有1999年3月通过和公布的《中华人民共和国合同法》的第十一条，该法条明确将数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）列为合同的书面形式之一。这里的电子数据和电子邮件，具有明显的电子文件性质。问题在于，该法条仅对合同有效。
《电子签名法》所具有的特别重大意义就在于，该法律在排除四种特殊情况（包括涉及人身关系、涉及不动产权益转让、涉及特定公用事业服务和法律、行***法规规定的不适用电子文书的其他情形等）的前提下，全面认可了民事活动中产生的各类电子签名、数据电文（当然包括各类电子文件）具有法律效力。该法第三条规定：“民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。”根据该法条，除前述特殊情况外，只要当事人有约定，就不得否定相关电子签名、数据电文（包括电子文件）具有法律效力。既然一般民事活动中产生的电子文件具有法律效力，那么，在排除特殊情况的前提下，可以认为，认可一般公务活动中产生的电子文件同样具有法律效力，已经不存在法理上的障碍。
《电子签名法》第七条还规定：“数据电文不得因为其是以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的而被拒绝作为证据使用。”这又进一步为包括电子文件在内的各类数据电文作为证据使用提供了法律依据。
此外，《电子公文归档管理暂行办法》（以下简称《暂行办法》）的公布施行，已经为确保电子公文的法律效力，提供了规章制度方面的保证。而国家标准《电子文件归档与管理规范》（以下简称《规范》），则为确保各类电子文件的法律效力，提供了权威性的管理规范和技术标准。
鉴于上述情况，我们认为，《电子签名法》已经为认可电子文件法律效力提供了最基本的依据和最重要的法律保障，相关的制度环境和技术条件也已经成熟。建议在《中华人民共和国档案法》或《档案法实施办法》中及时增列条文，在排除特殊情况的前提下（哪些特殊情况应该排除，《电子签名法》已作了很好的示范），全面认可电子文件的法律效力，包括电子文件作为证据的价值，同时认可那些根据纸质档案原件扫描、转换而形成的符合法定要求的相关电子文本具有与纸质原件同等的法律效力。
二、电子文件的有效性、真实性、完整性和可识别（鉴别）性必须得到确保
《电子签名法》对于包括电子文件在内的数据电文满足法律、法规规定的原件形式要求和文件保存要求的条件作了明确规定。这些条件，概括起来，主要有四个方面的特性：1．有效性，即“能够有效地表现所载内容并可随时调取查用”。2．真实性，即“能够可靠地保证自最终形成时起，内容未被更改；格式与原始状态相同”，“或者格式不相同但是能够准确表现原来生成、发送或者接收的内容”。3．完整性，包括内容、格式（结构）和背景信息等保持完整。4．可识别性，或称可鉴别性，即“能够识别数据电文的发件人、收件人以及发送、接收的时间”。
《电子签名法》所明确的这些法定条件，在《暂行办法》和《规范》中，事实上都已有了针对电子文件的具体细则。我们档案工作者下一步的工作，应该是在电子文件管理法制化的大目标下，以《电子签名法》所明确的条件为法律准绳，把相关规定、规范和技术标准作为依法管理电子文件，落实法定条件的具体措施，认真贯彻实施，使电子文件的有效性、真实性、完整性和可识别（鉴别）性真正得到切实保证。
三、建立和发展电子文件的认证体系
为了确保数据电文，包括电子文件的真实性、完整性和可识别性，特别是用以鉴别发件人方法的可靠性，《电子签名法》的最主要内容，规定了一套完整的电子签名与认证的法定制度。这套法定制度，可以作为我们建立和发展电子文件认证体系的基本依据。
《电子签名法》第十三条明确规定了可靠的电子签名必须同时具备的四个条件，即电子签名人拥有电子签名制作数据的专有权和控制权，签署后对电子签名和数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。这些可靠条件也可以由当事人约定。该法第十四条则规定：“可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力”。
这两条规定，已经为我们指明了一条确认电子文件法律效力的重要途径，即一份电子文件，如果具有符合法定的或当事人约定的可靠条件的电子签名，那么，它与包含手写签名或者盖章的纸质文件，可以具有同等的法律效力。建议在相关公文管理法规和《档案法实施办法》中增补包含此项内容的条文。
按照这两个法条所确定的原则，还可以在《档案法实施办法》中延伸出一条新规定：与纸质文件原件内容相同的双套保存的电子文件，或者根据纸质档案原件扫描、转换而形成的符合法定要求的相关电子文本，载有档案收藏单位法定代表人符合法定可靠条件的电子签名，具有与纸质原件同等的法律效力。
《电子签名法》以很大比例的篇幅对电子认证服务体系的建设和电子认证服务业的管理作了全面规定。这些规定，已经为档案部门参与和开展电子文件认证服务业务，提供了重要的契机。建议有关主管部门依据《电子签名法》，本着改革与发展的思路，认真研究，制定办法，推动电子文件认证服务工作依法有计划、有步骤地开展。
四、建立健全电子文件相关法律责任追究制度
电子文件管理篇10
【关键词】电子文件；标准；我国与国外；对比
1 电子文档的定义
在GB/T18894-2002《电子文件归档与管理规范》中，电子文件的定义为“电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”[1]。广义上的“电子文件”一般泛指由任何机构、组织或个人形成的所有电子记录，与传统文件、档案概念相对应。按照现代文档一体化的理念，广义电子文件概念同时涵盖了归档前的电子文件和归档电子文件。而狭义的“电子文件”，特指由***府部门、公共机构形成的电子化文件，它具有文件的各种属性，且一般是公务活动中形成的，具备一定规范化的形成、审核、流转等程序和管理要求，具有真实性、完整性和有效性。电子文件包括文本文件、***像文件、***形文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件、程序文件以及数据文件等八类。
2 国外电子文件管理标准的建设现状
从国际电子文件管理标准来看，各国***府都对电子文件标准极为重视，将其纳入***策支持范畴。在美国，电子文件管理如同文件管理一样，被看成是***府行***管理效率的有机组成部分和***府资源管理的重要内容。2011年11月奥巴马签署备忘录，预计2020年美国联邦***府将实现数字***府、无纸办公。2010年7月，美国国家档案馆公布了它最新的《电子文件档案馆的需求体系文件。美国电子文件档案馆（ERA）是国际档案领域中在国家层面上最先研制成功并正式投入运行的电子文件管理系统。它是建立在国际标准《ISO14721：2003开放档案信息系统参考模型（OAIS）》（ISO14721：2003 Space data and information transfer systems―Open archival information system―Reference model）。基础之上，结合文件管理的生命周期制定的，是目前在电子文件管理方面最完整、最系统的功能需求文件。美国电子文件管理参照文件生命周期管理模式，分为文件形成机构管理阶段、文件中心保存阶段和进馆永久保管利用阶段。美国国家档案和文件署统一制定联邦机构文件、档案管理的***策和指南，负责现行文件登记、集中存储和，并集中公布所有联邦机构的法规条例和***务信息。
澳大利亚已将电子文件管理被纳入《包括电子文件管理的文件管理绩效审计》，是电子***府绩效管理、法律责任管理和电子***府的数字解决方案、***府变革管理的重要内容。加拿大国家***书与档案馆（LAC）2010年12月16日宣布从2013年6月30日起为配合2009年颁布的《文件管理规定》文件，不再代为保管非永久文件，将于2017年全面使用可信任数字仓储，***网络接收所有永久文件并不再接受纸质文件。电子文件管理被纳入电子证据管理法律体系和信息管理框架，电子文件管理被看成是***府活动证据与信息资产管理的重要内容[1]。
欧盟于2010年12月公布了《2010文件系统模块化需求体系（MoReq
2010）》，该体系实际上就是欧盟的标准，所以具有规范欧盟电子文件管理的作用与意义。该需求体系的目的就是为电子文件系统的建立及更新提供一套完整的、简洁的、易于理解的需求模块集。虽然第一版MoReq提出了一整套电子文件管理要求，尤其是电子文件管理系统（ERMS）的功能需求，并对电子文件的管理元数据作了较为详细规定，但是其需求描述过于概括和抽象，无法直接用于设计和评价电子文件管理系统，且反映不出最新的研究成果和技术，所以进行MoReq的修订，出现了MoReq2，MoReq2的主要变化内容有术语的变化、分类方案的变化、需求的变化、元数据的变化等。MoReq2的特点：从MoReq到MoReq2，该项目始终坚持组织形式和人员结构的商业化、多元化和交叉化，这在一定程度上保证了该需求报告对不同文化传统，不同档案理论框架、不同档案管理体制、不同文件管理系统的适应和兼容。另外，MoReq2还具有灵活性、一致性、可操作性等特点。
3 我国电子文件管理标准建设的现状
从法律规章层面上来看，我国已了相关电子文件管理标准办法，如国办函〔2003〕65号《电子公文传输管理办法》和国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》。从国家标准层面上来看，现行的标准有GB/T17678.1～2-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》和GB/Z23283-2009《基于文件的电子信息的长期保存的国家标准化指导性技术文件》等共10个国家标准。
从行业标准上来看，现行的行业标准有DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》和DA/T48-2009《基于XML的电子文件封装规范》等共6个行业标准。除了上述国家标准和行业标准之外，中国核工、石油、航天、航空、银行、电信、电力、钢铁等重要行业的一些大中型企业也制定了一些与电子文件管理有关的企业标准。例如，中国石油天然气集团公司制定了本企业的《电子文件元数据规范》、《档案数字化技术规范》和《归档电子文件格式规范》等。尽管已经出台了上述一系列标准，但是我国的电子文件管理标准建设仍然存在一些欠缺，主要表现在：
一是，标准的系统性不足。由于缺乏统筹规划、组织协调，各标准研究制定单位相互封闭、各自为战，造成各个标准之间难以衔接，甚至相互冲突，整个电子文件管理领域的标准结构散乱、不成体系。
二是，标准的数量不足。目前仍缺乏涉及一些电子文件管理关键环节（如形成、捕获）、核心技术（如迁移、封装）的标准；缺乏音频、视频、网页等特殊格式，银行保险、航天航空、国防核工等特殊行业的电子文件管理标准。
三是，我国电子文件管理模式主要为文件形成机构管理阶段和进馆永久保存利用阶段，文件中心保存环节不明显。我国电子文件管理体制上的一大障碍是对现行期的“文件管理”与半现行、非现行期的“档案管理”的分隔。
四是，我国电子文件管理标准采标率低。是否采纳和应用ISO标准已被国际档案文件管理领域视为其管理水平是否先进的重要标志之一，从现有的电子文件管理标准来看，我们在制定标准的过程中较少考虑与国际标准的一致性，电子文件管理国际采标率非常低，能与国际标准的电子文件管理标准所占的比率也不高，这都为我国的国家数字记忆交流设下潜在的障碍。
4 结语
通过对比了解中国与美国、欧盟标准的状况，中国电子文件管理还有很多不足之处，积极构建我国电子文件标准系统、国家顶层设计和构建体系，设计标准更加具备实践性、灵活性、一致性、可操作性等；同时，要有计划地加强基础研究，理顺管理体制，制定相关标准，研发关键技术，改善管理流程，先行试点示范，开展审计认证，注重人才培养等等都不可缺少。
【参考文献】