内部控制之不相容岗位设置探究

摘要:当前业界似乎对“不相容岗位设置”条件下的内部控制探究的还不够,但这已是影响内控有效性的重要方面。鉴于这种情况,内部控制还应在增强岗位意识、强化制度管理、完善组织建设,以及健全考核体系等环节展开优化。

关键词:内部控制 不相容岗位 财务岗位 审计岗位

追求内部控制的最优化一直是各类型企业的目标,但在实施过程中却难免存在这样和那样的问题。从近年来有关文献中不难发现,诸多作者分别在财务内控、目标管理等领域进行了问题探讨,其中所得出的结论也具有很强的实践性。然而,业界似乎对“不相容岗位设置”条件下的内部控制探究的还不够,但这已是影响内控有效性的重要方面。正因如此,这也构成了本文立论的出发点。

那么如何来理解不相容岗位呢。为了使该概念具体化,可以从财务岗位与审计岗位中来进行解读。众所周知,财务管理在于对企业资金流进行管控,而审计则是对财务管理效能进行监管。二者就形成了不相容岗位。对于这样的岗位形态,有必要在内部控制中进行制度和组织设计,从而避免二者可能存在的合谋现象。

鉴于以上所述,笔者将就文章主题展开讨论。

一、对不相容岗位的认识

仍然以财务岗位和审计岗位作为不相容岗位的代表,以下将在两个方面对该类型岗位进行认识。

(一)监管与被监管的关系

从审计活动的范围来看,它不仅涉及到对企业财务管理工作的监管,也在于对企业整体经营活动的考察。当然,前者构成了审计活动的重要领域,也是人们最为熟悉的方面。从中就可以看出,财务岗位的工作效能成为了审计岗位工作的监管对象。二者作为制度上的监管与被监管关系,在企业内部控制中却时常因一些干扰因素而出现审计监管缺位。

(二)存在一定的利益关联

之所以提出审计岗位与财务岗位之间存在着一定的利益关联,不仅在于审计结果直接影响到财务部门的工作业绩,也在于中国人际社会特征在企业范围内的延伸。对于后者而言,中国人际社会的“关系本位”将在非正式制度下降低审计活动的客观性,从而所呈现出的财务部门工作业绩信息存在着失真的可能。这种典型的不相容岗位,就对企业内部控制提出了解决问题的要求。

二、认识引导下的内控机制设计

在以上认识引导下,企业内部控制机制可从以下三个方面来给予设计。

(一)制度方面

保障企业经营活动能否正常运转,仍取决于内部制度的设计和维护方面。目前,各类型企业内部都建立了财务制度和审计制度,从形式上看都体现了被监管和监管的岗位关系,但在规避非正式制度影响上却做的不够,因此需要强化制度的执行效力。

(二)组织方面

前面已经提到了,中国社会的“关系本位”也深刻影响到企业的组织生态,从而在避免关系性影响力对审计活动的干扰,需要从组织环节给予优化。一般而言,在遵循现有企业内部审计安排的同时,需要引入第三方审计机构,并建立必要的舆论监督机制。

(三)考核方面

这里的考核是指绩效考核,其主要在于对财务岗位当事人和审计岗位当事人进行激励和约束。这里需要注意,在建立考核措施时应符合“激励兼容”原则,即最终能促使当事人的行为满足内部控制的预期目标。

这三个方面的机制设计,实则较为全面的优化了当前内部控制中的不足。但无论怎样,都首先应强化各岗位当事人的职业操守为基础。

三、机制设计下的内控措施构建

根据上文所述并在机制设计下,内部控制的措施可从以下四个方面进行构建。

(一)增强岗位意识

企业管理最终还是对人的管理,但员工的主观能动性使然,却在一定程度上增加了管理难度。因此,在解决不相容岗位内控问题时,还需要在增强他们的岗位意识上下工夫。增强的途径可以采取岗位培训、案例教学,以及企业思想文化建设来建立。

(二)强化制度管理

中国的企业应在强化制度执行力度上下工夫,这才是解决不相容岗位内控问题的长久之计。在实施强化工作之前,还应明确不相容岗位之间的职权边界,并以企业章程的形式得以公开。在此基础上,应营造出具有企业植根性的行为文化,以及建立权责平衡的内部治理机制。

(三)完善组织建设

在完善组织建设方面,应在确保企业内部审计工作正常开展的基础上,引入第三方审计机构。另外,有条件的企业还可以在企业内部组建“审计督导组”,从而对内审活动进行监管并对企业管理层负责。

(四)健全考核体系

企业绩效考核直接影响到不相容岗位员工的切身利益,从而构成了实现有效内控的良好机制。这里需要强调的是,在考核过程中应能准确区分各成员的工作努力程度,这样才能奖惩分明。因此,可以将考核权适度下放给岗位负责人,但要为岗位成员提供利益申述通道,其直接与企业工会组织相联系。

综上所述,以上便构成笔者对文章主题的讨论。不难发现,企业不相容岗位还有许多,包括生产部门与研发部门也形成了不相容性,为此仍可借助本文提供的思路展开讨论。

四、结束语

本文以财务岗位和审计岗位作为不相容岗位的代表。财务管理在于对企业资金流进行管控,而审计则是对财务管理效能进行监管。针对不相容岗位的内部控制,企业还应在增强岗位意识、强化制度管理、完善组织建设,以及健全考核体系等环节展开优化。

参考文献:

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[3]丁新农,雒敏,陆美娟.高校内部控制——会计不相容岗位的研究[J]. 会计之友, 2010, (34): 38-40

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