学文网编者按：在各地编制机关文书档案保管期限表的过程中，如何准确理解国家档案局第8号令内容，正确划分保管期限是一个复杂问题。我们特请国家档案局业务部门同志撰文，以机关保存的一些共性档案为例，结合已经审批过的中央和国家机关文书档案保管期限表，谈一下如何灵活运用8号令划分机关文书档案保管期限。
2006年12月8日国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。两年多来，各地认真学习贯彻并组织实施，各级机关编制文书档案保管期限表的工作有条不紊、循序推进。截止到2009年7月，中央和国家机关中已有全国***协、国办秘书局、、中组部、中央外宣办、统战部、***、最高人民法院、***、国税总局、广电总局、海关总署、计生委、国家外汇管理局、外文局、民建中央、全国妇联、中国社科院、中国银监会、中国证监会、中国保监会、新华社、《人民日报》、中国人民银行等近100个单位完成本机关文书档案保管期限表的送审或报批工作，约占中央和国家机关总数的70％。在地方一级，天津市已完成所有市直机关和区直机关的文书档案保管期限表的审批工作。但从全国而言，由于去年***机构改革和今年各地***府机构改革及各机关重新核定“三定方案”，一些机构重新调整，一些机关内部机构的职能重新划分，影响了部分机关编制工作。机关文书档案保管期限表的编制工作进展较慢，推进速度不如预期。
在各地编制机关文书档案保管期限表的过程中，如何准确理解8号令的内容，把握8号令的原则性和灵活性，结合本机关档案实际，正确划分其保管期限，是每一个机关在编制过程中遇到的一个复杂问题。下面，我们以机关存在的一些共性档案为例，结合已经审批过的中央和国家机关文书档案保管期限表，谈一下如何灵活运用8号令划分机关文书档案保管期限。
1 关于办理***协提案，人大建议案的文件材料
按照8号令的要求，机关主办的为永久，机关协办的为30年。但从实际工作来看，一些机关每年办理的***协提案、人大建议案数量比较多，比如财***、***、农业、卫生、工商、民***等部门，有的机关办理的数量比较少，如档案、保密、旅游等部门。从调研情况来看，相当数量的***协提案、人大建议案并无永久保存价值，如果一概以主办的就划定为永久，协办的就划定为30年，的确有失偏颇，这就需要我们对这类档案的保管期限的划分作相应调整。具体可调整为：(1)主办的重要的为永久；(2)主办的一般的为30年；(3)协办的为30年。经过这样调整之后，对于办理***协提案、人大建议案数量大的单位来说比较符合其机关工作实际。同时，我们也要遵循8号令的规定，对于办理***协提案、人大建议案数量少的单位，仍沿用机关主办的为永久，机关协办的为30年的划分要求，因为数量少，对一个机关来讲，仍显其价值珍贵。
2 本机关制发的内部各项规章制度和管理办法
按照8号令的要求，这类文件材料的保管期限划定为30年。鉴于此类文件材料是反映一个机关内部微观动态管理的过程，一些国家比较重视机关微观工作领域的研究和分析，对机关日常工作的运转意义重大，因此，此类文件材料的保管期限应调整为永久保管。
3 本机关年度计划总结与机关工作部门年度计划总结
按照8号令的要求，机关年度工作总结的保管期限为永久，但机关工作部门计划总结并未列入8号令之中，在编制过程中，各机关应将部门的年度工作计划总结纳入本机关文书档案保管期限表中，并将其保管期限划定为30年。机关工作部门到底是指哪一层级呢?在中央和国家机关，机关工作部门应指司、局、厅(室)这一层级；在省直机关中应指处(室)这一层级；在县直机关应指科(室)这一层级。
4 机关年度(含)以上统计材料和年度以下统计材料、专项统计材料
所谓机关年度(含)以上统计材料和年度以下统计材料是指机关每年都要重复处理的统计数据和文字说明，属周期性统计数据；专项统计材料是指针对某一项工作专门处理的统计数据和文字说明，不一定是周期性统计数据。一个机关的统计材料只要是年度(含)以上的，其保管期限就应划定为永久，年度以下统计材料要根据机关本身职能来确定，比如说一些宏观经济运行管理部门的统计材料，其保管期限应相对提高，半年度、季度统计材料其保管期限也可划分为永久，月度统计材料依据其重要程度可划定为30年或10年，其他机关年度以下统计材料依据其重要程度一般可划分30年或10年。专项统计材料依据其重要程度可划分为永久、30年或10年。
5 上报当地***、***府的文件材料
此类文件材料一般分为两类，一类E报当地***、***府的请示性报告、重要工作汇报、重大事件说明等；一类是代当地***、***府起草的有关某项工作并以***、***府名义印发或转发的上报稿。第一类文件材料其保管期限应划定为永久，理由是这类文件材料只有机关认为重要或有必要得到***、***府指示、批示时才向当地***、***府报告。第二类文件材料其保管期限应划定为30年，理由是这类文件材料由机关上报后，经当地***、***府修改同意后方能印发，印发的正式稿一般与上报稿时有出入，故一个机关应将此类上报稿的保管期限定为30年，但印发的正式稿由于是针对本单位或本行业、本系统的工作，机关应将正式印发稿划定为永久保管期限。
6 表彰先进形成的文件材料
根据8号令的要求，表彰先进文件材料分为：(1)受县级以上的为永久；(2)受县级以下的为30年。这样的规定虽然体现了以人为本的精神，但在具体操作此条款时容易出错，似乎不够具体和明确。针对这一情况，我们可作以下表述：(1)受上级或同级表彰的为永久；(2)受本机关内部表彰的为30年；(3)受其他表彰的为10年。例如，当地***表彰某机关为年度先进或表彰某机关***支部为年度先进，此类表彰为上级机关表彰，有关文件材料保管期限应划分为永久。当地档案部门表彰某机关档案员为年度先进，此类为同级表彰，其表彰材料也应定为永久。机关内部每年表彰优秀先进个人、先进集体，其表彰材料应定为30年。菜机关被当地辖区街道评为计划生育先进单位、绿化先进单位，此类表彰应属第三类即“受其他表彰的”，其表彰材料应为10年。
7 处理来信来访形成的文件材料
根据8号令的要求，本机关处理人民来信来访的文件材料，“有领导重要批示和处理结果的”，机关在归档时其档案保管期限定为永久，“其他有处理结果的”，机关在归档时定为30年保管。机关处理人民来信来访过程中形成的文件材料是否归档，一个先决条件是对来信来访是否有处理结果。如果没有处理结
果，这类来信来访文件材料还暂时不能归档；如果有处理结果，这类文件材料机关在归档时要看是否有领导重要批示，来确定其档案保管期限。
领导对人民来信来访所作批示，除***和***所作任何批示应作为“重要批示”外，其他级别的领导所作批示是否重要一般要根据领导批示的具体内容而定。“重要批示”不是指泛泛批示，应指解决来信来访明确态度、方式或方法，对事态发展态势的估计。如领导对某材料作出批示，“此事请××部门认真调查，如情况属实，要严肃追查相关人员的责任”，这类领导批示就属“重要的”，如有处理结果，机关归档时应界定为永久保管期限。如领导只是泛泛批示、圈阅，“请××单位协调处理”，“请××部门根据国家有关***策回复”，这类材料就属“一般的”而非“重要的”批示，如有处理结果，机关归档时其档案保管期限一般界定为30年。
8 上级机关或同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料
按照8号令的要求，上级机关、同级制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，机关在归档时，其档案保管期限一般定为10年。
在机关日常工作中，上级机关时有印发非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，对这类非本机关形成但又要贯彻执行的外来文件，各机关首先应根据其重要程度严格控制归档数量，同时又要控制其保管期隈不易过高。掌握一条划控原则，即“从严治档，以我为主”。目前，各级国家综合档案馆中存在大量重复文件，主要是那些上级机关或同级机关制发的发性文件材料，由于受文机关在归档时保管期限划分不够严谨，使得这类文件材料作为永久档案移交到同级国家档案馆，因此给档案馆造成了人、财、物的浪费。对上级机关或同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，本机关在归档时应作认真分析，哪些需要归档，哪些不需要归档，哪些仅作为资料保存。即使是要归档的，其保管期限也只能是10年。
各级机关应从本单位档案实际出发，结合国家档案局第8号令的规定，编制出既符合8号令要求，又体现本机关特色的文书档案保管期限表。各机关编制的文书档案保管期限表之所以要经过同级档案行***部门审查同意，主要是各机关形成的档案有其自身的特点和保管期限的划分要求，有些档案8号令虽然能宏观涵盖，但微观没有具体表述出来。因此，必须采取编制与审查相结合的方式，使各机关的文书档案保管期限表具有针对性和可操作性。
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