学文网实施数据生命周期保护,可以帮助企业在数据保护方面走向成熟。虽然这可以明显降低隐私泄露的风险,但并不能完全消除。
根据(美国)联邦贸易委员会估计,每年有多达900万人的PI(个人信息)被窃。美国隐私法负责机构调查的相关数据显示,从2005年以来,发生的数据泄露事件已经超过了2亿起,而且此趋势没有减弱迹象。仅在2008年第一季度,就有超过8500万起数据泄露事件被上报。
造成数据泄露的原因很多:比如黑客获取了网络中未经加密的传输数据或者企业数据库中的数据,笔记本电脑被偷或者无意丢失,存储设备被第三方的投递公司丢失,闪存或者PDA随意搁放导致丢失,甚至有些重要数据是被他人从废弃的电脑上得到的。
本文论述了注册会计师(CPA)及他们的客户或者法人雇主,在数据的整个生命周期中进行不适当管理而产生的系统风险问题,也讨论了最佳数据管理实践方法以及涉及到数据泄露问题时的正确处理流程。
数据生命周期管理
数据周期管理(Data Life cycle Management,DLM)包括涉及数据整个生命周期的管理过程:从创建到其失去商业价值或按规定要求被删除。
虽然有些数据对一个企业来说已经毫无意义,但在很多情况下,它对信息窃贼并未失去价值,某些陈年数据包含个人信息,比如社保账号。
此类信息的价值是不会因时间的流逝而减弱的,虽然某些公司使用最新加密和保护隐私方法处理新录入的个人信息,但仍然会将以前的客户信息置于危险之中,尽管它们已经陈旧,但仍非常宝贵。所以,所有的公司都应当对所有的客户信息进行认真保护。
由于数据的存储成本越来越低,很多企业错误地认为从成本上来讲没必要定期清除旧的个人信息。然而,从防范信息失窃的角度来看,如果这些个人信息与其最初被存储的目的不再相关,或者也不再是审计或者其他业务需要的组成部分,企业应该清除它。否则,非必要的个人信息占用过多资源,对企业而言是一种潜在的负担与浪费。
个人信息在数据生命周期的流通阶段,可能以电子形式从个人计算设备到服务器再到第三方信息回馈,要经历数据的收集和传输、数据存储、数据处理和应用、数据共享和复制以及数据销毁五个阶段。我们针对每个阶段分别进行讨论,并且涉及到对个人信息访问的风险和隐理策略。
数据的收集和传输
信息失窃问题的源头就是在信息收集阶段缺少安全性措施,企业可以通过不去收集非必要的个人信息来降低自己的隐私风险,一旦这些无用的个人信息进入到数据生命周期的各个阶段中,管理及销毁它的成本会不断升高。
个人信息可以通过很多渠道和技术得到,比如纸质的表格和文档,甚至是银行小柜台上的信用卡申请表,这些信息都需要被保护好。
有些含有个人隐私信息的表格应当被立即放置于安全的地方,而不应被放在其他人可以随便翻看的地方。
如果纸质的文件被扫描到计算机中,那它就应立即被销毁,因为这些个人信息已经被记录在企业的数据库中了。对于客户送到办公室的税务报表或者文件,会计们也面临相似的问题,在后续的信息销毁部分,将着重介绍一些对于纸质个人信息较好的销毁方法。
数据存储
数据被收集和传送到存储设备后,无论是内部的还是外部的,未经授权的访问都不能进入,以防信息失窃。就内部而言,个人信息也应当被有效地管理,通过必要控制手段清晰地界定,以使其避免内部非授权的访问。
对于数字化存储的数据保护应建立两道防线:预防和探测。
预防性技术包括:1.在个人信息配置、维护好防火墙,以防止外部黑客入侵;2. 使用强力的权限分配技术以控制内部使用者;3. 对个人信息很好地加密,以使其在丢失或被盗时失效。
如果这些个人信息是保存在笔记本中,那么第三点提到的技术就尤为重要。比如,大多数寿险推销员会把客户的个人信息放在他们的笔记本中,陆陆续续带回总部。这样的个人信息就应当着重加密,如果丢失或被盗可以避免损害。
此外,有必要对各种存储媒介上的个人信息进行加密,包括闪存、CD/DVD、PDA以及无线频率认证设备(RFID),这都是降低信息失窃风险的重要环节。
数据处理和应用
当个人信息被处理和使用时,它应当被保护好。最主要的问题是个人信息有时会因处理不当而处于暴露状态。
去年,威斯康辛州有5000名纳税人的社保号在一次公文邮寄中泄露。
原因在于处理上的一个简单差错:一台故障的机器没有把邮件打包好,使得其他人可以通过信封上的透明地址栏看到这些号码。
如果个人信息要被打印出来并通过邮***传递,那么输出的流程一定要进行规范监督,确保不出现使这些信息泄露的人或机器差错。
电子信息的处理流程中也可能导致个人信息的泄露。同样是去年,哈佛大学的一名助教在网上贴出如何在一个大型电子商务网站上看顾客采购信息的步骤。随后几天中,一份总额500万美元的针对这家零售商网上分部的诉讼被提交。
很不幸,自从使用计算机网络,企业就被这些无意识的流程错误所困扰。然而,他们也确实应该提升自己的流程质量,采取措施保护个人信息。若出现错误则代价巨大,公众的声讨也非常刺耳。当错误发生时,一个好的应急机制非常关键。
数据共享和复制
技术进步使得数据复制便捷而便宜,保护复制的数据又带来了挑战。如果涉及到个人信息,良好的训练和规章制度应当指导员工的操作,比如对***个人信息做日志。可以使用软件定期扫描个人电脑和存储介质,智能地搜寻不同类型的个人信息。
今年早些时候另一家大型零售商的名字出现在很多美国新闻网站中,起因是与他们合作的第三方信息处理公司宣布丢失了一盘存储磁带。然而该零售商及他们的第三方合作伙伴无法证明已丢失的磁盘是经过加密的。
这个故事告诉我们一个道理,购买外包服务的企业应当确保第三方合作伙伴有能力保护个人信息,当传递或者给出个人信息副本到第三方合作伙伴时,应当考虑到他们是如何处理及保护它的。
第三方合作伙伴在保密问题上应该有足够能力,以使委托方能履行自己对客户的保密承诺,而委托方也应就此问题拿到保证书。
数据销毁
数据销毁是在数据生命周期中末段,也是最为关键的阶段。CPA和他们的客户谁都不想被律师和诉状追讨,像德克萨斯州的一家理疗公司那样,因为把超过4000份的顾客信息(包括个人信息)扔在一所房子后面的垃圾箱里造成顾客信息泄露,导致官司缠身。
销毁的方法也要取决个人信息的类型和信息的敏感性。正如前文所说,某些个人信息的商业价值会随着时间的推移而下降,并且,最终可能变成一个负担。
去年在宾夕法尼亚州,某个学区仓库的墙边堆满了信件,上面有该区工作人员的名字,还有他们的银行账号和社保号。虽然这些表单已经超过10年之久,但其中包含的个人信息对信息窃贼来说至今有用。
数据销毁技术根据类型和费用不同区别很大,要对信息定期核查、分级。
通过文章中所提到的这些技术,隐私泄露的风险能被明显降低,但并不能完全消除。
因为人总是会犯错,而且黑客们一刻不停地想渗入系统。好的保密措施和流程可以有效降低风险,也显示了企业对于保护隐私的承诺。
正在发展中的数据全周期保护策略正是这样一种方法,企业可以根据自己的实际情况,在充分认识数据生命周期管理方案优缺点的基础上,选出最适合自己的产品、技术或解决方案,并真正达到保护信息资产的目的。
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