学文网MS会议方式将“传达会议精神或文件――与会者讨论――归纳得出结论”的三段式的会议组织方式，变成“提问――回答――再提问――再回答――终止或产生新议题”的会议组织方式。
“你最讨厌的企业活动是什么?”
在一份企业调查问卷中，所有被调查者都选择了“最讨厌议而不决的会议”。
那么，怎样才能彻底杜绝“议而不决的会议”呢？日本吉越国际管理咨询株式会社社长吉越浩一郎创立了独特的MS会议（每日例行朝会）方式，真正实现了在会议上的“多决少议”。
MS会议要求：无论什么样的议题，都必须在2分钟内结束。
思考的基础
MS会议方式，是基于对以下几点的理解：
会议是企业经营必不可少的工作
如果把企业比作一个运行着的智能机器人，会议则是它的大脑，开会理所当然地应成为企业经营活动中必不可少的重要工作。所以，对会议抱何种态度，不仅直接关系着会议的质量和效率，同时，也是检验一个企业的运作机制是否优秀的重要指标。
会议的宗旨是得出“好结论”
会议只有始终贯穿着得出“好结论”的宗旨，才能使员工们将参加会议变成一种积极的自觉行动。特别在老板个人具有绝对发言权的私营企业，会议能使与会者带着紧张感和紧迫感，并对自己的言行负责。
会议的目的是加深交流
会议的目的是加深员工之间和部门之间的交流。使全体员工具有共同的认识和思考方法。通过会议，实现三个共有：
信息共有。每个人带进会议的情报可以让与会者全体同时享有。
议题共有。会议上的每个议题，都是公开提出和公开议论的。每个与会者都能对议题发表议论。
过程共有。每一个议题，从提起到得出结论的全过程，都是通过会议来实现的。全体与会者，不仅都知道它的过程。而且，当那些不可能出现好结果的议题被提出来后，在过程中就会被有关联的部门和人踩刹车，从而有效地避免了不必要的浪费或损失。
实施的方法
MS会议方式最直观的形式就是：会议组织者或与会者提问，议题的提出者回答。但是，无论什么议题，都必须在2分钟内结束。吉越将“传达会议精神或文件――与会者讨论――归纳得出结论”的三段式的会议组织方式，变成“提问――回答――再提问――再回答――终止或产生新议题”的会议组织方式。
在会上，只对事先准备好的各种议题，决定完成时限和追及完成时限。
例1：通过一次性提问和回答就得出了结论。
总经理：营业一部需要3名营业员，解决了吗？
营业一部经理：解决了。
总经理：怎么解决的？
营业一部经理：人事部决定在营业二部抽调三名营业员，从4月17日开始充实到营业一部。
总经理：不影响营业二部的工作吗？
人事经理：不影响。因为营业二部的内部调整方案在4月17日公布。
总经理：OK！
例2：通过多次提问和回答才能得出结论。
4月16日朝会
总经理：资料室需要买一台大型彩印机，解决了吗？
资料室长：还没有解决，财务部不同意买。
财务经理：我认为现有的彩印机还能用，而且，一台大型彩印机需要1千多万日元。
总经理：资料室长怎么看？
资料室长：已经修过多次，修理费快接近买新的了。
总经理：技术部怎么看？
技术部长：确实需要更换了。
总经理：那么明天提出具体数据。
技术部长：是！
4月17日朝会
总经理：技术部提出关于彩印机的数据。
技术部长：现有的彩印机已用过6年，超过了使用寿命2年。这2年，已花去了修理费860多万日元。原因是从3年前开始彩印的数量每年递增了20%以上。
财务经理：在使用上没有问题吗？
技术部长：没有问题。有培训和检查记录。
总经理：那必须买。财务部明天朝会时提出购买方案。
财务经理：是！
4月18日朝会
总经理：彩印机的购买方案怎么样了？
财务经理：最近3天必须付一笔借款，4月23日之前，安排资金购买。
总经理：OK！
4月24日朝会
总经理：买彩印机的钱付了吗？
财务经理：23日已经付款，4月25日到货。
总经理：OK！
4月26日朝会
总经理：彩印机安装好了吗？
资料室长：已经安装好了。
总经理：OK！注意使用！
资料室长：是！
以上两个例子，用MS会议方式理解就是：
始终坚持“谁在什么时候干完什么事”的原则，彻底“决定”完成时限
由于人具有惰性的弱点，无论多么细小的工作，如果没有完成时限，都有可能无限期地推迟。根据行动心理学的研究成果，人们只有在对工作的记忆高峰期内完成它，才能产生尽快完成的冲动，才具有紧迫感，才能在完成工作之后感到快乐。一般来讲，对工作的记忆高峰期最长只能维持7天。工作的记忆时间越短，产生的冲动、紧迫感和快乐感就越强，最理想的状态应该在决定干那项工作开始之后的24小时以内。因此，决定工作的完成时限时，必须限制在7天以内。
不停地“追及”完成时限，直到那件工作彻底完成为止
“追及”和“追究”存在着本质的区别。“追究”是针对出现了预期之外结果的补救。“追及”则是为了在预定的员工手上，在预定的完成时限内，使之达到预期结果的督促。虽然在“追及”的过程中，有可能不断地变更执行者和完成时限，但这对任何一个执行者，不仅具有相同的压力，而且，那种想通过耍滑头推卸责任的人，就会自动暴露在大家的面前。
如果是同一件事，A员工只被“追及”了3次就圆满完成了，而B员工已经被“追及”了5次还没有完成，A和B谁的能力强不仅昭然若揭，绩效考核中的事实也非常明确。由于人具有羞耻心的特点，在被“追及”的过程中，可以使员工自觉地提高自己的能力。
使与会者人人都有紧迫感
因为执行者在回答上司的提问时，内容很可能涉及到执行者以外的人或部门。如果不能认真听，迅速记，仔细想，一旦把那些涉及到自己的内容漏掉了，或者应该“追及”执行者的地方没有追及，那么，当工作内容被追及到属于自己的范围之内时，就会出现文不对题的回答或张口结舌。
MS会议制度明确要求，与会者在追及执行者的回答时，必须指出执行者回答的内容中什么地方不理解、什么地方还不够、什么地方还必须下功夫。除了对议题有深刻理解，认真听取执行者的回答之外，语言上还必须进行精确的准备。
很好地培养员工们的逻辑思维能力
会议上的每个议题，都是通过递进式的问答方式进行的，因果关系，环环紧扣，直到在完成时限内的内容终止。这是一种很实际的逻辑思维方法的学习。通过不断地追及完成时限的问答过程，让员工们掌握事物链式的思考方法，从而更加明确工作的轻重缓急，使紧急工作和重要工作始终不被遗忘。
直正实现会议面前人人平等
执行者在回答提问时，虽然所涉及的内容是相互关联的，但是，什么时候涉及却是随机的，有意识地出难题的机会很少。另外，因为是带进会议来的议题，对与会者而言，没有不能听和不能问的。因此，只有对议题进行符合逻辑思维的问答，根本不存在对谁进行人身攻击。即使有心术不正的人想要发难，但在会议主持人的权威笼罩下和与会者面前，只能自行暴露心术不正。从而减少了很多人为的干扰。
会议上只对议题本身进行确认，保证了2分钟内能够结束一个议题
会议上的议题，仅仅是完成工作时必须的“起承转结”中的“起”，只需要让会议主持人和与会者完全理解，由会议主持人决定完成时限就够了，具体的实施内容，将放在今后的议题中去确认。所以，1～2分钟时间完全够用；即使执行者的回答不能使与会者和会议主持人完全理解，由于提问者和执行者都在内容和语言上进行了充分而精确的准备，应该能够在2分钟内使问答结束。
对于那些没有对语言进行精确准备的提问者或回答者，会议主持人可以在2分钟之后，强行终止提问或回答。使全体与会者自觉养成“言简意赅”的好习惯。
决定议题的方法：“黄金分割”
大家知道，2分钟的时间稍纵即逝。如何才能得到保证呢？那就是对工作的内容，实行“黄金分割”，找到最简单、最容易讲明白的议题。
例如：7月1～3日公司决定召开客户座谈会。原则上，资料室必须在6月30日之前，完成资料的准备。关于资料准备的框***大致如下：
将资料准备这项工作按***所示，进行逐次拆解之后，工作的优先顺序就自然地出现了。为了说明方便，***中只就资料准备中的资料收集部分，递推地拆解到从高到低的四个级别，其他工作都可以照此拆解。
从***中可以看出，应该最先决定完成时限的是A级资料的收集，所以，A级资料的完成时限就可以非常简单地被确定下来，第一次先将A级资料的收集作为一个议题带进MS会议。因为这种细分既真实又可信，非常简单明晰，在2分钟内，回答是一定能够结束的。
这种将工作内容进行尽可能细分，而得出完成时限的方法，体现着一个高深的数学思想，这就是微分学的“黄金分割”。学过微分学的人都知道，无论多么复杂的物体，如果将它进行黄金分割，关于物体的最终形态，其实只是一个谁看谁都能理解的点。
MS会议方式的创意在于：
1.将细分化的工作内容作为MS会议的议题时，更加强调了它的完成时限。
2.通过决定议题的完成时限和彻底追及完成时限，提高了工作的速度和效率。
3.将枯燥的理论性的逻辑思维的学习，巧妙地纳入每天的具体工作之中，使员工们在不知不觉中学习和运用逻辑思维的方法。
4.长期坚持，使员工养成良好的工作习惯和严谨的工作作风，使企业的经济效益的提高和员工的工作能力的提高相得益彰。
如何准确地决定完成时限
在前面讲述的内容中，反复强调了完成时限。而且，无论是新的议题，还是被追及之后出现的新议题，都必须“决定”完成时限。
虽然MS会议制度中明确规定，议题的完成时限最长不能超过7天，但是对于员工来讲，完成时限最好在周末；对于会议主持人来讲，完成的时限最好在周二的朝会以前。
如何能使议题在包括问答时间在内只有2分钟的时限内，得出明确的完成时限。必须对执行者提出的议题，进行符合客观实际的筛选。能否准确地决定议题的完成时限，直接检验着会议主持人对现场的熟悉程度和准确把握工作的能力。
吉越认为，要使决定的完成时限达到准确或基本准确，会议主持人必须做到：
1.非常熟悉现场的工作。才能判定议题是否是工作的彻底细分。
2.非常熟悉员工的能力。才能判定议题的担当者提出的完成时限是否合理。
3.非常熟悉现场的环境。才能判定该议题应该决定什么样的完成时限才算合理。
这三点，是日本众多优秀的企业家、优秀的管理者的统一认识和基本做法。因为日本的企业力所体现的，就是日本企业的现场力。
对议题的技术性要求
为了确实能在2分钟内结束议题，在技术手段上有如下要求：
1.议题的问答内容，除了口述之外，只能写在一张普通明信片大小的纸上，字体和大小还必须是普通的，既要好看又要好认。
2.为了给会议主持人留下筛选议题的时间，又不使议题搁置太久，各执行者提出议题的时限必须在24小时之前，7天之内。
3.各执行者向主持人提出的议题，必须是经过判断，必须提交MS会议讨论才能解决的内容。否则，不仅不予讨论，还要被认为是失职或不负责任。因此，议题执行者首先对提交的议题内容，必须进行精确的筛选。
另外，为了使MS会议真正取得成果，吉越国际的会议制度进一步规定：
会议主持人：无论是集团还是各地的分公司，均由当地的“一把手”担任。如遇特殊情况“一把手”无法担任时，由主持工作的副职担任。
会议参加者：总社召开的MS会议的参加者，在总社办公的，正科长以上；分社或事务所的，正部长以上。时间在每天早上上班的第一时间。分社或事务所召开的MS会议的参加者和召开时间，由各处的最高***决定。
MS会议召开的次数，完全可以根据企业的实情，决定每天一次还是每周两三次。但是，长期持续不断地坚持决定的会议召开次数、坚持2分钟内结束议题和彻底追及完成时限，才能真正取得成果。■
E-mail：chinacbr@vip.省略