学文网1航天员科研训练中心GF报告管理现状
航天员科研训练中心(原名航天医学工程研究所，以下简称中心)在1996年就开始集中管理GF报告，逐步形成了自己的工作模式，即由一名业务副主任(副所长)主管GF报告工作，科技处训练科为业务主管部门，设立一名业务参谋分管GF报告工作。在科技信息研究室设立GF报告管理小组，承担GF报告的业务管理工作，负责GF报告的形式审查工作以及收集、整理、上报、管理与交流使用等工作。2012年制定《航天员科研训练中心国防科学技术报告管理规定》，建立“GF报告联络员”制度，由各单位指定一名领导负责本单位GF报告工作，确定一名联络员负责本单位GF报告的日常管理工作，拟制本单位GF报告年度编写计划，并监督落实，组织本单位GF报告的撰写、审查、上报等工作，并负责本单位GF报告的初步技术、形式审查。
1．1GF报告的提交范围中心完成国防科技项目(包括试验技术项目、***口863项目及其他国防科研项目)、教育培训和管理决策项目时必须撰写GF报告，并提倡和鼓励完成工程型号任务和其他基础研究项目时撰写GF报告。学科内容涉及航天员选拔与训练、医学监督与医学保障、航天服、航天食品、训练模拟器、飞船工程设计的医学工效学要求与评价、环境控制与生命保障等航天医学研究、航天工程研制与试验的各个方面。
1．2GF报告的工作流程工作流程如***1所示。每年年初，各单位拟制“GF报告编写计划”，由训练科汇总，并编制下发“XX年度中心GF报告编写计划”，明确报告题目、编写人、完成时间节点等。科研人员按照《中国国防科技报告编写规则》，利用“国防报告管理系统”，撰写合格的GF报告后，呈交至相关业务总师或学科专家审查其技术内容，再交至GF报告管理小组进行形式审查(必要时修改后进行形式二审)。年底，管理小组对年度内GF报告进行汇总、整理，并在审定表上加盖中心公章，上报总装GF报告管理办公室，同时另存一份纸版报告以提供交流利用。
1．3GF报告管理现状GF报告的日常管理及利用等工作，按照《中心国防科学技术报告管理规定》，并参照《中心技术文件管理规定》，严格做到闭环控制、准确及时。经统计，1997－2013年，由GF报告管理小组管理的GF报告约1000份，远不及每年近5000份的技术文件产生量。GF报告的交流使用量也不多，只在项目结题、实验室评估、课题查新、职称评定时，才有个别科研人员检索、查阅相关报告，年均检索量甚至不足20册/人次。GF报告数量少、内容、格式要求严格、管理系统软件与水印系统冲突等原因，导致GF报告的撰写、提交、征集、交流使用等得不到充分保证。
2国防科学技术报告管理存在的问题
2．1收集和服务体系不够健全GF报告是科研人员为了描述国防科研、设计、工程、试验和鉴定等活动的过程、进展和结果，按照规定的标准格式编写而形成的一种特殊的、具有一定密级的特种文献，详实记载了国防项目研究工作的全过程，包括成功的经验和失败的教训。GF管理的目的是积累、传播和交流，使科研工作者能够依据科技报告中的描述重复实验过程或了解科研结果。虽然***队院所开展GF报告工作已10余年，但进展并不是很理想，存在报告收集不全、管理体系不完备、交流使用不便等问题。
2．2未完全纳入科研管理程序GF报告的征集应贯穿于科研项目的整个过程，包括科研合同、科研项目执行、项目管理等各环节、全过程，但并未认真执行。科研项目管理部门、科研项目承担者以及科技信息管理部门之间没有形成通力合作、共同努力的局面，使GF报告不能完全按时保质保量完成，不能完全纳入科研工作管理程序中。
2．3交流与利用不够充分GF报告的交流和使用在《国防科技报告管理办法》等文件中都有规定，但是目前只是体现在项目结题、实验室评估、课题查新、职称评定等方面。GF报告内容程度高、总量不多、技术质量难以保证，使其不能得到充分交流与利用。
2．4培训与奖惩机制不够健全由于***队院所科研任务重、工作量饱和、时间节点紧、保密形势严峻等特点，科研人员的时间、精力往往不能保证GF报告的撰写质量，甚至不能按时间节点提交报告。另外，科研人员不能熟练使用GF报告管理系统、报告系统与水印系统或其他保密系统等，加之培训工作力度不够、奖惩机制不够到位，大大影响了科研人员对GF报告的撰写效率、提交质量和工作积极性。
3国防科学技术报告管理体系构建的措施与建议
针对***队GF报告工作中的问题，我们借鉴先进经验，结合实际情况，提出如下建议与改进措施。
3．1集中与分散相结合，构建GF报告管理体系为了保证GF报告工作顺利开展，应采取集中与分散相结合，分级分层构建GF报告收藏和服务的管理体系［5－6］。
3．1．1构建系统级(或全***)层面的科研院所GF报告收集和服务管理体系负责系统级***队院所GF报告的收集、加工、保存和管理，对***队院所的GF报告工作进行指导。其主要职责是制定***队院所GF报告工作的规章制度，贯彻、落实相关方针、***策、法规，负责***队院所产生的GF报告的征集、审查、上报、业务建设、管理与交流利用，组织、指导、督促、检查和验收各院所的GF报告工作，使之正常开展。
3．1．2构建***队院所层面的GF报告收集和服务管理体系负责各***队院所GF报告的收集、加工、保存和管理。凡承担国防科研任务的单位，由一名业务副院(所)长担任该单位GF报告管理负责人，科技处(或类似的科技管理职能处室)负责GF报告业务主管工作，指定一名参谋任联络员(一般为负责科研项目管理的业务参谋)，并在科技信息管理部门成立GF报告管理小组，负责各院所GF报告的日常工作，承担GF报告的业务指导和归口管理工作。制定、贯彻、落实本院所的GF报告工作规章制度和计划，负责GF报告的征集、审查、上报、业务建设、管理与交流利用，负责GF报告的规章制度落实、业务培训、协调沟通，负责GF报告工作总结、表彰和经验推广等工作。
3．1．3构建各***队院所下属各处、室级GF报告收集和服务管理体系各***队院所下属处、室指定专人负责GF报告工作，对本处、室产生的GF报告进行收集、初审，并及时提交至本院所的GF报告管理部门，确保本单位产生的GF报告在单位内部得到充分利用。负责贯彻落实GF报告工作的规章制度，拟制本单位GF报告年度编写计划，并监督计划落实，负责组织本单位GF报告的撰写、审查、上报，负责本单位GF报告的初步技术审查、形式审查等。
3．2纳入科研管理程序，建立健全GF报告管理制度
3．2．1纳入科研管理程序，建立长效工作机制建立GF报告管理制度的核心，是将GF报告工作纳入科研管理程序。这是贯彻、落实GF报告工作制度的关键，是解决报告撰写、提交长效机制问题的迫切需要［7］。在项目立项、下达、实施、验收、鉴定和报奖等主要环节，明确撰写和提交GF报告的职责要求，确保按时、保质、保量完成报告;在项目立项、下达和开题阶段，在立项申请报告、开题报告和任务书中明确撰写提交报告的数量和时限;在项目验收、鉴定、报奖阶段，将撰写和提交GF报告作为一个必要条件，实行一票否决制度。科研项目管理部门、科研项目承担者以及科技信息管理部门之间要通力合作，将GF报告工作纳入本单位的科研能力建设中，作为关系本单位长远发展的一件大事。
3．2．2加强制度建设，使GF报告工作有章可循***队院所应建立《***队院所国防科技报告管理办法》等相关制度和标准规范，为GF报告管理奠定制度基础;梳理本单位制订和颁布的科研管理方面的文件，采取修订或专门发文的形式，将GF报告工作纳入其中，确保国防科技建设与管理的每一个领域和环节都有开展GF报告工作的依据和要求;提升GF报告工作与科研管理工作的融合度和收集的完整性，强化知识产权和保密管理、完善共享机制建设，推进科技报告的充分共享和交流使用。
3．3建立信息资源平台，加强GF报告的交流共享
3．3．1分级管理，严防失泄密，进行交流利用GF报告的内容不仅涉及到国防科学技术秘密，还涉及到国家、国防建设的安全利益及专有技术或敏感技术。因此，对于GF报告一定要在坚持保密守则的前提下，按照“集中检索、分布获取、分级保障、设限受控”的原则进行交流和使用［8］。可定期出版公开、内部密级的GF报告，鼓励国防武器装备研制、承制单位使用相应密级的GF报告，要求管理部门使用相应密级的GF报告等。
3．3．2建立统一的信息资源平台，促进开放共享在统一制定相关标准、规范的基础上，构建GF报告信息资源平台，建立集成融合和无缝链接的信息资源系统。在降低撰写和形式审查的难度和提升工作效率的同时，对GF报告进行信息审核和针对性开发，合理确定科技报告的共享范围和保密级别。向***队院所科研管理部门、科研人员等分级开放国防科研信息和科学数据，并由此建立***队院所自主创新知识库，依托互联(局域)网络形成分级、分层的GF报告全文信息检索系统，促进GF报告的开放与共享［9］。
3．4健全培训和奖惩机制，提升GF报告数量与质量
3．4．1加强培训，提高GF报告和数量的质量加强对科研人员的培训和指导，使其能熟练使用管理系统撰写和提交报告。重视报告的技术质量和形式质量，不断完善由科研人员、主管领导、技术专家、GF报告管理人员组成的质量控制管理体系，使之融入本单位质量管理体系建设中，确保按时高质量完成本单位的报告撰写任务。
3．4．2建立有效奖惩机制，走上良性发展轨道建立奖惩机制是GF报告体系建设良性发展的重要措施，对提高科研人员的积极性、提高报告质量具有重要作用。制订有效的***策措施，公平合理地将国防科技报告纳入本单位的技术职称和职务考核、晋升的指标体系，有效提高科研人员撰写提交报告的积极性。开展评优奖先活动，营造良好的竞争氛围，将报告撰写上交情况与科研人员和管理人员的利益相挂钩，逐渐形成写好多交报告的良好氛围。对未按要求提交报告的项目予以必要惩戒，如削减经费、取消承担延续项目的资格等，以引起项目组和科研人员的重视和警醒，促进报告撰写和上交。
4结语
GF报告管理工作是一项集科研管理和信息管理于一体的系统工程，涉及管理机构、协调机制等问题。GF报告工作既是科研项目管理部门和科研项目承担者的工作，又是科技信息管理部门的工作，只有三者通力合作、共同努力才能把这项工作做好。
作者：孟劲松徐宏张玉梅江翌昕李娜单位：中国航天员科研训练中心