学文网摘要：档案信息处理的方式与方法直接影响着档案处理的工作效率，同时也会对档案管理系统的功能及使用产生影响。处理档案信息的方式与方法有多种，采用正确的方式与方法可以便于档案的存取利用，以达到处理信息的目的。
关键词：档案信息 方法概念 主题
一、有序化及其方法
“有序化”是档案信息处理的核心问题。要有序地排列档案实体或者是表征档案的信息线索，采用使档案存储的目的得以实现，使利用存取比较方便。
为了使文件形成过程中的有机联系得以保持，一般会采用分类的方法在实体控制中，有序化的实现一般是直接进行排列组合对档案实体。档案的基本特征在智能控制中形成检索标识来表达通过著录，或者对档案进行主题分析通过标引并且赋予检索标识对结果，有序化通过规则的排列这些形成的信息线索来实现。
外部特征和内部特征是档案基本特征的两个方面，外表显而易见的档案特征是档案的外部特征，保管期限、责任者、题名、文本、文号、密级等文件属性都需要外部特征；主题和对象等在档案内部叙述的内容这是档案的内部特征。一般会采用主题法或分类法对档案信息进行排列组合为了表现档案的内部特征。一般会采用时序法、代码法和字顺法等对档案外部特征进行表现。
按照地区编号系统、***纸编号系统、文件发文编号系统和产品编号系统等的某种代码系统排列就是代码法。按照文件内容涉及的时间或者是文件形成的实际进行的顺序排列就是时序法。按照例如文件责任者的字序等某种特定名词的笔画笔形或者字母顺序排列的就是字顺法。为了对某些档案内部的信息单元之间的互相联系进行表现也会采用这些方法，不只是表达外部特征的时候也会采用这些方法。还会采用这些方法在实体控制中用来进行对特殊载体或者专门档案以及作为副本保存的档案的处理上。
总之，处理档案信息的关键就是有序化。为了使档案信息的作用得到更好的发挥，因为档案信息因处理的目的不同而具有不同的特点所以需要采用的方法也不同。
二、档案信息处理语言
要实现档案信息的有序化，必须借助人工语言来表达档案信息处理的状况。对档案信息根据一定的规则进行组织，其“近期”的目的无论是在实体控制还是在智能控制上都是为了检索、得到这些信息再根据同样的规则。运用一种规范化的语言是必须的为了便于进行这一过程，描述和表达出档案信息的组织状况和排列位置，以便取得所需的信息按照这种语言在检索的时候。
比较表征档案信息的检索标识和情报提问之间的相符性的过程就是所谓的检索。命中文件找到所需的信息就要做到检索标识与情报提问一致；要继续查寻当不一致的时候，直到两者一致为止对已经比较了的标识就必须跳过。一种能够沟通双方思想彼此能够理解的语言就需要在检索人员和档案信息处理人员之间使用为了相符性比较过程的顺利完成。这种对检索人员与信息处理人员的事项进行统一，对档案检索与存储两个过程进行联接对档案信息处理工作用于保障的语言就是档案信息处理语言。他是人工语言根据信息处理的需要说创建的。
由词汇和语法构成档案信息处理语言，是一个符号系统用于思想的交流同自然语言一样。代码、类目或类号、检索词等表达概念的标识词汇是它的主要词汇。往往称为标识把它的语词因为它的语义即书面形式比较重要，在语音和语词方面不太重要。
档案信息处理语言具有以下几项基本功能作为情报检索语言的一个分支：
对特定事物的概念标识和有关规则能够相当专指和唯一表达，加以描述档案内容与某一些外表特征，便于进行相符性比较与检索用语，可以保证顺利实现检索过程的一套符合人们习惯的简明、扼要的用语；对内容相同及相关文件进行集中通过对标识所代表概念之间相互关系进行显示的办法；使文件或信息线索组织化或系统化通过有序排列标识。
三、分类与分类法语言
分类语言是创建的人工语言为了对分类过程与成果进行表述且方便进行检索，也简称分类法。使用最广泛和历史最悠久的检索语言在文献工作中就是分类法。
等级体系分类法和综合分类法是根据不同的构成原理进行区分的。依据概念划分与概括原理构成的是第几体系分类法，依据概念分析与综合原理构成的是综合分类法。体系分类法被用于实体和智能控制在档案工作中。
概念分类是分类法的基础。对概念外延的逻辑方法根据某一标准进行揭示就是分类，也称为划分在逻辑学上。区分和归类是分类包含的两层意思。对事物用某种标准进行细分是区分，把事物集合成类的过程根据事物的特征和性质称为归类。划分标准、分类角度和分类标准就是用以结合与区别不同事物的某种属性。
以下逻辑规则是分类一般应遵守的：1）为了避免各子类自己的相互重叠和交叉只能用一个划分标准进行每次划分时，但可以进行多次划分对事物。2）其母类的外延应该等于各子类的外延之和，并且不小于外延之和。3）划分标准应该符合分类目的属性和事物的本质这样才能是分类的实用性和科学性得以保证。
分类法据以揭示和组织档案信息的基础就是以上规则。
分类法作为概念标识或词语的是类目或类号。对文件的内容或其他特征进行表达和对人们的检索需要进行满足都会运用这些词语，同时编排检索工具和组织档案上架的依据也会用这些词语。
概念等级体现具有秩序井然、层次分明、结构严谨和脉络清晰的特点是分类法按照概念之间的同一、并列、交叉和从属等逻辑关系组织类目而形成的，概念之间的相互关系可以通过同位类的平等排列和上下位的等级排列等手段来显示，还可以用配备类目索引、设立交替类目、注解类目含义和使用方法等手段。等级结构是这些方法中的主要手段，大量的概念隶属关系和相关关系可以明显直接的显示用等级结构，分类法语言的重要特色就是等级机构，这种语言同时还根据这种等级结构别称为等级体现分类言语。
以下优点都是采用分类法组织与初恋档案信息所具有的：因为范围较广适于族性检索。以文件所涉及的事物、问题、学科或专业、形成机构、社会职能和年度为中心集中与之有关的信息是分类法的特点，所以容易快速查找全面许多事物或者是某一方面的有关信息在同一方面；容易死浏览性检索的要求得到满足还可以自由的缩小或扩大检索范围在一定程度上。分类检索标识的网罗能力很大，系统性也非常良好因为它的排列是按照一定的逻辑关系进行的，因此在查寻过程中可以使检索中鸟瞰全面、触类旁通把最符合需要的信息找出来；对于人们“即类求书”的检索习惯很符合，多种功能都具备。不仅组织馆藏可以用，对于档案报道的统计和检索工具的编制工作都可以用这种方法。
四、主题、主题词与主题法语言
一定的内容是任何档案都必须具有的，主题就是出现在这些内容中的对象、概念和想象。词是主题的语言表现形式，一个主题就是一个概念，必须通过词来对概念的内容进行表现。主题词就是用以表达主题概念的词汇。主题词往往可以用来代表或标识档案本身或档案的内容主题。可以根据主题词对档案进行查找将他们进步编排按照字顺。这些概念标识是由名词术语形成的对档案所记载或反映的思物进行了自己表达和描述，这种处理方法对档案信息的编排是依据这些概念标识的字顺关系而进行的。
主题法的基本特征就是描述，分为单元词法、关键词法、标题法和叙词法根据所标识主题词的种类不同。
比较专指、复杂的在概念上一般是标题词，这种主题标识多为词组在字面上。任何一个标题词都可以对一个文件主题进行***精确的标引是一个完整的标识。手检主题目录及主题索引款目的标目是标题词主要会用到的地方。单元词是在概念上不能再分解的，是最小，最基本的又能对档案主题进行描述的单词。单元词组配成标题要到检索的时候因为只是标题的构件，所以单元词会更加的灵活相比标题词，更容易控制词汇量。叙词是一种后组式的主题标识是在吸收多种情报检索语言优点的基础上发展起来的。叙词弥补了单元词组配“噪音”的缺点，一般有标识特征事物的专有名词和各种基本概念的名词术语组成，可以更为具体的对档案文件的内容进行揭示通过组配。
在组织和检索档案信息方面主题词法有下述优点：方便用于特性检索。主题法揭示和组织与之相关的档案信息主要以文件涉及的具体对象和问题为中心。在集中相同主题档案的同时还可以把与该主题相关的文件头盖骨字顺排列和参照系统联系起来；在对细小概念与新事物方面具有较强的反映能力。主题词法在标识数量上基本不受限制，可以增加比较专指的和对新事物放映的主题词在字顺系统中，对这些概念进行表达时还可以利用原有主题词的组配。在字顺系统中也容易检索因为新旧概念和粗细概念处于同等地位；标识具有较强的直观性。自然语言是主题法的基础，对档案内容用概念标识直接进行表达，用户在检索课题向检索词转化时更加的容易；提供了较多的检索途径。可以分别标引档案涉及的各个主题在主题词法中，还可以用几个主题词的组配来表达在有的时候，往往会赋予较多的标识给每份文件或案卷，因此增多了被查到的机会。
总之，以上方法在档案信息处理工作中都各自有各自的优点，可以互补在实际应用中，综合各自的优点根据实际情况进行综合运用可以取得更好的效果，也可以提高工作效率。所以在实际工作中要多种方法结合，不能有所偏废，应该是相互渗透和吸取，是档案信息的处理朝着一体化和综合化的方向发展。
参考文献：
[1] 张帆.档案数字化中两项关键技术的研究[D].华中科技大学，2007.
[2] 朱永权.档案管理数字化系统的研究[D].重庆大学，2003.
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