学文网档案是由文件转化而来的，文件完成处理程序和整理归档，就从文件运转阶段进入保管阶段，留作日后查考。“今天”的档案是“昨天”的文件“今天”的文件是“明天”的档案。因此上一环节的工作没做好就会影响到下一环节工作的进行，文书工作的质量，会直接影响档案和档案工作的质量做好文书工作必须强化档案意识，把档案意识渗透到文书处理的每一个环节，只有这样，才能发挥其应有的作用。
一、做好文书工作是提高档案工作质量的前提
文件材料的收集是档案工作的起点，收集工作的好坏是衡量档案工作质量高低的一个重要因素，并直接影响档案工作的全过程，要做好档案工作就必须首先做好文件材料的收集工作，使归档的材料达到完整、齐全、系统，如想达到这一要求，就必须加强对文书处理程序的管理。
文件材料的归档范围从横向可分为自制文件和外来文件两部分。单位自制文件是归档重点，这部分文件较好控制，一般来说，每年归档都会较齐全。而在收文处理程序中应值得注意的是：一是对开会带回或上级机关主管部门发到业务部门的文件要先到文书处理人员那里登记，然后分送，以保证上级文件不散失在个人手中。二是传阅的文件要及时收回，要建立领导传阅文件登记本，使文件承办有主，监督文件的运转处理，提高办事效率，对处理完毕的文件，在收文簿上注明，并归入档案，避免丢失，这是一项严谨的工作，必须做好。三是把好文件校对质量关，文件材料一旦归档要使进入档案室的材料确凿无误，就必须加强文件材料校对工作。如果进入档案室的材料有误，就容易造成一误百误，因此，加强文件材料的校对质量，是一件十分重要的工作。四是把好非正式公文处理关。在各单位机关除了正式文件，还有许多非正式文件。如单位与单位、单位与个人签订的合同、协议等，文书人员应鉴定这些材料，凡涉及有保存价值的，在加盖印章的同时，还应注意留存归档。
二、把好文书工作的审核关，保证归档文件质量的提高
文件的审核是办公室工作的一项重要内容，也是保证文件质量的重要一环。多年来我们一直坚持机关公文的审核制度，即：机关部门拟写的文件，先由部门负责人核稿签字后交办公室审核再送主管领导审核会签后交董事长签发，然后由办公室登记编号，打印。审核人员负责把好文件的***策关、格式关、文字关。办公室应规定不符合***策的内容与标题的文稿不打印；文字潦草、文面混乱的不打印；用红蓝圆珠笔、铅笔、纯蓝、红墨水起草或修改的文稿不打印；不经办公室审核签字的不予打印。在审核过程中，对于文件格式、文字语言不正确的耐心给予改正。如“请示”“报告”是否混用，标题文种是否正确，主送、抄送机关名称是否标准，落款和成文日期书写是否正确，文字表达是否顺通精练，经过常年坚持不懈的严格把关，文件归档的合格率达到98%以上，防止了不规范文件和使用不符合归档要求的笔墨书写的文件流入档案，提高了档案案卷质量。
三、健全和落实规章制度，使文书处理工作有章可循
常言道：没有规矩，不成方圆。为了规范文书处理行为，多年来我们陆续制定了档案室规章制度及档案室借查阅等制度。认真学习和掌握了甘肃省档案局关于印发《甘肃省〈归档文件整理规则〉实施细则》使文档工作规范标准落到实处。建立健全各项规章制度是搞好文档管理工作的根本保证。因此，文书档案工作应结合实际不断建立和完善文书处理、保密、检查等各项规章制度，并狠抓落实，切实保证文书和归档的各个环节不出问题，具体来讲要做好三个方面的工作，一要严把五关。即收文关、阅文关、借文关、回收关、复印关。二要严格按档案室制度办事，借查阅档案必须登记等，各种规章制度，要落实到行动中去。三要坚持定期检查和经常检查相结合，要利用各种渠道，各种形式征求意见，及时了解掌握领导和各部门对文档工作的看法和意见，及时改进工作，不断修订和完善各项规章制度。
（作者单位：甘肃第六建设集团股份有限公司）
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