学文网近年来，随着计算机的普遍应用和办公自动化系统建设的发展，电子文件日益成为档案界关注的热点。很多档案员为此很困惑，也经常问我们：什么是电子文件?我们单位有电子文件吗?电子文件怎么管?档案局有没有推荐使用的档案管理软件?我们单位要开发办公自动化系统，领导让我提档案管理的功能需要，我提什么……为此，本刊将在“档案课堂”栏目中逐步介绍电子文件和电子档案管理及功能需求编制的相关知识，希望对大家有所帮助。本期的主要内容是介绍电子文件的基本含义和电子文件管理的原则。
电子文件是什么?用计算机起草的文件草稿、修改稿都是电子文件吗?是否都需要归档保存?《电子文件归档与管理规范》中对电子文件的界定是：电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理、并可在通信网络上传送的文件。由此我们可以得知：只要是在计算机中产生、运转的文件都是电子文件，用数码相机拍摄的照片、数码摄像机拍摄的视频、录音笔录制的音频、扫描仪扫描后的***像等也都是电子文件。但是，这些电子文件是否需要归档保存，就要看它是否具有凭证作用和参考利用价值。
电子文件并不仅仅是我们通过计算机等设备所看到的那份信息，还要包括对其生成、运转的环境信息的记录，产生、修改的过程等信息的记录、修改内容及操作者的记录等。因为每―份电子文件在生成、运转的过程中都会依赖一定的硬件设备和软件环境，并且同时在其生成的设备(如计算机、数码相机等)中留下相关的参数和痕迹，这些就是元数据和背景信息。例如，我们在计算机中点击某份文件的属性，会看到“常规”中显示：文件类型、打开方式、位置、大小、占用空间、创建时间、修改时间、访问时间等，这些内容就是该文件的一部分元数据和背景信息。所谓元数据，是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和***形工具软件、字符集等数据。而背景信息是指描述生成电子文件的职能活动，电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。它们忠实地记录了电子文件生成和存在的环境及产生和运转的全过程，和电子文件信息是密不可分的一个整体，对于保证电子文件的真实、完整、有效有着重要的意义，日后在电子文件归档时，元数据和背景信息也是不可或缺的一部分。
在管理电子文件时要遵循“确保电子文件的真实、完整、安全、有效，并对电子文件实行全过程管理，确保电子文件归档的质量”这一原则。
电子文件的真实性是指对电子文件的内容、结构、背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。即不论电子文件是由业务部门管理，还是由档案人员管理，它的内容和相应的元数据、背景信息都要与刚办结时完全一致，内容上没有被非法修改，形式上也没有发生改变。真实性是保证电子文件行***有效性和法律证据性的基础，是电子文件反映历史面貌，得以作为工作记录、社会记忆长久保存的前提。
电子文件的完整性是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。电子文件的完整性涉及：完整地收集、归档记录社会活动真实面貌所产生的全部电子文件；完整地收集每一份电子文件内容全部信息及相关元数据、背景信息。
电子文件的安全性是指电子文件所依赖的系统的安全，运转过程的安全，以及自身数据安全。电子文件安全方面的主要问题有三点，一是电子文件在被起草或修改时很方便，且不留痕迹，这种易更改性为非法操作提供了便利；二是电子文件赖以生存的网络环境容易发生事故，如被黑客侵袭，这直接威胁了电子文件的安全；三是网络中对操作者身份认定的技术方法尚未彻底解决，使对电子文件合法操作者的权限控制变得十分困难。这些问题都直接影响了电子文件的安全保存，需要防范和解决。
电子文件的有效性是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。有效性是电子文件存在和保存的基础，若保存的电子文件无法还原输出，不能被识别和读取，文件中的信息便成为了“死信息”，无论电子文件信息的价值有多大，都失去了其存在的意义。
对电子文件实行全过程管理是指对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。系统应赋予档案部门浏览电子文件运转及归档各环节的权限，并对收文、发文、文件归档各个程序、各个环节的责任人及权限进行设置。档案部门只有充分了解系统中生成的电子文件数量、流转部门、从生成到流转再到归档的时间及操作者，并对电子文件形成的全过程实行监督和指导，才能有效保证电子文件的真实、完整、安全和电子档案的有效识别及利用。
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