学文网高校档案信息安全篇1
论文摘要：档案信息安全是我院档案信息化建设中的一项重要保障工作。从技术角度讨论了档案信息安全5个保障措施：主机与客户机安全保障、网络安全保障、用户信息安全保障、应用系统安全保障、容灾备份安全保障；并对有效建立多层次多维度档案信息安全应急响应机制进行了讨论。
档案资源信息化是将档案资源和档案各项管理过程数字化，以通信技术、计算机技术以及相关信息技术为工作手段和技术支持，完成信息传输，实现档案资源的合理、有序、有效的开发和利用，最终实现档案信息资源的社会共享。档案信息化系统建设是我院在数字化校园一揽子建设方案中重要的一项工作。建设内容主要包括档案工作规范建设、数据的规范化、档案应用系统、数据中心、灾备中心等。
档案信息安全的重要性尤为突出。安全管理的最终目的就是保障网络上传输的、系统中存储的、用户使用的档案数据是真实、完整和有效的。档案信息化进程中的信息安全是档案信息化有效性的最基础性保障。高校档案信息化建设内容中重视档案信息安全保障体系及应急处理措施建设，从技术、管理两个方面提供上述解决方案。管理层面要从加强制度建设和档案工作人员对信息安全的认识着手；技术层面提供多层次、多角度的信息安全预防措施，并在信息安全危害一旦发生采取有效应对措施将损害降至最低。本文就技术层面如何进行高校档案信息化建设进程中的信息安全保障及恢复策略进行研究。
1技术保障方式
1．1主机及客户机安全保障
操作系统安全是档案信息安全最基础的屏障，不允许主机和客户机使用漏洞多的操作系统。随着信息攻击活动向纵深发展，安全攻击的目标往往是漏洞多的操作系统。因此我院在档案信息安全建设中，客户机和服务器应该使用安全、可靠、漏洞较少的操作系统。强调操作系统本身安全的前提下，更为重要的是要定期利用漏洞扫描工具检测系统漏洞和系统配置情况，定期给操作系统打补丁，及时发现安全隐患，堵住各种安全漏洞。
新型病毒及其变种层出不穷，病毒泛滥直接影响了档案信息化安全。防病毒技术是利用专用的防病毒软件和硬件，发现、诊断和消灭各种计算机病毒和网络病毒，主要措施是对客户机和主机服务器中的文件进行不定期的频繁扫描和检测，主机上采取防病毒芯片和设置网络目录及文件访问权限。从网络全局考虑，采取防病毒手段，要改变被动防御的不利局面，以主动防御为主。除了单机病毒预防之外，更为重要的是通过网络管理平台监控网络上的所有机器，充分利用定时查毒功能，对客户机进行扫描，检查病毒情况。拟利用网络管理平台***报警功能，当网络上的每一台机器发生病毒入侵时，网络管理人员能及时做出响应。
1．2网络安全保障
防火墙技术是一种前端网络设备。主要部署在数字化校园的内部网络和外部网络之间，对非法信息进入计算机起到屏障作用，是两个网络之间执行控制与安全策略的保障设备，通过安全访问控制起到保护内部档案信息应用的安全。由于计算机技术进步的加快，破坏信息安全手段多样化，档案信息化系统要充分利用防火墙提供的功能自行设定符合要求的安全策略，仅允许有效的信息类型通过防火墙，对外部网络与内部网络之间数据流动进行检查。防火墙技术可以最大限度地保护档案信息不被非法更改、破坏、拷贝。
任何一种安全技术不是万能的，防火墙技术仅能保障外部的侵害。在网络安全领域本文除了采用防火墙技术，还采用人侵检测技术，该技术是防火墙技术的有效补充。人侵检测技术是一种主动的信息安全防护措施，它在检测来自外部入侵行为的同时，也能检测出内部用户的非法活动。其技术要领是收集计算机系统、网络及用户活动的过程信息，并对过程信息加以分析，来判断系统中是否有违反安全策略的行为和被攻击的证据。在档案信息化系统中，我们主要采用2种主要的入侵检测体系结构：基于主机的人侵检测系统和基于网络的人侵检测系统。入侵检测的重要对象是主机服务器，主要采用实时监视可疑的连接，监控非法访问，同时制订相应的工作方案对各种非法入侵行为立即做出响应。
1．3用户信息安全保障
随着信息安全技术发展起来的现代密码学，不仅被用于解决信息的保密性，而且也用于解决信息的完整性、可用性和可控性。密码是解决信息安全最有效的手段，密码技术是信息安全的核心技术。为防止核心档案数据发生泄漏，在保护档案信息安全的各种手段中，对密码技术的应用非常重视，主要从以下几个角度进行密码应用。一是用户密码强度必须符合一定的安全等级，二是采用定期更换核心密码策略。密码技术是保障档案信息安全最为最可靠且经济、直观的保护手段。
1．4应用系统安全保障
基于档案信息化的应用系统安全非常重要，我院在档案信息化应用系统建设、开发方案中拟定安全解决措施。
一是建设方案中单独建立权限管理平台进行访问控制。访问控制是一种档案信息安全的手段之一，其作用有：一是防止非法的用户进入受限的档案资源；二是允许合法的用户访问受保护的档案资源；三是防止合法的用户对受保护的档案资源进行非授权的访问。权限平台的建设保障权限的分层、分级控制，并能在安全需求提升的情况下满足扩展要求。
二是建设方案中单独建立全方位的日志文档中心，便于安全追踪。主要包含以下内容：访问日志、数据库操作日志、非结构化数据操作日志、审计平台建设。在一般电脑系统中，文件内容若有任何的改变，电脑并不会加以记录，而作为档案数据，任何更改文件的动作一定要留有痕迹在日志系统中，这使得在相应安全事件发生之后，便于事后的追查。日志忠实地记录下在存取电子文件时留下的所有异动记录，本文称为档案追踪记录，主要记录下操作人员、操作时间、操作内容、并对原文件内容进行备份存档。
1．5容灾备份保障
高校档案信息作为高校重要的资源，无论在何种不可控的因素发生时，要达到档案信息不可失性的要求。
网络环境中除了要保证计算中心的环境安全、设备安全、线路安全。我院在着手数字化校园建设规划这项工作中，还同时进行容灾备份中心的建设规划。容灾备份中心是档案信息化安全的最后一道“安全岛”，为了绝对的物理安全，计划将灾备中心与数据中心物理隔离。灾备中心采用***的网络安全机制，进行双机直备，并将档案信息数据中心数据进行定期采集到灾备中心，防止数据中心意外发生造成的数据损失。
2档案信息安全应急响应机制
在档案信息安全发生时，如何有效地进行数据和应用的恢复是另外一项重要的课题。在我院档案信息安全体系方案中，我们将建立有效的安全应急响应机制，安全应急响应机制是多层次多维度的，以应对假想多种档案信息安全危害发生时能迅速启动应急方案，使档案信息系统尽快恢复正常，保证档案工作不受大的影响。主要进行以下安全机制的建设：一是灾备中心数据恢复机制；二是档案信息数据库安全应急响应机制；三是服务器发生故障时安全应急机制；四是针对数据中心网络故障应急响应机制。
上述相应机制的建设保证了多个层面数据、应用的可恢复性。在建设相应机制的基础上对相应机制进行检验。在建设后期，将模拟各种档案信息安全发生场景，来启动相应安全应急响应预案，根据演练反馈效果，完善相应的应急预案。这样最大程度地保证真实档案信息安全发生时，做到数据和应用有效地恢复、平滑地对接。
高校档案信息安全篇2
[关键词]高校档案管理；信息安全风险；安全管理
新时期，网络信息技术逐步成熟，各大高校档案管理工作也逐步朝着现代化与信息化方向发展，高校档案管理已经由传统的手工化逐步过渡到数字化。在各种现代化信息技术的支撑下，高校档案资源得到了最大限度地开发与利用，但同时，档案管理工作中存在的信息安全风险与问题也越来越突出，若高校档案信息安全无法得到保证，则可能引发巨大的损失。因此，必须加强高校档案管理信息安全风险防范工作，确保档案信息的安全性与可靠性。
1.高校档案管理信息安全风险分析
1.1制度风险
当前，在我国高校档案管理工作信息化建设过程中，还没有一套完整的法律法规，用以确保数字化的高校档案信息资源的安全性，只能利用计算机相关法律法规，对档案信息资源的安全性进行维护。这就为许多不法分子带来了可乘之机，为了达到目的，对高校档案信息进行恶意窃取、攻击和破坏，严重危害了高校档案信息资源的安全性、完整性与可靠性。
1.2外来风险
高校档案管理信息化、数字化与网络化之后，黑客攻击已经成为计算机网络管理的重大难题之一。1）计算机病毒。病毒被视为网络最大危害之一，网络所有终端与通道都可能遭到病毒的严重攻击，如今，计算机病毒种类越来越多，虽然，配套杀毒软件也相应问世，但由于杀毒软件相对滞后，因而网络病毒依然肆虐，难以彻底清除，这样极易导致高校档案信息丢失；2）非法访问。无论对于内部非法访问，还是外部非法访问，均有可能使网络遭受非法篡改与攻击，对档案资源的安全造成威胁。
1.3物理安全风险
物理安全是指系统相关设备受到物理保护，因而免于丢失，不受破坏。具体而言，指的是防止计算机设施以及媒体等免受诸如地震、火灾、水灾等灾害及人为操作失误所造成的破坏。物理安全风险是指计算机设备及设施由于人为操作不当，导致设备损毁，受到地震、火灾、水灾、辐射、盗取、线路截获等的破坏。
1.4管理风险
对于档案管理人员而言，若保密意识不够，责任感不强，也会对档案管理的安全性带来直接影响。长期以来，不少高校并未对档案管理工作给予足够的重视，对于档案资料的保密性认识也十分薄弱，随着档案管理信息化建设步伐的逐步加快，管理人员还未跟上步伐，不少管理人员无意识中将档案信息内部网络结构或用户账号、口令等泄漏出去，再加上对于档案机房管理不严格，导致不法分子有机可乘。
1.5信息安全评估风险
由于高校档案管理信息安全评估起步较晚，因而仍存在不少风险和问题，具体而言，主要体现在如下方面：
（1）管理层对于档案信息安全评估的重要性缺乏足够的认识，安全评估技术人员严重缺乏，与此同时，高校档案管理人员普遍缺乏安全风险意识，安全评估水平普遍不高；
（2）安全风险评估流程及技术标准亟待完善。高校档案管理安全风险评估工作不仅是一个管理过程，还是一个技术过程，需要以具体环境及情况为依据，对工作流程及相关技术标准进行科学地制订，尤其是实际评估中的定性、定量方法及相互之间的关系与作用，都需要通过实践摸索进行进一步完善；
（3）安全风险评估工具发展相对滞后。随着档案信息化管理漏洞地逐步增多，档案信息安全所面临的威胁也越来越多，因此，必须加强安全风险评估工具的研发力度。但当前多数高校档案管理人员，由于自身缺乏足够的安全风险评估意识及技能，因而导致安全风险评估工具难以得到快速发展与有效利用。
2.高校档案管理信息安全风险的防范措施分析
2.1构建完善的档案信息安全规章制度
为了有效确保高校档案信息的安全性，高校档案部门应以国家档案局所的信息化建设纲要为指导，以自身具体情况为依据，结合我国计算机相关法律法规的要求，制定同高校档案管理工作相适应的规章制度，用以确保高校档案管理工作运行过程的安全性与可靠性。同时，我国应针对高校档案管理信息安全，尽快出台相关法律法规，以确保高校档案管理工作有法可依。
2.2搞好基础性工作，保障档案信息的物理安全
针对高校档案管理工作的现状，应扎实搞好基础性工作，将档案信息可能受到的泄密风险降至最低。一方面，对于系统安全性而言，在设备采购过程中应尽可能选则不同厂家型号不同的设备，以实现优势互补；另一方面，为避免某网段的安全风险蔓延整个网络，应进行子网设置，采用分级及分段物理隔离方式，形成相应的日志，并定期对网络设备进行扫描；此外，还应注重对网络信息范围进行控制，结合高校档案信息安全的相关要求，对捐献或寄存形式进馆的档案资料及集体、个人档案是否允许上网等保密问题进行充分考虑，应将上网的档案进行安全级别的划分，并予以加密，只有达到一定安全级别的用户，方可利用此档案；同时，还应注重加快制定档案信息安全响应机制、档案数据库安全响应机制、灾备数据恢复机制等。
2.3加强档案管理队伍的建设
为了切实搞好高校档案信息安全管理工作，关键仍在于人。必须加强档案管理队伍的建设。一方面，应加强管理人员思想素质及业务水平建设，要求各个管理人员都必须树立强烈的责任感及良好的工作作风；应针对档案管理人员的具体工作，制定相应的工作职责制度，将各项工作落实到个人，要求大家各司其职，不能逾越自身管理范围，更不能借助职能之便轻易泄漏档案机密；另一方面，高校应定期组织管理人员进行业务培训，为他们提供足够的学习机会，如进修、轮岗等学习，以逐步提高管理人员的信息化技能，保障档案信息资源的安全性；此外，高校还应从***策及待遇方面出发，制定完善的激励制度，充分调动档案管理人员的工作积极性，为高校档案安全管理提供全面的服务。
2.4搞好档案安全风险评估工作
首先，应加强高校档案信息调研，尽快熟悉高校档案管理组织的结构及具体情况，针对组织战略，业务类型、目标、流程，所依赖系统的基础性建设及档案安全需求等问题，进行全面调研与诊断；其次，应注重搞好档案信息资产识别工作，参照相关标准的要求，结合高校档案管理组织的实际业务流程，对档案管理系统IT资产予以识别，如软硬件、信息收集、分类、筛选、统计等，列出清单，对资产的重要性及业务信息流进行全面分析，根据价值对档案资产进行分级标识；再次，搞好档案信息安全风险分析工作，结合所列出的重要资产清单，对其所面临的安全风险进行全面分析，并对风险的严重程度进行分类标识与处理；此外，应加强档案信息安全的脆弱性识别，针对重要资产所面临的风险来源进行分析，找出系统安全的薄弱环节；最后，加强高校档案信息安全风险评估工作，并制定相应风险控制及防范计划。
3.结束语
信息网络技术的逐步发展和应用，为高校档案管理工作带来了发展契机，因此，必须加快转变传统管理模式，加强档案管理信息安全风险防范工作，进一步推动高校档案管理工作的信息化建设，以保障高校档案管理工作的持续发展与完善。
参考文献：
[1]吴绍忠.数字化档案馆信息安全风险评估[J].中国档案，2011（06）：157-158.
高校档案信息安全篇3
[关键词]档案信息化；高校档案管理；电子档案
由于社会信息化的发展，社会对档案信息资源的需求日益增长，利用方式也发生着巨大变化。如何满足社会需求、提供有效的档案信息服务，加快档案信息化建设的步伐是必由之路。
一、档案信息化概述
档案信息化就是在档案管理活动中全面应用现代信息、网络技术，对档案信息资源进行配置、管理、开发和提供利用服务的过程。具体地讲，就是依托现代数据库技术，网络技术等信息技术原理，采用计算机、扫描仪等信息设备，按照一定的技术标准和规范对档案文献进行加工、整理，使之以数字化的形式有效地组织起来，并且能够方便、有效地提供给人们利用的过程。
档案信息化可以从以下几方面理解：一要实现档案信息的数字化；二要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三要实现档案信息资源的共享；四要引发档案管理模式的变革。
二、高校档案管理的作用与档案信息化管理的必要性
（一）高校档案管理的作用
1、在教育评估方面的作用
开展高等教育评估是提高高校教育质量的一项重要举措。然而，评估教育质量与档案利用密不可分。丰富系统的档案材料，全面准确的档案信息，是高校开展教育评估工作的基础和依据。
2、在教学改革中作用
高等教育体制改革、教学改革、高校教职工队伍管理改革是普遍的、越来越深化的、涉及我国长远发展的重大活动。不管改革从哪一方面下手，进行到何种程度，取得何种成果，都与高校档案和高校档案管理水平密切相关。比如，全国教育资源的整合配备，高等教育发展规划的制订，某些高校撤并、重新组合，乃至某一高校的专业增加或更新；课程设置、教学计划安排、师资队伍建设、教学管理等方面改革，都是形成档案与利用档案之过程。而上述改革都需要在依靠档案信息和档案数据，在总结经验基础上的方案论证、修改，以确保改革稳步推进和最终成功。
3、在科学研究工作中的作用
高校为培养出社会急需、专业对口、就业率高的人才，离不开科研工作。一所高校能否具备高精尖科学研究水平，也是衡量该校教育水平、教育质量的重要标准。高校科学研究工作首先得力于本校科技档案的利用。科学技术是第一生产力。科技档案是具有潜在利用价值的生产力要素。充分发掘利用高校科技档案资源，将高校科技档案中的先进科技成果，直接为发展高校科学研究工作，为积累高校科技实力，为国家科技发展、经济建设和社会进步服好务，与企业合作，走出一条产学研良性互动广阔大道，都依赖于高校科技档案价值全面、系统与深入发挥。
（二）档案信息化管理的必要性
1、高校档案信息化管理是信息时展的需求
2008年9月1日，由国家***和国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》明确规定了高校档案信息化建设与数字化校园建设同步进行的重要性。高校档案信息化管理是响应无纸化办公模式的推广，响应数字化校园建设，适应信息化时代的要求。在信息时代，高校如何充分利用信息技术来提高档案管理的工作效率，创新高校档案管理工作模式，是高校档案管理工作者应当解决和关注的问题，促进高校档案信息化管理，对于实现高校的长远发展有着十分重要的意义。
2、有利于档案永久保存
近年来，高校发展规模越来越大，形成的档案数量和门类日益增多，过去以纸质档案为主的管理模式已经难以适应高校发展的新要求。越来越多的纸质档案，不仅整理装订的过程中需要大量的人力物力，储存起来要占用很多库房，还会受储存环境、虫蚀及火灾等诸多因素的影响，很多档案难以做到永久保存。只有运用现代信息技术，建立以硬盘、光盘等多种载体的多元化、信息化、网络化管理新模式，才能确保档案信息的完整与安全。
3、有利于档案信息资源的高效利用
有效查询和利用档案信息，是档案管理的核心目的。实现档案信息化管理，将极大提高档案信息的利用效率和价值。如果实现档案信息网上共享，档案利用者将不受时间和空间的限制，只需要一网的计算机，即可进入高校档案管理系统，查询自己权限范围之内的所需要的档案信息，这将使得档案编研、档案查阅、利用等工作变得更为方便快捷，能更好地发挥档案管理在现代高校建设中的重要作用。
4、有利于科学归档和建档
传统的档案归档方法，往往是今年归去年的档，时间拖得比较长，难免会造成资料的损坏或遗失，档案的信息化管理，校内各有关部门可随时在档案管理系统网上传送或编辑、录入档案，这样档案管理人员就有更充足的时间进行数据整理、筛选、分析和归档，既保证了档案质量，又避免了因时间延误等原因造成的档案的不完整。
三、高校档案信息化管理的主要问题
（一）缺乏档案信息化管理意识和技能
有些高校对于档案信息化管理的重视程度不够，不了解档案信息化管理的重要性，相应地学校层面对于档案信息化就缺少资金和***策上的支持，导致档案管理人员积极性不高；同时也存在一些档案管理人员没有认识到档案信息化管理的优势，仍然墨守成规，停留在传统纸质管理的模式下。另一方面，档案管理人员更新缓慢，既懂计算？机网络技术又懂档案管理的专业人员很少，缺乏档案信息化管理所需的技能。
（二）信息安全问题和保密问题
档案信息化管理都是电子档案的形式，其一，电子文件易复制、易篡改，在档案的形成、传输、存储的过程中，计算机网络自身的一些问题可能会导致信息的流失，如一些系统故障、软件错误、病毒、人为恶意破坏等；其二，纸质档案上的单位盖章和领导签字具有法律效力，其真实性、合法性比较容易鉴别，而电子档案由于其易复制、易修改的特点，其真实性、合法性的鉴别受一定条件的制约。在实际工作中，加强计算机、网络安全保障体系尤为重要，同时还得依靠传统纸质文件作为原始凭证。高校档案信息中包含可公开提供给师生浏览查阅的资料性档案信息，也包含涉及机密和按照相关规定不能公开的信息，可公开查阅的信息在校园网上师生通过普通注册就可以浏览，机密信息根据保密级别一方面以纸质存档，另一方面可存于计算机但是必须使用特殊密码或者账号进行查询。因此要对档案进行严格分类，切实做好信息安全保护工作。
四、高校档案信息化管理的对策
（一）提高高校师生档案信息化意识，加强档案信息化管理的人才队伍建设
要加强对高校师生的现代档案概念、档案的利用价值和作用以及档案法律法规等的宣传力度，使广大师生对档案信息化建设有全面深入的了解，充分认识档案信息在实际工作和学习中的重要作用。要做好对各部门专兼职档案员及全校师生电子文件归档办法、如何利用档案方面的培训，让全校师生有机会切实参加到档案信息化建设之中，提供丰富有价值的信息资料，并能够充分利用档案信息平台，推进学校的档案信息化管理。
知识经济时代，人才是最重要的资源。档案信息化建设本身又是最具有知识经济时代特征的新兴领域，具有独特的专业特点，因而人才无疑是最重要的建设源，是保证档案信息化建设持续发展的关键之一。高等院校是档案信息化专业人才的培养基地，具有较强的师资力量，较高的科研水平和完备的教学设施。应以高等院校为中心，培养档案信息化建设需要的人才。如根据档案信息化建设的需要，进行课程改革；在教学计划中增加信息技术和信息化课程的比重；档案研究生教育中增设档案信息化研究方向。通过专业方向上的变化和课程体系改革，使高等院校的档案学专业成为档案信息化高端研究型人才、宏观层次人才、管理型人才和技术性人才的摇篮，为档案事业的持续发展提供人才支持。最后，建立制度化、多元化的档案信息化继续教育体系。面对档案信息化建设的紧迫形势，大部分在职人员没有时间和机会到高校进行系统学习。根据这一情况，可以采取专题讲座、实习培训、现场研讨等继续教育方式，具有时闻短、效率高、内容专～、形式灵活的特点。是在职档案人员新知识、新技术，掌握新技能、新方法，探讨新情况、新闻题，及时提高信息素养，培养信息技能的有效途径。档案信息化人才建设是一个渐进过程，人才培育制度和人才管理***策必须与时俱进、适时调整，以适应人才状况的变化和信息化建设发展的需要。
（二）提高技术支撑，建立完善的电子档案管理利用和安全保障体系
随着信息网络技术的广泛应用，信息失密、病毒泛滥、系统瘫痪等现象屡见不鲜，信息安全问题日益突出，成为世界各国面临的共同挑战。应对档案信息安全采取的措施主要有：第一，设计信息安全模式。放眼国内外关于信息安全模式有很多种，如多级安全模式，多边安全模型，信息技术安全性评估通过准则等等。这些摸型和标准具有不同的特点，适用于不同的情况和领域，为构建档案信息安全保障体系提供了依据、参考和借鉴。第二，构建各类安全防护体系。可以从几个方面进行，如网络安全防范体系建设，数据安全防范体系建设，计算机系统安全防范体系建设，病毒防护体系建设以及安全防范管理制度建设等。同时在建设这些体系的过程中还要做好系统的安全评估工作，以便从总体上把握目前自身的信息化程度和水平，构建动态的、整体的信息安全防护体系，从两为下一步发展打姆基础。第三，采取一些行之有效兹技术手段应对某些舆体的技术问题。除了信息加密技术、信息确认技术、访问控制技术、备份复制技术等，对一些具体的信息安全问题应采取有针对性的技术手段。如运用电子签名法技术对电子商务中的电子文件信息内容翡安全进行规范，明确了数据毫文的法律效力，从丽实现了电子文件在传递和使用中的安全性和可控性。第四，建立有效的管理体系。各种技术措施虽然可以为网络、计算机、存储设备、系统服务、应用程序等软硬件系统建立“硬件”防护体系，德要馊他髑真正起作用，还需要管理这样的“软件”防护体系与之协同工作。第五，完善档案信息内容安全保障的法规体系。
参考文献：
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高校档案信息安全篇4
[关键词]高校；档案；信息化
1.高校档案信息化的重要性
在新的社会环境下，强化档案信息化建设已成为提高高校档案管理水平的重要途径。作为高校档案部门，怎样利用现代化的技术，实现档案管理的信息化，从而更好地为高校教学、科研、******管理等工作创造良好的条件，是高校档案部门面临的重要课题。
所谓高校档案信息化，就是“以档案资源建设为核心，以纸质档案数字化及现行电子文件管理为重点，以计算机网络建设为基础，以扩大档案信息资源开发利用为目标，确保馆藏重要档案、照片、底片及录像档案数字化的一项重要的档案建设。通过信息化管理，积极推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化进程，以需求为导向，以应用促发展，以档案信息资源开发利用为核心，建设档案信息网络，可以提高工作效率，促进公共服务，最大限度地实现档案信息资源共享。
2.高校档案管理信息化的现状
虽然档案管理信息化是信息社会发展的必然趋势，但是由于各种因素，档案信息化进程缓慢，地区发展也极不平衡，全国高校档案信息化建设也是举步维艰。档案信息化建设在高校启动比较难，这涉及档案管理者的思想观念、管理手段、硬件设施和网络环境等多个方面的因素。
2.1思想观念陈旧，管理意识淡薄。
2.1.1决策层思想认识不足，支持力度不到位
在高校档案管理的信息化建设过程中，档案管理部门是执行主体，***府出台***策和相关制度主要是发挥导向和激励作用，而高校决策层掌握着财权和运转模式选择权，是高校档案管理信息化建设的决策者，其态度是否积极，直接关系到高校档案管理信息化建设的深度和广度。目前的客观情况是高校领导对档案管理信息化建设重视不够，对高校档案实现信息化管理的重要意义和作用认识不足，没有从根本上转变理念，导致指导缺乏有效性，经费支持无保障，从而延缓了高校档案信息化建设进程。
2.2.2档案人员的思想观念落后
高校档案信息化需要先进的管理理念和科学的管理方法，要有与时俱进的时代感和不断学习提高的综合素质。在这些方面，高校档案机构的档案人员整体的思想观念滞后，需要改进和提高。在信息化背景下，对高校档案管理人员的专业技能的要求比以前更高，综合素质指标也比以前大有扩充。但是目前来讲，大多数高校档案工作人员的意识还停留在传统的管理理念上，只是做些日常的基础性工作，认为只要能满足日常的需要就可以，没有考虑到高校档案管理的长远化需求。
2.2档案管理人才匮乏，人员素质不高
2.2.1档案管理人员严重不足，阻碍信息化的发展
人才资源是高校档案部门重要的战略资源，档案人员素质是高校档案工作信息化的关键。目前广西高校的档案工作人员大多是在5人以下，大多还是档案室的规模，已经成立档案馆的高校如民大、医科大都没有及时补充档案工作人员，而信息化的建设是需要大量的基础性工作，仅仅依靠档案部门现有的人力显然无法顺利进行。另外，在区内的大多数高校，档案部门的工作人员缺少专业性人才，缺少专业知识，思想意识不能与时俱进，缺乏现代化的管理理念。虽然近年来引进了一批专业性人才，但是对于档案信息化发展来说仍然是杯水车薪，难以满足需求。
2.2.2人员结构不合理
随着计算机的进一步普及、数据标准化的进一步规范和完善以及办公自动化的不断升级和广泛应用，文献载体形式呈现多样化趋势，机读型、缩微型、视听型档案资源大量涌现。这些变化对档案管理人员的知识结构、技术水平提出了更高要求。因此，档案管理部门不仅需要专业化的人才，而且需要管理专业、计算机专业等各个专业的人才。目前高校档案管理人员中普通操作型人员较多，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才比较匮乏，这在很大程度上制约了档案管理信息化的进程。
2.3基础设施投入不够
2.3.1高校档案信息化基础设施配置不尽合理
高校档案信息化基础设施建设包括硬件设施和软件设施两方面。在硬件设施方面，主要有计算机、打印机、扫描仪、复印机、存储器及其他必备的组件等等。有了这些设备，才能够开展档案信息化建设。尤其是电子文件产生以后，如果高校档案机构没有生产和接受电子文件的工具和网络，那么高校档案的信息化建设便无从谈起。软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以及相关软件和程序等。目前，广西高校档案机构信息化基础设施建设参差不齐，有的高校档案机构仅仅是摆设几台电脑，有的高校档案机构对软硬件配置不管是否需要而统统购置，造成了财力的浪费，有的高校档案机构购置和安装了软硬件，但是却不会用。
2.3.2信息化建设的资金投入不足
高校档案工作信息化，设备、软件系统、人员技术等方面的配套，需要大量的资金作为建设的保障。但是高校档案管理不是学校工作的主要战线，与教学、科研等工作比起来，显得不是那么受重视，所以档案部门很难争取到足够的资金支持信息化的建设，因此，高校档案室的建设工作相对滞后，无法适应当前新形势下档案管理工作。特别是作为少数民族的广西地区，经济相对落后，基础建设上况且缺乏资金，就更难顾及对档案方面的建设投入了。
2.3.3档案信息化工作中技术标准不一
虽然在《高等学校档案管理办法》上对档案信息化做了相关的要求，区档案局也对档案数字化作了具体规定，但是从细节上来看，还是无法做到统一的标准。区内的高校档案信息化建设基本上都是处于起步阶段，有的高校档案信息化还处于零状态。从对区内高校档案工作的初步了解来看，目前纸质档案的归档尚还存在差别，信息化建设方面的标准就更是不一样了，大多都是按照本校的实际情况去做，这样很难做到标准统一，信息共享。
2.3.4档案管理软件的适用性不强
高校档案管理实现信息化，须以规范统一的管理软件为前提和必要条件。但目前高校档案管理软件品种繁多，这些软件虽都具有公文管理、档案立卷、编目、检索、查询和统计等一般，但缺乏规范统一的管理方法和技术标准，尚未开发出可以适应不同性质、特点行业需要的通用型管理软件，从而直接影响高校档案管理信息化的推广和全面实现。
2.4管理体制不合理
目前，高校档案管理部门虽都制定了各种规章制度，但在执行上不严格，这给立卷工作带来很大的麻烦，严重地影响了档案的完整性。不合理的管理体制，不利于档案资源的开发利用，也严重影响高校档案工作的管理质量和服务效益，对档案信息化建设也有很大的阻碍作用。
2.4.1高校档案信息化建设工作缺乏统一的协调机构，各自为***
高校在推进档案信息化建设的过程中，没有统一的规划与协调机构，大都根据实际情况选择适合自己的管理模式，不仅高校之间的资源共享较难实现，就是在高校内部，各部门也是自主购买和使用相关管理软件，致使相互之间的数据接口不能交换，系统不能兼容，无法实现资源共享。
2.4.2高校档案部门缺乏自主性
目前在广大的高校档案部门，一般规模不大，大多是成立了档案室，档案馆很少。在广西的高校中，档案馆的数量屈指可数。有些档案馆虽然已经成立，但是在行***体制上还没有完全***，仍然挂靠在***校办名下，这对档案馆的业务开展和长远发展带来一定得牵制。在行***上没有***决策权令档案部门的改革和发展有一定的牵制作用。
2.5档案信息化建设中的相关制度与法律不健全
我国是法制国家，提倡依法治国。档案信息化建设也一样如此。但是，目前虽已有一些关于电子文件的法律法规，但不是很全面，档案信息化标准建设也不是很完善。虽然有《计算机病毒防治的办法》《电子文件归档及管理规范》《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》等法律法规，但是，关于电子档案真实性界定的法律等仍然没有或者不尽完善。这些配置不够合理的因素将导致高校档案信息化建设漫长而坎坷。
3.档案信息化管理的促进措施
3.1转变观念，树立信息化意识
从高校档案工作的主管领导，到高校档案管理者，再到档案利用者，都要扭转对档案性质的认识，树立档案文化观，增强社会的档案利用意识，把高校档案由机密文件变成可用文化资源，把高校档案工作者由传统的“机要人员”变成现代的校园“文化使者”；要把反映高校教学、管理、服务特色的档案信息及时向全校公布、向社会公开；把学校的品牌专业、品牌成就全方位、多角度传播到全校教职工、全体学生中，乃至传播到社会。
3.2加大宣传力度
俗话说：“酒香也怕巷子深。”对于档案部门，本来就是一个不那么引人注目的地方，大多数人对其了解不深，知之甚少，更不懂得档案管理也要进行信息化建设，这样就需要在信息化建设的宣传方面多下功夫。对于高校而言，应该多通过学校的媒体来宣传档案工作及其发展。如通过学校的宣传部、电视台、网站等，进行档案管理工作的宣传。另外，也可以和学校的其他部门进行业务合作，在师生员工中间进行档案知识的讲座等活动，使档案深入师生的心。
3.3加强人力资源开发，建立专业化的档案管理团队
3.3.1优化高校档案人才的队伍
针对高校档案机构档案人员年龄结构偏大和人员结构不合理的问题，高校档案机构可以通过档案人力资源的更新和绩效考评来调整。选聘档案人员的时候，档案机构不应把招聘人员锁定在档案学专业人才上，计算机方面的人才、管理方面的人才甚至销售和统计方面的人才也都是我们需要的。这样不仅能适应档案信息化建设的潮流，还能够在机遇中有所创新和发展，有利于高校档案信息资源的开发和利用。
3.3.2开展档案业务培训
面对档案信息化，高校档案机构的领导人员首先应该积极鼓励员工进行相关知识的学习，以适应未来信息化的需要。高校档案机构可以聘请档案信息化方面的专家来给员工进行档案信息化背景下的电子文件管理系统以及其他自动化办公系统的培训。开展业务培训的方式有多种，如座谈会、沙龙、专家辅导、专家讲座等，同时要鼓励档案人员自我学习。在日常的档案工作中，通过开展知识竞赛、技能竞赛等活动来营造良好的高校档案文化。另外，还要熟练地掌握相关法律、法规、公共管理、档案技术与保护，特别是计算机技术应用及外语等方面的知识，提高档案管理人员的综合素质，使高校档案管理水平迈上新台阶。
3.4加强档案信息化建设的基础建设
3.4.1加强信息化管理的基础设施建设
档案信息化管理基础设施建设包括硬件平台和网络平台的建设。硬件平台建设包括购置计算机、扫描仪、数码相机、刻录机、缩微设备、打印、复印等设备，进行信息安全防护等等，这些都需要较大的经费投入。同时，由于电子产品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投入定终身，其后续维修、更换、升级费用也不少。因此，要实现档案信息化管理，领导部门必须加强重视，加大经费投入力度。
3.4.2注重信息管理软件开发，不断优化信息存储手段
档案管理软件的先进性和适用性直接制约着档案管理工作质量和使用者的满意程度，各高校应从实际出发，开发和推广适应本单位性质、特点和职能需要的档案信息管理软件，创建新的工作模式，以提高工作效率和服务层次。另外，配置高标准的磁介质档案存储设备，才能满足电子文件和电子档案管理的需要，才能保证档案信息的安全，也才能通过规范数字档案收集手段，及时准确将电子文件归档存储，进行科学的后续管理，形成完整、准确的信息化档案资源，从而也为档案信息共享奠定基础。
3.5促进档案管理的体制建设
从制度层面来说，***府制定相关的制度和法律法规是保证高校档案信息化建设的重要方面，也是保障高校档案信息资源安全和档案人员权益的主要措施。21世纪是科学技术的年代，也是法制的年代。倘若没有法制的保障，高校档案信息化建设必将混乱和危机重重。尤其在***务信息公开的背景下，电子文件的真实性和凭证性是电子档案管理的一个重要方面，制定电子档案的鉴定标准以及建立健全电子档案管理法是不可或缺的。
另外，档案工作是高校全局工作的重要组成部分，是高校改革与发展不能缺少的重要管理工作。为了对档案工作科学管理、高效服务、便捷利用，可考虑对高校现有的档案部门进行整合重组。即机构整合、人员整合，改革管理体制，理顺工作流程；改善档案管理条件和工作环境，建立指挥灵活的档案管理信息网络，消除工作死角，尽快使高校档案管理利用工作步入规范化、科学化轨道，使档案工作与学校其它各项管理工作同步发展。
3.6健全信息安全保障体系
高校档案信息安全易受载体损害、设备故障或破坏、操作失误、程序缺陷、病毒入侵、网上窃听与篡改等因素的威胁，决定了其在网络环境中存储、传输的安全性要求高于其他信息。而目前电子文件的安全问题亟待解决。一是随着高科技的飞速发展，诸如多媒体技术、传真技术、信息网络技术、光盘技术等在运用过程中存在着一系列安全问题。二是在数字化信息的输入、存储、传输和提供利用等方面，存在着信息失控、信息污染、信息干扰、信息丢失、信息窃取及病毒侵犯、人为破坏等不安全因素。三是电子文件的易改性、窃取手段的隐蔽性和电子终端的多样性，给网络监督部门对电子文件真实性的查证工作带来了一定难度。四是由于对网络身份难以鉴别，使电子文件合法操作者的权限受到了限制。高校要严格执行国家有关信息安全的法律、规章，建立信息资源安全保障体系，采取有效措施对数字化的电子文档进行安全管理和维护，有效地应用身份认证、识别、文件加密、安全审计、病毒防护、权限控制、防火墙、安全备份等安全技术，确保档案信息资源的安全、有效和网络系统的正常运行。
参考文献：
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高校档案信息安全篇5
【关键词】信息；高校；档案信息化
信息化建设已经成为高等教育可持续发展的大潮流，信息时代的到来更是加速了高校各项工作的信息化发展。高校档案记录学校教学、科研、迎评等重要信息，是学校发展历史的缩影，作为高校工作体系的重要组成部分，档案工作已经感受到了信息化的影响，并且做出了多方面的努力，感受到信息时代到来的挑战，做了一些迎战的工作，不过整体上看来，我国高校档案的信息化建设还有诸多的问题需要解决。因此探讨信息时代高校档案工作信息化建设问题显得非常必要与重要。
一、信息时展与高校档案工作信息化建设的内在关联
信息时代生成的数据种类繁多，比如文本、***片、音频、视频等等，数据容量大、信息处理速度快、信息价值含量高，海量的数据蕴含着巨大的财富。当前，信息时代迅速发展已经成为我国信息化发展的重要走向，极大推动信息资源建设的重要阵地――档案工作的信息化发展，提升了高校档案信息化建设的资源、技术和思维档次；反过来，高校档案信息化建设也成为信息时展的重要平台，某种意义上推动了信息时代的发展。因此，信息时展与高校档案信息化发展具有很多的内在关联。
（一）信息时代的发展是高校档案信息化建设的助推器。高校档案信息化建设是多种力量推动的，既是国家和社会信息化发展的必然要求，也是我国国民生活、工作和学习发展的需要。信息时代的到来是推动高校档案信息化建设的力量之一，推动高校档案信息化建设的价值取向日益多元化发展，社会化、开放化和科学化等等理念也要求纳入整个高校档案信息化建设工作中；同时，信息时代的到来还能够推动高校档案信息化建设的内容和目标体系更加多元与宽泛，更能满足档案用户的需求；能够推动高校档案信息化建设工作的后勤保障不断发展，能够推动高校档案信息化建设工作的人员素质不断提升，从而不断拓展高校档案信息化建设获得更多的生存和发展空间。
（二）高校档案信息化建设是信息时展的重要平台和渠道。信息时代的发展需要各行业的信息化建设去推动，尤其是与信息方面相关的各类信息产业。高校档案建设发展就是一个信息不断需要及时更新与进行快速处理的工作，其各方面的信息化建设需要信息技术的支撑，在信息化发展过程中，高校档案信息化建设能够让信息技术展现其无限的魅力和价值，能够将信息的理念、信息资源和诸多要求付诸于高校档案工作信息化发展的整个体系之中，能够让高校档案信息化建设工作成为信息时展的一个好平台。
二、目前高校档案信息化建设过程中存在的问题及其影响
环视高校档案信息化建设的现实场景，取得了一些成绩，不过由于各种主观与客观的原因，整体上看来，还存在一些不足，与信息时代的要求还有很大一段距离。因此，我们有必要分析当前我国档案信息化建设过程中存在的问题。
（一）档案信息化建设需理论与实际相结合。高校在推进档案信息化建设工作时，没有好好分析信息时代人们对档案信息化建设的价值诉求，在很大程度上就档案信息化而信息化，侧重于档案本身发展的视角，这就导致了高校档案信息化建设工作的视角、思路等不够开阔，规划管理与执行矛盾逐渐显现。以我校为例，学校各类应用系统齐全却***存在，形成信息孤岛、产生了严重的信息碎片化问题，有些信息比如学生信息同时存在于教务、学生和档案馆三个部门，其通用性、兼容性差，数据之间难以兼容，难以真正实现资源共享，影响了高校档案信息化建设工作的健康发展。
（二）档案信息化设定目标和内容层面步伐不一致。高校推动档案信息化建设工作时，没有深入考察广大师生和社会对档案信息化建设的内容与目标的诉求，导致高校档案信息化建设的内容设计显得与时俱进不够，这极大影响了高校档案信息化的建设，影响了高校档案信息化的服务发展。高校档案管理的终极目标是促进高校自身的发展，高校档案部门的主要职责是为学校教学科研、后勤保障、学生管理等相关工作提供良好服务，仍以我校为例，我校注重档案信息化建设，应用档案管理系统归档、管理档案，充分发挥档案馆网站的作用，基本符合档案信息化目标。但是档案重要职责――编研和鉴定销毁工作未得到深入挖掘：学校档案工作偏重整理轻编研，档案整理是最为耗时的环节，工作人员无暇顾及档案编研工作使高质量的编研资料成为稀有产物；重收集、轻鉴定销毁环节：档案馆藏日渐丰富，归档率年年攀升，却忽视了档案的价值鉴定环节，日渐增加利用率却不高的档案增加了管理的难度，日积月累的库房压力终将在不得不鉴定销毁时茫茫然无从下手。档案信息多如牛毛的问题，这些在很大程度上也影响高校档案信息化建设工作的发展。
（三）档案信息安全保护仍需加强建设。随着高校信息化建设的深入开展，档案部门已将馆藏的纸质档案信息归档成数字化档案信息，实现对馆藏的档案进行数字化管理，将所有高校档案数字化信息上传到档案管理系统时，做好档案信息的安全保障建设是重中之重。档案信息化必须借助于计算机实现、依靠磁盘等存储介质存储海量数据，这些便携化的工具虽有效率高、操作简易等优势，但也存在安全隐患：对档案内容修改、删除等操作不会留下任何痕迹，原始信息的完整性无法保证；另外黑客入侵、计算机病毒、设备故障等无法避免的问题都给档案信息的安全增加了风险，我们无法保证对档案信息安全做到万无一失，需要从多方面保护档案信息安全，防患于未然。
（四）档案信息化工作宣传不到位。信息技术快速发展给我校档案工作带来新的机遇，近年来，档案信息化管理的重要性得到学校领导和各部门的重视认可和大力支持，积极配合，不断健全我校档案管理规章制度，逐步提升完善档案馆各项硬件、软件基础设施，我校档案馆的管理水准达到省五星级标准。但学校档案馆将全部精力投入到档案信息化建设上，却不够重视档案宣传工作，对各类档案法和依法治档方面宣传不到位。档案使用者脑海里仍然沿用传统档案的管理规定制度，在档案信息化大力发展的时代，档案的快捷性和安全性需大力向社会宣传推广。
（五）档案功能作用层面的问题 。这方面主要体现在，高校推动档案信息化建设工作时，面对现有档案的功能与价值开发不足的现状，没有好好根据信息时代对高校档案信息化建设的功能要求，导致高校档案的教育价值发挥不足，文化功能发挥乏力、知识性与休闲缺位。
（六）后勤保障层面的问题。高校推动档案信息化建设依然存在着经费不足问题、配套设施欠缺、制度规范不全问题、同时精通档案和信息化人才还有欠缺，导致了高校档案信息化建设的后劲动力不足，影响了高校档案信息化建设的服务功能和开发利用。
三、主动适应信息时代的新要求，推进高校档案信息化的创新发展
针对我国高校档案信息化建设存在的问题，结合信息与高校档案信息化建设的内在关联，高校务必要把握信息时展的新要求，好好分析和把握信息给档案信息化建设工作带来的便捷与挑战，树立起信息时代下档案信息化建设的理念体系，调动各方力量加大档案信息化的设施建设、网络建设、数据库建设和资源标准化、国际化和数字化建设的力度和广度，加大高校档案工作人员信息化素质的提升与培训力度，努力拓展档案信息化发展的多种功能，从各个层面增强档案信息化建设的后勤保障工作，以此建构起信息时代下档案信息化建设的长效机制。
（一）按照信息时代对档案信息化建设理念要求，高校应该建构信息化理念主导的档案信息化建设的工作理念。这就要求高校在推动档案信息化建设工作时，分析信息时代人们对高校档案信息化建设的价值诉求，根据档案工作自身的发展规律，建构其开放性、多元化、社会化、科学化和系统化的高校档案信息化建设理念，将高校档案信息化建设纳入多元视角下推进，纳入系统化发展的轨道，在校园内真正实现数据共享，以此推动高校档案信息化建设可持续发展。比如档案管理系统中学生信息属性扩展至可兼容教务处和学生处所采集的学生信息属性，可以实现数据***归档，省去重复的人力物力；对学校发展至关重要的科研类目也不仅仅是传统档案管理使用的成果的收纳，更应该是思路、研究过程的见证，等等。
（二）按照信息时代对档案信息化本身的要求，高校应该做好档案信息化的各项基础工作建设。档案信息化建设由档案本身的各个环节和各个要素的信息化建设来支撑，这就要求高校在推动档案信息化建设工作时，分析信息时代对高校档案资源建设的要求，既要加强档案信息化的各类基础设施建设，要做好归档整理工作，推动档案信息化建设工作的规范化和数字化建设，提升高校档案信息化的网络建设水平，做好档案信息化的数据库建设，更要将大量精力投放至资料编研上来，将看似杂乱无关联的档案提炼出对学校发展有益的精华；定期对档案进行鉴定销毁、去杂存精，以此为档案信息化建设工作的推进提供坚实有力的档案工作基础保障。
（三）应对档案信息化安全问题，首先高校档案部门要完善学校档案管理制度，一套完整的安全保障体系可以为档案信息化建设保驾护航，针对目前存在的、影响档案信息化网络系统数据安全的隐患，应该制定尽量全面、安全的制度，保证档案信息化数据的安全，减少不可预料的情况发生。其次，保护好档案系统中海量数据需要多重的保护屏障。档案馆内计算机系统访问档案信息查询系统须经过身份认证系统；校园网用户需要通过档案馆网站接口系统链接到内网档案信息管理系统；内部工作人员信息要注意保密性，保证档案信息不被篡改和泄漏。再次，用软件设置为档案信息化安全再加一道屏障。定期对系统进行升级和维护，杀毒软件和防火墙可以更好地保护系统数据，定期查杀各种威胁档案管理系统的计算机病毒，严格管理工作人员的查询、修改工作权限。最后，要有专人专地管理服务器，确保服务器能够正常安全运转，及时对数据备份，以防止突况造成的数据丢失，造成不可挽回的损失。档案信息化建设只有在保证安全的情况下才能良好发展。
（四）按照信息时代对档案信息化的功能与价值发展的要求，努力拓展档案信息化服务的覆盖面与惠及范围。档案信息化建设需要其价值功能的拓展来提升其合法性基础，高校档案信息化建设工作也一样需要不断发展其服务社会、服务师生的功能体系来拓展其发展的空间。这就要求高校在推动档案信息化建设工作时，根据广大师生本身的学习与发展对高校档案信息化建设的需求，将档案发展、师生发展、服务大众、促进社会发展有机结合在一起，全力拓展档案信息化建设的文化功能、教育功能、休闲功能，增加知识性和趣味性，以此不断扩大高校档案信息化建设的场域。
综上所述，信息时代的到来为高校档案工作信息化建设带来了一种很好的发展契机和思路。目前重要的是，高校务必要高度重视档案信息化建设，切实按照信息时代对高校档案信息化建设的要求，将信息时代的理念融合到高校档案信息化建设的各个层面和各个环节中去，力求构建适应信息时展需要的高校档案信息化建设机制，不断提升高校档案信息化的功能和价值。
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高校档案信息安全篇6
[关键词]***学院；学生特点；思想教育
近年来，频发的各类突发事件给社会造成了巨大的损失，档案工作在社会突发事件的危机应对处置过程中具有重要作用。当前档案领域主要对社会突发事件中档案工作需要和其他部门进行应急协同联动的工作内容进行了探讨，诸如突发事件中档案的收集、管理、服务利用工作等。页随着网络时代的到来，高校档案工作也开始经历着巨大的变化，诸多严峻的挑战层出不穷，可谓危机四伏。对于如何建立面向高校突发事件的档案应急联动工作机制，以系统全面地做好高校突发事件中的高校档案应急管理工作，需要多部门共同参与，其中既涉及理论认知又关乎实践操作，又需要加强对档案工作信息化和自身队伍等方面的建设，这样才能更好地进一步发挥高校档案在我国教育现代化建设中的重要作用。
一、高校档案管理的危机分类
任何档案在管理中都存在潜在的危机因素，而高校档案管理中存在的危机因素则更突出。
1、从原因分析，高校档案危机可分为自然因素和人为因素的危机两类。自然因素危机是由于人力不可抗拒或难以支配和操纵的各类自然灾害所引发造成的，如高温高湿、地震、台风、水涝、火灾、虫害等；人为因素危机包含管理技术水平、手段落后，高校档案管理人员业务操作不当，档案的形成、归档、鉴定、保管等工作不规范以及档案遭到盗窃或破坏，高校档案管理软件维护性差、软件质量不过关等引起的档案危机。目前高校档案主要以纸质档案为主，更容易受自然和人为因素的影响出现危机。
2、从档构成分析，高校档案危机可分为档案实体安全危机和信息安全危机。档案实体安全危机即档案载体的危机，包括档案本身存在如纸张、光盘、磁带的老化问题；由于保管不当造成，如光线强烈、高湿、高温等。档案信息安全危机包括档案的数字化信息安全隐患，以及所有档案的信息安全隐患。当档案信息与载体结合为一体时，载体的安全决定着信息的安全，载体的损坏也相应使信息内容丢失，如纸张褪色、磁带断裂、照片受霉菌的侵害等；当档案信息与载体分离时，档案信息易被修改、盗窃或损毁，面临着信息真实性、完整性、凭证性、保密性等危机。
作为高校管理的重要组成部分的档案工作，信息化建设势在必然。否则，在电子档案迅速崛起的情况下，人工管理为主的高校档案遇到的管理技术危机会更突出，在诸多环节都存在危机因素以至于影响到自身的存在。
3、从工作流程分析，高校档案危机可分为在收集、整理、鉴定、保管、利用、销毁中的危机。由于高校档案管理人员业务水平良莠不齐，收集不齐全、保管不到位、在利用过程增加了对档案的损害、没有按文件价值进行鉴定等现象，造成了高校档案管理质量不高、档案容易受损等危机。
二、高校档案危机的表现和成因分析
1、经费投入不足。随着数字化档案建设步伐的加快，高校档案管理各项软硬件设施急需得到改善，目前档案管理配备的设施、预算经费已不能满足数字档案建设的需要。档案信息资源化建设、数字化建设经费难以得到切实有效的保障，造成档案管理硬件设施相对落后，难以进行更深层次档案信息编研和服务创新，导致档案工作危机频发。
例如，档案室建设方面。档案室是保管高校所有档案的场所，是所有***群行***档案、人事档案、教学档案、科研档案等各类档案的安身之处。由于高校经费投入不足，导致档案室建设滞后、基础设施落后，是档案实体保管中的重要危机。
2、档案管理方式落后。随着计算机技术在学校各项工作中的广泛应用，虽然一些高校档案部门配置了现代化管理设备，但多数高校的档案管理仍采用传统的手工管理方式，自动化程度不高。
首先是立卷程序和方法仍采用传统方法，即根据文件的主要特征或文件的类型进行区分和初步组合，然后调整、排列并编号，编制案卷封面并装封，最后编制案卷目录。这种程序繁琐，工作量大，而且因立卷人观念的差异，往往是一卷相同的档案出现不同的形式，导致利用上的重重困难。档案管理采用原分库存方法已不能适应社会的发展，这种传统的档案管理手段、方式已愈来愈滞后于高校工作的发展需要，难以适应信息化的要求。这种落后的管理方式必将影响档案信息的利用。
其次，结构不合理、门类单一，缺乏特色馆藏。馆藏档案是开展档案利用服务的物质基础，没有馆藏，档案服务是无水之源、无本之木。受传统档案管理意识的影响，档案收集的主动意识淡薄，馆藏档案资源量不足。同时衡量馆藏建设的标准也以档案数量和排架长度来衡量，许多学校只重视收集的数量，轻视收集的质量。大多数学校注重***群类、行***类、教学、科研类等常规档案的收集，而对特色档案、重点档案、具有典型性、代表性的档案收集较少。再次，档案资源开发编研不合理，档案信息的加工、编研缺乏统一的标准，不能形成完善的档案信息资源体系，有些开发编研产品不利于用户检索、利用。
3、现代信息数字化发展缓慢。随着信息技术的发展，高校档案工作的模式发生了根本性变化，档案工作领域不断拓宽，各大高校相继启动馆藏档案数字化建设、数字化档案馆建设等。但是大多数高校档案馆馆藏档案数字化建设的步伐不快；档案数字化建设没有统一的时间限制和目标规划；馆藏档案扫描件没有统一的分辨率设置标准；电子文件存储还存在较大的安全隐患；有些高校档案信息网页设置花哨而不实用，栏目设置不能完全体现用户的需求，不合理现象仍然存在。
信息化时代对档案管理者的综合素质提出了更高的要求，而高素质的档案工作人员和完善的操作规则是档案管理现代化健康发展的重要保证。但是，目前高校档案管理人员普遍缺乏现代技术，综合素质较低，既懂计算机技术、网络技术又精通档案业务的复合型人才缺乏的现象较为突出。这极大地制约了高校档案现代化进程。但受传统用人体制的制约，档案工作人才缺乏竞争，既懂档案管理又熟悉计算机操作管理的复合型人才难以吸引进来，致使档案部门人员老面孔，观念落后，技术缺乏，面对当前飞速发展的社会科技有被淘汰的危险。
三、应对高校档案管理危机策略
1、建立完善的服务危机管理法规制度。完备的档案危机管理法规是做好档案危机管理的关键。一套完善的档案服务危机管理法规是采取有力措施减少或规避服务危机的发生的制度保障。在档案馆各项规章制度建设中应加入专门的档案服务危机管理预防制度、危机反应和弥补制度等，使服务危机管理有制度保证，增强服务危机管理能力。在档案馆日常工作中，要对服务过程中存在的潜在危机因子进行分析和预测，分析档案资料、分析馆员、装备等，并落实到服务危机管理制度和运行机制中，编制防范预案，优化服务流程、有效控制，使服务危机管理科学化、法制化，预防危机的发生。
2、提高领导档案意识。学校各部门领导要有档案创新与危机意识，强化高校档案危机意识和高校档案信息系统的安全管理，实行高校档案安全领导负责制，成立高校档案安全工作领导小组，形成严密的医院档案安全工作网络，将高校档案安全工作落到实处。
3、加大档案实体安全管理力度。一是在档案安全移交和接收管理上，对属于归档范围的文件材料做到及时、完整、齐全归档，做到无积存零散文件。应移交、接收的档案能够做到交接登记明确、责任到人，确保交接流转过程中档案不丢失、不损毁。对新接收的档案做到杀虫、杀菌、除尘后入库上架。二是在档案实体相关保障上，对档案实体安全状况坚持定期检查，并对检查情况进行登记；做到定期清点核查。三是在利用中的档案实体安全上，坚持专人负责利用工作，并坚持利用登记制度。对重要的、珍贵的、利用频繁的档案实行双套或多套备份制，也可进行复制，用复制件代替原件提供利用。
4、加强档案信息网络安全建设。网络信息时代，信息化是当今世界发展的必然趋势，档案信息网络为高校档案利用提供便捷的服务平台，但是网络发展和应用也会受到病毒、木马、物理故障、人为破坏、黑客入侵等各方面的威胁，往往造成大量数据的丢失，加大了档案馆服务危机的潜在性。首先，加强档案信息网站建设，建立科学、规范、实用的档案信息平台，是有效应对服务危机发生的关键。其次，加快档案数字化建设步伐，扩大档案数字化建设范围，对馆藏档案实施有计划、有步骤扫描、录入，建立各类专题数据库，并于校园网络实施对接，实现档案信息服务网络化。再次，加大经费投入，改善软硬件设施条件，保障档案数据安全，降低服务危机风险。“数据是资产，备份最重要”，及时有效的备份是保证档案数据安全的最佳策略。目前，高校数字化档案馆建设正在如火如荼地开展，由档案数字化建设形成的各类专题档案数据要保存十年、数十年甚至永久保存，且数字资源量占有的空间越来越大，这些数据都是档案馆宝贵的资源，也是档案馆花大力气长时间扫描、录入、编研的档案成果，一旦保存不慎造成数据丢失将是档案馆乃至学校的重大损失，使档案馆服务危机突发的几率大大提高。因此加大经费投入，增加档案信息储存硬盘、光盘、磁带、服务器等设备，保证档案信息数据库的多套备份，能有效降低数据保存过程中可能造成的损失，从而有效规避服务危机的发生。
5、提高档案工作人员危机意识。各高校应把服务危机管理纳入日常化管理，每一位工作人员要具备服务危机敏感意识。档案工作人员是提供服务的主体，其业务素质、服务态度、服务方式直接影响服务质量优劣。首先，档案工作负责人档案馆建设的领***人物，应该敏锐地意识到哪些信息将是服务危机产生的征兆信息，及时做好危机预防工作；当档案工作发生服务危机时，负责人应果断采取措施，尽可能将危机解决在萌芽、个例状态，防止积累、扩大，减少负面影响。其次，档案机构内部要强化服务危机管理意识，做好工作人员危机教育，提高工作人员面对危机的心理承受能力、应变能力和沟通合作能力。再次，每位档案工作人员要具备良好的忧患意识，对有可能发生的各种危机做好物质和精神上的准备，积极防御，树立科学的危机观。
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高校档案信息安全篇7
关键词：高校 档案管理 信息化建设
档案信息化已经列入档案事业发展的总体规划中，位于社会发展前沿的高等学校尤其要重视档案管理信息化的落实。进行信息化的管理不仅可以提高档案管理的效率，改进工作手段，还能紧跟档案管理的发展方向，实现科学管理。针对当前高校档案管理信息化存在的不足，各院校应该采取有效措施予以改进。
一、高校档案管理信息化建设的现状
（一）信息化管理意识薄弱
高校的档案管理工作需要跟随时代的发展不断创新，但多数高校对于档案管理的重视程度并不高，缺乏系统科学的认识。他们多认为档案管理的内容就是做好资料整理，保证不出错，不给学校发展带来影响就可以了，不存在工作质量的高低，这种思想给高校的档案管理信息化推进带来了阻碍。同时，高校的档案管理意识比较淡薄，不注重档案信息的开发，缺乏对档案信息的合理利用，许多珍贵的档案信息只能成为一种摆设，造成资源浪费。
（二）硬件设备资金投入不足
档案管理信息化离不开计算机等硬件设备，这需要大量的资金投入，但高校受意识、资金条件的影响在设备、系统和技术方面的投入明显不足，影响档案管理的信息化进程。从信息网络的建立来说，需要大批的计算机和软硬件系统，要建立校内校外的互联网，还要及时进行设备和系统的更新，加上信息安全的维护费用，对于学校的资金投入量有较大需求。学校往往会将资金投入可以收到成效的科研工作上，而忽略档案管理的资金需求。
（三）网络安全缺乏保障
网络的开放性和共享性使得档案信息的获取十分便捷，但是档案信息有其特殊性，要注意保密性管理。信息化给学校带来了与外界沟通的便利，但也带来了黑客、病毒、信息窃取等危害高校信息安全的因素，尤其对于需要保密处理的档案信息来说更是一个很大的威胁。很多高校并未建立起***的、安全的档案管理系统，难以保证档案信息的完整与安全。
二、高校档案管理信息化建设的内容
（一）建设基础设施和应用系统
在硬件设施的建设上，建设内部网络系统时，注意对电子文件相关的硬件设备的储存和备份；重点加强存储电子文件和数据的计算机的安全性，做好备份。应用系统的建设方面要确保软件的操作便捷性，具备维护、查询等功能；使管理界面清晰明了，方便查询者使用；保证软件具有升级功能，减少重复购买或***的麻烦。
（二）建设档案信息资源
建设信息资源需要全校各部门的协作。各院系要做好本单位的电子档案的收集和保管，降低信息流失率，将信息及时收入数据库中。专门的档案管理人员要做好收集和管理信息的各方面准备工作，建立一个中心系统，接受来自全校的档案文件，同时提供检索服务，方便档案查询。
（三）建设安全保密体系
安全保密体系包括以下几个方面：保证归档电子文件真实、有效、完整；确保档案数据库免受攻击；存储档案的局域网与其他网络保持隔离，通过身份认证、数据加密等方式来保证档案信息的安全。
三、加强高校档案管理信息化建设的措施
（一）争取校方的关注与支持
学校领导对档案管理信息化的重视程度直接影响着学校的信息化水平和进程，要加强档案管理的信息化就要抓住这个关键点，努力争取领导的支持。其方法包括：首先要利用一切有利条件让校领导认识到进行档案管理信息化的必要性，看到信息化档案管理的诸多好处，从意识上改变档案管理的陈旧思想；提高领导对档案管理部门的重视程度，加强培训，提升档案管理人员的整体素质，实行考核，增加人员危机感，改变档案管理部门的花瓶形象；争取让校领导将档案管理的信息化建设纳入学校的整体规划中，以便各个部门都能对信息化档案管理予以支持和配合；对学校的信息相关工作进行整合，各部门之间的联系加强，工作效率也能得到提升。
（二）增加建设资金的投入力度
计算机、软硬件系统、档案管理技术都是进行档案管理信息化的必备条件，这需要学校看到档案管理的积极作用，对其信息化建设进行资金投入，鉴于档案管理信息化的见效较晚，更需要学校领导拥有发展的眼光。加大了设备的资金投入，才能缓解矛盾，加速档案管理信息化的进程。要获得资金投入，一方面依靠***府对高校的教育拨款，另一方面学校要积极地筹措资金，解决信息化建设资金不足的问题。档案管理部门要科学利用数据库和档案管理网络，提供社会服务，获取利润，投入到进一步的档案管理信息化建设中。
（三）加强档案管理队伍建设
档案管理的信息化建设需要大量的专业性人才，这是影响信息化档案管理的人为能动因素。档案管理人才的知识结构既包括档案管理的相关知识，还包括计算机信息技术等，缺一不可。档案部门要根据信息化的发展要求，组织工作人员进行网络相关知识的学习，提高自身知识储备，经得住领导的考验，可以真正地胜任信息化档案管理的工作。在队伍建设过程中，要注意人员结构的优化，吸收更多高学历的人员进入到档案管理队伍中，提升档案管理队伍的学历水准。将年轻有为的档案管理人员纳入到队伍中，调整档案管理队伍的年龄结构，并且给优秀的年轻人提供管理岗位，让他们更加坚定为档案管理信息化服务。确保他们拥有广博的知识、先进的管理方法的同时，还要注意档案管理人员的思想道德素质，避免出现因内部人员造成档案信息泄露的问题，提升档案管理队伍的思想***治水平。
结束语：
高校的档案管理信息化建设任重而道远，作为高校，要具备与时俱进的意识，积极参与到档案管理信息化的建设中，完善档案信息的管理制度，提高档案文件的管理水平，学校也会从信息化的档案管理中获益，为档案事业的发展进步做出贡献。
参考文献：
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高校档案信息安全篇8
论文摘 要：信息时代的到来使档案信息化和数字档案馆的建设变成了可能，本文首先对相关概念及其重要性做了必要的说明，其次针对目前高校在档案馆建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。
1.档案信息化与数字档案馆含义
档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。
数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。
2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析
随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。
高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。
高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。
3.高校档案馆数字化建设中存在的问题
3.1观念问题
高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。
3.2技术层面的问题
⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；
⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；
⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；
⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。
4.相关策略建议
4.1加快档案标准化制定和贯标
推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。
4.2重视档案管理软件的开发和应用
高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。
4.3安全性方面的建议
数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。
4.4重视档案信息化人才队伍的建设
数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员***治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。
5.结语
数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠***府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。
参考文献
[1]范文霞.加强高职院校电子阅览室的安全管理的思考.内蒙古电大学刊，2007（09）
高校档案信息安全篇9
关键词：高校；档案；信息化建设
一、正确理解档案信息化建设的科学内涵
（一）在高校档案信息化建设过程中必须重新思考档案管理的原则、理论与方法
由于现代信息技术在档案管理中的运用，新的档案管理理论、方法和原则等不断涌现，提出了一系列档案学基本理论从未遇到过的新问题。如高校档案管理机构的职能与档案工作体制的变化问题、档案管理人员的业务素质问题、电子档案的鉴定问题、电子文件数据管理问题、数字档案馆（室）建设问题、档案工作参与信息高速公路建设的问题等等。对这些在档案信息化建设中因新技术运用所引发的理论问题，高校档案界都必须做出理性与科学的回答。
（二）高校档案信息化建设的最终目标是提高档案信息管理和服务的水平
人类推进信息化进程的理想目标是在建立良好的信息基础设施的前提下，实现信息的公开与信息利用的社会公平。对高校档案信息化建设而言，这一目标也具有非常重要的指导意义。档案信息化建设是一个过程，在这一过程中，伴随着信息技术水平的提高及其在档案管理中应用程度的变化，高校档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异。因此，在档案信息化建设中必须认识长远并立足当前，认真解决档案信息化建设中当前和今后都会遇到的各个方面的问题。
二、新时期推进高校档案信息化建设的主要任务
（一）加强电子文件的归档和管理
电子文件归档和管理是档案信息化建设的重中之重，是当前迫切需要解决的问题。档案部门要以国家的《电子文件归档与管理规范》为依据，加强档案网络建设，实现网络环境下的电子文件的实时接受、归档、管理和利用，确保有价值的电子文件及时、完整、真实、有效的保存在档案部门，为“电子公文和纸质公文一样得到科学保管和有效利用”奠定基础。
（二）加快馆藏档案的全文数据库建设
高校档案管理要从提高档案管理现代化水平、方便利用这出发，不能仅仅满足于目录及的检索和***一个表格等，而应当提到新的高度，要适应信息化的需要、现代化管理的需要、提高利用效率的需要，保证查得快、准、全。要在建立科学的检索体系上下功夫，做好原有馆藏档案文件级目录数据库建设工作的同时，加强机读目录数据库的建设，加快实现手工检索向计算机全文检索的全面过渡，为档案利用提供最大方便。作为实施的领导要充分意识到数字信息资源是根本而硬件是手段，要把有限的资金重点用在信息资源的数字化转换、全文录入、系统设计等环节上，特别要优先对一些重要的、珍贵的、容易受损的、利用频率高的档案进行数字化加工。
（三）建立档案信息安全保障体系
在档案信息化建设中，安全保障包括两方面：一是档案信息存储安全，一是档案信息利用安全。在信息存储安全方面，要增强档案信息安全和网络安全意识，采取切实有效的技术手段和管理措施，做好身份认证和密钥管理，加强计算机网络管理系统的监控，存储档案信息的设备要加装有效的防毒软件，内部局域网要与一切外部网实行物理隔离，各种数据库要及时进行备份，保存到符合保管要求的脱机载体上，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠。在利用安全上既不能只强调利用而忽视保密，将不该上网公开的内容公开或未设置访问权限，又不能只强调保密而限制利用，使可利用的档案信息过少，应坚持利用和保密并重的原则。
三、有效推进高校档案信息化顺利实施的必要条件
（一）基础设施建设
档案信息化基础设施建设是一项十分重要的工作，关系到档案信息化建设的成败和整体水平。基础设施主要包括计算机、交换机、路由器、服务器、存储器、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。档案信息化基础设施建设的整体规划包括了档案信息化的整个硬件平台和网络，信息化建设的基础在网络，关键在软件。
计算机软件分为系统软件和应用软件。系统软件是利用计算机本身的逻辑功能，管理计算机系统的各种资源，便于用户使用和管理。包括：计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统以及操作系统。应用软件是解决某些具体应用问题的程序，如：档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。在基础设施建设中，要注意平衡好硬件建设和软件建设的关系，应用软件的设计和开发，务必精益求精，追求完美。只有做好基础建设，才能稳步、健康、高效地推进档案信息化建设。
（二）高校档案馆的经费投入
经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对现代化档案馆地位和作用的认识程度。通过internet、cernet网可以看到，网络化的优越性和作用是巨大的，作为学校信息服务中心的档案馆，其地位和作用更加突出，学校领导和有关部门要充分认识到档案馆信息化建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预示着经费的加大投入。档案馆自身也要通过多种创收渠道增加收入，增强造血功能。近年来，许多高校拨专款给档案馆购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设得到了极大改观，大大提高了工作效率。
（三）加强档案信息化人才建设
档案工作人员整体素质如何，关系到高校档案信息化建设的进程。档案人员是档案信息资源与用户之间相互联结的桥梁和纽带，档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的人才。档案人员必须掌握现代信息技术，熟练地应用计算机进行档案信息现代化的管理和应用，否则就无法适应档案信息化管理的要求，也根本无法介入到电子文件的收集和管理中去，更不可能高质量地实现档案信息化、网络化的管理和服务。所以，高校不但要为档案部门配备计算机专业人才，还要采取多种方式加强档案管理人员的在职培训工作，使他们的知识结构及业务水平适应高校档案信息化建设和发展的需要，优化档案队伍整体结构，为创建高校档案工作新模式提供有力的人才保障。
参考文献：
高校档案信息安全篇10
[关键词]档案管理信息化 网络化 信息服务体系
档案工作的根本任务和目的就是科学地开发管理档案,提供档案信息为社会服务。高校档案信息资源是我们国家信息资源的重要组成部分。高校档案是高等学校在教学、科研、学生管理、后勤管理、资产管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的文字、***表、音像等不同载体的历史记录,是学校发展历史的缩影和真实写照。学校档案对于学校推动教育教学改革、深化教育科研、创新人才培养模式、提高教育教学质量、提高管理效能、维护学校权益等方面起着不可替代的作用。衡量一所学校管理水平高低的因素有多种,而档案管理工作就是其中不可缺少的因素之一。随着经济社会和高等教育的快速发展,高校档案工作面临着新的挑战,同时也迎来了新的发展机遇。在信息化社会中,如何适应高校改革的需要,大力做好档案的综合开发利用工作,为高校教学、科研、管理服务,是高校档案工作的根本目的和中心任务。为使高校档案工作与高等教育同步发展,高校档案管理信息化建设势在必行。因此,高校应该积极地将信息数字化技术与档案管理的技术方法结合起来,加快高校档案管理信息化进程。
一、档案信息化的定义和内涵
档案管理信息化是指在档案管理过程中,将档案信息资料通过加工处理,应用数字化原理和计算机网络等信息技术,对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用,以实现档案信息资源的社会共享,提高档案利用率。
档案信息化可以从以下几个方面来理解:第一,要实现档案信息的数字化和网络化。第二,要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。第三,要实现档案信息高度共享。第四,要引发档案管理模式的变革。
二、高校档案管理信息化的必要性
1.档案信息数字化、网络化是时展的要求。
实践表明,数字化档案信息能够让任何一位档案使用者不受时间、空间的限制,在任何地点、时间只需有一网的电脑,就可以进入档案系统查阅所需要的档案信息。高校档案信息数字化、网络化不仅是提高档案利用率非常有效的手段,而且还能提高档案的效率。
2.高校档案信息化是高校管理管现代化的必然要求。
高校档案部门为了提高工作效率,节省人力物力,普遍使用计算机管理档案,这样就形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象转为机读档案,并通过光盘、磁盘存储,不再是纸质载体储存,这样一个高校档案馆几十年、甚至上百年的全部馆藏信息,通过数字化的手段,存储在电脑里,任何个人和机构都能很方便地进行查阅。高校档案信息化、网络化管理是高校档案工作发展的必由之路,是高校管理现代化的必然要求。
利用计算机管理档案,通过网络进行信息传递,不单单是为了取代手工操作,更主要的是用现代化管理手段改造传统的管理体制,其目的是通过计算机及互联网进行收集、整理、编目、检索等。实行科学管理,提供有效服务,充分开发和利用档案信息,最大限度地发挥档案资源的作用,使档案工作的技术水平上等级上台阶,即做到服务现代化、管理信息化。这是网络时代、信息社会档案工作发展的必然趋势,是时代的呼唤。
档案管理信息化不仅具有提供资料的存取和服务的能力,而且还能与国内外网络相连。因此可以为高校内部及社会广大用户提供各种文献数据库的信息、检索服务和咨询服务,实现资源共享,进行学术交流,了解最新动态。显然,当今的档案管理面临着一场大的革新,实现自动化、信息化管理模式的时代潮流势不可挡。
三、高校档案管理信息化建设的主要内容
1.强化档案信息化意识
档案信息化建设需要用现代化信息技术的观念、技术、设备、方法对档案管理业务流程、管理模式进行重新整合和定位。各级档案工作者要转变传统思维,认真看待档案现代化的进程,树立现代化档案管理的意识,学习有关档案的法律法规,学习上级档案部门对档案信息化的文件要求,开展档案信息化大讨论,结合工作实际,进行专题研究,理清发展思路,努力提高工作水平、工作效率和服务质量。
2.加快制定档案信息化建设的标准和制度
档案管理标准化是档案管量现代化和信息化的一个重要环节。各高校应该根据自己学校的实际情况,结合一些已经出台的国家相关标准,来积极制定适合本校档案信息化建设的标准。如网络通信及数据库方面的标准、计算机软硬件系统的标准、网络传输的标准、机读格式标准、著录规则的标准、文献标注的标准等。
3.建设高质量的档案信息数据库
档案信息化首先要从相关硬件和数据库建设做起。物质条件是高校档案信息化的基础和前提。高校档案馆要从实际出发,在充分利用现有设备的基础上,适当购置适合的先进设备。购置时要充分发挥专家的作用,听取专家的意见。既保证设备的先进性,又避免不必要的浪费。
建立数据库的具体做法为:要对原有馆藏传统载体档案通过扫描、加工和处理,进行数字化转换,形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存入数据库;还要同时做好自身馆藏档案机读目录建设,将每年产生的归档文件目录以机读目录的方式存档,并做到齐全完整、真实有效。加强文件目录数据库建设,采集文件级目录数据,建设馆藏档案文件级目录数据库,然后形成全宗目录数据库,进而建立各种专门档案目录的数据库;档案的数字化工作要建设高质量、高水平的全文信息数据库,利用数据库技术,通过对档案信息基础数据库进行挖掘整合,最后在此基础上形成档案基础信息资源数据库群,同时应根据各高校的特色与实际情况,着重推出一批具有示范性的特色数据库,使档案信息资源开发利用服务能力不断提高、质量日益提升。
4.实现高校档案管理网络化
高校档案主要包括了高校在教学、科研、管理等各项活动中所直接形成的具有保存价值的材料,真实地记录高校发展的历史,具有重要的意义。作为高校信息资源服务中心的档案管理部门,应该充分利用校园网,积极开发建设适合于高校档案信息的管理系统,即高校档案信息综合管理软件的开发,做好档案信息的收集、整理、管理、统计和利用服务工作,建立全校性标准化的档案信息数据库,建设数字化档案馆,实现档案管理、利用网络化。使档案管理部门的管理者通过网络可以共享收集到的档案资料,从而形成档案信息化服务的良性循环。
5.加强档案信息的安全管理
提高档案管理者的安全防范意识。高校档案管理者要认识到档案信息是对高校多年来建设过程的一个历史记载,要确保档案的完好无损,对涂改、伪造档案、盗窃档案、丢失或擅自销毁档案等不法行为采取坚决制止或打击;档案管理者要严格规范个人行为,以免给档案信息安全带来隐患;档案管理者要加强设备维护知识的学习,及时对日常使用的杀毒软件、防火墙进行更新和维护,最大限度地避免恶意病毒、黑客的攻击。
加强网络档案信息的安全,一方面对网上公布的信息要严格审查,避免不当的信息和保密内容上网;另一方面要保护上网信息的安全,从进口、传输、使用三方面采取安全保密措施。采用防火墙、安全、权限控制等技术保护手段防止泄密和失密、数据丢失,按照公开信息、内部信息、保密信息的不同,为不同用户提供相应等级的信息服务。同时要加强档案数据安全管理,数据库服务器要采用主用和备用双主机,相互镜像备份,并使用光盘作为档案数据的备份,确保档案信息的安全。
6.加强档案队伍建设
档案工作者是档案管理的主体,是否具备极强的业务素质和相关能力是搞好档案管理工作的关键。为了适应档案信息化建设的需要,必须加强档案部门的人才储备。因此,一方面要引进档案管理专业人才和计算机专业人才,一方面要对现有档案工作者进行针对性的培训,如加强计算机、信息、网络和多媒体等知识和技术的培训。更新其知识结构,提高档案工作者的专业水平。档案人员要不断提高自身素养,恪守档案工作纪律,认真贯彻执行《档案法》,严守***和国家、高校的机密,适应新形势,树立超前的管理意识,发挥其自身的协调能力与各部门建立良好的关系,不断提高自身综合素质。
四、高校档案管理信息化建设的趋势
高校档案管理信息化建设是全国高校档案建设共同的工作,对全国高校档案今后的发展起积极的推动作用,也对高校的各项工作产生积极的影响。因此,应把高校档案信息化建设与发展纳入高校信息化建设的重要组成部分,切实做好相关工作,适应经济社会发展的需要,争取把档案信息化建设与国家和地区档案信息化同步。高校档案信息化将会成为各高校师生查阅信息最全、最新、最方便的场所。伴随着网络与通信技术的不断发展,高校档案部门将会逐步趋向于数字档案馆的建设,未来的数字档案信息将会形成一个巨大的信息空间,档案信息在网络上被传输、检索和利用。
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