学文网电子档案篇1
关键词：电子档案，优越性，缺点，对策
随着电子计算机技术的飞速发展，计算机越来越广泛地应用于人类社会活动的各个领域，各行各业都在利用计算机和网络技术的优势来加快自身信息化建设的步伐，人类社会活动中产生的电子文件越来越多。电子文件保管系统作为信息管理系统的一种，为档案工作提供了自动化、系统化的管理手段，有效的电子档案管理是实现人类社会性原始历史记录在信息时代得以真实、完整、可靠保管的有力保证，能够快速、及时地满足单位行使各项职能时对文件、档案信息的需求。我们应当立足于档案学、信息学以及管理学的交叉融合，顺应并做好纸质档案向电子档案管理的转变，适应网络信息时代电子档案管理的需要，探索电子档案中所面临的问题。
电子档案形成的优越性：
存储空间小，电子档案的形成可以有效地节约档案占用空间。所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多、记录速度快、传播速度快等特点，而且与纸质档案管理方式是相通的。无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾，例如：一张光盘容量可达600MB－4 000MB，可存 35万张打印纸上的文字信息或 10万页***形信息。论文参考。而且，如果不移动存储载体，只处理信息，那么电子档案几乎无重量和体积可言，相比之下纸质文件的笨重就显而易见了。电子档案的加入，丰富了档案管理体系，为传统的档案利用开辟了一条新路。
操作方便 ，复制时不容易丢失信息 。形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。所以完全可以做到复制后得到的电子档案与原来的电子档案无任何区别。
具有多种表现形式。随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、***形、声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。
传递快捷、实现资源共享。一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且，一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使异地利用成为可能，消除了利用者的域隔阂，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约，利用者可以把获得的信息随心所欲地加工处理，变成自己所需要的信息产品。
电子档案的形成可以提高档案管理工作效率。电子档案的产生，使计算机先进技术在档案管理工作中的作用发挥得更充分。档案人员可通过简单的操作进行查询和利用，从传统的手工编目和查询及繁重的编研信息收集等方面的工作中***出来，这将会推动档案事业的发展，使档案管理再上一个新台阶。
电子档案存在的缺点：
传统的纸质一旦形成，原件中所包含的内容和形式不再发生变化，只要抓好保管，就能确定档案的原始性和真实性。与纸质文件不同的是，电子文件建立在高科技的基础上，其内容和形式是相对***的，不仅内容易于删改变化，并且可以储存于不同的载体，人们无法从其所包含的内容、形式和载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及是否完整等。
原始性问题。论文参考。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容而且还通过载体、形式表现出来，人们可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料对其原始性加以分析判断，而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。
真实性问题。电子档案极易失真。如将纸质档案转化为电子档案的操作过程稍有失误即会导致档案信息失实；电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案；电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。论文参考。
完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失；电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损；电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。
安全性问题。电子数据的易更改性为非法操作提供了便利，“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。
另外，收集过时的电子计算机软硬件，提供利用，读取那些过时的技术记录在载体上的信息内容，这就要广泛收集、保管过时技术全套软硬件，还必须保管操作这些过时技术的某些技能，还有老化和维护问题，代价十分昂贵。
电子档案管理是档案工作的一个新领域，针对现代化办公条件下电子文件和电子档案的大量产生，制定文档一体化的管理模式是非常必要的。与传统的归档移交相比，电子文件的收集可以说是在瞬间完成的。在整理方面，分类、立卷、编目这种档案实体的整理工作将被多途径的电子检索方式代替，由于电子文件和载体的可分离性，其内容可不受载体的限制和束缚，所有的信息线索都可以借助计算机的逻辑判断功能和运算速度，多途径、多角度地组配，甚至可以网上立卷，根据不同需求按文件的不同特征组成各种虚拟卷。
维护电子档案的完整与安全是档案工作者的基本职责之一，为保证电子文件的原始性、安全性和具有保存的价值，档案部门必须重视电子档案，严格制定电子文件的操作制度和安全保密制度，对电子文件实施全程监控，实行层层负责制，所有经办人员在电子文件的形成、移交、提供和利用过程中都应履行签字手续，并建立电子文件备份系统以防止其在利用过程中信息的损坏，采取定期复制以及定期对计算机病毒进行检查、防治，对重要文件的存储和传输实行加密技术处理等措施，以确保电子文件的完整与安全，实现文档一体化的管理。
电子档案管理对档案技术人员的要求。档案教育应及时调整专业格局，从课程内容、教学方法和手段、教育层次和形式等方面全面更新。建立在高科技平台上的电子文件、档案必须由具备高科技素质的管理型和复合型人才队伍来管理，因此在加强档案管理人员队伍建设中，除提高其***治素质、文化素质和档案业务素质外，还应着重提高其计算机使用操作技能。在电子文件日益发展的今天，档案人员要想管好它，必须了解形成电子文件的相应技术和设备，以及相应的电子计算机硬件技术。对在职人员进行各种形式的再教育，以适应技术发展的需要。应注意引进多方面的人才，将懂档案业务，具有计算机专业知识的人员充实到档案队伍当中来，建立复合型多层次的专业技术队伍。
数字化时代召唤数字档案，这是时展的需要，参与国际竞争与交流的需要，加强科学的研究，普及教育知识、服务社会大众的需要，提高档案工作社会地位的需要。档案信息化是国民经济和社会信息化的重要组成部分，是档案事业改革与发展的内在要求。随着信息社会的发展，电子文件在日常工作中的不断应用，档案工作所具有的信息管理和信息服务属性日益增强，要做为一名合格的档案管理工作者，就必须深入学习和了解新技术、新理论，并把其运用到自己的实际工作中去，加强档案的数字化建设，实现“文档一体化”管理，不断提高档案管理以及服务工作的网络化水平。只有这样才能真正适应这个科学技术高速发展的新时代，更好地做好新技术应用下的档案管理工作。
电子档案篇2
电子文件的归档是一项系统化的工作，在各个方面需要相关工作人员具备细心、严谨的态度。在电子文件的归档工作过程中，具体需要完善的工作如下：
（一）做好电子文件收集工作在电子文件的归档前期，做好电子文件收集工作是非常关键的。能够反映出本机关的工作活动，并且具有利用价值的电子文件，均在收集的范围以内。首先，对于需要保存底案的重要文件，在修改的时候需要将原文保留，在加版本号后进行积累，并把草稿与定稿同时进行归档。其次，对计算机辅助设计、检测以及仿真实验等技术进行充分利用，并形成拥有查考价值的数据文件。例如：***形文件、模型文件以及数据库文件等。再则，和机关制作的各类数据文件相关的各类命令文件，例如：计算程序、控制程序以及管理程序等。对于命令文件而言，有些是需要机关部门以实际需求为依据，进而进行自行编制，还有的是需要以购进的方式获取。对于档案室已经具备的命令文件，便不需要进行再次归档。最后，对于设备运行所需要的操作系统也需要归档。但是，档案室已经具备的操作系统是不需要再次归档的。另外，和电子文件相关的各类纸质文件也需要进行归档。主要包括两大类：其一是基于电子文件使用的计算机硬件说明文件，例如计算机技术说明书、***纸以及操作手册等。其二是电子文件在形成中所产生与之有关的纸质文件，包括系统设计说明、程序框架***以及技术鉴定材料等。
（二）完善电子文件的归档要求电子文件的归档需符合的要求包括：首先，所归档的电子文件需具备完整性。对于具备查考价值的电子文件及支持软件都应该及时归档，切不可以分散的方式进行保存。其次，确保归档电子文件的真实性与有效性。对于文本文件，应在最后定稿，若***形文件发生了改动，那么便需要和当初产品的技术状况相同的版本进行同时归档保存。对于有技术条件的机关，允许使用电子文件签署技术，这样能够对电子文件的有效性进行确认。再则，对于载体形式与质量要求需实现统一性。档案电子文件的载体规格、形式以及质量，均需要档案室工作人员作出统一的规定，把带有归档标识的电子文件进行集中，进而制定成归档数据集，通过拷贝的方式传输到具备耐久性的载体中，实行一式两套、异地保存的模式。若是加密的电子文件，需在解密之后将上述工作完成。最后，归档电子文件许进行统一登记表，登记内容包括诸多项目，例如：硬件环境、软件平台、形成单位、应用软件、形成时间以及信息类别等。之后，档案部门还需要对归档后的电子文件进行全面的检验。电子文件是否存在病毒、电子文件载体情况以及相关材料是否完善等均在检验的范围之内。
（三）加强电子档案的鉴定工作，知道在电子档案的鉴定方面，需要明确并完善三方面的内容，即：鉴定对象、鉴定目的以及鉴定内容。在电子档案鉴定过程中，不但需要对文件内容与相关形式特征进行有效分析，而且还需要对相关文件进行技术分析。所以，对于电子文件而言，无论是技术情况，还是文件自身的真实性与可读性，均与保存价值有着必然的联系。由此可见，在鉴定工作当中，电子档案管理的可读性、可靠性以及完整性均需要全面体现出来，这样才能充分体现出电子档案的价值之所在。总体上分析，电子档案的鉴定工作需分三步：首先，归档前，对归档文件进行确定，并对保管期限进行划分。其次，在档案室对归档文件进行接收时，需进行一次全面鉴定，包括内容鉴定与技术鉴定等。最后，对于不是永久保存的档案，需在文件保管满期之时再进行一次鉴定，对于确定已经没有了保存价值的电子档案采取删除或销毁等处理措施。
二、加强电子档案管理的有效策略
探究电子档案管理的流程遵循“电子文件收集鉴定文件、形成档案整理档案、形成档案卷存储案卷、编目”的原则及步骤。同时，在电子档案逐渐增多的现状之下，各级档案管理部门便需要对电子档案管理工作进行强化，这样才能使档案管理工作更具规范性与完善性。具体强化措施如下：
（一）做好电子档案保管工作首先，电子档案的存储介质需具备性能稳定、检索方便以及显示还原性好等特点。对于软磁盘，不可当作长期保存的电子档案载体进行使用。其次，电子档案管理需具备一定的条件，库房温度、湿度需稳定；库房应保持通风、清洁及没有腐蚀性气体；地面无须铺地毯与打蜡；装具保持清洁无尘。最后，电子档案归档需统一，并实行分库保管。对于归档载体，需进行防写处理，不可出现划痕、触摸记录涂层等情况，以直立的方式存放。另外，对于一些非法软件，档案室中的计算机需杜绝使用，以此规避病毒感染。
（二）加强电子档案的检测及维护工作因电子档案的载体性能尚且不具稳定性，而且磁信息还存在自然衰减情况，这样加大了信息丢失及读出错误等不良情况的发生率。所以，进行定期检测及维护是非常有必要的。在对电子档案进行检测与维护过程中，需对诸多特点进行综合考虑，包括环境、设备、技术以及电子档案自身的特点等，进而制定出更具合理性与科学性的技术方案及维护工作方式。这样才能够使电子档案的检测及维护工作更具有效性。
（三）电子档案在利用过程中需注意的问题，可知电子文件档案利用管理包括了多项内容，同时电子档案在利用过程中还需要充分注意一些较为明显的问题。首先，提升电子档案信息安全的意识。电子档案在利用上具有便于传输、复用性以及系统依赖性等特点，在利用中其控制具有很大的难度，所以档案工作人员需有谨慎的态度，在有必要的情况下对利用方式进行限制，以此使信息泄漏、失真以及病毒入侵的现象得以有效规避。其次，完善与电子档案有关的利用制度，例如利用资格审查、利用权限控制等制度。最后，为了使电子档案的利用更具发展前景，需全面开发档案利用方面的系统功能，同时创造有利条件，使利用者能够感受到更方便、更优质的服务。
三、结语
电子档案篇3
一、指导思想
践行社会主义荣辱观，突出“以廉为荣，以贪为耻”的工商***风廉***建设主题，坚持标本兼治、注重预防的原则，以促进干部廉洁从***为重点，通过建立***风廉***建设电子档案、制定***风廉***建设电子档案管理记录制度、对***员干部***风廉***建设实行静态和动态监管相结合，年终监察与网上日常监察相结合，干部考核任用与电子档案考核相结合，实现对***风廉***建设的长效监管机制，达到教育干部、培养干部、爱护干部的目的，提高干部队伍的***能力和拒腐防变能力，为系统事业的长远发展继续力量。
二、工作内容和方法
（一）搜集领导干部基本信息和动态信息，实现静态监察与动态监察的结合。对分局在职副股级以上领导干部建立个人廉***电子档案，内容分为基本信息和动态信息两部分。
1、包括：本人工作履历、***治面貌、工资收入、住房、职务变动、兼职等基本资料及主要家庭成员的基本情况；
2、动态信息包括：本人执行收入申报、礼品（有价证券、支付凭证）登记和个人重大事项报告；违反廉洁自律规定，本人自查自纠材料或未自查自纠记录；执行***风廉***建设责任制的考核、检查（自查）情况及违风廉***建设责任制度受到责任追究的情况；对群众反映问题的核实情况；纪检***门对本人的审查、立案文书及结论材料；本人对纪检***门发出的相关文书的回复材料；纪检***本人实施谈话诫勉的有关材料等。
分局将在保证基本信息准确的基础上，加大对动态信息的管理力度，对分局掌握的文书材料和有关决定及时录入个人廉***档案，并督促干部本人录入相关信息。对个人信息报告、录入不及时的行为，一经发现，严格按照十二项廉***制度规定追究本人责任，实现对领导干部的动态实时监管。
（二）搭建内容完备的网上廉***监管平台，实现年终监察与网上日常监察相结合。以领导干部电子廉***档案为主体，建立《分局廉***监管网络平台》。平台设置档案管理、廉***制度、公示公告、廉***格言、警示案例、经验交流板块，发挥干部年终监察与日常监察的综合功能，克服年终监察方式存在的发现问题不及时、监管程序不规范、相关信息不公开等弊端，通过规范的网上监管方式实现对领导干部廉***情况的全面、及时、阳光管理。为将平台信息管理制度化、规范化，分局出台了十二项***风廉***违规违纪记录配套制度，包括《***风廉***建设电子档案管理记录制度》、《工商干部、职工个人重大事项申报制度》、《受理投诉举报存在违纪行为记录制度》、《落实***风廉***责任记录制度》、《案件回访违规违纪廉***档案记录制度》、《***务公开责任追究记录制度》、《日常检查违规违纪行为记录制度》、《廉***谈话和诫勉谈话记录制度》、《出国出境报告制度》、《领导干部离任审计记录制度》、《参与经商办企业情况记录制度》、《述职述廉情况记录制度》。制度对录入内容、时限、处罚措施进行了详细规定，形成了规范的***风廉***档案违规违纪录入体系，做到问题的早发现、早反馈、早纠正。
（三）廉***档案记录与干部考核任用结合，实现档案管理与实绩考核的结合。按照十二项违规违纪记录制度的规定，将日常纪检监察中发现的违规违纪行为逐项对应记录本人的廉***电子档案。对廉***档案管理记录情况对年终考核挂钩，年内有违规违纪记录一次以上，取消年终评选优秀、嘉奖资格，同时，记录内容将作为干部提拔、任用考察的重要依据。对干部个人未按规定如实填报、补充动态廉***信息行为，一经发现核实，将按制度规定给予加重处罚，并追究单位负责人领导责任。
三、实施步骤
“实施廉***电子档案管理”活动是一项长期的综合性工作，具体按以下四个步骤进行：
第一阶段（2012年5月7日至2012年5月10日）采取多种方式，加强宣传发动阶段。要结合分局的实际情况，要高度重视***风廉***电子档案管理建设宣传工作，使每一位干部职工都能了解廉***电子档案在反腐倡廉建设工作中的地位和作用，进一步研究和探索在新时期下加强***风廉***建设的新途径。通过宣传发动，提高干部职工的廉***意识
第二阶段（2012年5月11日至2012年5月20日）整个***风廉***电子档案实施方案和各项***风廉***电子档案制度的制定。以国家工商局、省局***风廉***工作会议精神，全面落实市局《2012年***风廉***建设和反腐败工作实施意见结合本局的实际，制定***风廉***电子档案各项制度。
第三阶段（2012年5月21日至2012年5月30日）电子档案的制作和档案材料的录入。以据***风廉***电子档案制度的要求，将本局附合录入的人员情况全部进行电子档案录入。
第四阶段（2012年5月31日至2012年6月2日）运行和验收。按照***风廉***电子档案制度的要求，对***风廉***电子档案整体系统（制度的制定、电子网络的设计调试、人员情况的录入等）的完成情况进行验收并运行。
四、几点要求
（一）加强领导、精心组织。***风廉***电子档案管理工作是加强我局***风廉***建设重要途径，对于加强分局干部队伍建设，促进各项工作开展有着重要意义，为促进工作落实，分局决定成立由分局***书记、局长原金亭任组长其他***成员任副组长，办公室、人事***工科、监察室、法制科、信息中心负责同志为成员的领导小组，负责对工作的组织、领导督察。领导小组下设办公室，由同志兼办公室主任，阎秀武同志任副主任。
电子档案篇4
关键词：档案管理；电子档案；档案室
1电子档案的特点优势分析
电子档案的特点及优势是相对传统纸质档案而言的。传统纸质档案在管理工作中所存在的问题包括：其一，档案整理工作量大，需投入较大的人力物力，管理效率低下；其二，纸质档案在保存时间和备份上都存在明显弊端；其三，传统纸质档案数量巨大且庞杂，在查阅、修改、填写时存在诸多不便；其四，纸质档案在保存上相对繁琐，易造成资源浪费。针对传统纸质档案的劣势，电子档案明显具有诸多优势，具体包括：其一，电子档案不受存储空间的限制，受自然条件的影响也相对较小；其二，电子档案管理工作中可以发挥信息技术的优势，大量节约了人力物力；其三，电子档案备份简便，在提取、查找、多次修改等方面都具有明显优势；其四，电子档案依托互联网的便捷，可以实现信息资源共享，具有方便快捷，提升管理效率等优势。当前电子档案是档案业发展的主要趋势，虽然电子档案相比纸质档案有很多优势，但在档案原始性、真实性、以及法律凭证效益等方面，传统的纸质档案仍更占据优势。
2电子档案在管理中可能遇到的问题
2.1对电子档案管理的认识不足虽然电子档案在近些年发展势头迅猛，但总体而言它还是属于一种新鲜事物，相关配套制度发展并没有完全成熟，加之一些单位对电子档案管理的重视程度不足，没有对档案室进行足够多的配套投入，导致档案室电子档案管理工作的发展一直较为缓慢，缺乏有实质性的管理突破。
2.2电子档案自身的管理问题
电子档案与传统的纸质档案存在非常明显的差异，这也给档案管理工作带来了很多新问题，例如，档案信息的安全性问题、电子档案的存储和保管问题、网络自身的安全性问题、电子档案与传统纸质档案的处理问题、电子档案的软硬件问题等等。其中很多是新出现的问题，与传统的档案管理存在差异，因此在问题解决方法上也不能一概而论。
2.3档案管理人员的管理水平问题
新时期的档案管理特点给档案管理人员提出了新的要求，然而结合实际情况来看，很多档案室的档案管理人员水平参差不齐，能否满足电子档案的管理要求存在很大疑问。一些档案管理人员对电子档案的认识不够，或不具备信息化管理的能力，没有及时更新自身的业务知识储备，导致电子档案的优势得不到有效发挥。
3加强档案室电子档案管理的措施建议
3.1加强制度建设，提高对档案管理工作的重视程度
档案在每个单位都占非常重要的地位，因此想加强档案室电子档案管理工作，首先，要提高对电子档案管理工作的认识，特别对领导干部的重视，通过加大投入形成由上至下的管理合力，提高档案管理工作的严肃性及部门的权威性；其次，要建立科学全面的电子档案管理制度，档案室的电子档案管理主要是对电子文件进行分类、编目并制作备份，便于使用查询，因此结合电子档案的管理特点，必须要完善电子档案的管理标准，明确档案管理部门的权利、义务、职责，对档案操作程序流程进行规范，建立一定的档案管理责任制度和监督制度，提高工作人员的责任意识，为实现动态化管理打好基础；最后，考虑到档案室的服务性质，还应该积极协调好档案室与领导、各业务部门及档案使用者等相关各方的关系，为提高档案室电子档案管理水平打好坚实的基础。
3.2档案室电子档案管理的技术措施
电子档案篇5
一、电子档案和纸质档案并存的优势
（一）满足社会的阅览需求。电子档案和纸质档案并存，可以满足社会的预览需求。我国各行***机关和企业事业单位、社会团体都有专用的档案，在进行档案管理时，需要对档案进行收集、分类和具体分析。随着现代化技术应用范围的不断拓展，电子档案出现，可以实现传统档案的数字模式转换。各行***机关和企业事业单位、社会团体对档案类型有不同的倾向性，有的偏好于纸质档案，没有采用现代化的网络信息技术，成立电子档案系统；有的偏好于电子档案，取代了传统的纸质档案管理部门。从这个角度来看，电子档案和纸质档案并存，可以满足社会多元化的档案预览需求。
（二）发挥二者的独特优势。电子档案和纸质档案并存，可以发挥二者的独特优势。与纸质档案相比，电子档案具有如下几个明显优势：第一，电子档案的操作相对简单。第二，电子档案的储存量更大。第三，电子档案可以实现数据共享。当然，电子档案也存在较大的局限性：第一，电子档案的数据管理难度较大。第二，电子档案的真实性有待考量。由于电子档案具有明显的缺陷，纸质档案必不可少。从历史发展来看，我国的司法机构一直沿用纸质档案，其权威性得到了社会的普遍认可，与电子档案相比，纸质档案的安全性可以得到保障，因此必须在档案管理中发挥电子档案和纸质档案的优势。
二、电子档案和纸质档案并存的策略
（一）健全档案管理标准。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该健全档案管理标准。我国在2003年7月国家?n案局6号令颁布了《电子公文归档管理暂行办法》，制定了电子档案管理的基本条例，随着电子档案使用范围的进一步扩展，档案部门应该进一步完善档案管理的标准。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该对电子档案的制定和编写进行规定，并按照电子数据的不同，形成不同的存储格式。第二，应该做到电子档案的归档工作，并设置专门的电子档案管理部门。第三，应该对纸质档案进行定期维护和审核，避免纸质档案出现字迹裉色、水分浸入等问题。第四，应该对纸质档案进行修缮，并对纸质档案进行集中整理。
（二）实现档案资源共享。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该实现档案资源共享。电子档案和纸质档案在内容上存在相似之处，因此应该实现两种档案资源的共享，提高档案内容的价值。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该控制电子档案和纸质档案的归档日期，尽量统一安排归档。第二，应该引进现代化的纸质档案数字扫描仪，把纸质档案扫描成数据内容，形成电子档案。第三，应该采用人工抄写的办法，把电子档案的内容记录下来。
（三）形成档案管理体系。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该形成档案管理体系。原有的档案管理体系以纸质档案作为重点，为了提高档案管理的水平，需要形成新的档案管理体系。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该加强管理人员对档案信息的重视，赋予档案部门更多的职权。第二，应该加大档案部门的人才队伍建设，引进具备专业信息技能的人才，对纸质档案和电子档案进行统一管理。第三，应该保障档案管理的外部环境，不断充实馆藏内容。第四，应该对电子档案和纸质档案进行分层管理，并实现管理的交叉。
（四）保障档案信息安全。想要实现电子档案和纸质档案的共存，应该保障档案信息安全。无论是电子档案还是纸质档案，其安全性都会受到威胁，为了对档案信息进行保密，应该加强对档案的保管。具体来说，应该做到以下几点：第一，应该扩展纸质档案的管理空间，随着事业单位发展年限的延长，纸质档案的数量会不断增加，因此要扩充管理空间，扩大档案管理的专门库房的规模。第二，应该做好档案管理库房的防火防盗工作，并形成网络监测系统，对库房管理进行动态监督。第三，应该引进保险柜等加固设备，对重要档案进行安全防护。
电子档案篇6
1.与时展相匹配。在我国现代化信息技术高速发展的大环境下，教育领域已经充分引入了这项技术，学校不仅已经全面实现了多媒体教学、电化教学、办公自动化等，而且也在积极推进电子档案管理工作。实现电子档案管理在一定程度上能够与现代化教学管理节奏相匹配，更好地满足时展要求。2.为学校制定正确的发展决策奠定坚实基础。发展决策是否正确会直接对学校稳健运营造成一定影响，而正确发展决策的制定离不开正确的数据信息。若是一个学校在面对机遇和挑战的时候学校领导能够根据正确的数据信息对现有的发展决策做出适当调整或制定出新的发展决策，那么就能够对学校未来稳健发展起一定的促进作用。在学校信息数据管理中档案管理是重要内容之一，实现档案管理的信息化能够充分实现信息数据快速整合，进而能够为学校领导的正确决策提供信息支撑。3.使档案管理效率得到提升。一个学校在开展日常教学、科研以及管理等工作过程中难免会产生大量的文书档案、教学档案、教务档案以及学籍档案等，其中有相当一部分档案都具有重要的保存价值和使用价值。传统档案管理方式具有一定封闭性，这些档案中的一些重要信息难以被充分发掘，而实现电子档案管理使一些档案变活，档案中的信息能够通过计算机被提取出来，进而使档案管理的效益得到充分发挥，对学校事业和教育事业的发展起着重要的促进作用。4.全面实现信息资源共享。学校传统档案管理方式主要以纸张为载体，相关人员在使用档案时复制和修改的成本都很高，不利于信息资源共享。而实现电子档案管理之后管理载体由纸张变为计算机，相关人员要想使用某一档案时不再需要通过复印、抄录等方式进行使用，只需要被授权后通过网络调取相关信息，使不同地点的人们进行自由交流、信息传递和协同工作，全面实现信息资源共享。
二、学校档案管理工作开展过程中应用电子档案的优势与要求
1.电子档案管理的优势。相对于传统档案管理方式来说，电子档案管理不仅具有存储容量大的特点，而且更具便捷性和灵活性。使用电子档案管理系统进行档案信息检索更加智能，而且由于电脑内存大可以大批量存储各类档案资源。同时，学校还可以根据自身实际情况对电子档案管理平台进行修改，使系统更能够满足档案使用需要，促进档案管理工作效率的提高。2.电子档案管理的要求。学校传统档案管理并未对档案管理人员的专业技术水平提出一定要求，因为传统档案是纸质的，档案管理人员只需要具备基本的素质做好分类、日常管理等基本工作就可以了。但是实现电子档案管理之后单纯具备基本素质已经不能满足实际需要，不仅需要具备计算机操作能力，能够熟练运用档案管理软件，而且还需要掌握一些统计、法律等相关知识才能满足电子档案管理要求。
三、学校开展电子档案管理工作过程中存在的几点问题
1.档案管理理念存在滞后性。目前，一些学校还没有树立正确的档案管理理念，管理层没有认识到实现电子档案管理的重要性，对此项工作的进展不太关注，没有对如何全面实现电子档案管理提出一定要求，难以提高档案管理人员的工作积极性。同时，一些档案管理人员将电子档案管理工作的侧重点定位在对档案进行分类、整合方面，没有意识到电子档案的安全保存、有效利用和信息化管理的重要性，自身工作主观能动性较差，难以起到推进全面实现电子档案管理的作用[1]。2.电子档案管理规章制度有待完善。现阶段各级学校都在不断完善自身档案管理工作，努力构建一套较为完善的档案管理系统，并制定了相应的电子档案管理制度。但是很多学校现有的电子档案管理制度还不能完全满足实际工作需要，有的学校存在着管理员权限责任不明的情况，一旦出现电子档案丢失、篡改等情况难以落实到个人。还有的学校在电子档案规章制度中没有对一些新增的电子档案类型进行准确定位，对于一些较为特殊的******活动、教学和科研档案管理较为随意，对电子档案管理效率的提高非常不利。3.对电子档案管理的监管力度不够。一些学校的管理层对自身电子档案管理力度不够，没有实现电子文件的形成、收集、处理、归档等工作过程的全方位监管，主要体现在以下几点：第一，学校没有安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况，监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档。这样一来就会间接导致一些人员不认真开展工作，难以确保电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性，不能使电子档案的价值得以充分发挥；第二，有的学校管理层及时发现了电子档案管理问题，但是由于缺乏相应的惩罚措施，不能够切实改变一些工作态度不端正人员的错误行为，这样也有可能导致电子档案管理工作难以顺利推进[2]。4.电子档案管理设施有待进一步优化。电子档案的特性决定了对它的存储、归档和使用离不开计算机设备和网络技术，要想更好地开展电子档案管理工作必须重视软硬件设备上的优化。但目前我国很多地区的学校在电子档案管理设施上的投入不够，有的虽然已经构建了电子档案管理系统，但是由于现代化信息技术的不断进步，一些系统已经被淘汰不能满足实际工作需要，而学校方面没有安排专业技术人员对系统进行升级和完善，进而使电子档案管理工作效率低下。同时，一些学校没有投入一定资金用于电子档案管理系统的安全防护措施建设，没有安装和升级杀毒软件和防火墙软件，难以保证电子档案在相对安全的环境中存储和使用。还有的学校虽然能够在电子档案管理系统上下功夫，但是硬件设备存在着老化的情况，难以带动系统运行，如果不及时对这些设备进行更新换代，那么电子档案管理工作将会面临着瘫痪的危险。5.电子档案管理人员的综合素质有待提高。在这个现代化信息技术蓬勃发展的大环境下，学校实现电子档案管理对相关工作人员的综合素质提出了更高的要求。但是一些学校的档案管理人员综合素质偏低，不能掌握和运用电子档案管理系统对档案进行录入、分类、处理及归档，严重影响了此项工作效率。同时，学校也没有加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度，致使一些工作人员对于新升级系统的操作方法及档案管理法律知识一无所知，不利于其顺利完成档案管理的任务[3]。
四、对学校开展电子档案管理工作的几点建议
1.树立正确的电子档案管理理念。目前，学校应当积极树立正确的档案管理理念，管理层要认识到实现电子档案管理的重要性，加大对此项工作进展情况的关注力度，加强对相关人员档案管理重要性的宣传力度，采取会议等方式落实档案管理精神，明确电子档案管理工作的侧重点，探究合适的电子档案管理模式和方法。同时，学校还应当对自身电子档案管理提出一定要求，督促档案管理人员积极开展工作调动其工作积极性，确保电子档案管理工作顺利开展。2.完善电子档案管理相关规章制度。建立健全电子档案管理机制是解决电子档案管理问题的重要途径。对此，各地区学校应当仔细研读国家相关部门颁发的《全国档案信息化实施纲要》《电子文件归档与管理规范》以及《电子公文归档管理暂行办法》等文件，在此基础上完善自身电子档案管理相关规章制度。首先，学校应当对档案管理人员的权责进行明确，给予相关人员管理员权限，一旦在某一环节出现问题能够责任落实到个人，有效控制和防范电子档案丢失、篡改等情况的发生。同时，学校还应当完善电子档案规章制度中的内容，对一些新增的电子档案类型进行准确定位，使较为特殊的******活动、教学和科研档案准确归档，进而提高电子档案的管理效率[4]。3.加大对电子档案管理的监督力度。首先，学校应当安排相关人员定期或不定期检查档案管理工作人员业务进展情况，监督其相关档案信息是否及时进行录入、分类和归档，并将其业务进行情况与其绩效相挂钩，提高其工作的主观能动性，确保学校电子档案的准确性、真实性、安全性和共享性，使电子档案的价值得以充分发挥；其次，学校还应当针对电子档案管理工作制定相应的奖惩措施，对于一些工作完成出色的人员要给予其一定的精神和物质上的奖励，树立典型，对于一些工作拖拉的人员要严惩，从根本上杜绝其工作态度不认真情况的发生，进而提升电子档案的管理效率。4.优化电子档案管理设施。学校应当投入一定资金用于电子档案管理设施的优化。在软件方面，应当专业技术人员定期对电子档案管理系统进行升级和完善，使系统能够紧跟时展，间接起到提高电子档案管理工作效率的目的。同时，学校还应当重视自身电子档案管理系统的安全防护措施建设，安装和升级杀毒软件和防火墙软件，保证电子档案能够在相对安全的环境中存储和使用。在硬件方面，学习应当对一些已经老化和淘汰的设备进行清点，根据实际需要购进一些先进的硬件设备，使硬件设备能够与系统相匹配，为学校电子档案管理工作顺利开展奠定坚实基础。5.提高电子档案管理人员的综合素质。学校应当重视对电子档案管理人员综合素质培养，加大对档案管理人员专业技术能力及相关法律知识的培训力度，邀请专业人士采取讲座或实地指导等多样化方式来提升档案管理人员对于新升级系统功能的认识、运用能力并普及档案管理相关法律知识。同时，学校在档案管理人员的选聘上也应当严格要求，不能只看其学历，更应当通过面试及实习等方式考察其实务能力，尽可能地选择一些业务能力强的人员担任相应职务，为学校电子档案管理工作全面推进提供一定保障。
参考文献
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[2]张辑哲.浅析电子档案管理在中专学校档案管理中的应用[D].中国人民大学出版社,2014.
[3]刘敏.论高职院校电子档案的管理与保护[J].东方企业文化,2013(14).
电子档案篇7
【关键词】纸质档案；电子档案；双轨制管理模式；差异
档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录，档案是由文件有条件地转化来的，档案来源广泛，内容丰富，形式多样。在信息技术与网络不断发展的数字化时代，电子文件发挥着越来越重要的作用，电子文件的产生、形成、归档及传送、保管均与传统的纸质档案有所不同。本文对纸质档案和电子档案之间的差异作出比较，且对双轨制的管理模式作一探讨。
1 电子档案与纸质档案存在方式的差异
纸质档案基本上以传统物理形式存在，而电子档案中的一部分内容是由纸质档案经过数字化转化而来的，是以全数字化形式存在的信息。电子档案与纸质档案有相同的本质，都是文件存在的一种方式，是信息与载体的统一体，都具有物理实态的特征，电子档案和纸质档案都是形成真实活动的记录，有参考利用价值，需要存档备查。但是电子档案在记录方式上有许多不同于其他载体档案的特性，如依赖于计算机软、硬件和数据库与网络系统，不可直接识别；信息存储的高密度；载体的多样性；信息共享性；信息与载体之间的可分离性等。
由于存在形式的不同，在形成档案之前的涉及的内涵属性不同。传统形成的纸质档案如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等，都表现出真实的原始性，也正是档案的原始记录性，才使得档案区别于***书、情报、资料等其它信息，而具有法律凭证的作用。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都在计算机上进行，它便于修改、便于复制，使得最能体现档案原始记录性的内容与形式特征不复存在。电子文档有条件地转化成可保存的原始档案同时也会涉及很多技术理论层面。
2 纸质档案与电子档案归档、整理方面的差异
纸质档案的归档只需要将文件材料定稿及正本收集齐全，整理归档即可。电子文件除归档文件定稿及正本外，还必须归档元数据。电子文件的元数据是指在电子文件形成、管理、利用过程中形成的一些列关于电子文件数据的数据，主要包括管理型、描述型、维护型、技术型、利用型等数据。电子档案是靠计算机系统来进行管理，不同于纸质档案在档案库房的管理方式，如不将元数据归档，电子档案的管理将无法进行。电子档案的归档比纸质档案复杂，接收方式采用向档案部门移交软盘、磁带或光盘，或进入档案部门网络规定地址，档案部门则需配置专门的电子文件格式转换设备，对归档的文件进行转换，以解决不同格式电子文件的识读问题。
纸质档案的整理一般是对已立卷归档的案卷进行排列、编号以及分类等系统化的整理，并将其结果编制案卷目录的方式固定下来，经整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供方便。在电子档案的整理上，由于电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的规整，所以电子文件的整理在归档前就由各部门有序的将电子文件分类、标引、组合，并对电子文件进行分类和编号，组织建立数据库。对于脱机保存的归档电子文件，其整理工作主要就是组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘，光盘或磁带等载体上。
3 纸质档案与电子档案存放保护的差异
纸质档案一般只需要配置木质或铁质档案柜保存，对保存环境进行温湿度控制，采用必要的防光、防虫鼠、防盗等措施就可以了，保护的是纸张，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就能得以保存，就可以人工识读，而且不宜更改其原始性。电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同，因为其载体不同，它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温、湿度，防磁性等其他条件的要求很高。在存放环境和防护设备方面除进行温、湿度控制、防光、防虫鼠、防盗等措施外，还应满足防强磁干扰、防机械磨损、防强烈振动、防病毒入侵等的要求。
4 纸质档案与电子档案利用方面的差异
纸质档案的利用是对档案文本的利用，档案载体是实体，具有相对的稳定性，不易更改或伪造。利用途径通过提供档案原件、副本，利用方式是档案的阅览服务、外借服务、档案目录信息服务、档案咨询服务等。电子信息技术的运用改变了传统文件的利用方式，使档案信息的利用不受时间和空间的限制，不仅可以提供原件电子阅览，而且能够根据利用者的需求对其中信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等。档案人员还可以按照一定专题对电子档案进行编辑，形成档案汇编或其他形式的编研成果提供利用。利用方式包括向利用者提供可复制所需档案信息的磁盘及光盘、从网上传输、通过电脑上的用户界面直接提供利用等。
5 纸质档案与电子档案双轨制管理模式探讨
虽然利用电子档案有很多优点，但也带来了一些新问题，如数据的易消失性、信息的不安全性、信息的易改动性、信息的易出错性等，由于这些问题的存在，决定了电子档案不能替代纸质档案，两种档案管理方式有各自的长处和短处，二者可以相辅相成、优势互补。为了更好的进行档案管理，在电子档案归档的同时，要求纸质版档案也要归档，这就很好的保证了在电子档案信息丢失的情况下，也会有纸质版的档案记载档案内容，二者之间不存在谁取代谁，二者相结合的利用将会同步发展下去。
总之，在现代信息技术迅速发展的条件下，档案工作者应转变传统的单一制档案管理方式，采取电子档案与纸质档案双管齐下的管理方式，在做好传统的纸质档案管理工作的同时，充分认识电子档案管理的优势，熟练掌握计算机网络技术、数据库管理、电子档案管理及保护技能，充分开发电子档案信息资源，维护电子档案的安全，与时俱进，不断提高档案管理水平。
【参考文献】
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[2]于虹，李伟佳.浅析电子档案与纸质档案的区别[J].经营管理者.
电子档案篇8
目前，计算机在各个领域中得到了广泛应用，大量的电子档案由此而产生了，无论从来源、本质属性还是从载体形式、归档方法等方面来看，这些电子档案在归档的过程中，都和纸质档案有区别。从档案的整体所需、保护的方式以及管理方式等切入点，对两者存在的差异性加以研究。由电子文件加以整合而产生的档案则为电子档案。与纸质档案相比，电子档案具备如下特征：电子档案的保存环境及保存条件和纸质档案不一样，其对储存空间需求很低，但对所处环境的抗磁性、湿度、温度等需求过大；电子档案是需要借助软件才能得以利用的，它要靠符合自身需求的软件、设备才可读取及采用；电子档案能直接由现代化的软件设施快速地将信息发出或整合；利用电子档案能实现共享，就不用受距离和时间的影响，截然不同的是该档案的保护方式和整合手段也和纸质的档案有差异，必须要积极深入地研究两者的区别，根据有关的策略，使电子档案能够实现长期且有效的保存起来，为我国社会主义事业而服务。
二、纸质档案与电子档案的含义
纸质的文档，顾名思义是由纸张所制成的文件档案，如储存公文所用的***纸、信件、族谱、电报、合同、记录、账目、各种证书、的原稿等。纸质档案形式很简单，纸张是其唯一的载体。但电子档案是把已经归档后的，具备纪念价值的电子文档及数值、各种参数、设备，电子档案的形式不少，可使用的载体也不少。但不是一切有关电子上的文件都可为电子制成的档案，唯有通过相应的审核后，电子文档在归档之后，具备相应的纪念价值的才可称作电子档案。因此，以载体的方式来说，纸质的档案和电子式的档案虽不一样，但都是一个符合实际活动的记录，也是文件档案的一种形式，且都具备纪念的价值。
三、纸质档案和电子档案的区别
1.管理方法的区别。1.1归档。把办理好的文件整理立卷，定期交到档案部门就为纸质档案的归档。电子档案的归档比纸质档案要复杂，归档方法包括物理归档和条理性的归档。条理性的归档方式，是通过信息设备把电子档案中的地址存储在网络设备中的相关存储设备当中，档案部门记录的是归档的电详细来源，由信息设备直接查阅该电子档案。条理性的归档方式对信息设备的要求非常之高，需要高超的技能、相关业务及信息设备的具体条件，要具备十分严谨的管理方式及稳定的网络系统环境。而物理归档就是将电子档案采取脱机备份，移交到档案部门，实行脱机保存。1.2整理。把需要加以整合的档案整理到位就为档案的整理，加以组合、排序、区分、编目，形成一个完整的系统。根据档案中的整体内容、地址来源、组成方式和时间等历史信息进行组合、区分、编目和排序。纸质档案的整理比较复杂化，基本是手工进行操作，效率低且劳动强度大。而电子档案的整理涵盖两个方面：排序和分类，建立数据库。由于电子档案能通过计算机系统进行有效、迅速且全方位的整序，可以按照不同的需求，利用自动化的系统对电子档案加以自由的组合分类。1.3编目与审核。编目纸质档案的方式有以下几个方面：记录卷内文档的有关目录信息、将备考表编制完整、封面的整体编目以及编号等，最后形成完整的目录。通过实际操作将这些目录进行审核。电子档案的编目方法和纸质的档案不一样，因电子档案在计算机的系统上运作，而计算机系统具备极强的推理功能和逻辑性，可以自行完成对提要、全文及文件名的处理，选取关键词转换成规范的分类号和主题词，进而实现自动标引，所有，等于在归档时，就可以自动化实现“编目”。而电子档案检索是根据电子档案的检索系统，直接浏览、输出、检索查询文件信息，其优势是交互性强，响应的时间较短，且可提供出多种检索的途径，更能满足用户不同的检索需求。2.保护中的差异。2.1载体寿命的差异。纤维素的好坏会对纸张的质量产生决定性的因素，在对档案加以保护的过程当中，一定要把化学反应的所需条件解决，才能使纸质档案的整体质量更高。电子档案所用的设备是光碟和具备磁性的载体。光碟是通过激光来获取并存储信息，目前，光碟利用的记录载体包含了，碲合金、碳铝中的化合物、硒及部分在激光作用下产生变化的相关材料。而磁粉当中残留下的的磁性化合物，是将信息记录好的决定性因素，其会因外磁场的破坏而消磁或退磁。2.2两者面对环境条件影响的区别。粉尘影响的区别。粉尘对纸张有所影响，重点是机器会带来一些霉菌物质、纸张一旦发生破损其粘结起来便会变成一些较硬的颗粒物。而粉尘给电子档案带来的损害是由化学物质的反应、生物以及物理的伤害。粉尘中的化学因子会引起磁带、光碟、发生分解或者侵蚀等，因化学反应而导致的质量问题指的是化学损坏，导致记录信息不足或者丢失；霉菌的传播者是空气和生活中的粉尘，也是霉菌开始来源，霉菌会分泌出有机酸和酶性物质，这些物质会使光盘和相关载体受到损坏，从而丢失相关的数据，而是生物上带来的损坏；而物理反应的损坏指的是磁盘受损、光碟被污染，以至于信息被丢失。温湿度影响的整体区别。温湿度的高低也会对光碟、纸张及其他的载体带来不利的影响。对普通的纸张而言，过高的温湿度会使纸张内部的化学因子加速反应，从而加快纸张与水发生溶解，导致材料字不清晰。而电子档案受不同温湿度的影响反应是：在不确定温度高低的条件下，聚酯底基分子容易发生膨胀或者紧缩，进而对数据的读写和定位带来不利的影响。2.3信息保护技术的差异。如何使档案的载体——纸张的质量更高是纸质档案的核心工作之一，因为存储的信息和相应载体是密切相关的，保障纸质文件，且通过纸张实际的记录内容就能够储存。以电子档案来分析，载体与信息是不总是相结合在一起的，电子档案与载体的分离性会使档案内的内容被窃取或变更。2.4技术寿命的差异。电子档案是由信息设备将信息与载体相结合起来组成的，要通过信息设备才能进行利用。如果技术跟不上，就不能读出相应的信息。但纸质的档案，其纸张、字迹和字迹的相关材料三者始终是紧密相连的，它的内部因素、质量好坏与环境的保护息息有关的。由于电子档案是由信息设备将其载体与信息相组合而成的，要通过软件设备才可查阅。所以，对于电子档案中数字化信息的质量好坏而言，技术的更新是比损坏载体更加严重的损害。
四、结语
电子档案篇9
关键词：电子档案；纸质档案；利用；需求
Abstract: with the development of network technology, archives ik use demand of archives information, regardless of content or methods of approach have occurred profound changes. Article USES the method of comparative analysis to the needs of the use of electronic files with paper files commonalities and differences comparison, for the under information network resources sharing how to better play to the advantages of both the theory of prepared to meet the demand of use ik new archives.
Key words: electronic archives; Paper files; Use; demand
中***分类号： G271 文献标识码：A
文章编号：2095-2104(2013)
档案在人们的社会实践中直接形成并被有意识地保存下来，其目的在于满足档案利用者对档案信息资源的利用需求，只有档案广泛地被需求者所利用，为社会创造出更多的物质与精神文化财富，才实现档案的价值。进入电子网络时代的今天，电子档案利用的需求与纸质档案利用的需求，都发生了较大的变化。因此从两者利用需求的共性与差异进行系统地的比较，对建立与发展档案信息网络信息共享有重大意义。无论是电子档案还是纸质档案其目的就是要充分发挥档案的利用，两者都是为社会的利用者提供服务的。但从两者对档案利用者的需求影响上作比较，电子档案利用与纸质档案利用的需求存在诸多差异。
一、档案利用需求载体的差异
从档案利用需求的载体上比较，电子档案利用与纸质档案利用有明显的差异。我国自有文字以来，形成甲骨、竹简、石刻、贝叶、纸质，直至今天的文字、***片、声像、缩微品等档案，无论用什么样的技术和方法，当把具有长期保存价值的信息刻录与载体后，形成档案就可以脱离其技术和方法而***存在。人们不依靠任何技术而能识别档案的内容、载体、结构形式，而档案的内容一旦形成相互关系后就永远无法分离。可见，载体和结构的形式已成为档案不可分割的重要组成部分，这些载体的档案只要避开天灾人祸，遵循管理和保护的要求，就能达到长期保存，这就所谓纸质档案利用的载体。任何电子档案当使用技术和设备将具有长期保存价值的信息记录于存储载体后，就永远离不开这种技术和设备了，也不能离开这种生存的特殊环境条件而单独存在。电子档案利用的需求，其载体是通过计算机系统识别处理，并按一定格式储存在磁带、磁盘或光盘等介质上，在网络上传送的数字代码序，是一种数字利用记录，利用者需要依附在计算机上读取。
二、档案利用需求方式的差异
纸质档案利用方式的需求，档案利用者必须亲自到档案馆（室）检索，需要通过人力去翻阅、查找，档案检索显较烦琐，工作量较大。纸质档案制作检索工具的利用界面突出单一性，档案利用检索需要翻阅页面量较大。电子档案利用需求的检索，是以计算机读取为介质的利用需求方式，在计算机上进行，通过网络传输实现快捷查找与检索所需要利用的档案，不用上档案馆（室）文档室可查找和检索到需要档案资料，检索界面操作快、方便。
三、档案利用需求原始属性的差异
档案利用的价值，在于档案原始属性的真实性。这种原始属性表现在档案的利用的需求内容上和档案利用的需用求形式上。纸质档案利用需求的原始属性，始终有草稿与印稿之分，有正本与副本的差异。正是如此，纸质档案利用的需求体现档案原始记录性和凭证作用的内容与形式特征的特点。如当事人的亲笔手稿、领导者的亲笔签署等表现出原始性，而具有法律凭证的作用。电子档案利用需用求的原始属性，其从电子文件起草、修改、印发到形成电子档案都在计算机上进行，要体现档案利用的原始记录性特征已不复存在。正是电子档案易于修改和改动后可以不留任何痕迹的特点，对其原件的界定难于实现；由于电子档案的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式。电子档案往往可在电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存或复制转发送，无法区分其中哪个是“原件”和“复制件”，是否具有法律凭证作用等，便成为档案界的一系列新课题。
四、档案利用需求途径的差异
纸质档案利用的需求，主要通过档案机构采取提供档案原件或档案副本、复制品以及档案信息加工品。其需求途径有两方面：一是提供利用档案阅览服务。这种满足档案利用者的途径特点是传播途径单一、传播速度缓慢。当然这种提供档案阅览服务的途径也不利于档案原件的保护。同时纸质档案是直接提供利用，会加速档案受损程度，其又无形中扩大了档案利用者原始利用范围，即由于档案成卷的装订，使得档案利用者在查找阅览其所需要利用的档案材料的同时，也获得了浏览其他与利用范围无关的档案的机会。二是档案展览与陈列服务。这种档案提供利用途径，是纸质档案管理部门通常通过介绍档案馆（室）藏中有关档案内容的一种服务方式，其直观性强，但展览内容的更新速度较慢，其还包含如档案外借服务、档案咨询服务等提供利用途径。电子档案利用的需求途径，借助了中间媒介物——电子计算机与网络，档案利用信息传播的途径显多元化。其特点突出表现信息传播速度的加快和信息量的增长，实现档案利用信息的共享。档案收藏部门应用计算机技术来进行档案利用管理活动，形成各种各样电子化的档案信息资源。在提供满足档案信息需求和利用档案信息上，档案利用管理部门与档案利用需求者，实现了一种无形的虚拟的档案利用实践活动。电子档案利用的电子网络的传输，能够迅速根据档案利用者的需求，多途径、多角度迅速而准确地查找到所需要的档案或档案相关信息，满足档案利用者可能出现的深度需求；档案利用需求者，又不必浪费大量的人力、物力来进行信息、文件的查找、索取和归还。
我们要利用纸质档案与电子档案利用需求的优势互补，整合档案资源创新管理模式，实现档案需求利用质的飞跃。
参考文献
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电子档案篇10
关键词：纸质档案；电子档案；精准度；存留时间
档案的存在的历史可以追溯到王朝制度开始之时。自人们创造文字之时，档案也随之存在了，古时候的档案大多以“志”“考”的形式存在于历史典籍之中，因为记录于竹简、丝帛或纸张上，历经岁月，有很多遗失[1]。随着第三次可以***的到来，档案的存在方式也得到了创新，电子档案的出现，为创建和管理档案提供了新的方式。现在档案管理工作人员接触的主要有纸质档案和电子档案两种，其中的异同，值得我们探究。
1 档案的简介
1.1 档案的定义
档案存在历史已久，其含义不言而明，是直接形成的历史记录。因为其“直接形成”的内涵，即表明档案文件是原始的，而其“历史记录”的阐述，即说明档案是能够阐述事实真实情况的原始文献，因此档案和***书情报、文物等是不同的。
1.2 档案的作用
档案的形成者是由社会各个群体组成的，其中包括***和半***机构，也包括自由组织和个人、家庭及家族等。因为档案是建立在其他真实的资料基础上的，这些资料包括语言、文字、***像等。因此，档案的最主要作用，是其对真实历史的承载[2]。
1.3 档案的价值
档案作为一种特殊的文献，是人类活动的产物，是人类精神文明的一部分，它既有现实价值，又有历史价值。档案的现实价值体现在它的现实作用上，即档案可以作为解释某事或某状态发生的依据，而其历史价值体现在它的回溯作用上，即档案能够用来进行历史研究，以便人们总结过去事件的经验和教训。现实作用和回溯作用相辅相成，建构了档案的价值体系。
2 纸质档案与电子档案的联系
档案的呈现方式有很多种，但总结来说分为纸质和电子两大类。纸质档案不言而明，是以文字方式或者***片方式记录上纸张上的信息的体现，而电子档案则包含很多，传统的电子档案有录音、录像等，现在，电子档案也包括在互联网上建立的信息。纸质和电子档案虽然呈现方式不同，但存在内在联系[3]。
2.1 记录内容的传承性
无论是纸质还是电子档案，都秉承着档案的特点，即对历史直接的记录。在记录内容方面，无论是书写在纸上还是录在磁带、光盘或是以音频格式记录上电脑上的资料，都是当时发生的事件的真实体现。例如法庭上一名证人的证词，无论是在纸质档案上还是电子档案上，其内容都应该是一样的，而且，技术上来讲，可以实现纸笔记录和录音方式的互相转移。因此说，纸质档案和电子档案是记录方式不同的，但是内容相同的档案建立方法，在记录内容上，是有传承性质的。
2.2 记录作用的一致性
无论是纸质档案还是电子档案，其存在的作用是一致的，都体现着档案的现实价值和回溯价值，这是由档案本省的特征决定的。纸质档案更为直观，可以直接由人眼直接获取所得信息，电子档案更加丰富，可以提供给人们更细节的信息。但是两种档案的作用都是记录真实发生的事件，对阅读档案的人来说，其可研究和可取证、可鉴定的价值是相同的[4]。
3 纸质档案与电子档案的区别
纸质档案与电子档案虽然都记录真实历史的方式，其本质并无差别，但在记录方式、记录时空上和保存方式上是有区别的。
3.1 记录方式上的区别
记录方式是纸质与电子档案最明显的区别。纸质档案是记录在纸张上的信息。无论其以文字、符号或者***像方式呈现信息，这些信息都是在纸张上被保留的。纸张是纸质档案存在的唯一载体，纸质档案被阅读的方式也只有一种[5]。电子档案的形式有很多，如影像资料和编码程序等。因此电子档案的载体和阅读方式也有多种。人们在进行记录和使用这些档案的时候，需要用到多种设备才能够完成。
3.2 记录时空上的区别
纸质与电子档案还存在着记录时空上的区别。纸质档案可以形成在事情产生和发展的当时，也可以在事情发生之后，由当事人或者旁观者根据事实整理得到。因此可以说纸质档案有记录的延迟性，即使当场记录的口述笔录，也不可能与事件发生同时进行。而电子档案却能够在事情发生的当下进行记录，电子档案的形成过程与事情发展可以是同步的，这是两种档案形式的最主要区别。
3.3 保存方式上的区别
另外，纸质档案与电子档案的保存方式不同。由于信息的载体不同，两种档案被要求以截然不同的方式存放，以便于人们查阅。除了普遍意义上的防护和豹纹、隔热、防潮、放水、避免紫外线和其他污染破坏档案之外，纸质档案一般还要求一定的温度与湿度，而电子档案则要求要远离一定的辐射源，以免数据丢失。另外，纸质档案与电子档案的保管方式有很大区别：纸质档案是实体存在的，只要防止实体泄露即可，而i案子档案因为有保存在网络上和计算机上的可能，因此除了预防实体泄露之外，还要注意防止病毒、和其他方式的数据泄露。
4 结语
由以上阐述，我们可以看出，纸质档案和电子档案都是历史事实的记录方式，其价值和作用是一样的，但在记录方式、记录时空与保存方式上存在很大的区别，如何收集和记录有效信息建立档案和对不同类型的档案进行存放和管理，是档案工作人员工作中的重点。
参考文献
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