学文网财务档案管理论文篇1
【摘要】随着我国会计电算化事业的不断发展,会计业务执行主体发生了变化,使得会计档案的管理工作也发生了变化,手工会计下所采用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要。因此,必须加强会计电算化系统的档案建设,即加快会计档案管理的信息化建设,以适应新时期会计电算化提出的新要求,建好用好电子财务档案,提高财务档案管理工作水平和财务管理工作效率,更好的服务于企业经济建设。
【关键词】财务档案电算化档案管理信息化
所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时展的必然,是会计档案管理发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。
一、会计电算化特点
1、数据处理方式发生了变化
在传统手工会计工作环境下,科目汇总表、资产负债表、借贷试算平衡以及相关的财务报表分析均需要进行人工汇总计算,使得财务人员的工作量很大,同时也容易造成数据上的计算错误。在电算化会计环境下,只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录,通过凭证的审核、修改、确认由计算机自动完成打印输出,科目汇总、借贷平衡等工作均由计算机自动完成,同时可以根据需要生成会计报表,这大大降低了财务人员的工作量,也避免了计算加总等工作出现的错误。
2、数据记录方式和保存介质发生了变化
手工会计方式下,数据记录主要依靠工作人员的手工记录,出现记录错误的可能性加大,而且同一类数据可能会重复多次记录。数据保存介质是“纸”介质,保存这些介质需要占用很大的空间,还需进行防火、防水、防潮、防盗等工作。在电算化会计工作环境下,数据保存介质是“磁盘”,磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空间,也使数据存取方便,同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外,还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性,需要对磁盘进行备份工作。
二、会计电算化会计档案的特点
众所周知,传统的会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专用材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。这些史料和证据具有严格的数据平衡性、时序性和严肃性,不得随意篡改。在企业信息化建设的过程中,财务保障范围的拓展和管理要求的提高,迫切需要会计档案管理手段的变革和管理效能的提高。建设电子财务档案,实现财务档案的网络化管理,是搞好企业财务档案管理的必然选择。各级企事业单位实行会计电算化以后,由于产生了许多依附于计算机磁性介质上的数据与文件,财务人员的所有日常工作以及历年会计资料的调阅均在计算机上完成,随之而使会计档案赋予了许多新的特点。本文根据工作的实践,总结出会计电算化会计档案具有以下显著特点。
第一,较之传统的财务档案,会计电算化档案存储的范围和领域扩大了。
第二,传统的会计档案具有直观可视性,而存储在磁性介质上的会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才可使用。即会计电算化档案的调用需要一定的软硬件环境。
第三,会计电算化档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张,更主要的是磁性介质或光盘。即会计电算化档案的保管不仅是作为会计资料信息载体的纸张而且更重要的是磁性介质或光盘。
第四,电子财务档案便于计算、分析,快捷获得所需结果。如果电子财务档案上网,通过计算机操作和网络交流,不仅满足了日常条件查询、统计分析、制作数据报表、开展数据交换的需要,达到档案信息资源共享、无纸化查阅和方便快捷的目的,节约了办公成本,避免了原始档案由于频繁翻阅而带来的磨损,还有利于专业管理,便于档案资源的统一整合,极大地提高了工作效率和工作质量。
第五,电子财务档案易于修正、拷贝和重置,便于纠错、携带和传递。
正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。
三、电算化会计档案工作的内容
1、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据
档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立即着手数据的录入,将本单位的财务档案资料都录入计算机。
2、搞好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率
档案的最大价值在于利用,档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息网络,一方面可以将业务上级的文档以及本级各单位的相关文件直接进入或转换进入档案数据库,减少档案人员的重复录入工作,保证档案信息的完整性。另一方面也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务,也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。总之,网络财务档案的***管理和使用功能,可以大大减少档案在形成、调阅上的时空差,实现财务档案管理由静态管理向动态管理的跨越,整合财力资源、人力资源,提高财务档案管理能力和质量。
3、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案
财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。
四、如何做好电算化会计档案工作
电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此,必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。
1、加强企业财务档案管理的基础设施建设
软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。在工程规划初期,应该由财务部门和档案部门人员共同协商,分别从财务管理角度和档案管理角度提出设计思路,考虑各方面的需要,从而避免在系统运行过程中出现空缺或重叠,提高效率。在财务软件方面,应采用一定的安全保密措施,实行电子签单制度,建立和健全财务档案管理责任制、电子文件签入、签出制、安全日志制,从而保障财务档案不被篡改或便于追溯使用过文件的人员。此外,为便于财务软件升级,保证不同开发商提供的软件能够相互兼容,必须提高财务数据存贮形式的标准性、一致性和可续性。
2、做好电算化会计档案的收集
所谓电算化会计档案的收集是指在一定的时间间隔内(如一个会计年度),把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而形成脱离于原计算机系统的会计档案。财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。除了备份之外,还应收集计算机硬件系统的型号、存储空间的大小、外部设备的配套类型等;计算机操作系统、网络操作系统以及汉字操作系统;财务软件的编程语言、数据库系统类型;财务软件的系统名称、版本号;财务软件的销售与维护公司的名称、地址、电话与联系人以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手册。
3、做好电算化会计档案的管理与保存
由于电算化会计档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案的时间与操作员姓名,贴上保护字样,存放在两个不同的地点,以防止地震或火灾等意外情况引起的整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性介质的损坏,而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。
此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或者产生某些预料外的错误。因此,本文建议会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。显然,其收集与管理工作也是比较艰巨的。
4、做好电算化会计档案的整理和利用
电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势。通过整理可以利用历年的数据对本单位、本部门进行历史会计数据的比较与分析,从而为企业或部门的决策者提供可靠的决策依据。另外还可以得出本单位、本部门,甚至某一地区过去、现在与将来的发展情况与发展趋势,使决策者在遵循市场经济规律的前提下,制定出适合自身发展的行为规范,改善经营管理、提高经济效益。我们还可以利用会计电算化会计档案的数据设计出一些有利于管理与决策的数据模型,建立一整套比较完善的决策支持系统,以实现会计电算化会计档案的再利用。在长期开展会计电算化的过程中,随着软件系统的不断升级,我们所调阅的会计档案会有下述两种情况:(1)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号一致,此时只需将您所需调阅的档案通过电算化软件系统中的档案调阅(或数据恢复)功能进行调阅即可;(2)所调阅的会计档案的版本号与当前会计电算化系统版本号不一致,此时您只需在另外一台电脑上安装与此档案相对应版本的电算化系统,然后再进行调阅。
5、提高财务档案管理人员的信息化素质
财务档案管理信息化是不断完善、优化的过程,始终要依赖于档案人员素质的提高。建设一支高素质的财务档案干部队伍,是财务档案管理信息化的重要基础。财务部门要补充具有计算机、通信、微电子等学历背景的技术人员,逐步改变现有业务人员队伍专业结构单一的情况,满足信息化建设工作的需要;加强财务档案人员的继续教育,以分层次、分阶段和根据业务需要进行培训为原则,着重加强财务档案管理人员的信息化技术培训及应用新技术、新设备、新方法的培训,提高其掌握和运用信息技术和信息手段的意识和技能。建立合理的财务档案管理人员的效绩考核评价规定,对财务档案管理信息化能力强、成绩好的单位和个人要及时进行表彰,激励大家学信息化、用信息化。此外,还要对计算机信息化技术人员进行一定的档案工作、财务管理工作知识和技能的介绍,使其了解财务档案工作的客观规律,更好地为财务档案管理信息化提供技术支持。
五、电算化会计档案应注意的问题
1、实行会计电算化之后,存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份
根据《账务系统管理制度》和《报表系统管理制度》的规定,账务数据和报表数据的备份由数据管理员建立。备份次数每月不得少于一次;备份的软盘与档案管理员办理存档手续;用做备份的软盘必须妥善保管;备份软盘应贴上保护标签并用印章或封条签封;备份软盘应装在保护封条和包装盒内,存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所,并定期进行转贮;双备份下的两套备份软盘应存放在不同的地点保管。
2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患
会计电算化系统数据执行主体是计算机。计算机系统由硬件和软件构成。由于硬件系统存在物理易损性,一旦硬件系统出现故障或因停电等其他非人为原因,将导致数据不能被处理,会计工作不能进行。数据处理的准确、高效主要依赖于财务软件的质量和性能。一旦软件质量出现问题将会影响到数据处理的准确和速度。一旦程序中出现严重的病毒,将会严重危害系统的安全,若不能及时排除病毒很有可能扩大损失。会计数据主要保存在计算机的磁盘或者外在软盘、光盘中,一旦磁介质由于受热、受潮、折损等原因出现损坏,保存的会计数据将会丢失,如果没有相关备份的话,将给会计电算化系统造成严重的损失,严重影响到企业的会计工作。磁性介质以磁信号存储信息,如果数据被人恶意修改不会留下任何痕迹。所以我们还应对整个计算机系统的安全性、稳定性做一定的工作,如计算机病毒的防范。
3、电算会计档案必要有专人管理
会计电算化系统的实施主体是“人”,但无论软件质量如何优良,规章制度如何完善,作为电算化会计系统实施主体的“人”不能发挥作用,有制度而不去执行,甚至恶意地修改软件程序,修改数据库中的数据,非法取得口令,都是不行的。因此,企业管理者应当重视对档案工作人员的选用与培养,增强档案工作人员的职业道德水准和业务水平,达到电算会计档案管理系统的主体诚信。这就要求会计电算化系统在处理业务时所产生的各种账簿、报表、凭证均应由专人管理,并制定相应的管理制度。
4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护
网络安全性的指标主要包括数据保密、访问控制、身份识别等。采用密码管理和登陆制度控制网上财务数据的读取;起用防火墙,隔离会计电算化系统与外部访问区之间的联系,限制外界透过防火墙对会计信息系统数据库进行非法访问;采用数据加密、回响检查等技术手段进行网络管理以防止由于遮荫问题、设备故障导致数据丢失以及不法分子非法拦截盗用财务数据信息等安全隐患,保障会计电算化系统网络环境的安全运行。
财务档案管理论文篇2
关键词：信息化环境；财务会计；档案管理；创新
可以说，信息化飞速发展的同时，也使得我国档案信息取得了翻天地覆的变化，在单位机构中的重要作用越来越凸显。在受到信息化环境的影响，单位财务会计档案管理更是面临的新的机遇和挑战。因此，如何才能在信息化环境下，进一步实现本单位财务会计档案管理的创新呢？这一问题也成为了各大单位结构十分关注的焦点内容。为此，本文重点对信息化环境下单位财务会计档案管理的创新进行了深入的探讨分析，从而总结出以下相关结论，以供参考交流。
1 信息化环境给财务会计档案管理带来的机遇和挑战
目前，人们已经逐渐迈入信息化时代中，再加之网络化技术的迅猛发展，信息化技术也在单位财务会计档案管理中得到了十分广泛的应用。尽管我国大部分单位机构都开始意识到会计档案管理信息化建设的重要性，而在实际工作过程中，仍旧遇到了很多的难题，这也就给我国信息化环境下的单位财务会计档案管理带来良好机遇的同时，也面临了巨大的挑战。一方面来说，信息化的飞速发展，使得社会越来越清楚的认知到档案管理，同样也为档案信息化提供了良好的发展空间。另一方面则是由于现行的法律法规体系不完善，再加之基础设施不齐全，导致大量高素质人才流失，致使财务会计档案管理工作中信息化建设无法顺利开展。由此，我们可以看出，当前单位机构首要解决的问题就是会计档案管理中机遇和挑战并存的问题。
2 财务会计档案信息化管理创新的内容
2.1 会计凭证、账簿、报表等档案的电子化建设
电子化作为信息化财务会计档案管理中至关重要的组成部分，其主要工作都是围绕着电子化基础所开展的。相比于传统财务会计档案管理模式来说，现代电子化建设的财务会计档案管理具备了十分明显的于是，不仅能够对档案进行复制，同时还能够及时发现其中存在的错误，加以修改。并且电子档案最大的优点是拥有多种储存形式，方便人们保存。其次，通过利用先进的办公自动化软件，对档案数据进行全面的统计、计算与分析，简化传统繁琐的人工办公程序，进一步提高财务会计档案管理工作效率。目前，我国会计档案已经由传统纸质载体向着电子化载体发生着转变。
2.2 财务会计档案存储调用的网络化建设
在信息化环境下单位财务会计档案管理的创新过程中，加强对财务会计档案的网络化建设是十分有必要的，更是一项重点工作内容。简单来说，通过实现网络之间的联网，促使档案资源更加方便调用和储存。这样不仅能够有效提高档案资源利用率，同时还可以减轻相关工作人员繁重的工作任务量。其次，在对财务会计档案管理进行网络化建设时，需要充分考虑到档案信息远程搜索、获取等方面的问题，以免发生不必要的麻烦，造成资源的浪费。
2.3 专业会计档案信息化管理团队的建设
人才作为财务会计档案管理信息化建设中的主体，只有具备了优秀的人才队伍，才可以确保财务会计档案管理工作的有效实施。因此，人才队伍建设作为单位机构中的核心部分，更应该受到高度重视，并通过采取多样的信息化技术手段，建立起本单位中的信息管理系统，同时加强对高素质信息化管理队伍的建设。
3 财务会计档案信息化管理策略分析
随着科技的发展，财务会计档案管理中进行信息化建设也成为一个趋势，信息化在数据处理、数据储存方面的优势以及逐渐被大家所熟知。通过信息化建设的落实，不仅能够提高工作效率，还能方便财务管理。促进单位的长远发展。结合笔者工作实践，认为财务会计档案信息化管理中，可从若干角度出发进行加强，现简述如下：
3.1 加强对财务会计档案信息化管理的重视
想要有效发挥财务会计档案信息化管理自身的重要作用，单位机构领导者必须加快转变传统的思想观念，真正意识到财务会计档案管理创新的重要性，给予大力的支持与帮助。只有这样，才能有效推动财务会计档案信息化管理信息化建设的持续前进。并且，基于信息化的环境下，本单位领导者更要具备长远的发展眼光，加强建立完善的信息化管理系统，同时将更多先进的信息技术、网络技术等科学技术应用到实际的财务会计档案管理工作中，将这项工作当做本单位中的一个主要发展方向。此外，作为财务会计档案管理的工作人员，其自身也必须意识到信息化建设的必要性，不断提高自身综合业务水平，积极学习更多平新技术、新知识，促使财务会计档案信息化管理效能得以充分展现。
3.2 加强财务会计档案管理基础设施建设
虽然目前大部分单位都已经配备了网络和电脑，但这和财务会计档案管理基础设施不是同一个概念。相对于办公自动化的需求，档案管理信息化对基础设施的要求更高，有一定的安全、稳定、保密等需求。软硬件基础设施都是信息化建设中需要考虑的。具体来说，应该通过财务部门和档案部门人员的合作，综合财务管理角度和档案管理角度出发，提出设计思路。通过对各方面的需要的综合考虑制定方案，从而避免档案管理系统在系统运行过程中可能出现的问题，实现效率的提高。而财务软件的制定方面，一定要重点考虑安全保密问题，如可通过电子签单制度的实施，保障财务会计档案的安全。
3.3 加强财务会计档案信息化管理人才培养
财务会计档案信息化管理人才的培养是整个工程中的核心。离开了相关专业人才，任何建设都是无源之水无本之木。单位应当从人才引进、加强培训等方面出发，提高财务管理人员的信息化素质和信息操作水平。实际运营过程中，应该认识到信息化管理是一个不断完善和优化的过程，而这一过程的顺利运行，信息化档案人才是必不可少的关键。因此，实际工作过程中，单位应该培养有财务会计档案管理和计算机背景的技术人员，满足信息化建设工作的需要，为财务会计档案治理信息化提供技术支持。
结束语
综上所述，可以得知，在当前信息化环境影响下，信息化建设已经成为了单位机构财务会计档案管理的必然趋势。因此，作为新时期的单位结构，必须清楚认识到信息化技术以及网络技术等科学技术对本单位发展起到的关键作用，不断对传统财务会计档案管理体系进行改革与完善，尤其是对其中存在的问题进行重点研究分析，从而采取相关有效的改善措施，高度重视对财务会计档案管理的创新，从而进一步提高我国单位财务会计档案管理水平。
参考文献
[1]靖广华.试论档案信息化和数字化建设[J].经济师，2010（1）.
财务档案管理论文篇3
【关键词】 新时期；高校；财务档案；信息化；建设；思考
一、高等学校财务档案信息化建设势在必行
《全国档案事业发展“十一五”规划》明确将档案信息化建设作为一项战略性任务。作为诞生“科技生产力”的摇篮、传播先进文化主要阵地的高等学校，尽管在档案信息化工作中取得了一定的成绩，但与《规划》要求尚有很大距离，“随着信息技术与网络技术的发展及在高校管理中的应用，高校电子文件呈现出无序性、易逝性、更新快等特点。”这就要求高校档案管理人员要深入研究高校档案信息化建设中遇到的一些实际问题，找出切实可行的解决办法。高校财务档案是高校档案管理中的重要组成部分，高校财务档案的信息化进程对整个高校档案信息化建设有着举足轻重的作用。全面实现档案管理信息化，是高校财务档案管理适应现代化与社会发展的必然要求，也是提升财务档案服务水平的必然要求。高校财务档案的含义是在高校教学工作、科研工作、教学管理和学校的发展建设中，学校各级部门和其下属单位形成的有着保存价值的各项财务收入与支出的资料。通过使用信息化的设备、手段和财务档案管理人员的努力，现在高校财务档案管理已基本实现了利用计算机进行处理和存储，实现了财务档案的电子化，不但实现了高速的信息传递，也提高了档案使用和管理的效率。但因种种主客观因素，高校财务档案信息化建设并非一帆风顺。面对当前我国高等学校财务档案信息化建设中存在的问题，我们应从加强组织领导，做好基础数据的挖掘、整理和采集，提高档案使用效率，建立健全高校财务管理制度，加强财务档案管理辅助决策系统建设，提升财务档案管理人员的信息化素质等方面来完善财务档案信息化建设。
二、阻碍高等学校财务档案信息化进程的主要因素
（一）高等学校财务档案信息化建设没有得到足够重视
由于思想观念等因素的影响，部分高等学校负责人没有真正从思想上认识到财务档案信息化工作的重要性，领导信息化意识不强，势必影响到高校财务档案信息化建设的进度、深度和力度。一些领导对科学管理观念的理念与意识的薄弱，导致在资金、人才、设施等方面的支持力度不够，使高等学校财务档案信息化这项工作得不到应有的保障，从某种意义上来讲，一定程度上消弱了这项工作的有力进展。
（二）高等学校财务档案信息化标准不规范
高校财务档案信息化概念的提出虽然已经十几年了，一些相关主管部门尽管也曾零敲碎打地制订了并不系统的规章制度，但档案信息化建设毕竟是一个新兴事物，人们对旧的理念和观念已经有了很深的根基，因而在实际工作中，财务档案信息化的理论并没有与实践有机结合。几乎所有的高等学校财务信息化工作都是从一张白纸开始的，缺乏可以照搬的经验和标准范例，使得高等学校的财务人员产生畏难情绪，一定程度上阻碍了这项工作的有力推进。
（三）高等学校财务档案管理人员缺乏相应知识
毋庸置疑，经过漫长的变革与发展，高等学校财务管理人员的素质已经有了很大改观，在学历、职称等方面已经基本符合岗位要求。但是，长期以来所形成的工作惯性，使得他们在业务上仅仅重视财会理论与实践的学习与研究，而对档案业务特别是档案信息化这项工作的重视程度没有提升到一定的高度。导致一些财会从业人员观念陈旧，对高校财务档案信息化工作认识简单化、随意化、粗放化。另外，因为职责不清，相关部门对高校财务人员缺乏培训和指导，对高校财务人员档案信息化管理人才的培养显得滞后。因为学科交叉的客观因素，既熟悉财务和档案，又能将纸质档案进行数字化、信息化处理的复合型人才更加匮乏。
（四）高等学校财务档案信息化建设目标模糊
高等学校财务档案信息化建设看似简单，似乎仅仅是财务管理部门自己的事情，顶多把档案管理部门牵涉进来。有些学校财务档案信息化的管理缺乏学校***和行***的统一领导，学校各***群机构和管理部门以及院系在财务档案信息化进程中没有尽到应尽义务，配合工作不到位，行动上拖拖拉拉，甚至于上至***书记、校长，下至师生员工对财务档案信息化建设的目标非常模糊。
三、高等学校财务档案信息化构建策略
（一）建立健全高校财务档案信息化管理制度
要站在科学发展观的高度，建立健全高校财务档案信息化管理制度。俗话说，“没有规矩，不成方圆”，“安全保障，制度先行”。要以财务管理部门和档案管理部门为主，相关部门与单位积极参与，通过积极探索，真正做到理论结合实际，从实践中来，到实践中去，制订一系列切实可行的高校财务档案信息化管理制度。比如对数据库系统的监控制度、重要数据备份制度、内网与外网要实现物理隔离制度等等。类似的如国家档案局《电子文件归档与电子档案管理办法》中“至少一式两套，一套封存，一套供查阅使用”的要求等等。
（二）切实完善现代化的基础设施建设
档案信息化过程中，基础设施建设是重中之重，它决定了档案信息化建设的成败与水平。我们所谓的基础设施包括计算机、存储器、操作系统、路由器、交换机、服务器、数据库管理系统、安全系统等。档案信息化基础设施建设包含硬件平台建设与网络平台建设，信息化建设的基础在于网络建设，而成功的关键在于软件建设。这里的软件指系统软件和应用软件。系统软件是用计算机本身的逻辑功能，来方便使用者管理和使用计算机系统中各项资源的程序，它包括计算机监控管理程序、语言翻译程序、调试程序、数据库管理程序、存储与安全管理程序、操作系统等。而应用软件是指能够方便使用者解决具体应用问题的程序，它包括电子文件管理系统软件、档案信息管理软件等。在档案信息化基础设施建设中，应在硬件建设与软件建设之间形成平衡，特别是设计和开发应用软件时，要力求完美，做到精益求精。只有完善基础设施建设，才能使档案信息化工作健康、稳步、高效地向前推进。
（三）进一步做好档案网站的建设
建设档案网站是实现档案信息化的重要一步，也是高校档案面向社会、共享信息的重要渠道。在建设档案网站时，要注意突出档案网站的专业职能。第一，完善服务功能。档案网站应设计专项服务，便于社会公众查询档案信息，使相关用户能够利用便捷的网络查询档案信息，并在网络上实现档案信息的***与传输。第二，突出宣传功能。档案网站要着力宣传档案工作、档案机构的职业形象，扩大档案工作的社会影响力，提高群众对档案工作的认识，推动档案事业不断向前发展。第三，加强交流功能。档案网站要设计用户专区，拉近档案机构与群众的距离，及时收集了解群众对档案信息的需求，有针对性地提高档案服务水平和档案管理能力。
（四）加强财务档案管理辅助决策系统建设
采集财务档案信息并建立网络传输渠道，最终是要让各级领导、管理部门、财务人员来进行具体运用。由于信息多，对保障提出的要求也高，仅靠传统的经验来管理效率较低，必须形成一个以先进的且较高智能化的辅助决策系统。这种决策系统以计算机科学、行为科学、管理科学、控制论为理论基础，以经济数学、人工智能技术、计算机技术为手段，对档案管理中遇到的问题提出多种解决方案，并提供各种方案的对比分析与优化建议，把定性分析与定量分析有机结合在一起，让财务保障的决策水平和质量得到有效提高，为高校繁重的档案管理工作提供有力保障。
（五）强化财务档案人员的继续教育工作
根据业务需求，本着分阶段、分层次的原则，特别是对财务档案管理人员的信息化技术培训和使用新设备、新技术、新方法的培训更要重点加强，以提高财务档案人员运用信息技术和信息手段的意识和能力。首先，要注重培养更加专业的信息研究与分析、网络建设与维护、信息处理、数字化加工与管理、数据库维护、信息服务等方面的高层次人才。其次，随着信息技术的日新月异，档案工作中新的问题、新的技术不断出现，这些都要求档案工作人员要不断补充与更新自身的专业知识，完善自己的知识体系。另外，要针对财务档案管理人员的工作特点制定相关的绩效考核评价标准，及时表彰在财务档案信息化建设工作中表现突出的单位和个人。同时，还要为专职提供计算机、网络、信息化技术支持的工作人员进行档案工作、财务工作的知识和技术的基本培训，帮助他们了解、掌握财务档案工作的基本规律和常识，以便更好地为财务档案信息化建设中提供更加有效的技术支持。
（六）在信息化建设进程中做好技术防范
信息化建设中涉及的新技术如同双刃剑，既支撑了信息化的应用和发展，也带来了不少难解决的问题。档案的最大特点之一就是其保密性，高校财会档案也无法超越这个范畴，所以，在高校财务档案信息化进程中，做好技术防范是重中之重的头等大事。在网络运行中，要加强措施，运用有效手段和技术，防范各类计算机病毒、网上黑客等不良因素的干扰和破坏。档案信息化进程中，各类新技术、新手段更新变化比较快，运用这些新技术和新手法，使工作进度加快，既方便又快捷。但同时，也面临着使用者对信息的归宿关心不够等问题，导致信息化过程中造成电子文档或者电子文件丢失现象，为高校财务工作者带来不必要的麻烦，甚至严重的，还会给高等学校自身带来一定的经济损失。
建立档案的目的在于利用，实现高校财务档案管理信息化可以让财务档案得到充分有效的利用。将高等学校原来存放的纸质档案通过信息化、数字化的转换，录入至数字档案的数据库，既增强了高等学校财务档案信息的完整性和安全性，又有效降低了财务和档案等相关管理人员的劳动强度。另外，可以向对应群体提供远程公共目录查询、光盘远程检索等有效的服务，还可以利用电子邮件等对财务档案信息的咨询服务。档案信息化水平的高低，是衡量高等学校档案管理是否迈上现代化管理快车道的一个重要标准。高等学校财务档案信息化工作，是高等学校档案管理信息化工作的重要组成部分。在高等学校负责人及全体师生的共同努力下，高校财务管理部门和档案管理部门要充分发挥自身优势，把高校财务档案信息化建设工作打造成为高校档案信息化建设中的一个亮点，在实际工作中，积极探索出一条“收集渠道畅通、运转协调、结构合理、管理科学、服务高效”的档案管理服务模式，努力为高等教育事业的发展提供优质高效的服务。
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财务档案管理论文篇4
一、树立档案意识，建立完善制度，努力收集好档案材料
档案管理人员在把握收集工作的范围和途径的基础上，还必须针对工作的实际情况，与学校各部门经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少档案材料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围，还促进了收集工作的开展。只有做好案卷的收集工作，才能为提高案卷的质量打下良好的基础。
档案工作肩负着维护***和国家历史真实面貌的重任，因此，需要档案工作者热爱档案事业，具有敬业爱岗、无私奉献、存实求真的高尚情操，努力在平凡岗位上做出不平凡的成绩。
1.加强档案宣传工作。我国的公民档案意识比较薄弱，薄弱的意识制约着档案工作的开展。所以要引导、宣传档案工作的重要性，加强人们对档案信息资源的认识。如利用档案制作***文展览，符合学校干部职工的文化心愿，在培养廉洁奉公、树立文明形象等方面起到春风化雨、润物无声的作用；利用局域网，建立库藏主页，处理好开放与保密的关系，提供档案信息服务；把档案作为一项推动财***文化、学校文化、廉***文化建设的创新工程，引导干部职工树立有为才有位的意识。要让人们感受到档案信息资源带来的便利，以此取得理想的社会效益和经济效果。
2.要结合本校的具体情况，档案材料的形成规律，建立一个纵横交织的管理网络体系，协调校长室、办公室、采编科、管理科、培训科、编辑部等部门做到从上而下，左右协作的档案传递网络，做好档案收集的基础工作。档案材料收集的基本要求是：主动及时、全面准确、保质保量、安全保密、关心期限。档案管理人员在把握收集工作的范围和途径的基础上，还必须针对工作的实际情况，与各部门经常联系，加强对平时收集工作的检查和指导工作，做到随时收集和定期收集相结合，尽可能防止和减少档案材料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围，还促进了收集工作的开展。只有做好案卷的收集工作，才能为提高案卷的质量打下良好的基础。
3.做好文件收集工作。日常的文件收集看似简单、技术含量不高，但要收集得齐全完整，就需要档案管理工作者懂得挖的技巧。要树立依规行事，应收尽收的意识，制定归档范围，始终把归档文件作为档案工作的出发点和落脚点。收集得完整与否影响着档案价值，不该归档的文件不接收，力争文件材料不庞杂，同一问题的文件材料要弄清来龙去脉，保持内在联系，有效提高归档文件材料的归档率和完整率。
4.优化档案服务手段。方便财***、学校干部职工利用档案是本校档案部门突破自身价值的动力，确保档案安全保密是档案工作人员第一要责。服务手段要多样化，既活用巧用，又要把握好原则性，彰显档案材料效能。工作过程中，要分清主次，重点为本校领导决策做好服务。首先是为科室协调做好服务，其次是为干部职工需要做好服务，使档案服务达到优化。要配合本校的工作，以声像、宣传片、纸质、电子版等不同形式的记录载体，探索开发利用的新途径和新方法，让档案材料发挥实际效用，形成充满活力的档案发展新局面。
二、熟悉财***基层培训知识，掌握档案管理工作的技术
在其位，谋其事，作为档案工作者应该优化服务，提高效能，掌握各门类档案的分类、整理要旨，掌握计算机基本技能，熟悉文书档案的基本内容，更好地开展档案的整理、查阅、利用。
1.熟悉财***、会计、档案专业知识。省会计函授学校（财***干教中心）档案主要是会计档案和文书档案，记录***府配置财***、学校资源，体现公共财***取之于民、用之于民的本质特征。作为档案工作者应具有一定的会计、财***理论和档案专业知识，才能合理分类整理各门类档案、及时为查档者找到所需的档案，实现档案的有效价值。要树立管理与服务并重的档案工作新理念，始终把提高自身素质作为档案服务的根本方向，为全力打造阳光财***发挥应有的作用。
2掌握文件归档方法。整理归档文件应根据档案工作有关要求，坚持以我为主、保持历史联系的归档原则，统筹兼顾财***、会计特点，进行分类、整理、编号、归档。各类档案的归档要严格做到分类科学，组卷合理，排列有序，保管期限划分合理，做到归档案卷美观、检索利用便捷。
3.健全档案检索工具。检索工具好比人的一双眼睛，遇到查阅档案时通过检索工具快捷地调出来，所以编制检索目录时应考虑周到、细化、便于查找利用。此外根据财***基层培训工作特点，要找准与利用的对接点，围绕学校热点来选題，力求出精品，避免浪费人力和物力。在编制专题目录时，要注意有效维护全宗内的专题检索工具的完整性，比如今年报送***2015年研究课题报告财***基层培训工作方式方法创新理论研究专题检索目录，可能涉及或分散在全宗内各门类、各个案卷的档案。编制时应不受案卷、保管期限的限制，应把同一主题内容所涉及的目录统一起来，分项目设置专题检索工具，为提供完整的档案查阅省时省力，降低漏检率与误检率。
三、与时俱进，实现档案管理现代化
档案数量越来越大，档案材料的种类越来越多。因此，只有实现档案管理现代化，才能有效地解决新形势下出现的新问题。
1.加强管理意识。档案管理是一门专业性很强的工作，要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此，档案管理工作者要拓宽知识层面，提高综合素质，才能做好新时期的档案管理工作。
2.掌握现代化管理技能，提高综合素质。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求，也是档案管理发展的必然方向。所以，档案管理工作者要结合自己的岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握，努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。
3.利用现代化技术，整理档案。利用计算机等现代化手段整理档案，可以收到事半功倍的效果。利用计算机将以前手动检索查阅名录的方式改变为计算机检索查阅，大大减少了查找名录的时间，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又发挥计算机的管理优势，减少了手工操作，提高了工作效率，更好地服务于财***、学校工作。
四、勤奋学习，努力工作，养成良好的习惯
水之积也不厚，则其负大舟也无力。档案工作者要加强职业道德建设，有针对性地选择能提高自己专业知识的书本学习，虚心向对本职工作有提升的人员学习，利用网络有选择地学习，熟练掌握计算机等现代化工具，使学习学到点，工作干到位，真正学以致用、学有所用。
1.勤奋学习善于思考。档案工作人员在分门类整理文件材料时，是新知识、新技术的实践，也是理论与实践、历史与现实的统一过程。在判断它是否属于归档范围，划分保管期限、属于哪一类时，要善于从文件材料中分析、梳理文件精神，掌握方针***策、工作要点，做到心中有数、在收集过程中提升自己的知识水平，提高工作的系统性和预见性。
2.谋其事要有道。他山之石可以攻玉，要学会向身边的领导、同事学习，博采众长，从中感悟出适合自己的思路、方法，少走弯路，提高工作效率，真正把学习作为突破自身效能的根本途径。
3.探究分析编纂技巧。档案编纂是档案材料运用和档案管理走向科学化的标志。随着山西财***实力逐年增长，财***干部已不满足于简单档案信息查询数据，更多地关注较有深度的财***、会计档案文献，关注财***、会计***策的变迁，给档案编篆带来了新的挑战，使档案工作人员担负起了历史的责任。作为档案工作者，应探析编纂写作技巧、规律、特点，把静态的档案转变为有利用价值的动态财***文化、学校文化。
五、勇于创新工作思维，提高档案的利用率
利用计算机技术和相应的设备，将各种传统介质的档案信息，通过计算机技术转换为数字化的、可以被计算机识别的数字信息，组织加工整合成各种数据库形式进行存储，然后通过网络和信息系统提供快捷方便的档案信息服务，从而提高档案的利用效率和财***基层培训工作的效率。
档案管理工作者要努力练好基本功，熟悉业务，当好活字典。档案管理工作者要把熟悉家底当成自己的天职。建立健全档案管理制度，配置适宜档案保存的设施，利用先进技术设备和现代化管理手段，按照国家的有关规定整理、保管档案，防止档案的破损、褪色、霉变和散失，确保档案的完整和安全，并对重要的和珍贵的档案采取特殊的保护措施。具体来讲要做到四点：一是不坏即档案保管的完好无损，不因各种因素使档案损坏、有破损的档案及时修复；二是不丢即不因工作疏忽而使档案遗失或被盗，保证档案实体和内容均安全；三是不乱即保证档案保管工作有条不紊、排架整齐规范、有章可循、有目可查；四是不散即保证档案管理相对集中，要便于档案管理与查找利用。
财务档案管理论文篇5
关键词：财务会计档案管理；信息化；创新
引言
近年来，信息化发展给单位财务会计档案的日常管理带来十分重要的帮助，以此同时，信息化时代的到来也给档案管理带来了新的机遇和挑战。在信息化高速发展的环境下，如何满足单位、工作需求，并提供科学、有效的档案管理尤为重要。因此，本文作者通过结合自身工作经验，对信息化环境下单位财务会计档案管理的创新问题进行探究。
1信息化环境给财务会计档案管理带来的机遇和挑战
随着信息化的高速发展，信息化正逐渐渗透财务管理的各个方面。目前我国的单位财务会计档案管理信息化建设逐渐完善，但仍有一些问题存在。因此，信息化环境下的财务会计档案管理，机遇与挑战并存。一方面，信息化的高速发展，有效的带动了电子***务、电子公务等基础建设的推进。另一方面，在实际工作中，乡镇的某些地方基础设施不完善、制定的法律法规不健全等问题都严重的阻碍了信息化的面开展[1]。
2财务会计档案信息化管理创新的内容
2.1会计凭证、账簿、报表等档案的电子化建设
财务会计档案管理信息化的工作内容主要体现在电子化，相对应的其他工作内容也是围绕着电子化为核心展开。与传统方法采用的纸质档案相比，会计档案的电子化建设有如下几点优势：①电子档案易于修改粘贴复制，同时易于传递、发现错误；②电子化档案有多种存储方式，便于保存打印，另外，电子档案中的数据易于计算和分享，从而提高工作效率以及工作质量。总体来说，各项会计核算的专业资料正逐渐从纸质档过渡到数字化载体的过程[2]。
2.1财务会计档案存储调用的网络化建设
财务会计档案进行网络化建设是管理创新工作中最为重要的内容之一。具体工作内容是通过联网来加强以及提高档案的存储能力，方便档案之间的调动。通过建设财务会计档案网络管理，提高档案管理人员的工作效率。实现档案管理的远程检索等功能，对公司配置资源进行合理的配置，提高其单位的工作效率[3]。
2.3专业会计档案信息化管理团队的建设
在财务会计档案的管理中，人才队伍的建设具有十分重要的意义。信息化管理，硬件配置是基础，但归根结底，仍需要有人去管理、操控。因此，要建立一个信息化、科学化、高效率的办公团队，团队的领导与员工各司其职，充分发挥自己的特长和优势，实现团队的全面职业化。
2.4纸质档案与数字档案二者相辅相成
在信息化背景下，并不是意味着纸质档案的淘汰。二者其实在工作中可以相辅相成，使单位的财务会计档案的管理能够有更好的模式。具体来说，有的具有代表意义的档案是以手写的方式留下来的，工作人员需要将其进行信息化录入，记载于数字档案中，但是这份纸质档案应该加以合理保管，使得在进行档案查阅时能更加便捷。
3财务会计档案信息化管理策略分析
3.1财务会计档案管理策略部署、预期效果
通过加强对财务会计档案的信息化管理，可有效运行财务会计档案信息化的工作。单位负责人以及管理人员是财务会计档案管理信息化的决策者和推进者。因此，加强单位负责人和管理人员的信息化意识至关重要。单位负责人应统筹兼备，充分认识到信息技术和网络科技在财务会计档案管理中的重要地位。并给予充分的人力、物力、财力支持，将财务会计档案管理信息化作为单位发展的重要内容之一，努力实现信息程度最大化。最后，管理人员也应具备信息化建设管理能力，努力提高自身水平，单位内部上下齐心，努力打造信息化环境下单位财务会计档案管理的创新模式[4]。
3.2加强财务会计档案管理基础设施建设
由于财务会计档案特殊性要求，办公自动化软件的配置需求相对较低，而档案管理信息化建设的基础设施相对较高，单位仍需要进一步提升硬件配置。档案管理信息化基础设施建设应达到安全、稳定、保密三个方面[6-7]。因此，软硬件基础设施在信息化建设中至关重要。另外，在财务软件方面，应与有关设计单位签署保密协议，着重是为了考虑安全、保密方面的问题。
3.3加强创新性方法的建设
运用目标管理体系的方法，单位财务会计管理部门制定出相关的目标，使每位财务人员能够在大目标的背景下制定自己的小目标，单位也能开始新目标的管理循环。这样的管理模式是具备较高的可行性的，管理部门将目标和要求在信息化的平台下进行细致的量化，此基础上分配个人的份额，让工作更加规范和健全，并以信息化的方法进行考核，结合大数据将个人的工作生成一份考核和份额占比表，明确个人的工作状态，单位能够从中看出自身规划目标以及未来发展趋势，这对于单位的财务工作是具有极大的促进作用，对单位的整体发展也能做到指明方向的作用。
4小结
随着信息化的高速发展，财务会计档案管理也将逐渐成为信息化建设中的新型方向，利用信息化进行大数据处理、数据存储的功能正逐渐被大家认识。通过加强各有关部门人员的信息化意识，落实好信息化建设流程，不仅能够提高工作效率，同时也利于财务管理[8-10]。综上所述，在今后的工作中，应努力综合各个方面的资源，统筹兼备，加强财务会计档案信息化管理建设，提高工作效率和工作质量，促进单位往更好的方向发展。
参考文献
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财务档案管理论文篇6
[关键词]事业单位；财务管理；档案；信息化
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.148
[中***分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）12-0-01
档案，是一种记载事物的载体。简单来说，就是在社会生产生活中所形成的一些具有保存价值的材料。一言以蔽之，就是一种历史记录。中国历史上存在很多档案，比如现存的历史价值极高的文献资料等。目前，也有很多档案是以磁带、光盘、录像或视频的形式存在的。
1 财务档案管理的信息化内涵
随着科技的发展与进步，我国目前的财务档案管理也进入了信息化时代。所谓信息化，是指财务档案的整理、收集、分类、统计、保存、管理及应用等一系列程序都通过现行的高科技控制与实施。这在目前来说，已经非常普及。在我国其他的社会行业内，信息化管理早已成为屡见不鲜的事实。尽管在财务档案的管理中，信息化的实施发挥了相当重要的作用，但是目前，财务档案信息化仍然存在一系列问题，亟需引起相关部门与事业单位的重视并提出合理的、科学的解决方案。
2 信息化背景下加强事业单位财务档案管理的方式
2.1 建立完善的财务档案管理制度
2.1.1 建立档案管理制度
如果档案管理工作不能规划化、统一化、标准化，就会影响其深层次的展开。因此，科学化的管理对财务档案信息化管理有非常重要的作用，财务事业单位要建立完善的管理制度体系，建立各项管理工作的规章制度。比如，运用先进的科学技术，建立电子文件的归档制度及科学合理的流程审批制度。同时，对档案的归档要根据其自身的价值进行界定再归档。
2.1.2 建立赏罚制度
事业单位要根据工作人员的绩效进行考核。要在事业单位内部建立相应的赏罚制度。对工作认真、没有操作失误的工作人员，应给予一定的鼓励与表扬。而对那些工作态度不认真，因严重的操作失误而造成事业单位经济效益损失甚至是人员伤亡的，除了应负的法律责任外，事业单位也要对其进行批评教育，以儆效尤。
2.2 培训人才队伍
目前，我国部分档案管理工作人员自身素质不高、知识层次不高并缺乏相应的专业技能水平，这严重制约我国财务档案信息化管理的进一步发展。因此，事业单位要加强对在职人才队伍的培训，提高他们的专业水平与自身素质。事业单位可采取聘请专业教师，在事业单位内部举行相关专题讲座的方式来提高相关工作人员的水平。除此之外，财务事业单位也应开展对在职工作人员的实习培训，充分利用各种积极有效的教学资源，加强对工作人员的培训与锻炼。
2.3 加强设备更新
2.3.1 加大对信息技术设备的投资
事业单位的财务管理无论在哪个环节，都离不开先进技术设备的支持。如果没有先进的设备，事业单位就不能正常进行。因此，为实现财务档案信息化管理，事业单位应加大对设备采购的资金支持，增加采购设备资金在全体事业单位外向投资中的比例。
2.3.2 加强采购部门与采购人员对信息设备的认知
采购人员对需要购买的设备不熟悉，可能会影响购买到的信息化设备的质量。因此，在购买财务档案管理所需的信息化设备时，需要采购部门在采购之前就做好充足准备，极度熟悉其所要所选购的设备。相关部门也应引起重视，加强对采购部门的相关教育培训。
2.4 加强管理人员的安全技术及安全意识
对事业单位财务档案的管理，除了要规范管理制度、更新设备技术，还要加强对档案管理人员安全管理意识的宣传。
信息技术的发展，促进事业单位使用多媒体技术办公，。可通过对员工进行灌输教育、导入培训、广而告知等方式，使企业形成浓厚的舆论氛围。部分企业员工目前普遍存在侥幸心理、自负心理、投机心理、浮躁心理及***心理等消极因素，要及时排解并消除。事业要加强安全管理意识的宣传，使员工在参与中潜移默化地接受新的安全价值观，并指导自己的实践行动。
2.5 管理者要重视信息技术的管理与系统安全
信息化时代的发展，使我们社会生活的方方面面都充斥着信息技术。随着我们对信息技术的使用频率越来越高，信赖程度越来越强，计算机网络安全问题也频繁发生。就目前来看，计算机网络安全存在很多隐患。主要是因为计算机网络系统本身存在诸多不安全因素及一些人为的、有意的网络攻击。因此，要树立计算机网络安全意识，时刻保持警惕性，并保持忧患意识。事业单位的档案管理主要保存在计算机的数据库中，因此，管理人员要重视信息技术的管理与系统安全，避免因信息系统问题而影响档案的保存。
3 结 语
当前，信息技术不断发展，多媒体时代已经到来，这使得事业单位中的档案管理也变得简便化。财务事业单位的档案管理工作也需要适应信息化技术的发展，及时作出改善。档案信息化的产生是对我国传统的档案管理模式的一次重要变革，我们要客观分析当前财务档案管理工作中的状况，找出影响财务档案管理的信息化实施的重要因素，并采取相应的解决措施有效改善，为我国财务事业单位的进一步发展作出贡献。
主要参考文献
财务档案管理论文篇7
【关键词】会计；财务档案；管理
会计档案是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。它在为单位经济和国家经济建设服务等方面发挥着积极的作用。会计档案是在会计活动中形成的、反映经济业务的历史记录，是反映各单位的经济活动的原始凭证和依据。会计档案包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计专业材料。随着社会主义市场经济的发展和档案管理工作的加强，会计档案管理工作正在逐步走向规范化、标准化。
一、财务档案管理方存在各方面的问题
随着社会的发展和科技的进步，档案管理越来越得到各部门的重视，而财务档案管理方面却相对较差，存在各方面的问题，现归纳以下几点：
1.财务档案管理意识淡薄
财务档案工作是保存历史、服务现实，承上启下的一项重要工作，但在当前各单位财务工作人手少、工作繁杂、档案管理经费又较为紧张的形势下，对财务档案工作的重要性认识不足、重视不够，存在应付思想。档案资料的收集、整理往往被忽视，以致单位形成的一些重要合同及文件等资料散失、霉变；有的甚至将一些资料据为己有，在工作调动、岗位调整、离退休时一并带走。
2.财务档案没有专人负责
除一些大型企业设有专门的财务档案管理人员外，大部分企业机构缺乏对财务档案的重视和正确认识，对于财务档案的管理责任不明晰，该归档案部门管理还是财务部门管理不明确，出现了乱堆乱放的现象。归财务部门存放的，年久丢失损坏的较多；归档案部门存放的，分类不明确，没有按会计流程编号，查找费时费力。
3.会计档案内容不全、不规范
应归档的会计档案不但包括各种凭证、账簿、报表，还应包括纳税申报表及税务的其他材料，各种票据的领用使用登记簿，财务人员移交清单及交接登记簿，会计电算化磁盘拷贝及光盘，各种经济合同、资产评估报告，借款合同及抵押合同，验资报告、审计报告及各种内部审计报告等。而大部分单位只将凭证账表等归档，对于一些重要的应永久性保存的合同却不整理，以致多年后查无实据。
4.档案室的设施不完善
有的企业没有设专门的档案室，有的企业将财务档案与其他档案混放同柜，还有一些企业档案室条件差，以致有些档案潮湿、污损，也没有配备一些专用设备，国家规定的《档案法》中的防虫、防火、防湿、防盗、防尘、防霉、防光的“七防”要求相差甚远。
5.管理制度不健全
多数财务档案管理部门没有系统的规章制度，日常工作无章可循，基本上凭经验办事，可随便借阅，有些档案保管期限不明确。会计档案销毁也不及时，到期该销毁的不销毁，销毁过程有的也不规范。
二、做好会计档案管理工作的几点建议
1.强化档案管理意识
要提高财务档案管理水平，首先应从意识上着手，必须要让领导层意识到财务档案管理对于整个企业或者单位的重要性，让领导层深刻了解财务档案对整个企业经济活动和生产经营的重要影响，提高档案意识，能够将财务档案工作纳入到财务管理工作的议事日程上。
从事财务档案管理的人员也应强化档案管理意识，明白财务档案不仅是对企业提供信息保障，还是对财务工作的监督检查。不仅是维护正常经济、工作秩序的法定书证，也是储备会计工作经验、技术、智慧和教训的知识库。
2.财务档案管理由专人负责
对于一些小型企业可由一名财务人员专或兼职财务档案的管理工作，但出纳人员不得兼任此项工作。由财务人员做这项工作，能很好的把握财务档案工作中的细节，能按会计工作流程序时地将会计档案整理成册，不易造成编号混乱，利于查找。如企业档案不是很多，也可由财务人员将财务档案整理归档后，统一交由档案室分别归柜存放。
负责财务档案整理的人员除了熟悉财务的处理流程外，还应学习档案管理知识，参加上一些档案部门组织的业务培训，这样才能不断提高自身水平，将财务档案管理工作做得更好。
3.做好财务档案的分类，提高现代化管理水平
财务档案信息电子化是档案管理工作发展的必然趋势。科学划分财务档案手续，充分利用档案管理信息系统，按照档案分类标准，将档案划分为会计凭证、会计帐簿、财务报告、预决算管理、票据管理、资产管理、重要合同、其他财务会计资料等类，对整理好的所有档案资料进行分类录入。
只有在档案细分类的基础上，我们才能逐步建立财务档案数据库，并探索积极将电子文件归档管理和档案信息化资源数据库等档案信息化建设的重要内容主动纳入建设规划，探索利用统一的网络平台整合档案信息资源，最大限度实现信息资源共享的有效途径，实现财务档案数据化，网络化。
4.加强硬件设施建设
不断加大财务档案管理硬件投入，配备了专门的档案柜、计算机、灭火器、湿度计、干燥剂、档案凭证专用装订机、切纸机等专用设备，原则上应有专门的财务档案室，如企业规模小可统一归入一个档案室，档案室应由专人管理，外人不得入内，档案室内应通风好，保持干燥整洁，这样才能为财务档案规范化管理奠定坚实的基础，为提高财务档案管理水平的提高提供保障。
5.完善财务档案管理制度
依据《会计法》和《档案法》等法律法规，依法加强财务档案管理工作，首先要建立和完善财务档案管理的各项规章制度，将财务档案管理纳入到整个企业工作的整体规划中来，制定财务档案管理的工作目标，建立诸如《财务档案工作人员守则》、《财务档案查阅制度》等一系列规章制度，规范财务档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作环节，使财务档案工作真正做到有法可依、有章可循。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制定电子档案管理办法。
总之，加强会计档案管理工作是我们当前财务管理中急待改进和加强的重要工作，高度重视、积极行动，从基础工作做起，切实提高财务管理工作水平，加强和完善电算化会计档案管理，将成为各个企业在财务工作以及在整个企业经营管理工作中必须考虑的问题，财务档案管理的好坏将直接影响到企业的管理和效益。
参考文献：
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[2]会计档案管理办法.
[3]刘淑杰.如何加强财务档案管理信息化建设的几点思考[J].管理观察，2010（8）.
财务档案管理论文篇8
在电算化会计环境下，只需录入原始数据或通过外部系统转入机制凭证并在计算机财务软件的指导下进行会计分录处理；对凭证的制作、审核、汇总、登帐、确认均由计算机自动完成打印输出，借贷平衡等工作也由计算机自动完成，同时可以根据需要生成各种会计报表，提高了财务人员的工作效率，也避免了计算加总等工作出现的错误。在保存方式上，保存介质是“磁盘”，磁性介质。磁性介质的采用节约了数据的保存空问，也使数据存取方便，同时通过数据拷贝、转入等方法避免了手工记录中出现重复记录的现象。磁性介质的保存除了需要纸介质保存所需的部分工作外，还要进行防病毒、防磁化等工作。由于磁盘存在着物理易损性，需要对磁盘进行备份工作。
二、企业财务档案管理中的现状
企业财务档案管理的目的主要有两个。第一，是为了保证财务档案信息的安全和完整。第二，是为了能够更好地使用财务档案，为财务管理活动提供便利。根据当前的一些法律规定，除了一些经济监督部门有权调用财务档案之外，企业财务档案一般不得外借和查阅，如果说非要外借或查阅，则需要经过企业负责人批准，并按照管理规定办理相关手续，才能提供财务档案的查阅和复制。即便是企业内部人员查阅财务档案也要经过档案保管部门负责人的同意和批准，并办理相应的登记手续，涉及企业经营管理秘密的还要经过企业负责人的批准，且只能查阅，不能复制和外借，没有权限的管理人员是不能接触涉密财务档案的。但是很多企业在具体执行的过程中却没有这样严格要求，几乎所有的管理人员都能轻而易举的借阅到财务管理档案，给企业的财务管理和经营管理留下了很多安全隐患。而一些企业在财务档案管理上将财务档案与其它档案混合在一起管理，没有将财务档案进行专门的分类管理，在使用过程中查找财务档案比较麻烦，导致财务档案不能为企业经营管理和财务管理提供档案服务。
三、企业财务档案管理信息化问题的对策建议
1.提高认识，不断完善财务档案管理制度。企业财务档案管理中的问题，很大程度是企业的负责人和财务档案管理者缺乏对财务档案管理最基本的认识导致的。因此，在今后的发展过程中企业应该组织财务档案管理相关人员加强学习，提高对财务档案管理重要性的认识。企业要不断完善财务档案管理制度，制定完善的财务档案管理规定，结合企业自身的财务管理状况，健全和完善企业财务档案管理控制程序和业务操作规范，明确财务档案管理人员及其责任，以及违反财务档案管理制度的处罚，完善财务档案管理设施，突出程序规范及责任，为全面实施财务档案管理信息化制度创造良好的条件。
2.强化责任，大力提高财务档案管理制度的执行力。良好的财务档案管理制度只有真正贯彻落实到企业财务档案管理具体工作当中才能发挥其作用，才能体现出制度规范对财务管理工作及企业经营管理的价值。应该在制度中明确监督处罚的措施，定期检查财务档案管理有关人员的档案管理工作，要求档案管理人员必须严格按照法律的规定做好财务档案的立卷、归档、保管工作，所有的查阅、复制、销毁应该严格遵守企业的财务档案管理规定。
3.规范程序，严格执行财务档案安全管理和使用规定。在财务档案管理工作当中，企业既要保证财务档案信息的安全和完整，又要为企业经营和财务管理活动提供服务和支持。由于财务档案包含着企业经营管理的很多信息，一些信息涉及到企业经营管理中的商业秘密，从维护企业根本利益的角度来讲，除相关经济监督部门的检查和工作需要之外，一律不准外借，即便是相关经济监督部门的检查或工作需要，也要经过企业负责人的批准。
4.搞好数据挖掘和整理，建好数据库，并及时采集动态数据。档案信息的数字化是整档案管理信息化的基础，其他的一切工作都建立在此基础之上。实现档案管理的信息化，必须向数字化、信息化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地，是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。必须建立企业财务档案数据库，可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库，如按标准制度原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立，立即着手数据的录入，将本单位的财务档资料及时录入电脑。
5.搞好财务档案信息网络建设，提高档案使用效率。档案的最大价值在于利用，档案管理信息化的实现将为档案信息的充分利用提供广阔天地。建立完善的财务档案信息络，保证档案信息的完整性。同时也可以实行联机公共目录查询、光盘远程检索服务，也可以通过电子邮件或BBS等方式开展财务档案信息咨询。
6.搞好财务档案管理辅助决策系统建设。做到定量分析与定性分析相结合，科学管理使用档案财务档案信息，通过采集整理和网络传输，必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础，以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段，建立决策支持系统。最大限度地提高财务保障的决策水平。
财务档案管理论文篇9
关键词：会计档案，管理
1．绪论
1.1会计档案的概念
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。纳入会计档案管理的资料包括各种凭证、账簿、财务报告、存储会计数据和程序的介质以及其他会计资料。
1.2会计档案的内容
1.2.1 会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
1.2.2 会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
1.2.3 财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。论文参考。
1.2.4 其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。
2．会计档案的装订
2.1会计凭证的装订
经审核无误的汇总记账凭证或科目汇总表、记账凭证及所附原始凭证等会计凭证，应当按照编号顺序，折叠整齐，按期装订成册。装订会计凭证应当符合以下要求：
2.1.1 记账凭证汇总表及所附记账凭证、原始凭证装订为一册；不得将不同月份会计凭证合并装订。
2.1.2 原始凭证过大时，应当折叠装订，并保证装订后仍能展开查阅。原始凭证过小时，可在记账凭证面积内分开均匀粘贴。
2.1.3 对于数量过多的原始凭证，可以单独装订保管，并在相关记账凭证上注明“附件另订”。不能装订在记账凭证之后的经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
2.1.4 装订前，应检查会计凭证及其附件是否齐全，编号是否连续，通过计算机输出的纸质凭证是否经过复核，与财务软件上的凭证是否完全一致。
2.1.5 装订后的凭证上不得留有大头针、曲别针、订书钉等。
2.1.6 装订成册的会计凭证，应加具封面、侧脊和封底，并在封面上写明单位名称、经济业务起止日期、年度、月份、起止凭证号、当月册数、本册册号、装订人员签章。凭证侧脊应注明年月、起止凭证号、当月册数、本册册号等以便查阅。
2.1.7 会计凭证封面纸质、颜色、字体和字号要统一规范。
2.2会计账簿的装订
账簿装订应满足以下要求：
2.2.1 各类账簿装订平整、牢固；不得有折角、缺页、错页、掉页、夹空白纸现象。
23.2.2 各种账簿均应设置封面及扉页，载明账簿名称、年度、起止号、册号等内容。
2.2.3 各类账簿封面的纸质、颜色、字体和字号要统一规范。
2.2.4 各类账簿的装订应根据企业相关制度规定，在指定期限内完成。
2.3 会计报表的装订：
会计报表的装订应满足以下要求：
2.3.1 装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，防止折角、缺页、错页、掉页现象；
2.3.2 封面的纸质、颜色、字体和字号要统一规范。
2.4 其他类会计档案的装订
银行存款余额调节表等其他会计档案，应当于年度终了，将按照时间顺序等方式装订成册，并加盖财务章。相关部门临时要求上报会计资料，形成档案，也应装订整齐，防止缺失。
3．会计档案的保管
企业应加强对会计档案的管理工作，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅、移交和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。出纳人员不得兼管会计档案。
3.1 会计档案保管期限
档案在会计机构保管期限
会计档案按档案管理规定的要求应及时移交给本单位档案机构统一保管。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构移交本单位档案机构统一保管；无需移交的档案应由财务部门按照保管期限继续保管。未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。
3.2 会计档案的借阅
企业保存的会计档案原则上不得外借，如有特殊需要，经财务部门负责人批准，办理登记手续后，可以外借、查阅或者复制，查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。会计档案借阅应遵循以下原则：
3.2.1 查阅程序
3.2.1.1 查阅人必须填具档案查阅申请单，报部门负责人签字批准后方可查阅；
3.2.1.2 会计档案保管人根据财务负责人的审批意见，将查阅单位名称或人员、查阅初始时间、查阅目的和查阅或复印会计档案名称、卷号，填写在会计档案查阅登记清册相应栏内；
3.2.1.3 向查阅人提供会计档案，由查阅人在会计档案查阅登记清册借阅栏内签名并备注“查阅或复印”字样；
3.2.2 查阅人通常应在会计档案室内或其他指定地点查阅，不允许带出指定地点，如有需要在指定地点以外地方查阅，可报经相关部门领导审批，复印处理。
3.2.3 查阅人应在限期内归还所查阅的会计档案，档案管理员应登记收回日期。论文参考。
3.2.4 会计档案保管人员应当监督查阅或复印会计档案的全过程，严禁查阅人员在会计档案上涂写、拆封或替换资料。
3.2.5 向外单位提供原始凭证复印件时，必须有对方单位出具的盖有公章的证明或单位介绍信，报有关部门领导批准后，由档案管理人员复印交付借阅人。
3.3 会计档案的安全
档案室应选择在干燥防水的地方，远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材，室内经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀，同时室内应保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅和防潮。
档案室还应有适当的防盗设施，防止会计档案丢失泄露企业商业机密。
4．会计档案的移交
移交档案机构保管的会计档案，应当由会计机构按照会计档案案卷目录，编制会计档案移交清册。会计档案案卷目录应当列明移交会计档案的案卷号、案卷标题、起止年月、卷号、册数、张数、应保管期限、已保管期限以及移交凭证的起止凭证号、月册数和月册号等内容；会计档案移交清册应当列明移交会计档案的所属年度和总卷数，并分别列明凭证、会计账簿、财务报告以及其他会计资料的卷数。如有需注释的其他情况，应当在清册的备注中说明。论文参考。
档案接管人按档案移交清册及案卷目录所列内容逐项核收（非纸质档案还需检验合格），移交部门和接管部门在移交清册上注明移交日期和接管日期并盖章，并由档案机构负责人、会计机构负责人（会计主管人员）、移交人、接管人、监交人在移交清册上签名或盖章。
5．会计档案的销毁
5.1 销毁程序
保管期满的会计档案，除未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项外，可以按照以下程序销毁：
5.1.1 由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；
5.1.2 由档案销毁小组研究讨论销毁意见，并由小组负责人在会计档案销毁清册上签署意见；
5.1.3 销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销；
5.1.4 监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告档案销毁小组。
5.2 特殊事项
保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。企业应当保存打印出的纸质会计档案。
会计档案管理是会计工作中不可或缺的部分，能够为企业提供历史数据以进行经济分析，在经济预测和经济决策中具有重要的作用，各企业应给予重视并切实执行好会计档案的管理工作。
参考文献
[1] ***.会计档案管理办法.档案局财会字第32号
[2] 温飙.论会计档案管理[C].财税金融
[3] 会计基础工作规范.财会[1996]19号
财务档案管理论文篇10
一、健全档案管理的制度和组织架构
系统建立在制度的基础上，档案管理有很强的制度要求。2011年，人大修订的《档案法》对档案管理有明确的要求。财务档案管理是比较特殊的一种，《会计法》规定：“各单位对会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料应当建立档案，妥善保管。”***的档案局也制定了会计档案管理办法，对各类财务凭证保管期限都有具体的相关规定。因此，企业制定档案管理制度至少要明确部门职责、流程、保管期限、销毁、监控、惩罚等内容。
档案管理组织架构是系统管理的重要内容。一般来讲，具体单位都设有档案管理机构，有的单位综合办公室是档案管理的职能部门，但也有企业技术部门是档案管理的职能部门，主要是技术部门的档案文件较多。档案管理综合部门的职责主要有负责安排和协调档案部门工作，配备与任务相适应的专职档案人员。同时，有档案储存的各有关部门及企业分厂设相应的兼职档案员，业务受档案部门指导，按时完成档案部门所交办的有关档案工作。
二、完善档案管理部门的工作内容和责任
做好档案管理的系统性工作，要明确相关部门的工作内容和责任。企业档案工作坚持实行集中统一管理的原则。承担负责档案管理的职能部门要负责本单位及所属各单位文件材料归档工作的指导、监督和检查。企业要设置档案室，档案室的专职档案人员负责企业档案材料的收集、整理、归档、立卷工作。财务会计类档案的管理有其独特的地方，会计类档案按会计档案的归档范围进行归档，财务部门负责整理，立卷装订成册，在年度终了后，一般由财务部保管一年后，再编造清册，归集到专门的档案室。财务档案、资料的贮存基地和利用必须严格执行国家有关档案工作的法规、法令和***策，维护档案的完整与安全。
对于档案管理人员来讲，职责和责任很重要，档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。搞好档案工作是档案人员的首要任务，应列入档案工作的职责范围，并有相应的经济责任制作保证。同时要不断提高档案人员的素质，积极开展业务培训。
三、完善档案归集的流程
档案管理的流程非常重要，首先要确定哪些是档案?w集的范围，就是说什么样的文件材料才可以作为档案归集。一般说来有本企业财务凭证、报表、其他财务相关资料；本企业内部形成的文件材料有利用或保存价值的；本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料并有保存和使用价值的；本企业执行、办理的外来文件材料并有保存和使用价值的等。档案归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。分类是可以设置二级分类科目，二级科目可以按时间进行分类。
对于档案归档时间，不同企业有不同的要求，主要根据档案的时效性来确定归档时间，比如科研技改和课题类的资料可以完成1～2月后归集；文书类、管理性的文件可以在第二年进行归档；财务类的档案一般在下一年再进行归档；有些工艺变更、新品鉴定等时间性很强的资料可以随时归档；基建项目文件材料一般在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。档案归档手续一般要简洁并且完备，一般来讲，归档资料的收集工作由单位内部各部门的兼职档案员负责。凡属应归档的各类文件材料，材料必须完整、正确、统一。
财务类的资料比较特殊，做好财务档案管理工作必须对财务档案做合理的分类，从财务角度来讲，可以分为会计凭证、账簿、报表报告、其他资料等。档案部门接收保管的会计类档案，原则上应保持原卷册的封装，如果发现需要重新装订时，一般应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任。
四、细化档案的使用、复制及销毁管理
资料归集后，调取和使用是经常发生的事情，特别是经常要复制一些***纸和复制财务数据和资料，这种情况下，应由申请部门填写申请单，经有关部门负责人审核后方能复制，需出档案库房复制的文件应由责任档案管理员负责监督复制。
档案保管期限的确定和销毁环节也很重要。原则上讲，对企业有长远利用价值的档案应永久保存，对企业在一定时期内有利用价值的档案，分别为长期或短期保存。一般管理类、科技类、人事类、特殊载体类档案保管期限定为永久、定期两种，定期实行标时制，可分3年、5年、10年、20年等期限。各种会计档案的保存期限，分为永久和定期保管，按国家规定定期保管可分为3年、5年、10年、15年、25年五种，各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
档案的销毁要有专门的流程，必要时要成立鉴定小组，对保管期限已满，并确定无保存价值的档案，经过鉴定小组鉴定写出鉴定报告，由公司负责人批准后，即可销毁。
确定销毁的档案，要编制销毁清单，在档案目录上注明注销并报送档案部门备案。销毁工作由档案管理人员执行，销毁时应指定专人（一般两人以上）销毁和监督，以防发生意外。会计档案的销毁按会计档案管理制度执行。
其他方面，企业要对档案要经常检查、清理，并做好统计工作，确保档案完整、齐全。档案保管房间要保持整洁、通风，积极做好“八防”工作：防火、防盗、防尘、防光、防高温、防潮、防有害生物和防污染等。下班前要切断电源，关好门窗，确保档案管理房间的安全。
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