学文网笔者曾经随国家档案局档案培训团，走访了位于德国科布伦茨和柏林的联邦档案馆、位于黑森州威斯巴登市的州档案馆以及海德堡、曼海姆、迪伦等市档案馆，麦阿克、奔驰等企业档案馆和德国电视二台、海德堡大学档案馆，德国档案馆丰富多彩的档案利用方式方法给我们留下了深刻的印象。
在德国由于有档案法的硬性规定，所以各级档案馆对档案开放和利用工作都非常重视，千方百计地挖掘馆藏档案的潜力，为广大公众提供良好的档案利用服务，海德堡市有着悠久的历史，1871年普鲁士统一德国前的诸侯档案，已经在战争中烧毁。1890年开始恢复收集和整理档案，直至现在保存了很多珍贵的纸质档案。海德堡档案馆馆藏包括1896年的1500份原件，还有18世纪的公务文件，19世纪的报刊和照片全部以缩微胶卷的形态保管。海德堡档案馆设有档案阅览室，当然最好事先通报查档需求，档案馆方面提前准备，才能使查阅档案更加轻松、舒适。每年档案馆都会接到1000个左右的查档电话申请。海德堡档案馆的***片档案和玻璃干板制品也非常受欢迎，他们存有5万张电子化的***片，可以用电子邮件发给用户。主要的档案利用者是学生、报刊编辑、电视台制作人等。
海德堡档案馆最有特色的两个档案利用方式分别是编辑出书和举办巡回档案展览。近年来，海德堡档案馆出版了许多通俗易懂、老少皆宜的出版物，并且还获了奖。如他们出版的《干杯》一书，***文并茂，介绍了德国酿酒的历史，获了奖。从2000年开始，海德堡档案馆又开始尝试编辑一些幽默的卡通小册子，树立档案利用新形象。如他们找到奔驰公司作为合作伙伴，用卡通幽默画作为一种档案资料的展示，宣传了德国制造汽车的历史。他们出版的小册子不仅可以阅读还能够抽奖，吸引了很多人，大大提高了档案馆的知名度。当然，刊物是免费赠送的，只有需要进一步查找档案，满足特殊需要时才收费。
从1989年开始至今，海德堡档案馆已经在世界各地举办了档案的巡回展览。展览吸引了很多观众参观。2005年中文版的海德堡档案展览在上海市正式举办，许多机构和民众参观了展览，成为上海市举办的德国文化周的重要内容。海德堡档案馆表示会把这个展览不断举办下去。馆长布鲁姆先生说，档案利用就是要让外部的新鲜空气扫除档案上的尘埃。
麦阿克企业档案馆对档案的开发利用
在德国中部城市达姆施塔特市有一家家族企业――麦阿克公司，是一家跨国公司和上市公司。麦阿克公司档案馆的员工非常敬业，他们充分开发利用企业档案，为企业创造了许多无形资产。
麦阿克公司诞生于100年前，目前在亚洲、欧洲、北美都拥有分公司。不过，公司的档案采用的是集中管理的模式。海外公司的档案虽然不能马上交来，但是，档案目录已经存^档案馆的数据库中。麦阿克公司档案馆是一个将档案馆、***书馆、博物馆和讲座教室集合而成的综合建筑。企业在经营工程中形成的文件都要归档。档案馆保存的档案对公司生存发展非常重要，一旦公司出现法律纠纷靠的就是档案。公司领导层的人员出访，档案馆要及时提供资料。客户档案不局限于企业，内容涉及全世界搞科研的人员。麦阿克公司档案馆还与世界各地许多大学合作，交换共享信息，相当于建立了个国际人才储备库。使麦阿克公司可以在任何需要的时候到世界各地高薪请来这些人员为公司效力，这也是档案馆对企业最大的贡献。
麦阿克是全世界最古老的医药化工企业，100多年保存了很多珍贵档案，麦阿克档案馆本身是对外开放的，麦阿克档案馆现在让人们认识到，档案不是角落里的故纸堆，在现代化技术辅助下能发挥更大的作用。麦阿克档案馆在质量管理的基础上制定了五年发展战略，企业领导层看到他们的工作效率以后更加重视档案工作，档案馆是通过自已的工作才得到麦阿克公司各部门的信任，从而使归档文件源源不断地送来。档案馆不仅保存着企业领导层家族的档案，而且保存着企业工作人员的档案，通过档案利用工作，档案馆与企业结合成为一个整体，与企业共同发展进步。
麦阿克公司档案馆将对档案的开发利用作为宣传企业品牌的一项职能，档案馆对公众开放，使档案工作获得了一个新的支点。麦阿克公司在全球有3万名员工，世界各地有60多个分支机构，档案馆通过与全世界60多个分支机构联络，对开拓麦阿克公司的市场意义重大。另外，档案馆保存的麦阿克公司历史很重要，这样的历史可以赢得股东的信任，全体员工的自豪感，他们感觉在这里工作很稳定，企业发展百年历史使员工们对未来充满希望，同行们也非常羡慕这段100年的发展史，麦阿克公司在当代最大的发明就是液晶技术，现在已经被广泛应用。公司各个机构的新闻稿由档案馆负责审查修改，档案馆更重视企业发展的档案，他们定期出版非盈利刊物进行报道。
德国电视二台档案馆对新闻档案的开发利用
在德国美因兹市有一个德国电视二台，它的前身是始建于1923年的德国电台。二次世界大战后，于1952年开始进行电视试播。现在德国电视二台全部实行数字转播，采用液晶和数码技术。电视台拥有自己的档案馆，存放电视台的照片和***像，保存节目。
2001年根据欧盟的法令，对电台、电视台资料要进行永久保存，电视台档案馆对所有播发的节目都进行了归档。电视剧、连续剧、电视片等都进行了存档。日常发生的重大事件，***治家会晤、奥运会等也进行了存档。只有一些借来和买来的节目，按照规定只能播几次，播完后删除不能存档。同时欧盟档案法规定，用于科学研究的资料是可以借出的。
目前电视台档案馆所有节目的馆藏都已经数字化了，新闻、照片，以及收视率统计等包罗万象。音像数据库建成于1985年，现在通过因特网在任何地方都可以查找利用资料，所有数据的格式是统一的。电视台档案馆设置了很多防火墙，以防止感染病毒，保证节目的正常运行。现在随着电子数据软件技术的更新换代，电视台档案馆的软件也在不断升级，暂存在服务器中的档案，不久将以硬盘的方式保存起来，做到档案及时存储及时备份。
形式多样的柏林市档案馆利用工作
始建于1911年柏林市档案馆，有很厚的墙体，柏林市档案馆从建成至今没有进行过大修，仅仅对内部进行过改造，可见其建筑质量是非常坚固的。馆藏纸质档案排架有42公里，100万张相片，11万张卡片，电影胶片330万米和一些录音录像带等，在这些档案中还有企业档案，他们说因为前东德的企业是国有的，所以档案全进档案馆保存。柏林市档案馆馆藏档案种类齐全，对外提供档案利用也形式多样。如每月都以馆藏为题举办一次学术讲座，诸如德国社会***人卢森堡女士1919年牺牲前的审判档案、妇女运动档
案和东德时期群众、团体、基金会等利用者关注的档案。柏林市档案馆还请一些亲身经历过重大事件著名人士、地方志专家、史学教授在档案馆讲解本地历史事件，名人掌故，在档案馆开放日，任何人可以持身份证件参观档案馆库房、目录室，除档案内容外，其他方面都可以随意浏览，并有专人讲解，还有供参观者任意索取的参考材料。每个人利用档案都是免费的，柏林市档案馆的经费除了***府拨款以外，主要是复印、翻拍和版权的收入。此外，档案馆还利用所有媒体和档案馆的刊物做宣传，让市民知道珍贵的历史档案只有放在档案馆是最可靠的，也是最能发挥作用的。
德国各级档案馆收藏档案的目的就是为了向公众提供利用，有时候特殊的科研需要，他们会把保密期限缩短，不会因为档案期限而影响科研工作。各级档案馆的档案阅览条件也很好，如德国联邦档案馆阅览大厅有50个座位，利用者可以带电脑、电子笔记，还有供个人或三五人用的特别阅览室，每年有8000多人次来这里阅览档案。照片档案制成了名片和幻灯片，一张一张分类排列，每张照片都有说明，用一个方便检索、利用的特制的照片柜保管，利用者可以自有的选择利用，他们说在阅览室都是高高兴兴的档案利用者。
利用网络技术开展电子档案网上利用
数字化加工后的档案方便了广大公众的利用，对各***府部门按时向档案馆移交档案也起到了推动作用。1985年以后的各级市***府的档案已经存入数据库中(电子档案)，曼海姆市开始无纸化办公。所有文件全是数据格式，档案馆直接接收电子档案。
德国各级档案馆利用档案数字化对外提供网上利用，对档案利用工作起到了很大的推动作用。联邦档案馆从档案接收、整理、提供利用开始逐步进行档案数字化加工工作，科布伦茨、柏林、弗赖堡三个分馆统一使用一个数据库。在柏林有170万条数据，科布伦茨有150万条数据，弗赖堡有45万条数据。按照目前的档案数字化加工能力，他们预计5年后将有1500万条数据。联邦档案馆使用的软件并不是简单购买的，是档案馆与有关公司共同开发制作的，档案软件现在还在不断研发升级。
通过档案数字化数据共享，他们可以做到哪份档案在哪个城市哪个档案馆架子上存放，不管档案在哪，电脑上都有一个登记显示。一般档案接收进馆时，首先要在数据库中设置30年的不公开期限，当然，私人移交的档案的公开期限由双方单独约定。电子目录可以在档案馆阅览室任意浏览，由于技术和其他客观原因联邦档案馆的数字化档案只能在局域网浏览，暂时还不能在互联网提供利用。目前，德国联邦档案馆已经完成20％的目录在局域网内查找利用，联邦馆科布伦茨分馆已经开始***接收电子文件，联邦档案馆有自己的档案软件管理系统和服务器，为保险起见，他们存在电脑中的电子档案同时打印一份归档。局域网上有70000张数字化照片，包括1900年中国照片96张，其中有40张拍摄于中国青岛。
始建于1705年的曼海姆市档案馆是一个可以提供互联网查阅档案的单位。100年来，曼海姆市档案馆藏量文件达12公里，13000多个宣传画，45万份报刊，电影胶片500盘，照片i00万张。这些档案中的大部分都进行了数字化加工。他们利用馆藏档案资源出版了100个刊物，介绍曼海姆市的历史文化与建筑风格。馆存的报刊和宣传画、招贴画全部进行了数字化加工，从1807年以来的户口注册文件全部归档保存。目前市民申报户口的档案数据有两百万条(德国***府规定，市民迁移需要登记和申报)。目前，曼海姆市档案馆开放的馆藏有1.3万张***片和7000多份文件数据可以在互联网上搜索，但是有一些限制，数据库中也有一些涉及个人资料，相片和明信片等都可以以数码传送。网页上设有密码，因为有些档案不能公开。如中国国家足球队前主教练施拉普纳在曼海姆的档案只许看，不能放大和传播，因为页面下都标注了法律规定。档案馆的利用程序是：利用者首先发出通知或者E－mail，得到批准后就可以开始查阅档案。每年档案利用量约2500卷，其中1000卷涉及建筑档案，现在档案馆建立了档案查询系统，网上可以直接查阅。全年利用统计是：建筑档案43％，市***管理20％，社会福利局9％，不动产档案8％，人力部档案6％，公共设施9％，其他类型13％。德国档案馆的数据检索的层次是到达一个保管单位(即我国的卷)，他们认为对利用者来说，同专题在一起使用最方便。目前曼海姆市已经开展了电子文件归档和数字化存档的实践，他们介绍开展电子文件归档和存档数字化工作有两个原因，一个是能够使档案工作者查找档案速度快，二是对所有的档案原件进行了保护。他们举例说，在德国每个城市都有一个户口登记局，户口卡片存档大约200万张，上面有姓名、出生地、、工作单位、住所、婚姻状况、子女等等，曼海姆市1900--1985年就有200万张卡片，档案排架314米。曼海姆市现存1900年以前家族卡片29万张全部实现了数字化，1900－1985年户口卡片200多万张数字化已完成了一半。按规定每个人在退休的时候都要出示工作证明，以此来领取各项社保待遇，这种情况使人人都能充分感受到档案的重要。另外就是有关遗产的查询和追寻祖宗前辈的档案利用也不少。
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