学文网上世纪90年代，办公室工作人员这样形象地比喻自己的工作方式：“剪贴抄写，跑断腿，累倒人”。然而短短十余年后的今天，信息技术的迅猛发展和广泛应用，已经完全颠覆了办公室人员当初对工作的印象，我们通过信息系统的应用使办公方式发生了翻天覆地的变化。办公室业务全部通过信息系统实现， 通过登陆一个办公平台就可以登录电子邮箱、即时通讯工具、电子文件系统、以及根据不同功能需求定制的各类业务信息系统，已经成为办公室人员工作中不可或缺的工具和助手。无纸化办公、网上办公、远程办公、即时办公等等，各种各样的现代化办公方式层出不穷，为办公室工作带来了前所未有的方便。
然而，办公室业务信息化建设，并不是一个自然而然、一蹴而就的过程，它需要办公室管理者敏锐察觉日新月异的现代信息技术对办公室传统工作方式可能产生的影响和改变，准确把握信息技术有效融入办公室工作的切入点和突破口，结合办公室业务实际进行深入研究、顶层设计，并给予持续关注和大力推进。2000年以来，我办结合数字***油田建设进程，高度重视和持续推进办公室业务信息化建设，经过办公室全员坚持不懈的努力，建成投用了一批功能配套、简练实用的综合业务信息系统，显著地提高了工作效率、质量和水平，为领导、机关和基层提供了快捷高效的服务，更加有效地发挥了办公室的各项职能作用。我们的做法是：
一、整体规划，统一标准，以用促建，高起点策划办公室业务信息化建设
（一）超前编制规划。办公室业务信息化建设是一个循序渐进、持续提升的过程，不能急于求成，更不能随心所欲、想到哪做到哪，而是要遵循发展规律，超前谋划、整体布局、稳步推进。为此，我们紧跟数字***油田建设步伐，在公司“统一规划、统一平台、统一设计、统一组织”的原则下，依托不断升级完善的数字油田信息平台，结合办公室业务工作实际，有计划、有步骤地定制和开发应用系统，以做到支撑到位、建设有序、持续改进。
2001年，我们根据办公室业务信息化发展需要，围绕打造“数字办公室”目标，确立了“四步走”建设工程。第一步是在2002年实现“文件资料桌面化”，使文件资料实现电子化并可通过计算机方便查询，实现资源共享；第二步是在2006年实现“业务工作桌面化”，通过建立各种应用系统，实现办公室资料的共享、业务工作、报表、公文处理等都能通过计算机完成；第三步是在2008年实现“办公室工作信息化”，办公室所有工作全部纳入计算机进行决策、管理和运行；第四步是在2013年实现“办公室工作个性化”，通过应用移动通讯技术和无线网络技术，实现办公室业务在任一地点即时办理。
建设过程中，坚持“总体规划、分步实施、逐步完善”的思路，及时优化调整各业务信息系统，以前瞻性、系统性、可操作性较强和较为完备的建设框架，为办公室业务信息化建设提供指导。在具体实施上，分年度安排信息化建设重点，组织科研立项，抓好项目落实，先后实施了办公室业务“信息化建设年”“信息化集成年”“数字化年”等年度重点工程，有力地推进了办公室各业务系统建设及其在统一平台上的有效集成。
（二）统一建设标准。标准化、规范化是办公室业务信息化建设的基础，也是实现建设目标、保证信息交换、共享的重要前提。没有统一的建设标准，信息化建设必然会陷入无序和混乱的迷途。为此，在建设过程中，我们充分依托数字***油田建设标准体系，对办公室业务信息系统进行完善和更新，注重标准在各个环节的贯彻落实，使整个技术路线、操作规程具有一致性，标准具有可更新、可维护、可监控的特点。在各业务系统建设完成后，结合应用实践进行了持续升级完善，并按照统一的标准体系，统一标准、统一用户认证，将10余套系统集成为一个界面，共用统一的用户数据库。正是由于建设之初建立了统一的用户标准，大大提高了集成效果，所有应用软件整合后，形成了应用统一方便的电子***务系统。
（三）坚持以用促建。信息技术在办公室工作中的有效应用和持续提升，是一个始于需求、起于建设、成于应用的循环往复的过程。在这个循环中，需求是前提，应用是先导，建设是关键，升级是保障。唯有如此，办公室业务信息化才有生命力、持久力。在信息化建设初期，由于办公室人员对信息技术还不是很了解，应用刚刚起步，更谈不上参与建设。为使大家尽快改变传统办公习惯，办公室积极创造条件，争取配备硬件设施，完善信息网络和学习应用环境，帮助大家在学习中了解掌握信息技术并逐步适应应用，在此基础上提出新的应用需求，有效参与蓝***设计，主动投身建设应用，从而使办公室业务信息化建设一开始就奠基在了坚实的需求和应用之上，做到了认识到位、需求清楚、目标明确、适度超前，保证了信息系统建设的有效性和实用性。如：在开发车辆管理系统时，就经历了一个逐步完善、逐步推广的过程。系统开发初期，只是作为单机版在办公室内部应用，应用成功后逐步推广网络版到车辆管理单位，实现了网上派车、录入、结算一条龙；在此基础上，选取机关部分处室进行试点推广，征询部门意见，改进完善系统，逐步向整个机关推广，进而与财务部门会商，实现网上结算，保证了系统的应用效果。
二、立足应用，完善功能，持续优化，高质量推进办公室业务信息化建设
着眼应用，围绕着实用、实效，着力抓好三个环节：
（一）简练信息系统。在业务信息系统开发中，充分考虑如何方便实用、贴近用户实际。一是整合应用系统（包括通用的、上级推广的、自行开发的），将各个业务系统集成于一个应用平台，统一认证用户登陆。办公室人员每天上班后，只需登陆综合信息平台，就可以在平台上完成一天几乎所有要办的业务。二是简化操作界面，用***形界面的方式优化操作步骤。如：在开发会议管理系统时，以***形界面的形式简单直观地将机关所有会议室以***标的方式排列，只需将鼠标置于***标就能知道每个会议室的使用情况，点击登记后即可预定会议室。三是简化登陆方式，用户只需要点击各自头像并输入口令即可登陆，简单直观易操作。四是完善应用程序，积极探索网上审批、流转的全程办事服务新机制，重点在实现办公室各业务流程的信息化上下功夫，尽可能通过信息系统完成原来由人工操作的复杂工作任务，加快信息传递速度，减少信息处理层次，大幅度提升了办公效率。如：车辆管理信息系统实现了车辆合同、人员及车辆情况、里程数据、车辆台账、用车申请、路单数据提交与审查、月度及年度运费明细、月度、年度运费数据管理、统计对比分析、报表输出及相关信息查询功能，路单实现“一单”清，从车辆使用日志到路单运费核算一气呵成，减少了核算环节，做到了管理责任无缝隙，提高了机关部门路单输出和结算效率。
（二）配套业务功能。根据办公室业务特点，在电子***务系统中增加了许多人性化的设计。如：待办任务提醒功能，每天收集汇总所有信息化系统中待办任务，提示系统中待办事项；办公事务备忘录，将每天需要提醒注意的事项录入，系统会自动提示提醒时间；通知通告软件，办公室系统内部通知，通知人可方便查询对方是否收到、是否阅读；工作周报功能，实现了办公室科室每周工作汇总、打印，方便查询。一系列简单实用的办公软件，结合公司企信通、电子邮件软件，实现了办公室业务的无缝隙衔接，使电子***务平台成为办公室业务工作不可或缺的助手，成为每个办公室成员离不开的“亲密伴侣”。
（三）建好门户网站。以建立门户网站和业务系统为切入点，遵循“透明、服务、便捷”的原则，按照“业务公开的窗口、服务企业的平台、提高效能的工具”的定位，突出“信息公开、***办事、员工参与”的功能，持续加强办公室门户网站建设，使网站功能和服务不断贴近办公室业务发展需要，为办公室系统员工提供了优质服务。一是以公开促共享。及时更新完善部门概况中的“主要职能”“机构设置”“领导分工”“岗位职责”“员工手册”“部门通讯”等栏目；梳理办公室相关业务流程，建立网上查询、表格***等栏目，方便业务办理；每周部门重点工作，授权管理各相关业务栏目，打破科室职能设置，加强信息资源整合共享，做到科室工作内容及时上网，数据资源信息共享，形成办公室统一的办公决策信息资源库，使之成为办公室成员掌握资源的重要手段。二是以互动促提高。先后设立了办公室主任信箱、机关后勤服务信箱，及时答复、解决和解释员工反映的问题，成为机关、基层员工反映问题的重要渠道，得到了机关部门的一致好评；经常性开展网上问卷调查，征求办公室系统对我办工作的意见建议，帮助我们提高服务水平。三是以动态促建设。在“通知通告”栏目中及时办公室业务通知，在“部门动态”栏目中及时办公室工作动态，在“工作计划”栏目中及时办公室周工作任务，在“秘书工作”栏目中及时上传各类综合材料，等等，并在一定范围内授权公开，方便机关及基层查阅。实现了门户网站常建常新，浏览访问者越来越多，成为宣传办公室形象的重要窗口。
三、领导重视，全员参与，加强培训，高效率用好办公室业务信息化成果
（一）领导重视是前提。信息化是一场传统管理模式、管理理念的根本性变革，是一项耗资、耗物、耗力、耗时的系统工程，没有“一把手”的认可和参与，难以形成有效的顶层设计和系统的建设规划，没有“一把手”的支持和推动，也难以产生持久的建设推力和持续的改进提升。我办主要领导从一开始就积极倡导、支持、策划和推动办公室信息化建设，亲历亲为，从需求分析到功能定位，从系统设计到内容布局，进行顶层设计、整体驱动，在实际工作中给予关心，在实施进程中给予支持。正是由于领导的高度重视和大力支持，办公室全员对信息化建设的认识不断提高，并积极参与设计、建设和应用，推动我办的信息化建设进一步走向良性发展的道路。
（二）全员参与是基础。在办公室业务信息化建设初期，大家有一种模糊认识：信息化是科技人员的事、是年轻人的事、是个别职能部门的事，对自己无关紧要。针对这种情况，在具体建设中，我们让每一位员工都参与应用系统设计，让相关业务人员都参与其中，讨论设计方案，让大家明白信息化建设不是某几个人的事，也不是运转几台机器那么简单，每个人其实都是某项工作中的“一把手”，通过这种方式激发每位员工的参与热情。此外，还通过集中座谈、个别交流等方法，让大家逐步了解和认识各个系统，并积极参与进来，共同想办法逐步改进和提高。
（三）加强培训是保障。信息平台建好了，不等于信息化水平就提高了，能否持续有效地发挥各信息系统的功能，有赖于办公室人员素质的持续提高，也决定着信息化建设的成败。为增强全员信息化意识和建设应用能力，我们始终没有放松培训工作。一是加强选拔培养。注重选拔综合素质高、熟悉计算机应用、协作能力强的人员充实到办公室队伍当中，并结合业务工作需要，每年组织业务学习班加强培训，使办公室每一个员工都具有较高的信息化素养，了解现代信息技术和网络基本知识，并能结合各自业务熟练应用，既是办理综合行***业务的好手，也是信息化骨干，从而有力保障了办公室业务信息化建设的持续推进。二是加强应用培训。基于各个应用系统的建设、维护和深化应用，加强办公室人员计算机技能的培训，先后组织举办了多期电子文件系统安装维护和操作人员培训班，培训办公室系统人员一千余人次，提高了办公室系统的信息化应用水平。三是建立专兼职维护队伍。一方面，依托公司数据中心的专业技术力量，为办公室信息系统的建设、运维提供实时指导和应用服务；另一方面，组织办公室系统人员开展信息系统应用集中培训，并负责办公室信息系统的日常应用和维护。目前，公司机关、基层办公室（综合科）都建立了自己的专兼职信息系统维护力量，为办公室业务信息系统的正常运转维护提供了有力保障。
办公室系统是企业运转的中枢，办公室的工作效率和水平，在一定程度上影响着整个企业运转的效率和水平。通过多年的信息化建设，我办开发建立了办公自动化系统、车辆管理信息系统、接待管理信息系统、请销假管理信息系统、会议管理信息系统、驻外费用管理信息系统、库存管理信息系统、督查信息查询系统、航空订票查询系统等10余个与办公室业务相关的信息系统，以及多个简单实用的应用软件，实现了网络化、无纸化查询、办公，集约化、共享化配置资源，个性化、即时化处理事务，节约了办公资源，规范了制度流程，提高了工作效率，取得了较好的经济和社会效益。现在，我们坐在办公室里，通过办公室综合业务平台，轻点鼠标就能完成数据的查询、文件的流转、信息的传递、业务的交流、事项的审批，在忙碌工作中快乐享受现代信息技术为办公室工作带来的巨大便利。
（作者单位：中国石油***油田公司总经理办公室）
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