秘书就是领导的助理,是沟通领导和群众的纽带,是一种介于上下级之间的特定社会角色。秘书主要从事文档管理、会务安排并协助组织和领导处理日常事物等工作。秘书工作不仅要求秘书要有一定的文字表达能力,而且要有较强的沟通协调和处理问题的能力,只有这样才能成为领导工作和生活上的好助理。以下是笔者根据理论研究和学习实践,总结出关于怎样做好秘书工作的几点建议:
一、信念坚定,思想忠诚
(一)在******机关方面,思想和信念是选择秘书的重中之重,一个优秀的秘书不仅要忠诚与自己的领导,而且要对组织有坚定信念。因此,秘书的信念和思想就表现的尤为重要,在任何情况下都不能在信念和思想上出现问题,不能损害组织和领导形象,给组织带来损失。秘书在信念和思想方面要经过严格的审查,正如“***不能培养叛徒”这句话所说,组织和领导更不能培养出背叛者,所以,坚定和忠诚才是做好一个合格秘书的第一步。这是秘书人才选拔的前提条件,秘书人员必须始终要保持***治上的成熟,特别是在保守***的秘密、重大问题决策等问题上。
(二)在企业方面,虽然企业是以赢利为目的社会组织,但是企业秘书的一言一行,都直接或者间接的影响着企业和领导的形象,近而,影响企业的经济效益和社会效益。同时,像董事会秘书、董事长秘、总经理助理等秘书岗位都掌握着企业的重要商业机密,如企业的重大战略部署、竞争者应对策略、财务状况等信息,关键时刻甚至能左右大局,所以,这就要求企业秘书也必须忠诚于自己的企业和领导,讲求职业道德,这样才会使企业更健康、更顺利的发展,领导也会认可你的工作,而相反,即使你特别有能力,但你信念不坚定,思想不忠诚,那么不仅会被面临解雇,甚至会遭到法律制裁。
二、小心谨慎,戒骄戒躁
(一)秘书工作情况复杂,不能有丝毫的草率和疏忽。当秘书为领导提供参谋辅助的时候,工作责任重大,要做到小心谨慎,戒骄戒躁,不能粗枝大叶。否则,就有可能给组织造成严重的危害和难以估量的损失。
(二)领导交代的事情,要认真思考,周密部署。只要是领导安排的事情,不管大事小事,都要尽力把每一件事情做到精益求精,不能敷衍领导,正所谓“领导无小事”。否则,领导就有可能感到自己的浮躁,甚至是不尊重领导,不把领导的事情放心上,久而久之,秘书的工作也就会越来越失败。
(三)谨慎细致,不骄不躁的工作作风需要培养。秘书人员只有脚踏实地地做好每个细节,才能避免出现纰漏,而严格细致的工作作风,贯穿秘书工作的始终。养成一种良好的习惯,对任何事情都要多留心,多想几个为什么,为领导决策提供有价值的参考意见,分忧解难。
三、积极进取,永不懈怠
(一)始终保持危机感,养成积极进取的工作作风。随着秘书对工作和环境的熟悉,特别是与领导关系的融洽,此时,很多秘书都放松了对自己工作的要求,感到领导欣赏,工作顺利从而产生了懈怠,开始消极地工作。但是也正是这种工作态度,为以后的工作埋下隐患。也正是这个时候自己的工作也会时不时的出现些纰漏和失误,不利于领导和组织工作的开展,领导也开始质疑自己的工作能力,但是更多的工作的态度问题,所以秘书,一定要摆正自己的位置,积极进取,始终保持危机。
(二)只有坚持不懈,才能顺利地完成秘书工作。秘书工作繁琐,困难的事情时常发生,想要顺利地完成工作,就必须坚持不懈,不达目的不罢休。当工作遇到困难的时候,一定要相信坚持是最好的解决办法,成功就在前方不远处召唤自己,而停下来则会让自己的工作半途而废,更让领导和组织失望。
四、宠辱不惊,镇定自若
(一)看淡荣辱,学会宠辱不惊。因为秘书一直在领导身边工作,这就更容易赢得组织和领导的赏识和称赞。当面对鲜花和掌声时,秘书要保持平和的心态,不要得意而忘形,骄傲使人落后。相反,当秘书的工作不能得到组织和领导认可时,要知道承担责任,领导的批评才能让自己进步的更快,不能因为领导的职责而闹气,必须忍受住领导的怒气和怨言,保持虚心接受的心态。
(二)遇事要泰然处之,保持头脑冷静,学会淡定。淡定不是不思进取,也不是看破世事,而是经历过世事磨练后的沉稳老练,看淡世事变化的风云,只有更加冷静,更加淡定,才能给人一种强大的气场,让人产生信任感。相反,遇事慌乱无章和心烦意燥都无意于问题的解决,只会让问题变得更加扑朔迷离。
五、学会揣摩领导意***
(一)揣摩领导意***是秘书工作的重要部分,是秘书工作的主线。秘书工作的认可与否很大程度上是按照领导的意***开展工作。而不同领导人解决问题的方式又不尽相同,所以,秘书要适应领导的思维方式和工作作风,然而,秘书工作的好坏很大情况取决是你对领导的意***的领悟,所以在职场上,秘书要留心领导平时工作和生活中细节,对一些具体问题的看法,善于揣摩领导的意***,如果自己不能把握领导的意***,应该适时地请示,求得领导指点和理解。
(二)揣摩领导意***是职场上长盛不衰的法则,对职业生涯至关重要。“揣摩学”是古代封建专制的产物,在“伴君如伴虎”的时代,作为臣子,倘若不善于揣摩皇上的心思,则会诚惶诚恐,如坐针毡,因为自己随时可能因为那句话、哪件事就惹怒龙颜,轻则乌纱不保,重则性命攸关,甚至有可能会被株连九族。而现代社会中,秘书只有具备善于揣摩领导意***的本领,才能做好秘书工作,更好的辅助领导,同时,自己的前程才会更加光明,更有希望。
参考文献:
[1]魏非夺. 谈秘书工作 [J].秘书工作,2013. (11).
[2]刘 洪. 怎样做好秘书工作 [J].秘书,1997. (9).
[3]张家权. 做好秘书工作的几点体会 [J].秘书工作,2010 .(3)