学文网摘要：在使用Excel管理公用住房水电费中，电费、水费、通知单、扣缴表之间的数据交换与处理要经过多次的“复制”、“粘贴”才能完成。这种做法不但效率低，而且极易出错。本文介绍了在Excel界面开发公用住房水电费管理系统，实现数据的自动交换与处理以及数据自动分析功能。应用此方法，可以根据需要自行开发其它小型数据库管理系统，提高办公数据处理效率。
关键词：小型数据库；数据链接；数据自动分析
中***分类号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1009-3044(2008)35-2514-01
Development and Design of Electricity and Water Charge Management System Based on Excel
TIAN Hui
(Shanxi University of Technology, Hanzhong 723003,China)
Abstract: In electricity and water charge management of apartment on Excel, data exchange and processing of electricity charge table，water charge table，the withholding table and notice table need times of “copy”and “paste”, which had low efficiency and was easy to make mistakes. The paper talks about the methods and techniques for development and designing electricity and water charge management system onExcel to realize data automation exchange and procession and data automation analysis. With the methods and techniques development and design minitype database system easily according to requirement to improve efficiency of data processing.
Key words: minitype database; data link; data automation analysis
1 引言
随着电脑的普及，电子表格Excel广泛应用于各种办公数据的处理。在使用Excel管理公用住房水电费过程中，一般要制作电费、水费、打印表、扣缴表等多张工作表，工作表之间的数据交换与处理经过多次【复制】【粘贴】完成。这种做法不但重复工作量大，而且在调房或修改数据时极易出错。Excel易学易懂，若能在Excel界面开发公用住房水电费管理系统以减少错误，提高工作效率当是理想选择。
2 基本思路
将1-4季度电费、水费、通知单、扣缴表和工资卡号表格集中在一个工作薄中，建立表格之间的数据链接，在1-4季度电费、水费表格为输入数据，水电费通知单和扣缴表自动生成。
3 基本步骤
3.1 建立工作表
新建“2009年公用住房水电费管理系统”工作薄，依次建立1季度至4季度电费、水费、通知单、扣缴表和工资卡号表格，输入数据和公式，电费、水费表格楼号、房号、序号应对应一致。如***1所示。
3.2 建立表格数据链接
选择“1季度电费”表格“姓名”数据，【复制】【选择性粘贴】【粘贴链接】至“1季度水费”表格相应单元格。当调房时，更新电费表格住户姓名，水费表格住户姓名同步更新。复制数据，建立“1季度电费”、“1季度水费”表格与通知单、扣缴表之间数据链接。同样方法完成2季度至4季度表格数据链接。
选择“1季度电费”表格“姓名”、“本季抄表”数据，【复制】【选择性粘贴】【粘贴链接】至“2季度电费”表格“姓名”、“电表底数”，依此类推数据链接至“4季度电费”表格，电表数据自动传递至下一季度。同理建立1季度水费至4季度水费表格数据连接，在“2季度水表”表格“水表底数”单元格中输入公式“=IF(水1!E4="",水1!D4,水!E4)”，则当1季度水表数字未抄到时2季度“水表底数”等于1季度水表底数。
3.3 利用函数功能实现系统数据自动分析
在扣缴表“数据分析”中写入公式：“=IF(AND(C2="",OR(D2>0,E2>0)),"空房发生水电费",IF(AND(D2>0,水4!E2=水2!D2),"水表损坏",IF(AND(D2>0,水4!E2=""),"水表未抄",IF(AND(D2=0,E2>0),"电表损坏",""))))”。执行【格式】【条件格式】命令，在对话框中设定
不同情况下单元格显示的不同颜色。例如：当用电量大于零或用水量大于零，且住户姓名单元格空白时，单元格以黄色显示“空房发生水电费”；当用电量大于零，用水量等于零，单元格以蓝色显示"水表损坏"；当用电量大于零，而水表表格“本季抄见”空白，单元格以红色显示“水表未抄到”；当用电量等于零，用水量大于零，显示“电表损坏”。
3.4 保护工作表
为防止在使用过程中误操作修改系统内容和格式，需要对表格中水电表表数和备注以外的数据进行保护。设定工作表可编辑区域，输入密码保护工作表。这样发生非法操作时，系统自动提示并拒绝执行，从而保证了系统结构和数据安全。
4 结论
上述方法可广泛用于人事管理管理系统、学生成绩管理系统、财务管理系统和实验数据分析系统、工程预决算系统等小型数据库系统的开发。利用Excel开发小型数据库系统无需专门学习数据库知识，根据工作需要自行开发，不存在数据兼容问题，系统功能扩展容易。
参考文献：
[1] 本书编委会.轻松玩转Excel电子表格与数据管理[M].北京:电子工业出版社,2007.
[2] Excel研究组.Excel2007函数与公式应用大全[M].北京:电子工业出版社,2008.
[3] 刘丹,陶泽西.Excel2007实战应用大全[M].上海:上海科学普及出版社,2008.
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