学文网信息系统质量管理论文篇1
关键词：PBL；信息系统项目管理；质量管理
中***分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）34-8223-02
《信息系统项目管理》课程是我校计算机信息管理专业的一门职业技术能力课程。计算机信息管理专业的所有专业方向都要求培养能从事计算机信息处理和信息管理的复合性应用型人才。具备信息管理网站的规划、建设、管理与维护，信息管理系统软件的开发和维护能力的技术应用型专门人才。本课程以计算机应用为辅助手段，结合系统工程、网络计划技术等研究方法的一门课程，具有综合性、发展性、实践性及操作性强等特点，主要提供信息系统建设项目管理的原理和方法，主要的研究内容是对范围管理、进度管理、成本管理、质量管理和人力资源管理等九大知识领域进行分析。
本文旨在《信息系统项目管理》课程教学中引入PBL教学法。
1 PBL概述
PBL，全称为Problem-Based Leaming，是一种以问题为导向的教学方法。1969年，美国医学教授Barrows，在加拿大麦克马斯特大学的医学教育领域提出了此教学方法，并不断被推广。上世纪90年代，我国医学教育领域引入了PBL教学方法，并取得了一定的成效，随后该教学方法被不断推广到其它教育领域中去，如数学教育、计算机教育等。PBL教学法是以问题为基础，以学生为主体，以小组讨论为形式，在教师的参与和指导下，让学生自己分析问题、解决问题，最终达到学习的过程。
2 PBL在《信息系统项目管理》课程教学中的应用
2.1 《信息系统项目管理》课程教学现状
目前，《信息系统项目管理》这门课程总共64课时，分为理论和实践两部分。经过一线教师多年的教学经验总结，主要存在这样一些问题：
1） 教学案例和项目较缺乏。《信息系统项目管理》这门课旨在教授学生理解项目管理技术的运用对成功推进一个信息系统项目的重要性，并使学生掌握信息系统启动、计划、执行、控制、结束五个项目管理的过程。为了激发学生的学习兴趣，使学生更好地掌握理论知识，并将理论与实践联系起来，这就要求教师在教学过程中引入一些实际的、成功的或失败的案例或项目。但就目前而言，相关案例或项目，特别是针对特定知识模块的案例和项目比较少。
2） 教学方法较单一。目前，大部分院校在《信息系统项目管理》课程教学中采取的是课堂多媒体演示教学的方法。尽管在演示教学过程中会适当添加一定的相关案例，但总体上讲，这种教学方法，主角还是教师，学生还是配角，基本上知识还是单向地传递，学生被动地接受，忽略了学生的认知主体地位。
3） 对信息系统项目管理实验的重视不够。目前，信息系统项目管理的实验课基本是以案例为主，教师通过一些途径收集案例，并针对案例内容和相关知识点设计若干问题，在课堂上让学生展开讨论，这种学习忽略了学生的动手能力。
4） 学生缺乏解决实际问题能力以及创新能力。部分高职院校教师只能照本宣科地完成教学任务，这种教学方法学生尽管可以比较系统、完整地学习理论知识，但缺乏利用计算机知识分析问题、解决问题和创新能力的培养。正因为如此，大部分学生学习完这门课程后，并没有提高利用计算机来解决现实生活中遇到实际问题的能力，更谈不上走上工作岗位以后利用所学的计算机知识解决专业领域遇到的问题。
2.2 《信息系统项目管理》课程教学设计
1） 分组：由于教师提出的部分问题具有一定的难度，依靠个人在有限的时间内找出准确答案很困难，因此，PBL教学模式要求以小组为单位进行讨论。首先根据学生人数、男女生比例等因素将班级划分成6-7人的小组若干，并确定每一组的组长，必要时组长可轮流；其次，为小组成员进行分工、责任到人，如资料搜集、资料整理等。
2） 课前问题准备：问题是PBL教学模式的基础，所有环节均是围绕问题进行展开。因此，问题的质量直接影响到课堂教学效果，甚至学生对这门课程的掌握情况。一般，准备的问题在前一次课结束时发给学生，以让学生开始下面的步骤。以课程第五章《信息系统工程项目质量管理》为例，该章主要介绍项目质量管理的重要性、项目质量控制工具及技术。在课前给出案例：某公司执行信息系统的运行情况及发生的质量问题，最后是教师提出的问题：什么是质量管理、为何进行质量管理及如何进行质量控制等。
3） 搜集资料：小组成员根据教师提供的质量管理问题，在教材、网络等各种媒介上找寻相关质量管理的支撑资料，并自行归纳、整理。
4） 小组讨论：各小组成员将搜集、归纳、整理的质量管理资料在小组内进行交流、讨论。讨论后，由组长针对各个问题的重点、难点进行总结，并在课上发言。经过讨论，学生能更好地理解质量管理的重要性，并可提出质量控制技术之一――因果***的雏形。
5） 教师总结：首先，教师再次强调了项目质量管理的重要性，并对因果***进行完善，借此引出其它几种质量控制技术：帕累托分析、统计抽样和标准误差、七点运行法则等；然后，教师对整个过程进行总结，表扬学生在该过程中体现出来的优点，如团队合作、大胆交流等；同时也指出学生在讨论中出现的问题，如问题的重点是否找准等。
3 PBL教学在实施过程中将面临的问题
3.1 问题设计方面
PBL教学模式的关键是问题，所有学习都是围绕这些问题展开。这就决定了教师所提出的问题难度不能太复杂，过于复杂的问题会让学生有怯步的感觉；也不能太简单，过于简单的问题会失去教学意义；问题难度要做到循序渐进。因此，如何设计问题，是教师所面临的一个难题。
3.2 学生方面
学生能力参差不齐、差异较大，有些学生的理解能力和动手能力相对较弱，会跟不上教学；此外，由于该课程是在大三第一学期开设的，此学期后半段学生面临着工学结合，因此在后半学期学生的流失将会很严重，这给小组讨论带来一定的冲击。
3.3 教室方面
为了便于小组讨论，教室中的桌椅尽量组成一个环形，但这一点在我校桌椅基本固定的情况下很难实现。
4 总结
总之，PBL教学模式能很好地调动学生的学习积极性，使学生更好地掌握相关的知识及应用，增强学生沟通、团队协作及解决问题的能力；但《信息系统项目管理》课程教学中并不是所有章节、所有知识点都适合此种教学方法，还需与项目驱动、案例教学等相关的教学方法相结合，提升该课程的授课质量。
参考文献：
[1] 梁革英.“信息系统项目管理”课程多种案例教学模式分析[J].广西大学学报，2009（7）.
[2] 凯西施瓦尔贝.IT项目管理[M].6版.北京：机械工业出版社，2011.
[3] 符长青，明仲.信息系统工程项目管理[M].北京：机械工业出版社，2011.
信息系统质量管理论文篇2
[关键词]PDA技术 交通工程质量监督管理 TTF理论
近年来随着移动通讯和移动计算技术的融合,移动技术已得到广泛的应用,以其轻便小巧、可移动性强、性能稳定等特点,特别适合在特殊环境或特殊情况下应用,因而深受业界青睐。个人数码助理(Personal Digital Assistant,PDA)是目前发展迅速的移动智能设备,具有强大的数据管理和处理能力,PDA以其集成了通讯、GPS、红外和蓝牙无线传输等多项实用技术,轻便、小巧、可移动性强、方便携带等特点得到广泛应用。PDA技术充分运用其移动性消除了地域和时间的限制,突破了互联网的局限,使随时随地信息传输成为可能。PDA技术不仅是技术的创新,也是一种管理模式的创新。
任务技术匹配(Task-Technology fit,TTF)理论解释技术对工作任务的支持能力,理论认为只有当信息技术的功能可以很好地支持工作任务需求时,技术才会被采用,否则不会被采用,“任务特点”和“技术特点”共同影响“任务技术匹配度”,其接下来影响用户对技术的使用和用户的个人绩效。本文基于该理论,主要分析了交通工程质量监督管理工作的任务特点和PDA技术特点,其中工作任务特点主要从工作结构化、工作复杂性、工作发生频率、工作紧急性以及工作移动性衡量,PDA应用系统特点则从技术层面和系统功能层面进行分析。
一、交通工程质量监督管理信息化现状
交通工程建设实行***府监督、业主管理、社会监理、企业自检的质量保证体系,交通工程质监工作是***府***门对交通工程建设实施管理的一个重要环节,是不断提高交通工程建设质量的重要保证。交通工程质量监督工作主要涉及对交通工程施工的监督、材料的监督以及对设计的监督,一般分为公路工程和水路工程质量监督。施工和材料的质量监督工作通常在工程现场进行,将现场采集的数据即时录入数据库,更新数据库并与基础数据进行对比分析是提高工程监督管理工作效率和质量的关键。另一方面,交通工程质量监督管理业务覆盖面广,覆盖了企业、专业人员及工程项目等方面的信息,导致系统建设时间跨度大,各业务系统启动时间跨度大,部分业务系统开发及实施周期长。从工作任务特点上,交通工程质量监督工作具有高结构化、高发生频率、较高紧急性和高移动性等特点。
目前我国大部分地区交通工程质量监督管理已实现初步信息化,基本信息系统已经搭建。但信息化管理水平较低,系统不能适应工程监督的工作要求,不能实现数据实地采集实时传输的要求,问题主要表现在:(1)系统不能支持质监部门实时地把监查、检测信息录入到系统,由于系统不方便携带,施工现场采集的文字资料和***片资料只能事后录入系统,使得数据不能保持实时性;(2)由于信息传递比较复杂,当项目信息变更时,信息不能及时更新,从而影响数据的统计分析和管理决策的质量,统计分析功能不能适应业务管理需要;(3)工程现场采集数据和***像不能直接导入系统,需手工录入,给工作人员带来了很多不必要的麻烦;(4)由于上下级单位之间的系统模式没有统一规定,产生了数据资源不能共享或重复录入数据等不便。
二、PDA在交通质监管理中的应用
PDA是近年来发展迅速的便携式智能设备,内置嵌入式操作系统,具有强大的数据管理和处理能力,以其轻便、小巧、可移动性强、方便携带等特点,已得到广泛应用。PDA集中了计算、电话、传真和网络等多种功能,随着计算机技术的发展PDA的功能越来越丰富,PDA技术在各行各业中应用的也越来越广泛。PDA更是一种数据采集的理想载体。它功能强大,几乎具有普通台式计算机的全部功能。
基于交通工程质量监督管理工作需要和PDA技术的特点,对现有“交通工程质量监督管理系统”进行升级续建,将PDA技术引入原有质量管理平台。该系统特点在于:携带轻便,方便高效,可以将现场采集的数据和***片资料直接导入主系统,一方面避免了数据的手工录入,另一方面可以即时查询、更新系统中的数据,有较好的交互性。基于质监工作的特征,该系统主要包括项目信息录入、检查信息录入、监测信息录入、工程评定、查询统计和文档管理的功能模块。
该系统从技术层面上具有较强的连通性,系统由***门内部局域网互联,***、省级交通工程质监局、地市质监站以及各项目指挥部都有接口。系统使用SQL Server数据库和C/S架构模式,具有较好的可扩展性。从性能上该系统实现了文字和***片信息的实时录入、更新、统计和分析,并且便于携带。系统由于实现了数据资料,尤其是***片资料的直接导入,数据具有高度的准确性。
从功能层面上,项目信息录入主要包括基本信息、业主信息、施工单位信息、设计单位信息、监理单位信息等;检查信息录入主要是对高速公路和国省道项目的检查信息;工程评定是对于工程竣工验收时,根据管理部门的检测、检查的数据信息,做出统计和分析,自动得出工程的评定等级,支持质监决策;文档管理功能是对整个工程项目建设过程中归档与质量有关的文档;查询统计主要包括对总体合格项目率、缺陷出现频率等的统计查询。
三、结论
PDA技术满足了交通质监工作中的高移动性要求,实现了数据的现场采集、录入、更新和即时统计分析功能,可以帮助质监工作人员快捷地处理日常交通工程质量监督管理工作,协助做出工程评定决策。另一方面,该系统可以实现交通行业信息资源纵向共享的目标,使数据资源在上下级单位之间得到共享。因此PDA技术与交通工程质量监督管理工作具有很高的匹配程度。
目前一些省市交通工程监督局已经将该系统投入使用,系统的使用给工作人员带来了方便,促进工作效率的同时提高了质监工作的质量。
参考文献:
[1] Goodhue , D.L. and R.L. Thompson. Task technology fit and individual performance [J] . MIS Quarterly , 1995 , 19 (2) : 213～236
[2]刘 *** 唐 进:交通工程质量监督管理系统的开发与应用 [J].交通与运输,2005年第12期
[3] 谢立***:公路工程质量监督模式的转变 [J].交通世界,2008年第7期
信息系统质量管理论文篇3
关键词：信息技术；建筑项目管理；开发；应用
中***分类号：TU71文献标识码： A 文章编号：
北京金丰环球建筑装饰有限公司是于1995年在北京注册的一家中外合资企业，获国家建设部核准的建筑装饰装修工程专业承包壹级、专项工程设计甲级和房屋建筑工程施工总承包二级资质。并通过了ISO9001质量体系认证、ISO14001环境体系认证和OH***S18000职业健康安全体系认证。具有先进的管理体制和良好的社会信誉。
1幕墙工程项目管理信息系统包括的内容
文档管理子系统
信息具有可存储性，在传统的项目实施过程中文档存储扮演了重要角色，它是信息传递的主要载体之一。在建筑施工过程中，具体的工作体现在大量的文档中，如报审材料、会议纪要、函件、技术交底、工程检测、施工日志、质量日志、安全日志、月施工情况汇总报表等。幕墙工程项目管理信息系统依靠对文档信息的存储管理，来改变传统工程项目中单一的信息沟通方式，以便利各部门之间的文档信息流动，进而实现文档资源共享，以期形成文档管理网络化和科学化，使相关的文档信息可以让各方能够及时获得，从而为工程项目参与者提供，一个信息高效沟通和信息协同运作的环境。
（2）质量管理子系统
质量管理子系统是根据企业特点选用若干体系要素加以组合，加强从设计研制、生产、检验、销售、使用全过程的质量管理活动，并予制度化、标准化，成为企业内部质量工作的要求和活动程序。它主要用于管理公司所有运作项目质量方面的信息。以实现各项目部质量月报的上传，及有关质量问题整改措施的下达为目标。
(3)成本管理子系统
成本管理系统将成本管理与控制作为考虑和研究的对象，该系统主要用于管理公司所有运作项目成本方面的信息。包括概预算成本信息、资源成本信息、施工成本信息等。以实现各项目部施工成本信息的上传，及相应的调整措施的下达等为目标。
进度管理子系统
在项目进度管理子系统中，可上传项目设计方案、实施方案、项目变更函、设计***纸等资料。项目管理员通过使用系统可以及时了解项目进展情况，以及项目管理中存在的问题等。
(5)决策评价子系统
决策评价系统在功能上可划分如下结构形式，包括：用户界面、控制协调机构、决策问题分解、决策指标体系、方案描述、方案评价、知识描述、决策评价等功能模块，以及数据库、知识库、方案库、方法库等信息源。用来得到最优决策。如对工期、成本、质量、安全等信息的分析评价等。
(6)信息互动子系统
信息互动子系统是指搭建一个项目管理平台，使施工技术问题和施工中问题的得以解决，即使异地也可以进行实时的交流，进而保证施工的顺利进行。
2幕墙工程项目管理信息系统平台构建
(1)整体方案确定
由于幕墙建筑工程信息多样化、随机性强的特点，要求信息处理与交换必须是一个动态的过程。因此，此施工网络管理系统是采用一种基于新型的电子化的管理模式，该系统是建立在Web数据库的模式的基础上，采用客户机/服务器(Client/Server)模式，实现计划决策层、管理控制层和执行层之间的信息传递。
以上三个层次各自***，又相互关联，处于一个有机的整体中。其中公司总部作为决策层，负责统筹公司的各项工作以使其利益最大化，并协调各项目部之间的资源冲突；公司总部制定的宏观计划，分解传达给各项目经理部，该部作为管理控制层，针对具体项目制定详细的规划，再结合具体问题进行分析，然后将进一步细化的规划交由现场控制部执行；现场控制部将采集到的数据进行处理，反馈给项目经理部，项目经理部据此诊断问题，若内部可自行解决，则将调整措施下达给现场控制部来执行，若遇到难于解决的问题，则将问题上报给公司总部，总部根据各项目经理部的回报情况适时作出决策或修改计划。具体信息流程见***1。
***1各层次信息传递示意***
其中现场控制部将施工日志与实际资源等信息上报给管理控制层，项目经理部据此将计划进度与实际进度对比分析，作出本施工阶段的工作总结，并呈报给公司总部。公司总部根据各项目的进行情况做出评价，从全局重新分配资金、人力资源、设备资源等利益，并将调整结果下达项目经理部，项目经理部依总部指示调整项目的进度、质量与成本等计划，再将调整结果下达执行层。
上述过程中的信息交流与传递皆采用采用web形式，在连入internet网的环境中，将所有数据资料存放于web服务器上的数据库中，无论身在何处，都能够实现数据共享，充分满足了公司于异地之间适时、快速的信息交流。WBM 融合了 Web 功能与网管技术，从而为网管人员提供了比传统工具更强有力的能力。WBM可以允许网络管理人员使用任何一种Web 浏览器，在网络任何节点上方便迅速地配置、控制以及存取网络和它的各个部分。因此，他们不再只拘泥于网管工作站上了，并且由此能够解决很多由于多平台结构产生的互操作性问题。
(2)网络安全性保证
鉴于现代企业对网络的高度依赖，使保障网络的通畅、可靠就显得尤其重要。这使得网络管理技术成为网络技术中人们公认的关键技术。网络管理从功能上讲一般包括配置管理、性能管理、安全管理、故障管理等。由于网络安全对网络信息系统的性能、管理的关联及影响趋于更复杂、更严重，网络安全管理还逐渐成为网络管理技术中的一个重要分支，正受到业界及用户的日益深切的广泛关注。
安全管理主要解决以下问题：集中化的安全策略管理、实时安全监视、安全联动机制、配置与补丁管理、统一的权限管理、设备管理。无论是企业内部的信息网络还是外部的网络平台，都必须建立在一个安全可信的网络之上。目前，解决这些安全问题的最佳方案当数应用 PKI/CA 数字认证服务。PKI(Public Key Infrastructure，公钥基础设施)是利用公开密钥理论和技术建立起来的提供***身份认证的安全体系，它从技术上解决了网上身份认证、信息完整性和抗抵赖等安全问题，为网络应用提供可靠的安全保障，向用户提供完整的PKI/CA 数字认证服务。
结语
建筑施工的项目管理是一个多部门、多专业的综合性全面管理。它不仅包括施工过程中的生产管理，还涉及到技术、质量、材料、质量、计划、安全和合同等方面的管理内容。任何一项管理活动，都与对某种信息的处理工作密不可分。建筑施工项目各类别的管理活动也并是不孤立的，它们之间处于相互依赖、相互制约的联系中。于是，各管理活动之间迫切需要信息的交流和传递，而且建筑施工项目管理工作的复杂和繁重程度，直接影响着项目管理过程中信息流动的复杂与频繁程度。
参考文献：
[1]周臻.建设项目信息化管理研究.[D]天津大学. 硕士毕业论文,2005.
[2]Lockyer,keith and james Gordon,project management
信息系统质量管理论文篇4
关键词：环境质量 分析 环境管理 技术水平
随着ISO14001环境管理体系标准在我国的广泛推广，人们对这一国际标准的作用和实施意义的认识也在不断深化，越来越多的企业认识到了它的重要性，在企业内部建立了环境管理体系。ISO14001标准给各行各业提供了一整套标准化的管理工具，对其环境管理活动进行动态的系统化的管理，来实现污染预防和企业的环境绩效持续改善的目的。企业建立和保持环境管理体系全面发展需要有力的技术支撑。
一、环境质量综合分析对于环境管理工作具有重要作用
环境保护的核心工作就是环境管理。科学的环境管理对于预防、控制和治理环境污染具有重要的作用。进入21世纪以来，我国环境保护工作不断加强，环境管理手段日益完善，但环境质量综合分析工作却相对滞后，完全不能满足现代环境保护的需要。只有加强环境质量综合分析，才能提高环境管理的水平。环境质量综合分析为科学的决策提供重要依据。环境管理必须对环境质量整体状况把握清楚，没有可靠的分析结果，就达不到有效的环境管理。因此环境质量综合分析在企业环境保护工作中具有十分重要的意义。
二、整合人力资源是加强环境质量综合分析的前提
环境质量综合分析包括环境监测技术、数据分析、综合管理等多种学科知识，对研究人员的文化水平要求也比较高。还要加强操作人员***治思想教育，职业道德教育和专业技术的培训。着力提高现有人员理论和技术水平。同时要不断引进高层次人才。创造合适的环境提供给工作人员管理使用，招收同类专业高学历毕业生，以充实综合分析技术力量。要不断调整人才结构。根据监测事业发展需求和环境质量综合分析双重需要，配置环境监测、质量分析、质量控制和管理决策等多方面的人才，以形成人才优势互补，各持有专长，各司其责的综合分析人才保障机制。
三、深化理论研究是环境质量综合分析的基础
由于现阶段环境质量综合分析理论体系的研究滞后，引起环境监测技术的发展也较为缓慢，环境质量综合分析理论对环境质量综合分析的意义、作用是不可估量的。其内容及在环境监测中的地位要及时总结和研究，要尽快建立起与之相配套的环境监测、环境评价、环境控制及环境管理的理论体系，以便将来更好地完成指导环境质量综合分析工作。
四、完善综合分析技术规范体系是环境质量综合分析的关键
环境科技工作者经过多年的探索和研究，已经制定了一套完整的监测技术规范，但是为了保证环境质量综合分析结果的准确性，环境质量综合分析工作亟待解决。主要是根据环境监测技术近年来的发展情况，及时修改监测数据统计报表的内容和报告形式，使环境监测和评价项目统一规范起来，以增加监测数据年度之间、区域之间的可比性，便于分析环境质量在未来的变化趋势。再有就是要逐步统一环境质量评价方法。由于环境质量综合分析具有特殊性，所以要对环境要素统一基本评价方法，以方便于环境质量地域和时空变化的比较。
五、推进信息化是加强环境质量综合分析的动力
现代环境管理的主要问题就是要信息的及时准确，这也是加强环境质量综合分析的核心内容。在环境质量综合分析中，我们要通过便捷的渠道，获取大量的信息，从中发现规律，为决策的科学管理提供有力的依据。首先要使系统局域网建设的步伐加快，要有统一的开发形式、增强其功能、建立数据库信息系统，形成环境保护的信息网络，以便及时获取并传输各种监测和管理方面的信息。其次要实施部门信息共享工程。加强与水文、气象等其他相关部门的协调合作，方便及时掌握与环境质量分析相关的信息。再次，利用多媒体制作系统研究开发环境质量综合分析结果，提高环境质量报告的交流和编制速度使其与其他系统相协调。
六、拓展成果表征形式是环境质量综合分析的要求
由于服务对象的不同，对环境质量综合分析成果的表现形式的要求也会不同。就目前来看，采取了编写环境质量日报、周报、月报、季报、年报、快报、年度环境质量报告书、年度环境质量报告书以及在媒体上公布环境质量公报等形式来体现的。由于现代环境管理和大众的需求发生了巨大的变化，就要求我们在环境质量综合分析成果的及时性和表征形式的多样性方面进行特别的专项研究，针对环境热点、难点问题重点解决，更好地为环境管理和社会公众服务。
七、加强组织领导是环境质量综合分析的保证
对环境要素调查、监测信息分析处理的过程中最重要的环节就是环境质量综合分析。这就需要我们建立专门的专家队伍，录取综合素质和专业技术水平较高的人才从事这项研究。同时，加强监测工作的宏观控制，要有针对性地制定工作计划、安排监测任务，才能获取足够的准确信息，以满足环境质量综合分析的需要。
八、结语
现今已经有越来越多的企业认识到环境管理是商业管理的重要作用，各种污染预防措施也越来越完善，也了解它更是日常商业运作中的不可缺少的一部分。企业将EMIS 作为企业的重要信息系统纳入企业管理资源之中，与企业资源规划（ERP ）等系统集成一体，使企业信息和资源集成得以实现。企业环境管理信息系统的研究尚处在初级阶段，国内外相关的研究报道也不多。所以企业环境管理信息系统的研发，还应该多方面协调和合作。相信在***府和多种学科领域的共同参与下，环境管理信息系统会有飞速的发展。
参考文献
[1]王珊，等数据仓库技术与联机分析处理北京：科学出版社，1998.
[2]杨友麒；张志檩 知识经济时代的化工企业信息化 2000.
[3]王煜.陈俊.陈建***.项目管理信息系统在大型化工项目建设中的应用[期刊论文].
信息系统质量管理论文篇5
一、信息化发展的背景
1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高
自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子***务、电子商务和社会信息化的全面发展。
仅从***府角度看，我国电子***务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子***务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种***府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的***府业务通过信息化手段实现；各级***府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区***府部门建设了局域网，超过90%的***府部门达到了人均1台计算机，有90%的***务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①
2、基于网络平台化的信息共享和业务协同
互联网技术和应用的快速发展，无论是***府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。
***府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求***府业务系统、***府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级***府机构***务系统的***务内网平台，通过信息交换平台和***务门户网站，各级各类***府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为***府门户，正把更加全面的***府公共服务纳入到信息化应用范围。②
企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。
实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。
3、信息资源战略成为信息化核心内容
2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。
从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高***府公共服务能力、增强***府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成***府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。***务信息资源的开发利用紧紧围绕***务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展***策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定***务信息资源社会化增值开发利用的财******策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③
从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。
二、信息化条件下档案管理的若干问题
信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为***府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。
1、电子文件长久保存和长期可用问题
人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。
归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。
为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对***府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。
2、多种类型数字化信息的档案化问题
在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、***形、***像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。
导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：
（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数***府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。
（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，
支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。
（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据***信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国***府域名（）注册量达到23752个，***府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级***府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。
3、双轨制与双套制问题
随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。
造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行***机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。
双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。
可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。
双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。
4、电子文件运动规律与档案管理模式选择
近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。
“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克·厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是***府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。
作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。
网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。
注释：
①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子***务规划研究报告》。
②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。
③⑥《2006年中国信息化发展报告》。
④。
⑤archives.gov/。
信息系统质量管理论文篇6
【关键词】工程质量；监督；信息化
中***分类号：D523文献标识码： A
1 引言
工程质量监督***是我国建筑行业发展战略的重要组成部分，关系到人民群众切身利益，关系到国计民生和社会稳定的大局。近年来，为满足社会快速发展的要求，建筑工程规模逐年扩大，建立健全建设工程质量监督管理体系，全面、全过程、全方位加强建设工程质量的监督管理，是从根本上保证设工程质量的重要措施，建筑行业对此引起了高度重视[][1]。
信息化是当今社会发展的必然趋势，中华人民共和国住房和城乡建设部也在《建设部关于加快建设系统信息化进程的若干意见》文件中提出：“建设系统的信息化是实现城乡现代化的重要前提条件；是促进建设事业结构调整和解决深层次矛盾的重要途径；是提高人民生活水平，树立***府形象，保持社会稳定的重要内容。[][2]”质量工程监督建设信息化管理系统主要是信息系统的构建过程主要利用建设工程管理的特点，在现代化的通信和计算机技术下，因地制宜的选择成熟、性能稳定的技术，构建动态的远程监视系统。健全和完善与***府决策、执行相协调的工程监督制约机制，积极适应工程质量监督工作面临形势的新变化，统筹规划工程质量监督信息化建设，进一步创新监督方法，提升监督实效，是工程质量监督部门面临的一项重要任务。
2 研究目的、研究方法
2.1研究目的
工程质量监督绝非仅靠***府传统的管理模式就可以奏效的，随着信息社会的高速发展，工程质量监督必须依托信息化的高速发展，实现监督的网络化、全程化、实时化、简便化、效能化、规范化。基于这一认识，本研究的目的是通过对信息社会中工程质量监督的研究，旨在提高各级建设工程质量监督机构的监管力度和工作水平。
2.2研究方法
本研究以工程质量的监督为研究对象。采用文献资料法、逻辑分析法、访谈法对工程质量监督的信息化进行研究。
3工程质量监督信息化管理的必要性
3.1***府信息透明化的必要手段
人民群众和新闻媒体作为新的监督主体，帮助***府监管到位作用日益强大，信息化管理能将***府各种信息进行及时的分析和汇总，各地群众可以充分利用信息技术的实时性、针对性和实效性，对建设工程在前期运作、中期施工以及后期维护进行实时、同步的动态监督，并且能够及时掌握***府监督部门所发信息，是***府建设工程实施过程公平和透明化。通过有效、真实、科学的数据使人民群众了解***府部门监督工作的公正，从侧面也加强了***府的公信力，有利于各项工作的开展。
3.2 资源配置优化的必要助推剂
建筑工程规模和投资一般都比较大，不同的工程之间差别性较大，在工程中需要协调的关系多，各种单位之间上报或者下达的的信息交换、文档管理复杂密集，信息化的管理系统有利于对信息文件进行合理及时的整合和处理，有利于各单位总结交流质量监督经验，能够及时掌握质量动态，对工程的质量、安全、进度以及资源进行有效的调整，进行及时的决策，以此提高工程的进度和质量，提高工程的管理效率。。
3.3推进工程质量监督信息化是任务所需
在新的历史时期，如果对建设工程队伍缺乏及时、有效的教育、制约和监督，就会不断滋生质量安全问题，甚至衍生为腐败问题问题，质量工程监督部门不仅无法完成***和人民赋予的神圣使命，而且还会损害国计民生，甚至影响社会和谐稳定。建筑工程如果没有通过扎实有效的监督防控，以至于造成的的代价是沉重的，之前印度楼梯突然倒塌造成数百民人民群众伤亡，质量工程劣质带来了无法估量的损失。信息化管理可以对工程管理的信息化、电子进行实现，对工程的阶段目标以及进度计划进行实时的跟踪、分析和比较，对工程有关信息进行统计和分析提高工程质量监管的效率和准确度，能够有效的保证施工质量，并进行一定的进度控制。因此，如何提升工程质量监督工作的及时性、前瞻性、灵敏性，必须依靠信息化质量监督工作的实效，完成质量监督工作任务而亟待解决的一项重要课题，而信息化则是这项任务中的重中之重。
4如何加强工程质量监督信息化
4.1加强建立工程质量监督系统
工程质量监督系统主要分为三部分：
第一模块，积极建设、完善常规信息采集，记录与工程相关的工作人员的基本信息，如姓名、性别、年龄、证件号、工作编号、资格名称。记录工程项目信息，各个工程为组成相应的数据组，方便及时查找与应用。
第二模块，结合工程远程监控设施建设，充分应用遥感、遥测、全球定位和其他实时自动采集与传输新技术，对建设过程中产生的海量信息，进行有效存储和快速备份，逐步形成从微观到宏观多层次协同作业、结构相对完备的综合信息体系。
第三模块，围绕群众最需要、最关心的突出问题,建立对外工程质量公开监督系统。在工程质量监督公众服务平台公开涉及工程质量监督监管的所有***依据（法律、法规）、权限、程序，保障被监督者的权益。同时公众可以***查询所需资源信息，并反馈给监督部门，增强监督工作。
4.2 解决监督检查的工作内容及工作的规范化、程序化问题
工程质量部监督门在监督检查过程中所采用的标准必须以国家和建设部工程质量验收规范及相关规程、规范、强制性条文，法规文件为依据，引导确定监督检查的内容。在监督人员进行施工现场完成质量信息的实时采集测评时，信息化系统可以通过随身电脑的客户终端，提供向导性的监督检查程序和强大的现场帮助支持查询计算系统，方便管理者对监督检查信息和监督人员的实时管理控制，并对检查不合格的项目给出处理意见。
4.3加强信息化技术建设
随着建设工程监督工作的深入开展，未来信息化技术将主导建设工程监督系统，高智能信息技术建设迫在眉睫。
4.3.1目前大部分建筑施工工地远程监控系统都仍使用有线网络的传输，采用无线网络技术改进建筑施工工地远程监控系统的***像采集子系统和传输子系统部分，可以抛弃原有的有线传输介质，大量使用无线传输介质和无线***像采集设备，施工工地塔吊等地点将不再受到线缆长度的限制，
4.3.2 GPS和 GIS技术
GPS 是英文 Global Positioning System 的简写，即球定位系统；GIS是英文Geographic Information System 的简写，即地理信息系统[][2] 。 GIS模块可以增加建筑施工工地远程监控系统的监控中心子系统的实际操作性，精确到建筑工程的地理状况和周边环境。监督人员的统筹安排作为工程质量信息化建设的重中之重，GPS 模块可以增加监督人员可操控性。
4.3.3网络视频会议技术
网络视频会议技术是一种点对点、多点交互的通信方式，可以将不同地点与会成员的活动情况、会议内容等展现到各个分会场。基于网络视频会议技术以上优点，网络视频会议技术可以使工程质量监督部门对施工工地违反标准的地方，与施工工地管理人员进行通讯，利用直接远程将需要整改的地方下发电子版整改通知书，并限时整改。因此，可以很大程度上缓解了监督人员相对不足的问题，进一步提高工作效率和监管覆盖率。
5结语
建设工程监督领域是社会众多领域中的一个，伴随着高速的科技发展，工程质量监督信息化建设势在必行，逐步普及信息技术在工程质量监督中的应用。在整个进程中我们要始终坚持以***理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，以监督信息化梦想为发展方向，为我国建设监督行业提供有力的技术支持和保障,我国目前的工程质量监督信息化技术尚处于不断摸索渐进的阶段，未来还会有面临很大的挑战。
【参考文献】：
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信息系统质量管理论文篇7
关键词：控制环境；会计信息质量
1引言
今天的企业之间的竞争，已经不仅仅局限在企业产品与服务层面的竞争，伴随着整个市场经济竞争趋势的不断凸显，基于企业运营与管理需要而进行的企业内部控制与管理，对于企业整体信息质量的提高，尤其是企业整体综合竞争力水平的提升，扮演着越来越重要的作用。
2内部控制理论概述
内部控制是指企业为了合理保证财务报告的可靠性，经营的效率和效果以及对法律法规的遵守，由治理层、管理层和其他人员设计和执行的***策和程序。从理论的层面来看，内部控制是企业运营与管理体系的重要组成部分。企业进行有效的内部管理，或者说内部管控的主要出发点是为企业综合管理以及市场竞争力水平的提升服务。整体上来看，内部控制主要包括控制环境、风险评估过程、信息系统与沟通，控制活动以及对控制的监督。控制环境是指治理职能和管理职能，以及治理层和管理层对内部控制及其重要性的态度、认识和措施。包括对诚信和道德价值观念的沟通和落实，对胜任能力的重视，治理层的参与程度，管理层的理念和经营风格，组织结构及职权与责任的分配，人力资源***策与实务等。
3会计信息质量概述
会计信息质量在国际上有着较为通用的标准。本文主要对会计信息质量的内涵以及会计信息质量的基本特征来进行分析，从而为之后的内部控制环境对会计信息质量的影响研究奠定一个良好的理论基础。根据《现行会计准则》中有关质量的定义，会计信息质量是会计信息满足明确和隐含需要能力的特征总和。会计信息质量要求是对企业财务报告中所提供会计信息质量的基本要求，是使财务报告中所提供会计信息对投资者等使用者决策有用应具备的基本特征。从理论的层面来看，会计信息应该具有信息的可靠性，信息的相关性以及信息的可比性、及时性等方面的特征。因为会计信息质量水平的高低对于会计信息使用者来说有着极为重要的意义。所以，如果会计的信息不达标，或者会计信息出现了严重的失真与偏差，那么其所造成的不利影响是极为深远的。因此，重视会计信息质量的提升是当前在会计研究领域所关注的一个主要问题与方向。
4企业控制环境对会计信息质量的影响
在上文中已经对内部控制以及会计信息质量的基本内涵进行了初步的界定。公司的治理结构，公司的企业文化建设以及公司的人力资源管理与组织结构等方面都会对会计信息质量所产生的诸多影响。本文以H公司为例来探讨企业控制环境对会计信息质量的影响。
4.1H公司简介
H公司成立于2000年1月，总部位于深圳，是一家从事电力信息化系统集成业务的国家高新技术企业。开发研究计算机硬件、从事信息网络技术软件开发、公用信息网、专网、企业网的信息系统应用软件开发业务,销售自产产品,并提供相关技术咨询;从事信息通讯网络系统集成技术开发业务;计算机网络系统集成及相关技术服务;安防技术防范系统设计、施工、维修;承装、承修、承试电力设施;自有物业出租。
4.2公司治理结构对会计信息质量的影响
在企业的运营与发展的过程当中，一个企业在治理结构层面的优化与否，在很大程度上会影响着整个的会计信息的质量水平。H公司是一家典型的集中型股权结构公司，H公司前五大持股股东章X持股26.89%、孔X持股18.68%、邢XX持股14.67%、苏XX持股6.67%，杨XX持股5.35%，持股比例合计达到74.62%，这样的持股比例使得H公司股权高度集中。而且在公司上市之初，公司前三大股东章X，孔X，邢XX签了《一致行动协议》，这一协议使得公司股权更加集中，更加巩固了章X在公司的实际控制人的地位。由于权力过于集中，所以低层人员只能被动接受命令，集中型治理结构不仅降低了监事会的监督权力以及***性，而且增大了财务舞弊的可能性，影响了会计信息质量的可靠性。为了公开发行股票，H公司进行了财务数据造假，根据监证会的调查结果显示：H公司在报送IPO的财务数据中，分别虚增净利润2278.88万元、营业收入1592万元以及销售费用14.55万元，虚减营业成本117.97万元和管理成本182.58万元，当年的净利润虚增2278.88万元，虚增数是实际数的57.05%，未分配利润虚增4443.8万元。在上市初，虚增收入合计2761万元，虚减应收账款合计2.42亿元。
4.3企业文化对会计信息质量的影响
良好的企业文化建设对会计信息质量有着重要的影响，是企业会计信息质量的有力保障。H公司倡导员工爱岗敬业、开拓创新和团队协作精神，宣扬“创新进取、坚忍不拔、服务客户、追求卓越”的企业文化，没有建立、实施诚信、道德的企业文化，发生了这起财务造假事件。为了能将股票公开发行，H公司伪造了报送IPO的相关财务数据。在利益的驱使下，企业对财务数据造假，损害了投资者以及小股民的利益，这是缺乏诚信的表现。因此没有诚信的企业文化的不利于企业的管理，加大了会计信息质量的失真性，对会计信息质量的可靠性产生严重的影响。
4.4人力资源***策对会计信息质量的影响
在企业会计工作的具体实践过程当中，无论是哪一种层面的企业会计管理制度都必须借助系统的，科学的人力资源管理体系来进行实现，因此提升人力资源管理***策是企业会计信息质量提升的主要思路。H公司秉承着“以人为本”的管理理念，制定以一系列有利于可持续发展的***策，但是在聘用人员的***策上有点缺陷，招聘时H公司缺少对应聘者职业操守和道德素养的关注，发生了这起财务造假事件。如果职业操守和道德素养不过关，很可能引起会计信息质量的下降，出现财务造假的情况。因此一个良好的严格的人力资源管理***策会对会计信息质量产生好的影响，否则会影响会计信息质量的可靠性，使会计信息出现失真问题。
5完善内部控制环境，提高会计信息质量的对策
在上文中，主要从治理结构，企业文化和人力资源***策说出了内部控制环境对会计信息质量的影响。在今后的H公司会计信息质量提升过程当中，无论是从宏观层面，还是从微观层面，都需要来从内部控制环境的角度来提高整体的会计信息质量的水平。
5.1完善公司治理结构
合理的组织结构会影响会计信息质量，组织机构的科学设置应该建立在科学理论指导的基础上，从治理结构的岗位设置层面，在治理层面的组织监管层面来进行相应的强化。一个良好的组织结构是职能明确，相互制约的。这样的组织结构可以减少舞弊行为，和会计信息失真的情况。一个企业会计信息质量的提升，在一定层面上需要借助治理结构的完善来进行提高。在今后H公司会计信息质量的提升过程中，治理结构层面的优化首先需要做的是，借助现代企业的管理理念来进行治理结构的优化。例如，可以吸引投资者入股来平衡公司股东，解决股权集中的问题，使其相互制约，提高会计信息质量，降低管理人员的舞弊行为。其次要强化内部审计职能，完善内部监督，保证其***性，发挥***董事和监事、审计委员会的监督职能。在H公司今后的发展过程当中，还可以邀请第三方***的会计审计机构来为会计信息质量保驾护航。最后还要加强企业会计部门主管和对会计信息质量监督人员的能力，会计主管和监督人员能力的提升，会增加会计信息质量的可靠性。
5.2强化企业文化建设
在企业文化建设的过程当中，企业文化建设是一种软实力的表现。作为一种潜在的、隐性的力量来构筑企业文化建设也是促进其会计信息质量的重要对策。在具体的实施过程当中，首先要提升企业文化建设的水平，建立诚信、道德的良好企业文化，加强员工诚信道德的培训。企业文化建设是企业管理的重要组成部分，通过在管理的体系中强化企业的文化建设水平，其所具有的相关价值也会得到相应的改进，对会计信息质量也会产生良好的影响。其次，要注重企业文化建设的长效性。由于企业的会计信息质量扮演着极为重要的作用，所以，要在会计信息控制的系统性层面进行相应的改进，加强企业内部所有人员的诚信、道德意识，积极倡导良好的企业文化，提高良好的企业文化氛围，有利于会计信息质量的提升，也有利于公司的管理。最后，落实企业的文化建设。会计管理在企业的运营与管理中发挥着极为重要的作用。要在会计管理层面来强化相关的文化建设。老话说“上行下效”，如果管理层不注重企业文化的落实，那会引起员工对企业文化的不重视，尤其是对于诚信道德的不重视，会引起会计信息质量的降低，所以要加强，加大企业文化建设的力度。
5.3加强人力资源管理
在整个企业的运营与发展的过程当中，企业的人力资源管理扮演着极为重要的角色。因此，要在H公司会计信息质量提升策略中，将人力资源管理作为一个重要的发展路径。要借助系统的人力资源管理模式来构筑更加完善的监管体系。针对在企业人力资源管理中存在的一些问题，进行针对性的强化与实施。例如，H公司应该从人力资源岗位的具体职责要求出发，明确人力资源管理中相关人员的基本职责，要求不相容职位分离，在这种相对明确的职责界定中，会计信息质量也会得到相应的提升。而且在管理人员在聘用人才时，要关注应聘者各方面的能力，使其具备专业能力和道德修养。还要实施绩效考核，把企业的会计信息质量与企业会计从业人员的薪资待遇与岗位晋升紧密地结合在一起，这样可以提升会计信息质量，也可以促进员工对会计信息质量的监督。加强人力资源管理是一个系统的，渐进的过程，需要从基本的行业发展的全面角度出发，突出在人力资源管理中人性所具有的潜力与价值。通过这种系统的方式来凸显出人力资源管理所具有的价值。总之，从企业内部控制环境的角度来提升企业的会计信息质量是企业在运营与发展过程当中所面临的主要问题。本文中主要聚焦了企业内部控制环境的基本制度，从企业在治理结构，管理理念以及会计人员的基本素养等层面来探讨从企业内部控制环境的角度提升企业会计信息质量的方式与方法。
6结语
信息系统质量管理论文篇8
一、管理信息系统课程的理论基础与体系结构
从系统的角度，管理科学为基础，信息技术及计算机技术优化管理工作。遵从软件工程的原则，开发运行稳定、质量可靠、互动性好的MIS软件系统，配置合适的硬件环境，构建新的管理信息系统，涉及硬件技术、软件技术、网络技术、数据库技术和管理开发过程的项目管理、质量管理和网络技术。
项目管理包括配置管理、质量管理和人力资源管理等。规划阶段进行可行性研究，涉及技术经济学方面的指示，如投资分析。分析阶段，涉及管理信息系统、系统论、管理学、组织行为学等方面的知识；设计阶段涉及管理信息系统、系统论、管理学和通信网络技术；实施阶段涉及软件技术、数据库技术、网络技术和配置管理、测试管理。管理信息系统与其他学科之间的关系如下***所示。
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二、工商管理类专业管理信息系统课程教学体系
结合管理信息系统课程的理论基础和体系结构，结合现有文献提出的管理信息系统改革方法，提出以下改革建议。根据工商管理类专业的特点，减少MIS开发方法和开发过程所占的比例，添加MIS与企业竞争优势、MIS管理、经管领域MIS应用等知识模块。工商管理类专业MIS理论教学内容主要包括以下四部分：
（一）管理信息系统基础理论篇
1.管理信息系统基本概念：信息、系统、信息系统以及管理信息系统的概念，管理信息系统的发展历程。
2.管理信息系统理论基础：管理理论、信息论、系统论、控制论、行为科学、数学以及运筹学等基础理论学科的把握。
3.管理信息系统的分类：基于管理层次的分类、基于管理职能结构的分类、信息资源的空间分类以及技术架构分类。
4.管理信息系统的系统结构：概念结构、层次结构、功能结构、软件结构和硬件结构。
（二）管理信息系统的开发基础篇
1.管理信息系统的技术基础：计算机硬件系统、计算机软件系统。
2.管理信息系统的开发条件：企业业务流程分析与企业业务改革，领导的支持与参与。
3.系统的开发方法：结构化开发方法、原型法、面向对象的开发方法和计算机辅助工程。
4.数据库技术基础：概念模型、关系模型、概念模型和关系模型的转换、关系模型的规范化。
5.通信与网络：数据通信与计算机网络。
（三）系统开发与管理篇
1.管理信息系统规划：管理信息系统规划的必要性、目标、内容与组织管理，管理信息系统规划模型，系统规划的主要方法。
2.管理信息系统的分析：系统分析的目标、任务及步骤，系统详细调查与分析，新系统逻辑方案的建立。
3.管理信息系统的设计：系统设计的任务与原则，系统功能结构设计、系统配置方案设计、系统流程设计、代码设计、数据库设计。
（四）典型应用篇
1.生产管理信息系统：生产管理系统的发展、物料需求计划、制造资源计划、企业资源计划。
2.决策支持系统：决策支持系统的概述，决策支持系统的发展历程，决策支持系统功能与支持，智能决策支持系统，群体决策支持系统。
3.电子商务：电子商务的概念、分类，电子商务的应用框架，电子商务中的支付，电子商务的安全问题。
三、工商管理类专业管理信息系统课程教学改革建议
课程教学改革尤其是教学内容改革具有必要性和迫切性。一些文献分析了管理信息系统教学中存在的问题，并从不同角度提出了教学改革的措施和方法，如梁妍和王知强针对信息管理系统学科的特点，对管理信息系统的教材、实践教学、教学方法、教师素质等方面进行了改革研究。
关于教学方法已有较多研究，如讨论法、案例法、项目驱动法、自主实验法等。管理信息系统是管理科学、系统科学、应用数学、计算机科学和通讯技术等多学科综合发展起来的边缘学科，它既具有较深和较宽的理论基础，又是一门实践性很强的学科。在教学过程中，应结合学生的特点，在教学内容上避免以纯理论和纯技术的观点描述信息系统，而应将信息技术、管理方法和组织行为有机地结合起来，从管理和应用的角度介绍信息系统。在教学手段上应多采用课堂讨论、案例分析、实际系统调查等加强对信息系统的整体认识，结合上述教学内容提出一种专题讨论和案例启发相结合的教学法。
（一）并非课程全部内容均适合采用这种教学方法，可根据教学实际从上述四部分内容中选取一些作为案例讨论的专题。如管理信息系统对管理的影响，管理信息系统与企业竞争优势、企业信息安全、管理信息系统成败的因果等。
（二）建议对学生分组，如每组4-5人，小组式任务安排可使任务量合理化，学生间团结协作。
（三）针对专题内容，选择有针对性。本土化的新颖案例可由教师指定或由学生小组自行确定。
（四）为保障教学效果，要求学生课前认真准备。
如，讲解管理信息系统成败原因分析这一专题时，安排学生准备企业管理信息系统建设成功或失败的案例。学生分小组准备资料和课后在课堂讨论互动，教师引导和启发学生思考：通过成功案例总结管理信息系统成功的经验有哪些？通过失败案例分析失败的教训是什么？如何准确把握企业信息系统的需求？如何确定信息系统的开发策略？如何分析和选择软件供应商等，最终由教师总结归纳管理信息系统成功的关键因素。这种教学方法注重营造开放、互动的课堂气氛，引导和鼓励学生主动思考，激发学生学习的积极性和能动性，培养信息化环境下自主学习的能力，有助于提高学生的综合素质，培养团结协作精神。
四、结论
如果对于案例教学的方法没有深入的了解和研究，很多人会将案例教学当做是教师讲述理论概念后的故事举例，进而总结结论，再要求学生提交阅读案例的心得，而实际上，案例教学是以具体问题为学习和讨论的焦点，选择贴近现实的问题要求学生分析并提出解决方案的学习过程。在案例教学中，学了什么并不重要，重要的是学生在寻求解决方案的过程中认知能力和解决问题能力得到提升，学生挖掘隐含在案例之内的知识点的过程更是一个深化知识理解和掌握的过程，希望以上的探讨能起到抛砖引玉的作用。
参考文献：
[1]邓三鸿，许鑫，王昊，等.案例教学在管理信息系统课程中的实践探讨[J].现代教育技术，2012（22）：120-125.
[2]徐生菊，徐升华.经管类专业《管理信息系统》课程教学改革研究[J].***书馆学研究，2012（1）：7-11.
信息系统质量管理论文篇9
〔论文摘要〕高校教学管理的科学化是依托系统论、信息论和控制论，充分运用过程理论和网络方法，将杂乱无章的日常工作，进行有序的科学化整理、分类、调度与处理。而高校教学管理工作者要学会运用科学的方法去分析问题，必须不断地学习社会科学和管理理论，在实践中学会科学管理，使学校教学管理工作走上规范化、科学化、现代化轨道，最终从根本上促进教学质量的提高。
教学工作是高校的中心工作，而教学管理工作则是高校教育管理中的重要工作之一。如何保证这一工作具有科学的运行机制，不仅是我们高校教学管理工作者普遍关心的问题，也是高校教学管理理论工作者十分关注的研究课题。特别是在新形势下，高校教学工作的内容发生了很大的变化，与许多因素发生着不可避免的联系，从而使高校的教学管理工作、教学活动本身与20年前相比，无论是从内容上还是从形式上来看，都发生了很大的变化。另外，在市场经济的作用下，高校作为社会的一部分，它的一切活动都与社会环境发生着很多的联系，这些复杂情况是高校教学管理工作所无法回避的。因此，要加强教学管理，提高教学管理工作的有效性，就必须充分认识教学管理科学化的理论依据，深刻理解教学管理工作的主要内容、形成过程及作用。
一、高校教学管理科学化的理论依据
当前，我们可以根据系统的要素、功能、结构、相互联系方式、历史发展等方面进一步把教学管理系统分解成若干个子系统。通过对这些子系统的综合考察、分析和研究，推导出教学管理系统的运行机制及其规律。既然我们可以把教学管理工作用系统的理论加以抽象化，那么，我们就可以充分利用信息理论，对系统内的信息加以科学化处理。
一般来说，在高校教学管理系统中，必然存在着大量的信息与信息流。这些信息的出现、传递、交换、流动与反馈，必然会全面地反映出教学管理整个系统的活动特点及其规律。如果我们能科学地获取这些信息，整理、分析和利用这些信息，就有可能科学地认识到教学活动中的规律，从而为控制教学活动的全过程提供保证。也就是说，我们可以依托控制理论对教学管理系统进行进一步的科学研究。
另外，教学管理是一个可以构成闭环的控制系统，要想认识这种闭环的控制系统，我们就应该从“过程论”的理论出发，基于系统化理论，将教学管理系统视为一个可被分解、可被划分和可以控制的多维空间。同时，要充分认识到教学管理的全过程有许多有序的节点，这些节点也就是我们所说的教学与教学管理的各类环节，而环节与环节之间，即节点与节点之间，可以用某些链连接成为一个主体的空间网络。总之，教学管理科学化的基础就是:依托系统论、信息论和控制论，充分运用过程理论和网络方法，将我们平时所遇到的杂乱无章的日常工作，进行有序的科学化整理、分类、调度与处理。
二、高校教学管理科学化的主要内容
高校教学管理科学化的主要内容是:遵循高等教育的基本规律，以教学管理基本原则为指导，运用系统论、信息论、控制论等现代科学方法，建立教学管理决策系统、教学状况信息反馈系统、教学过程控制系统，进而实现对教学管理全过程动态的有效管理。
(一)教学管理决策系统是高校教学管理科学化的核心。整个教学管理系统的运行是依靠教学管理决策系统来指挥的。从一般意义上来说，教学管理决策是指参与教学领导工作的管理者，在实践基础上进行的选择目标和行动方案的活动。由于教学管理所依据的主要是教学过程中知识信息的传递、交流、加工和制造的过程，因而教学信息的管理又成为教学管理决策系统的基础。此外，在有一个科学的教学管理决策系统作指导、畅通的教学管理信息为基础之后，还需要有一个有效的教学管理控制系统作为保障，才能使整个教学管理系统合理运行。
(二)教学状况信息反馈系统是高校教学管理科学化的前提。正确的决策依赖于可靠的信息，而可靠的信息必须经过畅通的信息网络来获取并进行加工和合理流动。教学状况信息反馈系统要及时得到灵敏、准确和有利的信息，从而使教学管理决策指挥部门在拥有足够信息量的前提下，保证系统的顺利运行。而信息反馈系统的科学化管理则更加重要，主要体现在教学信息的搜捕术、浓缩术、筛选术、提取反馈术四个方面。
(三)教学过程控制系统是高校教学管理科学化的关键。教学过程控制系统是以教学质量为核心，以各类教学检查为手段，以教学过程中各类教学环节为重点而形成的。教学过程控制系统主要包括教学质量评估制度、学风评估制度、教学检查制度、作业抽查制度、试卷抽查制度等。通过将这些制度贯穿于教学过程之中，不仅使我们有效地控制了影响教学质量的各个关键点，而且使人才培养全过程得到优化，确保了人才培养质量。
三、高校教学管理科学化的形成过程及作用
从哲学意义上来说，人们对事物内在规律的认识过程应该是实践、认识、再实践、再认识的往返过程，但这种往返并不是在原有基础上的重复过程，而是螺旋式上升的过程。人们首先通过实践，获得一定的感性认识，然后才可能上升为理性思维。然而，当理性思维形成以后，我们又会发现原来初始实践中的某些缺陷，这就形成了理论指导实践的过程，也从而使我们的实际工作得到进一步的完善。
高校教学管理科学化的过程，也符合这种认识规律。这就要求高校必须在大量的实践基础上，形成一个有效的决策系统，通过一定的理论总结与分析，充分认识教学管理决策系统建立的意义与作用。但是在理论分析过程中，我们常常会发现，要建立一个闭环的有效决策系统，还必须对相应的环节进行完善。这就促使高校教学管理工作者必须对某些内容进行重新认识、分析和归纳，并把这些认识成果补充到原来的理性认识之中，使教学管理科学化体系逐渐得以完善。这种在科学化理论指导下的高校教学管理工作，在以下几方面发挥着重要的作用:
第一，使高校教学管理工作走上规范化、科学化、现代化轨道。教学管理科学化体系主要由前面所述三大系统构成。因此，高校应该围绕这三大系统，建立健全教学管理机构，明确管理职责，科学制定教学规章制度，加强各项教学工作规范化建设，使教学的各个环节有章可循。
信息系统质量管理论文篇10
一、引言
随着计算机网络信息技术的快速发展,会计工作已由电算化逐步转向了信息化,而会计档案的管理也随着信息化的逐步深入发生了根本性变化,财务人员借助高端信息化手段,建立起了无纸化财务信息共享资源,原来的手工记账纸质凭证和档案也被电子凭证和数字档案所取代。信息技术的飞跃发展使得传统的档案管理模式已不能适应会计信息化的要求,如何利用和发挥会计电子档案在现代管理中的特殊作用,已成为信息化条件下会计档案电子化管理的重要任务。
中国石油集团公司自2000年重组上市以来,公司财务会计核算便一直采用根据自身特点开发的财务管理信息系统。此后,为进一步提高财务管理水平,提高会计信息的及时性、准确性以及财务报告的质量和效率,降低会计信息生成成本,2008年起中国石油正式启用了会计一级集中核算系统,该系统在为公司经营活动提供强大数据支撑的同时,也使财务管理进一步从核算型向管理型转变,向生产经营过程和决策支持延伸。2009年中国石油又通过整合erp业务集成系统、加油站管理系统、资金管理平台等,使财务数据更趋及时和规范,与此同时,此信息系统产生的会计档案在使用和管理上也与原始的纸质档案有了质的不同。按照四川省公司会计基础工作管理的要求,信息化条件下会计档案的电子化管理还需要进一步改进和规范。
二、会计档案管理现状
中国石油四川销售分公司陆续下发文件,不断规范和优化会计凭证和会计档案管理,采用汇总功能生成erp系统集成的会计凭证,虽然在一定程度上减少了因erp系统、加油站管理系统、资金管理平台与fmis财务系统融合后,财务系统产生的较大记账凭证数量,但总体上会计凭证数量仍然较大。以绵阳销售分公司为例,2011年,每月平均凭证号数达2 821号,虽然经过改进erp销售、成本凭证汇总方式,已从原来的最高4 028号降至1 811号,但凭证数量依然较大;账簿册数已达82本(按300页/本计),仅“其他货币资金”这一科目就达到15本,每年在打印凭证、账簿、报表等档案上都会耗去较多资源。
在实际工作中,由于原始单据与erp系统集成的凭证只能事后匹配,在增加财务人员工作量的同时,也常因原始单据和会计凭证存在一对多的关系,而无法张张凭证对应匹配。虽然按规定仍需打印出纸质档案,但日常查账时,电子档案的高效率早已淘汰了传统的手工翻阅方式,依靠财务管理系统先进、高效、智能的统计手段已成为不可替代的常规操作,纸质档案的利用率明显下降。总体而言,省公司的会计档案在管理和利用方面还缺乏系统性、时效性和效益性,在日常经营管理中的作用尚未得到应有的重视,高质量的会计档案信息提供与现实公司管理活动需求的差距正逐渐加大,无论是从微观层面还是宏观层面,会计档案电子化管理都有很大的改进和完善空间。
三、信息化下会计档案管理新特点
信息化会计档案不仅包括传统意义上的纸质档案论文联盟,而且还包括用计算机以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和相应的财务软件系统,会计档案存储的范围和领域扩大了,但磁性介质对环境依赖性较强,电子数据容易因温度、湿度和其他意外情况而丢失,因此对使用存放环境要求较高。会计电子档案也不能同纸质档案一样直接翻阅,而是需要在一定的计算机硬件和软件系统中进行使用,对计算机系统依赖性很强,对软件环境系统的配置要求也较为严格。
信息化会计档案因其会计信息的数字化,便于日常条件查询、统计分析、报表制作等,大大提高了会计档案的利用效率,而且还便于实现会计信息系统和其他管理系统的整合,使会计档案信息资源共享,但同时也加大了会计档案被篡改、破坏及泄密的风险,因为以文件形式存储在计算机或其他专用存储介质上的会计档案,极易被通过网络或其他传播方式侵入的电脑病毒感染,导致数据丢失、系统崩溃,同时,电子档案信息高度集中,给一些恶意篡改数据的人员提供了便捷的路径,而且电子档案被修改后不易留下痕迹,难以使数据恢复原状,这就使得会计数据容易失真。
由于电子化会计档案具有明显的优点,同时又存在着不足的一面,如何确保会计电子档案的安全完整,尽可能的发挥其优势,做到“档”尽其用,成为新形势下会计档案管理的重中之重。
四、信息化下会计档案电子化管理的改进
中国石油的会计信息档案备份主要由上级完成,二级公司日常档案管理主要是加强纸质档案管理和提高档案利用水平。为充分发挥会计电子档案的服务功能,四川省公司应重点加强以下几个方面工作:
(一)完善信息化会计档案管理制度
公司应优化内部控制环境,加强风险管理,完善风险管理机制,并建立良好的信息沟通机制,综合分析会计信息化条件下内部控制的成本和效益,降低实施操作成本。目前会计档案信息化程度增强后,省公司对加油站基础资料进行了统一规范,出台了《基于信息化条件下加油站会计基础资料管理规范(试行)》,明确了加油站的会计档案管理流程和管理方法,对于会计档案的管理流程(从凭证、账簿、报表的打印到档案的装订、保管、查阅等),虽然在《财务管理实施细则》中进行了一定程度的规范,但还缺少具体的操作层面的制度规范。因此,应按照《电子文件归档与管理规范》和《会计档案管理办法》的规定,完善公司会计信息化档案管理制度,包括归档制度、保管制度、借阅制度等,这是保证会计信息系统安全有效的关键所在。
(二)加强会计档案信息网络设施建设
以前会计档案室里从未配备过网络设备,导致财务查账时,只能采用传统方式,先在财务系统中调出账务,找到所需凭证号,再到档案室调取相关凭证资料,这在档案室与财务办公地点距离较远的情况下,十分不便,大大影响工作效率。因此,加强硬件设施建设,及时配备档案管理现代化所需的计算机、扫描仪、互联网设备等现代化办公设备,将财务系统与档案存放地点有机结合,可以更加高效快捷的使用会计电子档案。另外,基于档案保管地点与财务人员查询地点的空间性,为便于档案查询,在档案管理室配备相应硬件设备的同时,如果能开发出与中石油财务管理系统数据对接的会计电子档案查询系统,财务人员就可以脱离档案管理人员直接更快地调阅原始档案,提高档案的利用率。
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(三)加快数据集成,精简财务档案
目前,fmis系统已经实现了通过erp进行销售数据的自动集成,随着应用的进一步拓展和深入,还将有更多的系统通过数据接口向fmis集成数据。当前,我们必须对各业务操作系统的流程进行再造和细化,使之与实际业务流程尽量完全匹配,确保各业务系统生成的数据达到集成要求。对自动集成到fmis中的数据,只要能直接在相应的信息系统中查询到的,就没有必要再附加原始凭证,只需在凭证摘要或记账说明中注明数据出处,逐步实现原始凭证的电子化,达到精简凭证数量,提高工作效率的目的。
(四)建立会计档案管理信息平台
根据中石油财务纸质档案管理规范,基于现有业务财务信息系统数据和信息单据管理,为了解决当前各个系统单据关联弱、连贯性不强、管理不规范等问题,应建立符合管理人员操作的档案立体、可视、动态、连贯、安全、完整的财务电子档案管理信息平台。通过这个平台,电子档案管理操作简单易学,单据传递可视连贯,信息数据安全保密,权限分配合理规范,会计电子档案完全融于公司经营管理业务之中,同时会计电子档案管理又高度集中,由于直接采用各种电子单据,减少了各类业务的纸质单据。目前公司业务系统与财务系统已经融合,身份认证系统已经部署推广应用,签名与公章全部电子化,这为我们建立和完善会计电子档案的信息化管理打下了基础。
(五)建立有效的风险防范体系,保障电子档案信息安全
通过设置防火墙等技术手段,在计算机硬件环节防止不安全隐患,保证系统运行安全;同时,还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理,确保会计信息安全运转。通常系统管理员负责流程的监控管理,这是系统安全稳定运行的重要环节,也是确保系统产生的会计电子档案的真实原始性、齐全完整性的重要保证,因此,档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性。信息化条件下,档案管理更多的是梳理、提炼出机构文件处理流程,将档案处理过程的具体工作环节、内容,纳入工作流程,并对产生的档案信息统一管理,所以公司必须建立会计电子档案信息安全保障体系、设立电子档案数据中心、建立完整的权限体系,采取内网外网物理隔离、双机热备份等措施来保证数据的安全,同时配备专人负责日常的维护管理。
(六)引入会计电子文件管理系统
为更好地实现档案信息网络化建设,会计档案管理不仅仅限于内部进行一些调整,还必须向前端的会计文件工作扩张,这就使得实现文档一体化的要求尤为迫切。文档一体化并不是一个新的命题,然而在网络环境下其重要性日益彰显,公司如果有条件,可以引入会计档案电子文件管理系统。
这里设想的系统是办公自动化系统与会计档案管理信息系统合二为一的管理软件,这种系统是针对某一个或若干个机构的会计电子文件,从会计电子文件的生成开始,到电子文件的运转处理,到一部分电子文件转化为会计电子档案,到会计电子档案的管理与提供利用,到对会计电子档案进行迁移或销毁为止,能够(通过网络)对会计文件的整个生命周期进行相应控制与有效管理的计算机自动化管理软件系统。这个系统能够自动记录会计电子文件的元数据和各种背景信息,能够对会计电子文件和会计电子档案进行管理与提供利用,能够保证会计电子文件与会计电子档案的行***有效性和法律证据性,同时这种系统也能够汇入会计纸质文件等的管理信息并对其进行管理。
五、结论
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