学文网[摘要] 本文通过对档案目录的种类、特征、功能以及档案目录建设中存在的问题和解决办法的分析,指出应大力加强目录工作,提高目录工作质量,为档案信息交流创造条件,并指出目录发展的趋势。
[关键词] 档案 目录 检索
档案目录是档案学研究中的重要领域。不论是在档案学的理论建设中,还是在档案工作的具体实践中,它都具有相当重要的地位。当前,开发档案信息资源是我们档案工作的核心。除了体制、***策的保证外,档案目录的建设是开发档案信息资源的关键所在。
一、档案目录的种类及特征
1.档案目录的种类简述
目前档案普遍使用的目录大约有二十多种,它们相互联系形成一个整体。共同担负着档案目录的总任务。从功能上划分档案目录可分为介绍性目录:包括档案馆指南、全宗介绍、专题介绍。查检性目录:包括分类目录、专题目录、重要文件目录、文号、档号对照索引、人名目录、主题目录。馆藏性目录包括案卷目录、卷内文件目录。以及派生出来的全引目录。
2.档案目录的特征
档案目录检索的特征可以分别从作用、目的和内容上三方面进行考察。
从作用上看,社会文明发展到一定阶段,文献资料的产生速度加快,档案内部结构、内容日益复杂化,导致了利用文献档案的困难。从目的上看,档案目录虽然包括各种类型,但它们都有同一目的,即为利用者服务,人们只有把档案目录建立在利用者需求的基础上。从内容上看,“所谓文献检索,通常是指情报的存贮与查找的全过程”档案检索亦如此。
二、档案目录体系的功能
我国档案目录体系的功能,是指目录体系在社会环境中所能发挥出来的作用或能力。存贮的过程实质上是指目录体系获得较丰富的信息的过程。要使目录体系获得较丰富的信息量,必须扩大覆盖面。
我们如想达到目录体系的上述功能,在馆藏性、查检性、介绍性目录之间的关系上,必须解决:
1.加强介绍性档案目录的建设
首先,为了提高馆藏档案的利用率,变封闭为开放,向社会主动介绍馆藏情况,吸引更多的利用者,扩大档案的影响和作用。其次,目前我国国家档案资源分别收藏在不同地区,不同级别的档案馆内,从利用档案的角度出发,分散保管给利用者带来诸多不便。
2.建立以查检性目录为主干的目录结构
随着档案文献被认识到是一种信息资源,档案馆从以藏为主转变为以用为主,档案目录也必然向查检性目录过渡。查检性目录以文件内容为分类排列的依据,在同一问题、类目下,档案相对集中,方便了大多数利用者的需求。
三、档案目录体系中存在的问题
1.目录设置简单、单一,没有起到指南作用。
2.目录设置不甚合理。
3.档案目录不系统、不配套。
4.档案目录的效力低,档案目击录的基本职能是存贮和检索。
5.编制档案目录的周期太长,目前编制书本式目录,快的一般要半个月,一个月左右,长的达几个月、半年之久。
6.检索困难,途径单一,往往得不到确定的答复。
首先,各级档案管理部门的领导要把编制档案目录提到议事日程上来,在思想上克服因循守旧,固步自封,重“收集”轻“检索”的思想。第二,编制档案目录要从本部门实际出发讲究实效,使档案目录多样,力求全国统一档案目录的著录内容,检索语言和目录规格。第三,要***思想,依靠科技,勇于创新除继续发挥原有档案目录的作用外,要对档案目录进行系统地改进,提高它的检出率和检准率。
四、档案目录的发展趋势
1.档案目录逐渐向社会开放
档案开放是社会的要求,目录开放又是档案开放的前提。档案利用社会化,使档案馆吸引了大量的利用者,开放档案目录可以使利用者根据自己的目的查找最理想最合适的档案材料,利用者自己查找的一般针对性强,可以减少不必要的调卷。开放还包括档案馆之间交换目录,档案馆之间交换有关目录可以积极发掘档案信息资源,互通情报,以较少的时间获得最佳利用效果。
2.建立国家或省档案目录中心
建立档案目录中心,它增加了档案室馆馆藏的透明度。适应开放的需要。可以加强档案馆之间的横向联系,实现资源共享,在更大的范围内为利用者提供档案信息。建立档案目录中心,还便于对基层档案工作的业务进行指导、监督。
第一,建立档案目录中心的必要性。
(1)建立目录中心是开放档案的需要,将分散在全国各地的档案信息、科学地。系统地组织起来,逐步形成档案信息网络。
(2)档案目录中心的建立是打破档案馆封闭状态、加强档案信息交流、实现档案信息资源共享的需要,为了适应改革开放的新形势,必须加强档案馆之间的业务往来,开展档案信息的纵横向交流。
(3)建立档案目录中心是充分开发档案信息资源、最大限度地满足利用者要求的需要。建立档案目录中心,把各种档案信息汇集在一个中心管理,使用者及时得到准确的,完整的材料。
第二,建立档案目录中心的可能性。
(1)国家对档案检索工具制定了统一标准,是建立档案目录中心的有利条件。
(2)《档案法》的贯彻实施,为档案的开发利用提供了法律依据。
(3)先进的设备为目录中心的建立奠定了技术基础。
综上所述,档案目录中心的建立不仅是必要的,而且是可能的,它需要我们去进一步努力。
第三,手工检索向机器检索发展。
随着计算机、网络通讯等现代信息技术的发展,信息资源共享成为大势所趋,人们获取信息的重要途径之一是利用档案。实现信息共享,有利于提高工作效率,充分发挥档案的作用。档案目录发展的三大趋势也许不是近期内所能全部实现的,但是必须看到,这些趋势对于档案目录的发展有着极大的影响,并对档案目录的建立提出挑战,如果档案馆不是有助于提供资料以便行动,那么便可以肯定,其它类似的机构将出来执行接受和保管文件的任务,以取代档案馆。研究档案目录的现状及趋势并提出可行的方案,解决档案目录建设中存在的问题,是档案工作者面临的一项艰巨任务。
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