学文网摘 要：运用Word为我们提供的邮件合并功能，能够灵活快捷地完成诸如工资表、荣誉证书的制作和打印。但在具体的使用过程中，往往由于使用技巧的不足，操作结果难以如愿，给我们造成一定困惑：邮件合并功能究竟怎么用？本文对邮件合并过程中容易出现的五个方面的问题逐一解读。
关键词：邮件合并 小数位数 页数与条件 日期格式 调用***片
邮件合并是我们日常办公中经常性使用的一项功能。但在使用过程中一些问题的出现往往会成为工作的“拦路虎”，使我们的工作效率大幅降低。
一、邮件合并后出现小数数据很长
如某项Excel数据为95.5，但邮件合并后小数成了95.499999999999999，破坏了原有表格的格式设置。处理技巧：（1）在主文档右击这个数据域，选择“切换域代码”，在域代码最后面的域括号前输入\#“0.00”（注意是在英文输入格式下，且不带两边双引号），之后右击选择“更新域”就可以了。如果想保留一位小数就输入“\#”“0.0”。（2）在数据源Excel表的第一行后插入一空行，英文输入法下在空行第一单元格输入任何字符内容，保存后再进行邮件合并。（3）在邮件合并前对数据源Excel表执行以下操作：工具选项重新计算，勾选“以显示精度为准”后确定，保存表格后再进行邮件合并。
二、合并后的邮件每页只能打印一份邮件
有时邮件内容只有几行，但打印时也要整页纸，造成打印速度慢且浪费纸张。经过查看，是因为邮件之间有一个分节符（^b），使下一个邮件被指定到另一页。处理技巧：（1）将数据合并到新建文档，在新建文档中把分节符（^b）全部替换成人工换行符（^l）。具体操作是：用Word的查找与替换命令，在“查找内容”框中输入“^b”,在“替换为”框中输入“^l”,然后单击“全部替换”，这样就可以在一张纸上打印好多份邮件内容。（2）在主文档每页按要求复制、粘贴多份邮件，在每份邮件的最后插入一个Word域“下一记录”（《Next Record》）,这样下一份邮件自动调取下一条记录的内容。
三、不能根据判断条件合并出内容不同的邮件
如在请柬中需要根据性别自动生成“先生”或“女士”的邮件称谓。处理技巧：使用“If…Then…Else…”Word域轻松解决。将光标插入点放在需要插入称谓的位置，点击邮件合并工具栏“插入Word域”右边的“”，在其中选择“If…then…Else…”，在弹出的“插入Word域：IF”对话框中“域名”列表中选择“性别”，在“比较条件”列表中选择“等于”，在“比较对象”列表中选择“男”，在“则插入此文字”文本框中输入“先生”，在“否则插入此文字”文本框中输入“女士”后确定，预览邮件即可看到合并后的文档已经能正常显示称谓了。
四、合并后的邮件不能显示“xxxx年xx月xx日”这样格式的日期数据,而是显示为“xx/xx/xxxx”英文日期格式
处理技巧：右击《日期》域，选择“切换域代码”，出现{MERGEFIELD日期}域代码，在其中“日期”两字后插入 “\@yyyy年MM月dd日”，最后右击域代码区域，点击“更新域…”，即可看到已经按照要求格式正常显示日期了。
五、在合并邮件后不能正确显示***片文件内容
处理技巧：（1）调用Word格式数据源。在Word格式数据源文档中“照片”列插入相应***片并适当调整大小。在主文档中点击“查看合并数据”按钮，就可以对邮件合并进行预览了，此时可以选中照片，更改照片大小，直到照片大小与单元格相匹配。为了保证下一条记录的照片仍然按照此格式进行显示，还需在***片域中加入以下代码“\*MERGEFORMAT”。按Alt+F9切换域代码，并在域代码右括号前添加“\*MERGEFORMAT”（不含双引号），再按Alt+F9。注意此方法要求Word格式数据源文档中每一行都要有插入相应的照片，否则浏览到没有照片的记录后，其他记录的照片又恢复成Word数据文件中照片显示的尺寸大小了。（2）用Word嵌套域调用Excel格式数据源。按需求做好Excel数据表（不要输入标题行，即第一行必须为字段名），把***片文件复制到主文档所在的文件夹，并以Excel数据表中能唯一区分不同记录的字段值命名。打开主文档，分别插入各数据域，把光标定位在需要显示***片的地方操作如下：按Ctrl+F9插入一个域，在域括号中输入域代码“INCLUDEPICTUREphoto/”，再按Ctrl+F9插入一个新域，在域括号中输入域代码“MERGEFIELD”“准考证号”，在这个域括号的后边紧跟着输入***片文件的扩展名和域参数“JPG\*MERGEFORMAT”，最后得到域代码为，按ALT+F9切换域。
单击邮件合并工具栏上的“查看合并数据”按钮进入预览状态，调整好***片的大小。点击邮件合并工具栏上的“合并到新文档”按钮，选择需要合并的记录范围后确定，Word会自动切换到生成的新文档里，按Ctrl+A全选所有内容后，再按F9键，这时每位记录对应的照片就能全部正常显示出来了。
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