学文网办公文员的工作内容篇1
[关键词] 现代企业；办公文员；胜任力doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 10. 032
[中***分类号] F272.92 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）10- 0061- 04
办公文员是现代企业普遍设置的职位，是企业有效运转的重要元素，发挥着极为重要的基础性作用。但当前对办公文员群体的关注和研究存在诸多欠缺。自2010年以来，笔者采取文献资料法、问卷调查法、访谈法等方式，就现代企业办公文员胜任力的有关问题进行专题调研。调研对象包括企业行业专家、部门经理或主管、办公文员等，共涉及50余家企业、学校和行业协会的100多人。调研内容为办公文员的概念界定，现代企业办公文员胜任力的构成，当前办公文员胜任力建设中存在的主要问题以及如何提高现代企业办公文员的胜任力等。
1 概念的界定
厘清概念是理论探讨和实践工作的逻辑起点，所谓“必也正名乎”。“文员”一职由来已久，远可溯及商周时期，且与“秘书”联系甚密。新中国成立后，在***府机关和***队中帮助上司处理文书、事务的工作人员被称作“秘书”和“文书（文员）”。当然，此处的“秘书”与“文书（文员）”除任职单位不同以外，工作内容也存在着区别。文员属于比较单纯的技术性、事务性操作人员，主要从事记录、打字、文书制作、接待、收发、接打电话等工作。秘书则除文书、事务工作之外，同时担任辅助领导实施管理的任务，如组织会议、参与计划、撰写报告、调查研究等，即“既要参与***务，又要管理事务”。秘书的身份、地位、级别、待遇总体上要高于文员。到20世纪80年代以后，“秘书”和“文员”通常被统称为“秘书人员”。
西方国家与此类似。美国企业将打字员、接待员、录音员、复印员、文书制作管理员等办公室内单纯技术性操作人员称为“文员（clerk）”；而将“兼顾文书、事务、初级管理”的人员称为“秘书（secretary）”。英国***府机关的秘书被分为行***级、执行级、文书级、助理文书级等4个级别。前两级为高级秘书，可担任行***长官，后两级为中、初级文秘工作人员。在英联邦国家和地区规定，高中毕业生经过约1年的专业培训，通过打字、速记、办公室事务、人际关系等5门基础课程考试，即可担任“文员”，而只有经过相关权威机关的系统培训，取得17门专业课程的及格证书，并有5年以上文员工作经历的人员，才能担任正式秘书。
根据《现代汉语词典》等工具书的解释，文员是指在企业、事业单位办公室中从事文字工作的职员。这种看法比较传统，也更加接近文员的原始含义。文员即文书工作人员，主要负责操作和运行单位的文件信息系统。但结合当前企业办公文员实际工作内容来看，上述观点是值得商榷的。随着经济和文化的快速发展，社会人力资源总体水平的不断提高，以及文员个人职业生涯发展的客观需要，现代企业对文员的专业知识和职业能力提出更高的要求，工作范围和职责也不再局限于文书和文字工作。企业将文员定位为基层行***办公职员，自然也就要求文员应是宽口径的人才，要承担更多的工作职责。调研结果显示，现代企业对文员岗位工作内容的要求平均达到10项以上，涉及面非常宽泛，而且基本上都会标明诸如“完成上级交办的其他工作任务”之类的条款，要求办公文员不仅要具有过硬的文字工作能力，而且能够承担办公室事务管理、会议组织与管理、协调与沟通、商务活动与应酬、行***管理等工作，甚至要求具备人力资源管理、财税金融以及法律法规等方面的知识，并对计算机和英语水平提出相应的要求。当然，不同公司对不同层次文员和不同类型文员的要求也不尽相同。一般来说，规模较大的企业岗位设置精细，分工的专业化程度高，对办公文员的单项能力要求也就更高。而中小型企业则更看重办公文员的综合素质和综合技能。
从以上分析可知，现代文员在工作内容上较比以前更加丰富，也更为接近前文所述的秘书工作，且已有部分内容超出秘书工作的范畴，集语言文字、行***管理、秘书、经济等工作于一体，综合性和通用性强。由此得出，现代办公文员是指在组织运行中，从事文书、日常办公事务、辅助行***等工作的基层管理与服务人员。从层次上可以分为初级、中级、高级等不同级别的文员。也可以根据实际需要，从业务内容上分为行***文员、人事文员、文案文员、档案文员等不同类型。
2 胜任力构成分析
“胜任力（competence）”的概念自20世纪70年代初正式提出后，就受到各国学术界的高度重视，相应的研究也不断深入，并形成冰山模型、洋葱模型、金字塔模型、胜任特征词典等各种理论。本文根据胜任力的相关理论，并结合我国现代企业办公文员的实际状况，将“胜任力”定义为：在特定组织环境和文化氛围中，能够胜任工作岗位并能够创造优秀绩效所具备的知识、技能，以及自我概念、特质和动机等行为特征。知识、技能属于外显的胜任力，自我概念、特质和动机属于内隐的胜任力。
传统观点认为，企业对办公文员的胜任力要求可以归纳为“三才”，即专才（专业能力）、通才（综合素质）、“奴才”（服务意识）。虽然此处所谓“奴才”并无贬义，但笔者以为改为“辅才”更容易让人接受。其中，在专业能力要求上提出“三办”，即办会、办文、办事。后来扩充到“五会”，即会办文、会办会、会办事、会沟通、会做人。上述观点看似陈旧，但总体上并无明显的不妥，是继续深入研究现代企业办公文员胜任力构成的基础和重要参考。如下结合以往的研究成果，根据调研数据，从外显胜任力和内隐胜任力这两方面来分析现代企业办公文员胜任力构成。
现代企业办公文员内隐性胜任力主要包括积极的职业理想和价值观、深厚的人文素质修养、良好的职业道德和法律意识、健康的职业心理素质、系统化的思维能力、对新知识、新技能的学习能力和创新能力、突出的团队合作精神等。而外显性胜任力主要包括办公室日常事务管理、会议组织与管理、文书写作与处理、商务沟通、行***管理、法律事务处理、财税金融管理、现代办公软件与设备操作、外语表达与运用等方面的能力。
在调研过程中发现，现代企业更注重办公文员潜在的、深层次的特征。在回答内隐性胜任力和外显性胜任力哪个更重要的问题时，仅有18%的企业认为外显性胜任力更为重要，82%的企业认为内隐性胜任力更重要或两者同等重要。相对而言，专家们的观点更趋一致，90%以上的专家认为两者都重要，且互为影响。反倒是有近74%的文员认为外显性胜任力比内隐性胜任力更为重要。由于内隐性胜任力的特殊性，绝大多数被调研者认为不宜强行将其具体内容划分权重或排列顺序，也难以完全进行量化处理。而外显性胜任力相对是较为表层的特征，更容易把握和诊断，可以根据某项胜任力的使用频次对其重要程度进行评判。当然，由于各企业办公文员的岗位职责不尽相同，此处是对所调研的所有岗位作整体分析，具体到某个特定岗位上会有所不同。但总体而言，现代企业更加注重办公文员知识技能的口径宽度，强调综合技能和素质，也格外重视新的管理思想和办公技术的应用，以适应经济进步和工作交流的需要。具体内容如表1所示。
3 问题与对策
（1） 就现状分析，现代企业办公文员的岗位职责范围不够清晰，岗位称谓过于笼统。企业对工作内容的安排随意性大，职责庞杂繁复，造成对岗位概念界定的含糊，致使无法确定详细具体且针对性强的岗位胜任力。基于此，要加强对现代企业办公文员岗位的深入研究，弄清职责范围，梳理办公文员的工作内容，对办公文员的概念作出相对权威的界定。在研究过程中，要结合办公文员的工作实际，注意对比与相关职业或岗位的异同。这是加强办公文员胜任力建设工作的核心和前提。在此基础上，要逐步细化现代办公文员的类型，同时，要从国家和***府层面，制定相应的职业素质要求，适时实施就业准入***策，推行职业资格证书制度，出台配套的激励和约束措施，促进现代企业办公文员胜任力的提升。需要特别注意的是在推行职业资格证书制度时，要切实把好质量关，提高证书的含金量，确保证书的社会认可度。
（2） 现代办公文员群体的岗位胜任力总体水平亟须提高，结构有待优化。调查结果显示，34%的企业对办公文员的岗位胜任能力不太满意，46%的企业表示基本满意，而表示非常满意的企业仅占20%。从总体结构上，相对于外显性胜任力，企业对内隐性胜任力更为不满意。就外显性胜任力来说，相对于理论知识，企业认为实践操作技能更需要提高。对于当前办公文员的知识技能，企业按照满意度从低到高的排序依次是：文书写作与处理、会议组织与管理、商务沟通、办公室日常事务管理、现代办公软件与设备操作、财税金融管理、行***管理、外语表达与运用、法律事务处理。而办公文员群体自身认为，按照紧急程度，亟待提高的知识技能依次是：文书写作与处理、商务沟通、会议组织与管理、办公室日常事务管理、财税金融管理、法律事务处理、现代办公软件与设备操作、外语表达与运用、行***管理。同时，办公文员对自身的岗位胜任程度评价不是非常高。35%的人认为自己完全能够胜任岗位工作，并积极谋求在更高的岗位上展现个人才能；47%的人认为自己基本胜任岗位工作；15%的人认为自己不太胜任目前的岗位工作，迫切希望提升个人的岗位胜任力。
提升现代企业办公文员岗位胜任力的根本途径是培训，而培训任务的承担者主要是教育培训机构和企业。教育培训机构要充分开展调研和论证，紧贴市场需求，关注业态发展，掌握前沿信息，深化校企合作，科学设置课程，采取切实有效的方法，培养文员群体的职业素养，使其学以致用、知行互促。其中，特别是要在提高内隐性胜任力和实践操作技能方面多作努力。企业要根据发展战略和人力资源规划的需要，从职前培训开始，对办公文员进行系统的内外部培训。比较简单有效的做法是各企业可以根据自身办公文员的履职内容，建立岗位胜任能力素质模型，再将胜任能力逐项分解，有针对性地进行培训。培训要适当融入企业文化方面的内容。除教育培训机构和企业外，办公文员个人的自学对完善自身的岗位胜任力也是至关重要的。自学过程中，要立足工作需要，理论联系实践，多向前辈请教，学习要有针对性，注意甄选学习内容，并加强个人职业成长所需素质和技能的培养。
（3） 现代办公文员处于企业低层，在企业里属于相对弱势的群体，容易受到忽视，职业成长的内驱力得不到调动，工作上安于现状，业务上不思进取。长此以往，将严重有损于企业和个人双方的利益。在对北京地区120名从事文员工作高职毕业生做追踪调查时发现他们的工作满意度非常低。职业吸引力主要包括社会声誉、未来需求、发展空间、工作环境、薪资报酬等5项指标，而被追踪调查的毕业生对这5项指标的自我评价是：79%的毕业生认为文员的社会声誉和职业威望不高，从事文员工作没有职业自豪感和优越感；64%的毕业生对文员的未来的市场需求持乐观态度，但同时认为这也无法有效提升文员的社会地位；71%的毕业生看淡文员的职业发展空间，认为文员职业是发展的起步或过渡，只要条件允许便会择机转岗；80%的毕业生文员的工作环境不宽松，情绪压抑，工作内容琐碎，经常让人焦头烂额；83%的毕业生对薪资报酬不满意，当然这个问题比较复杂，各企业之间的情况也多有不同。联合国教科文组织曾提出，21世纪职业环境的两大核心价值观是“对人的尊重”和“对劳动的尊重”。企业要充分尊重身处低层的文员群体，考虑他们的职业发展问题，积极搭建职业晋升通道，甚至实施员工援助计划（EAP），消除职业倦怠，使其从乐群敬业，自觉钻研岗位业务，逐步提高胜任力，促进企业和个人的共同发展。
主要参考文献
[1] 陆瑜芳. 办公室实务[M]. 上海：复旦大学出版社，2003：1-2.
[2] 杜娟. 管理者胜任特征的构成及影响因素分析[J]. 上海管理科学，2010（2）：27-31.
[3] 张祥俊. 岗位胜任特征分析中的细节及几个问题[J]. 中国人力资源开发，2006（4）：67-73.
办公文员的工作内容篇2
一、指导思想
以***的十七大精神为指导，坚持学习实践科学发展观，深入贯彻落实《中国******员领导干部廉洁从***若干准则》和《******领导干部选拔任用四项监督制度》，不断提高***的执***能力和拒腐防变能力，发扬民主，加强监督，最大限度地扩大***员和人民群众对******事务的知情权、参与权和监督权。坚持与职能转变、机关作风转变相结合，与全面构建和谐社会相结合，为推动我市会展经济又好又快发展提供坚强有力的***治保证和组织保证。
二、原则和任务
开展***务、***务公开，要坚持“服务发展、依法依纪、真实公正、注重实效、改革创新、积极稳妥”原则，重点抓好三项任务：一是全面开展***务公开工作；二是进一步深化***务公开工作；三是进一步健全完善相关配套制度。通过强有力的措施，进一步拓展公开内容，完善公开程序，创新公开形式，健全公开制度，强化领导体制，促使各个公开协调并进，整体推进，从而增强办事的透明度，更好地接受广大***员和人民群众的监督，切实保障广大***员群众的合法权益。
三、内容和形式
（一）主要内容。凡属***和国家法律法规要求公开的内容，以及本单位***员和群众关注的重大事项和热点问题，只要不涉及***和国家秘密，都应当最大限度地向广大***员和人民群众公开。
1.我办出台的有关经济建设和社会发展的重大决策、决定、决议和阶段性重点工作安排及完成情况；
2.领导班子成员分工及分管工作完成情况，科室及主要办事人员的权限及行为规范、工作职责、办事依据、办事程序、办事纪律、办事期限、监督办法、办事结果等；
3.全市会展业发展规划、工作目标及完成情况；年度工作计划和重点工作完成情况；
4.办***组织设置及***员干部情况，***组重大决策过程以及出台的有关决定、意见等文件；
5.办机关财务执行情况，包括重大财务开支、重点项目资金使用、招投标情况以及项目进展情况；接待费、电话费、差旅费等开支情况；
6.向社会承诺为群众办实事的事项及完成情况；
7.干部任免情况，包括干部的考核、选拨、管理、使用情况；
8.***员领导干部履行***风廉***建设责任制及廉洁自律情况，违规违纪***员干部的处理情况等；
9.***员发展和***费缴纳情况；
10.对***员和干部群众提出的意见、建议整改落实情况等。
（二）主要形式。本着“规范、实用、明了、方便”和便于***员群众监督的原则，根据公开内容的不同，拟设置固定公开、定期公开和随时公开三类版块进行公开。主要采取以下形式：
1.公开栏。办***组在原设立的***务公开栏的基础上，按新内容要求重新设置，版面设置力求科学、灵活、实用，将长期的、程序性的公开内容与动态的、阶段性的公开内容有机结合起来，便于***员群众了解监督。
2.网站。充分利用会展网、人居节网、***府信息网等网络媒体，开辟***务***务公开专栏，公开涉及范围广、时限性强、需要社会周知的事项。
3.会议、文件。采取召开***员群众大会、情况通报会、组织生活会、征求意见会等形式公开；运用文件、通报、简报、公告、宣传资料等文字载体公开。
四、公开程序
对外公开的内容和形式，先由各班子成员、各科室提出并讨论确定后，报办***务***务公开领导小组审核后公开；所有公开内容都要注重时效性，公开的时间要与公开的内容相适应，常规性工作要定期公开，阶段性工作要逐段公开，临时性工作要及时公开。对于重大或复杂的问题，应根据公开后反馈的意见进一步完善，必要时可再次公开。
五、***务***务公开的时间要求
1.对固定公开的内容要一年更换一次；
2.对定期公开的内容一般按每月更换一次；
3.对随时公开的内容一般在形成决定、决议后3天内公开，对群众反映的热点难点问题在接到群众诉求后一周内公开；
4.实行网上公开的内容，最少每半月更新一次网页，以方便***员和群众查询。
六、工作要求
（一）加强组织领导。实行***务***务公开是加强***的建设，落实***风廉***建设责任制的一项重要内容，要按照“***组统一领导、******齐抓共管、支部组织协调、科室各负其责、职工积极参与”的领导体制和工作机制，统一规范进行。为了保证工作的顺利开展，办***组成立市会展办开展***务***务公开工作领导小组，***组副书记、副主任任组长，纪检组长任副组长，其它班子成员、各科室负责人为成员。领导小组办公室设在综合科。
（二）全面安排部署。各班子成员及所分管科室负责人，要结合各自实际，把***务公开工作同***务公开和廉***工作紧密结合起来，认真研究，精心组织，全面安排，确保***务***务公开工作分阶段组织实施，按步骤整体推进。
（三）加大宣传力度。要切实加大宣传力度，广泛发动群众，统一广大***员、干部、群众的思想，提高参与度，营造良好的舆论氛围，促进***务***务公开工作的深入开展。
办公文员的工作内容篇3
电力企业是我国骨干级别的垄断型企业，在人们的生活和国民经济中占据重要位置。办公室文秘工作的主要内容是处理电力企业的各项事务，其任务庞杂、重要程度高。在21世纪的今天，国家***治、经济、***事多方面综合发展。在这样的大背景下，人们对电力企业提出了新的要求，要求电力企业通过提升办公室文秘水平和其他各方面的能力，以达到增强企业竞争力的目的，其中办公室文秘工作水平的提升为电力企业得到更好的发展奠定了坚实的基础。
二、电力企业办公室文秘工作的实际情况
（一）办公室文秘工作人员能力问题
办公室文秘工作人员的工作可分为四大部分：第一部分是办公室文秘工作人员需要有电脑运用和起草文书合同的能力，并能进行简单的办公室管理；第二部分内容包括办公室管理事务，如接听电话、收发传真、记录企业会议纪要、整理办公室资料、打扫清洁卫生、记录各项收支等工作；第三部分为对外交流方面办公室秘书的应酬工作，高效完成领导布置的任务；第四部分是办公室文秘要具备秘书专业能力，如“三办”的能力等。
现阶段我国各企业之间竞争激烈，电力企业办公室文秘工作需要工作人员发挥专业能力与素养，高效地完成各项任务。但在实际工作中，办公室文秘工作人员存在能力不足导致无法高效完成工作的状况。[1]就办公室文秘工作人员的素养、能力来说，许多企业在招收文秘工作人员时，对文秘专业不了解，没有有针对性的要求，导致从事文秘工作的人员往往不是科班出身，没有接受过正规的理论与实践课程教育。
（二）电力企业办公室文秘人员运用问题
在电力企业的实际运营过程中，上级交给办公室文秘的任务以及下级对上级的沟通都对文秘工作者提出了很大的考验。[2]面对大量的工作，文秘工作者需要应用专业能力处理相关事务，但企业在为文秘人员分配工作任务的过程中常出现一人处理多事的情况，导致文秘工作者工作压力大、任务完成效率低。另外，企业在选用人员的过程中没有做到知人善任，最终导致大材小用或小材大用。这是人力资源分配不合理的表现，容易造成上级分配的任务无法及时完成，下级反映的情况无法及时传达的后果。
三、电力企业办公室文秘工作水平提升途径
（一）增强文秘工作人员的能力
提升电力企业办公室文秘工作人员的思想素养。一方面，专业的文秘工作人员需要具备以下三点意识：第一，服务意识。文秘工作者要有敢当领导配角的意识，努力辅助领导处理各项事务，为领导提供全方位的服务。例如，电力企业需要拓展电力产品业务，办公室文秘工作人员应为企业指引正确的市场导向，如电价波动的信息等，根据市场风向辅助企业作出正确决策。第二，效率意识。企业应对办公室文秘工作者灌输效率意识，使文秘工作者快速高效地完成各项任务。第三，自主意识。办公室文秘工作人员应充分认识到自己的优点和不足，从而在工作中有效发挥自己的长处并改善不足之处。在辅助决策者的过程中，办公室文秘工作人员不仅要揣测决策者的意向，为他们提供需要的服务，而且还应提出自己的看法，弥补决策者的某些不足之处，提供具有创新性的想法。[3]另一方面，要增强文秘工作人员的综合能力，让他们能运用专业知识，高效地完成各项任务。例如，在电力企业需要举办酒会时，办公室文秘工作人员应从专业的角度拟定相应的方案。同时，在会议中，办公室文秘工作人员能以专业技能整理并总结会议的各项要求或者措施。另外，还要增强办公室文秘工作人员的***治敏锐性，深入了解国家各项有关电力企业的***策，为提高电力企业的效益贡献力量。与此同时，还要增强文秘工作者的实践能力，让他们在面对各项事?帐蹦芴岢鐾晟频募苹?或者策略，如电力企业的各项对外活动的场地安排等。
（二）电力企业改进办公室文秘工作的管理措施
针对电力企业办公室文秘工作者的管理分配问题，企业应充分了解和划分文秘工作者的专业能力，在工作内容方面实现分门别类，为工作人员布置合理的任务，充分发挥他们的专业优势，达到高效完成工作的目的。另外，还要引进创新型秘书专业人才，他们往往具备强大的实践能力，能为办公室秘书工作注入新鲜血液，同时还能提高企业对办公室文秘工作的了解程度，明白其对企业的重要性，从而在促进办公室文秘工作人员水平提升的同时促进企业快速发展。[4]
四、结语
办公文员的工作内容篇4
关键词：******机关办公室；文秘工作；实效性
办公室是******机关的重要部门，文秘工作是办公室的核心业务，对促进******机关发展和各项工作顺利进行意义重大。但是要想做好******机关办公室文秘工作并非易事，不仅要具备丰富的知识，还要有缜密、细致的洞察力，能够准确辨别是非。因此，文秘人员要注重提升自身的综合素质，在日常工作中注意总结经验，主动改进工作的方法，提升******机关办公室文秘工作的实效性。
一、******机关办公室文秘工作的主要内容
文秘人员直接为领导服务，对领导工作影响很大，发挥着助手的作用。对******机关办公室文秘工作而言， 主要包括以下内容：第一，文书处理。需要高质量、高效率完成领导交办的公文制发、文书资料处理等工作。第二，筛选文件。文秘人员要筛选并加工各方来文，将急件、重要文件等交由领导审阅批示，其他则交由相关部门办理。第三，文字把关。需要严格审核反映领导意***的文件与资料。第四，事务处理。主要配合领导处理各项日常事务。第五，督促检查。文秘人T根据领导意***，检查已经下发的任务，督促相关部门与人员尽快完成。
二、提升******机关办公室文秘工作实效性的策略
（一）转变作风，改进方法。
******机关办公室各项工作都和全局联系非常紧密，身为文秘工作者，需要尽快转变工作作风，改进工作方法，不断提升办事效率。第一，应甘于奉献，认真完成本职工作。办公室工作主要为整个******机关服务，文秘人员在工作中要表现得积极和主动，任劳任怨，一丝不苟，并逐步完善与充实自己，最大限度发挥自身的才能。第二，保持清晰的思路，确保各项工作有序开展。******机关办公室文秘工作涉及事项多、内容杂，需要文秘人员注意轻重缓急，对时间进行合理安排，统筹兼顾，在日常工作中总结规律，确保工作效率。第三，始终高标准要求自己，塑造良好形象[1]。******机关办公室文秘工作性质非常复杂，每天都会接触不同的人员，文秘人员应保持低调，干实事，严于律己，工作中要养成谦虚谨慎的性格，应正确认识与对待他人，从而将内部各部门关系协调好，保证各项工作正常进行。
（二）抓住中心，主动服务。
办好会和办好文是******机关办公室文秘人员最重要的工作职责之一。第一，应规范细致，提升会务服务水平，这样才能确保会议取得成功。文秘人员应结合******机关的实际情况，制定详细、合理的会务工作计划，明确具体的工作流程，让会务工作可以分解到组、量化到人。执行期间也要主动沟通，及时查漏补缺，解决问题。第二，认真开展公文处理工作。审核内容的过程中，需要严格按照相关***策，分析文件是否与现行法规相符，确保将发文机关意***体现出来。同时严把文字关，确保文字能够准确、通顺、简练表达，文句与语法、逻辑相符，标点、引文和数字都严谨、规范和标准。审核程序的时候，还要严把签审关，确保公文的审签能够根据规定处理程序进行。审核格式的时候，必须保证文种恰当、文件格式与规范相符等[2]。第三，主动开展信息报送工作。信息工作是******机关办公室文秘工作中的重要内容，发挥着“上情下达、下情上报”的作用，能够为领导决策的制定提供可靠依据，帮助领导全面掌握工作开展情况，便于科学、合理制定下一步决策。
（三）做好重点工作督办工作。
通过做好督办工作，能够真正保证部门***令的通畅，同时督办也对文秘人员提出了较高的要求。督办工作具备较强的实效性，需要文秘人员拥有较强的沟通协调能力，能够保持高度的责任心，严格按照督办工作程序，工作中要认真再认真、细心再细心，要分清轻重缓急，所做事情要经得起推敲、检验和核实。在开展督办工作的过程中，第一，文秘人员先要分解上级单位安排的年度、月度和周重点工作，同时对本单位重点工作进行分解。第二，及时将督办单位限定办结时间下发出去，能够按期督办，同时加大对执行落实情况的核对力度，并认真开展汇总分析工作，汇报给领导审阅，这样有利于领导全面、准确了解工作进展状况，让领导安排的工作有落实、有汇总、有分析和有整改提升，实行闭环管理。
（四）做好会务接待工作。
会务接待是******机关办公室对外展示形象的窗口，关系着******机关的形象，能够反映出办公室的办事效率。这项工作虽然看起来很简单，并不起眼，但是对文秘人员的细致与耐心是很大的考验。对此，文秘人员要保证会务接待的主动性与实效性，这关系着******机关的发展。从最初会议通知、会场布置到会议服务，所有工作环境都要保持谨慎和细致，能够超前计划与准备[3]。文秘人员接到上级单位、本部门领导安排和其他单位的会议通知以后，需要及时通知到个人，保证有通知有回应，让相关个人能够及时收到会议通知。同时，要清楚会议的时间和地点，避免中途发生纰漏，让会议可以顺利召开。此外，要想让会场服务到位，还要提前到会场布置，每个细节的地方都要考虑到，这样才能让外单位产生好的印象。在会议结束后，文秘人员还要及时进行总结，对优缺点作出评价，保证将每次会议准备工作都做到位。
三、结语
总之，办公室作为******机关的综合管理部门，在******机关管理工作中发挥着枢纽作用，是领导制定决策的参谋与助手。******机关办公室工作的好坏，对单位办事效率影响很大，并关系着对外形象。因此，文秘人员作为办公室的重要组成人员，需要保持高度的责任心，在工作中兢兢业业，做好自己的本职工作，才能提升******机关办公室文秘工作水平，并为各方提供更好的服务。
参考文献：
[1]曾向Z.企业办公室文秘工作分析[J].现代国企研究，2016，（12）：48.
办公文员的工作内容篇5
关键词：高校；二级学院；信息化；路径
中***分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1673-291X（2013）19-0203-02
高校二级学院是高校这个庞大系统中的重要组成部分，其办公室的工作既有学术性事务、教学性事务又有行***性事务，例如学术组织与信息收集、课程安排、考务安排、教学监督、人员管理、会议安排和工会活动等等，工作内容头绪多、小事多、任务重。近年来，由于各高校建立了较为先进的校园网络，并通过中国教育科研网与国际互联网连接，真正实现了资源共享，信息共享的高校管理新模式。因此，针对高校办公室管理出现的新变化与新要求，高校办公室尤其是二级学院办公室如何在网络化的办公条件下开展工作值得探讨。
一、高校二级学院办公室信息化管理工作的平台
高校二级学院办公室作为高校大系统中的子系统而言，其主要的宗旨是为广大师生服务，发挥参谋助手、综合协调、上传下达、督促检查的作用。因此，在网络化的办公条件下，高校二级学院办公室工作人员除了能熟练应对日常工作外，还必须了解与熟练操作办公室信息化的管理系统。本人在学院办公室工作近十年，教学、学术与行***管理事务都一一从事过，从本人的工作经历来看，高校二级学院信息化工作的平台主要包括以下几点：
1.办公室信息自动化的软件操作。作为二级学院的办公室管理人员必须学会熟练操作有关基本的办公软件如Word 、Excel、Powerpoint和WPS等工具以及学院网络的简单维护工作。高校的日常管理工作中，由于经常涉及大量的公文写作与统计工作，比如有关学院的新闻报道；师生有关证明材料的开具、教学管理中的质量监控与评估材料的撰写；科研成果的统计；教材、***书资料及实验器材的申报与登记保管等等。这些工作都对二级学院办公室的管理人员提出了一定的专业化要求。因此，高校学院办公室管理人员除了会操作基本的办公室信息自动化的软件外，还应具备相关二级学院的专业知识，保证学院管理工作的顺利开展。
2.教务管理信息系统的操作。该系统主要涉及师生的教材征订、课程安排、考务安排以及学籍管理等内容，作为二级学院的教学管理人员必须做好三方的工作安排即本院教师、选修学生和学校教务处的沟通与协调工作。
3.电子邮件的信息管理工作。在目前各高校的日常管理中，经常涉及大量的专业性较强的教学、科研和人事等部门的传达与统计工作。高校的二级学院办公室都有一个专属的电子信箱和管理人员个人电子邮箱。该电子邮箱主要起到传送与收集本院师生的各类电子文档如Word和Excel等。该种办公室信息化管理方式也是高校最早的网路化办公形式之一，被广大高校普遍采用，为高校管理节约了大量的资源与时间，提高了办公效率。
4.会务通知信息系统的操作。该系统主要是中国移动公司与各高校合作，建立了本单位内所有职员的手机信息群发平台，主要负责将学校或有关直属管理部门的信息及时、准确地传达到每位老师的手机中，并做好相关的沟通与协调工作。由于该通知系统存有大量个人手机和单位信息，因此，作为办公室的信息人应谨慎、仔细地审核每条信息所的内容与来源，准确筛选出所要发送的对象，避免误发、漏发和错发信息，更不能透露教师个人信息。
5.财务报账信息系统的操作。财务管理是高校日常工作的重要内容，同时也关系到师生员工个人的经济利益。高校财务报账管理信息系统是高校公共服务网络化的重要平台。该系统使学院办公室人员摆脱了手工记账、算账和报账的传统核算方法，实现财务报账的快速与便捷，避免了因报账签字、审核和排队而浪费的工作时间。因此，作为二级学院的办公室工作人员必须能熟练操作该系统，为学院师生的公共财务进行信息化的管理。
二、高校二级学院办公室信息化过程中存在的问题
1.轻视学院办公室信息化管理工作。高校作为社会中网络化、信息化应用较早的单位之一，应重视办公室的信息化工作。尤其二级学院办公室的管理人员如若失去了信息，如同失去了耳朵和鼻子的功能，无法完成办公室所承担的基本管理任务，更无从谈起创新性的工作目标。由于办公室的信息化工作在整个高校管理体系中处于劣势的地位，中国的部分高校管理者还沿袭过去的陈旧观念，对于办公室信息管理的规范化和制度化建设不够重视。如有的高校二级学院领导轻视办公室信息化的工作，认为办公室的工作人员是为自己服务的服务者，主要职能是沟通学校与学院的桥梁，无须投入人力、物力和财力推进办公室的信息化工作，缺乏对办公室信息化工作的认识。
2.缺失学院办公室信息化管理工作的制度。目前，高校二级学院办公室的信息化管理工作主要涉及有关教学、科研和人事等信息的收集、整理和报送等工作，工作内容烦琐，工作责任重大、工作沟通较多。而类似这些看似简单的工作却未制定相关的信息处理机制，信息传递的过程中难免出现问题，如出现文件丢失、会议误报、统计资料缺失以及教学信息遗漏等，而各有关部门却互相推诿，不愿意承担责任，致使工作效率低下，师生的满意度不高。
3.缺乏二级学院办公室自动化管理系统。中国高校各职能部门以及各二级学院办公室所开展的管理工作中，仍然以纸质文件为主。学校各职能部门的会议内容的传达和日常事务的报请都以纸质文件为主，这将使得学院办公室人员为了一份简单的纸质文件要多次往返于各职能部门和学院之间，这不仅是时间的浪费也是人力的浪费。此外学院需要与学校各个对口的部门进行日常工作的联系，纸质材料的打印较多，浪费现象时有发生。亟需针对二级学院办公室开发办公自动化系统，即改变以往繁杂、低效的办公方式。
4.缺乏高素质、复合型的学院办公室信息工作人员。中国高校大多数二级学院办公室的工作人员由于知识结构、年龄结构和个人素养的影响，尚缺乏办公室管理与信息化专业知识相结合的高素质、复合型工作人员。办公室的电脑也仅能处理简单的文字录入与打字的功能，没有将学校各职能办公室与学院办公室信息工作建立网络，高效、高质地为师生提供服务。
三、高校二级学院办公室信息化的工作路径
对于中国广大高校的二级学院而言，其信息化的工作方式将为学校和学院领导的科学决策，为教学和科研工作的顺利开展，同时也为各项管理工作提供及时有效地服务模式。未来面向世界，面向未来的创新性的高校要求重视办公室信息化的管理工作，这将使高校办公室管理工作从传统的低效运作方式转变为现代高效的运作方式。为此，本文提出以下四个方面的路径，用以推行高校二级学院办公室的信息化管理工作。
1.思想上重视学院办公室的信息化管理工作。中国***曾在不同场合中强调了中国开展的四个现代化，哪一化也离不开信息。现代高校管理讲求的是效率与创新，这也正是高校二级学院办公室信息化工作的目标。在二级学院复杂的日常性教学与科研管理事务中，信息是各项工作有序、高效开展的重要保证，学校和学院领导要高度重视办公室信息化工作建设，将信息化工作作为学校的一项重要工作来抓。
2.制度上完善学院办公室的信息化工作机制。新时期，高校二级学院办公室的信息化工作必须建立一整套符合信息化工作流程的规范机制，以保证其工作的顺利开展。为此，本文结合自身学校的实际情况提出以下的完善内容：首先，需要建立学院办公室信息化工作的规章制度，制定信息采集、报送和反馈的流程，明确各阶段应完成的任务和时间要求。其次，需要建立信息的处理流程，用以把控信息的真伪性、时效性、合理性和可用性等。第三，建立信息的安全机制作机制，主要包括信息管理的网络安全、系统安全和内容安全三个方面，并按照“谁主管、谁负责”的原则，保障信息通道的畅通。第四，建立信息的归档管理机制，尤其是加强电子文档的管理。最后，制定信息化工作的激励机制，将办公室信息化工作纳入部门工作考核范围，每年要撰写工作计划和总结，对于优秀的部门和信息专员给予奖励。
3.技术上构建学院办公室自动化信息管理系统。目前，高校都接入了因特网，主管***门和高校自身都投入了巨大的人财物，但校内各部门之间出现条块分割，缺乏统一的办公标准系统。办公自动化系统简称OA系统（Office Automation，简称OA），即采用Internet/Intranet技术，基于工作流的概念，使高校内部全体教职员工方便快捷地共享信息，高效地协同工作。针对高校二级学院办公室的信息化，该系统可以将校内和下属学院内的公共事务集中在一个平台上，开展网上办公，使之能够快捷、高效地处理有关教学、科研和行***事务，同时能够附带享受办公日程安排、催促办公、提醒办公等多方面的功能。这一管理系统的运用将使学院办公室的工作效率大大提高，真正实现办公室的自动化信息管理。
4.人员上积极培养学院办公室信息化的工作人员。高校二级学院办公室的信息化除了上述硬件条件和制度保障之外，还需要培养高素质、能力强的工作人员。信息专员必须熟悉本单位各个环节工作的业务流程、熟悉各方面的数据信息收集、整理和归档工作、熟悉计算机和网路技术、了解信息系统建设方法。但目前各高校二级学院办公室的工作人员专业结构不尽合理，人员素质参差不齐，亟需通过多途径的方法培养其工作能力和业务素质。首先，根据各办公室现有工作人员的学历和知识结构，挑选适合从事该工作的合适人选，并为其购置必要的硬件和软件设备。其次，根据高校各职能部门和二级学院办公事务所需，加强信息化工作人员的计算机与网络专业知识的培训工作，并在合适的时间（例如寒暑假）派往其他高校或有关公司进行集中进修，为其开展工作提供智力支持。第三，安排该类人员积极参与学校和学院的各项会议以及调研与检查工作，以便他们能及时更新信息，做好对内和对外的信息收发工作，为各级职能部门提供决策依据。
参考文献：
[1] 沈素敏.高校教育信息化建设的应用与发展[J].河北农业大学学报：农林教育版，2007，（3）：18-21.
[2] 曾祥能，陈廉芳.高校办公室信息化建设探析[J].洛阳师范学院学报，2009，（5）：140-142.
办公文员的工作内容篇6
国家电网四川省电力公司泸州供电公司 646000
[摘要]电力公司的办公室管理，需要管理人员有着积极的心态和协调能力，能够应对公司中出现的突发情况，保证办公室管理质量。文章首先分析办公室管理的重要作用，办公室管理工作促进各部门之间的信息交流、办公室管理工作能够起到一定的决策作用，但是目前办公室管理中也有一定问题，主要有服务层次不高、管理制度不健全、管理人员的专业水平比较差，针对这种情况，要采取合适的改进措施，推动电力公司发展。
[
关键词 ]电力公司；办公管理；系统优化
一、办公室管理的重要作用
电力公司在发展中，要建立一个合适的模型，其中五力模型在公司中的应用较广。这种模型与电力公司的内部竞争力有一定联系，为了更好的发挥这种竞争力的作用，应做好办公室管理，对其内容进行优化。工作人员要使用合适的手段，减少可能出现的问题。办公室是一个公司的基础，并在一定程度上，影响着公司的管理格局。所以电力公司要做好办公室的优化管理，促进公司更好的运行[1]。
1、办公室管理工作促进各部门之间的信息交流
办公室不但能够促进公司发展，还代表着公司的形象。在电力公司中，办公室能够作为交流中心。管理人员从不同的部门收集信息，然后在办公室中进行整理，选取合适的信息，在分散到其他部门，由此增强电力公司内部的部门交流。这种信息传递的方式，能够方便领导阶层更好的掌握公司情况，了解工作人员的状态，上级监督下属工作，公司整体共同努力，实现经营目标。
2、办公室管理工作能够起到一定的决策作用
在办公室管理中，除了能够传递信息，还能够干预决策。管理人员在进行信息收集时，能够将有用的信息规整，上交给领导，然后在一定程度上影响公司的决策内容。通过这种方式，能够更好的贴近员工心理，及时解决隐形问题，保证公司的决策更加准确。办公室管理人员参与决策后，能够互相监督，节约了时间，使公司运营更加高效。
二、办公室管理工作中存在的问题
1、服务层次不高
在电力企业中，办公室管理人员服务层次并不高，很多公司内的管理人员缺乏主动性。在实际工作中，办公室管理人员只做领导分配的任务，没有根据现有问题进行深入了解，导致很多管理人员在工作人员，只掌握基础知识[2]。办公室管理工作比较复杂，但是很多管理人员只重视事务工作，忽视了信息审查等方面的作用，无法为领导提供更加深入的服务，造成服务质量较差，与预期效果存在差距。
2、管理制度不健全
电力公司的办公室管理，需要拥有明确的制度进行约束，但是很多电力公司的管理制度不完善，无法保证办公室规范运行。这种情况会导致管理人员在实际工作，过于随意，甚至出现管理人员在工作时间不务正业的情况[3]。管理人员的这种态度，严重影响了电力公司办公室管理的质量，不利于电力公司的正常发展，不利于公司正面形象的建立。
3、管理人员的专业水平比较差
在现代电力公司发展中，领导者非常重视人的主观态度。人才是公司发展的主要动力，员工的主观态度，能够影响工作的执行情况。在管理层中，人的作用也是非常重要的，其综合素质水平与管理质量有着密切的联系。然后，电力公司的办公室管理中，管理人员的综合素质普遍不高，专业水平也比较低。大部分管理人员没有接受过系统的培训，在面对突发问题时，很难及时解决，这种情况会给后期工作造成非常恶劣的影响。除此之外，电力公司中，管理人员的集体意识也比较差，缺乏责任心，造成办公室管理存在很大隐患。
三、电力公司办公室管理工作的优化措施
1、提高管理人员的主动性和协调能力
电力公司的办公室管理比较复杂，包括很多领域，管理人员在实际工作中，应具有较强的主动性，从而更好的应对办公室未来的管理问题。管理人员要在管理工作中，不断提升自身的主动性，增加对管理的积极性，保证办公室管理的效率和质量。在办公室管理中，协调能力也是管理人员应具有的能力之一。管理人员在办公室管理中，要经常与其他部门的人员沟通，处理各种事件，为了及时解决可以存在的问题，增加部门之间的协调和沟通，协调能力发挥着重要的作用。办公室管理需要进行大量的信息收集，如员工的工作状态，其他部门的工作情况等等。管理人员要善于从领导者的角度思考问题，经常与其他部门的人员交流，能够听取别人的优秀意见，完善自身。
2、制定完善的管理制度，创造良好的工作环境
电力公司要结合自身情况，建立完善的办公室管理制度，制定严格的条例，对办公室管理内容进行规范。管理人员的行为，能够通过这种方式，得到有效制约。在管理制度中，要对人员的行为进行奖罚处理，激励管理人员更好的工作。这种方式还能够促进电力公司的文化建设，让管理人员在日常工作中，严格按照标准进行，为公司提供一个良好的环境。在办公室管理中，管理工作的有效实行，需要和谐的环境。所以电力公司一个创建一个团结、稳定的工作环境，始终坚持以人为本。公司领导者应关注每一名管理人员的生活情况，让管理人员感受到公司的关怀，在工作中拥有更加积极的心态。
3、提高管理人员的专业技能
办公室管理人员应具有较高的专业技术水平，才能更好的处理办公室管理工作，提升办公室管理的质量。在实际工作中，电力公司要关注办公室管理人员的综合素质水平，开展相应培训工作，结合公司的实际情况，制定合理的培训内容，从而不断提升管理人员的水平。人才管理能够提升办公室管理的效率，人的管理有着重要的意义。要重视人才的培养，就应该创造一个良好的工作环境，让管理人员有着积极的心态，具有较好的协调能力，能够应对公司中出现的突发情况，保证办公室管理质量的同时，推动电力公司的发展。
结束语
电力公司的办公室管理是一项重要内容，管理人员的工作积极性和工作态度，会对办公室管理产生相应影响。公司要做好运营，需要保证决策的准确性，领导层要关注如何决策，能够起到最好的效果。办公室管理的规范管理，能够提高办公室管理的质量，从而推动企业发展。管理人员要善于从领导者的角度思考问题，经常与其他部门的人员交流，能够听取别人的优秀意见，完善自身。做好办公室管理，实现管理优化，能够保证公司正常运行，这也是现代电力公司办公室管理工作的重要内容。
参考文献
[1]叶笑尘.论现代电力公司办公室管理工作的优化与完善[J].中国电力教育,2014,15:214-215.
办公文员的工作内容篇7
一、认真做好***务公开的准备工作
1、认真传达学习，全面领会精神实质
区***务公开工作动员会后，我乡***立即召开***会，对如何开展好这次***务公开工作进行了认真研究，并就近期内急需做好的工作进行了前期安排。按照***的安排，首先在领导班子会议上传达了全区***务公开工作动员会议精神，部署了我乡***务公开工作，会上，成立了乡***务公开工作领导组，确定了办公室工作人员，并进行了业务分工。随后，乡***通过召开乡、村干部会议进行广泛动员，深入的引导，强化了各村***员干部对***务公开工作的认识，增强了各村***员干部实行***务公开工作的自觉性。
2、建立机构，明确职责，确保公开工作顺利开展
为确保全乡***务公开工作的顺利进行，按照区委***务公开文件《实施办法》精神，乡***成立了领导组，明确了成员分工，提出了具体工作要求。并相应地成立了办公室，由乡纪委书记负责日常***务公开工作。确定了专门的办公地点，对办公室的工作人员进行了具体的分工，形成了完整地工作运行网络，为全面开展好此项工作奠定了组织基础。各村也按照***的要求，成立了由村***支部书记为组长，具体工作由支部副书记及支部委员负责的***务公开工作领导组，责任明确到人。
3、主动接受监督，聘请各个阶层代表对***务公开工作进行监督
为保证***务公开真实有效，乡***及领导小组充分考虑各方面因素，在充分征求个人意见的基础上，聘请离退休老干部卫勇、王农茂、王金锁担任我乡***务公开工作监督员，告知了这次活动的目的、意义、内容、要求、监督事项，恳请他们对我乡的***务公开工作进行监督检查，同时也鼓励全乡***员干部群众对我乡包括***务***务公开工作在内的所有工作进行监督。
二、严格按照区委文件要求，认真做好***务公开的落实
1、加强载体建设，注重硬件配置，保证***务公开工作“看得见”
为充分宣传***务公开工作的重要意义，及时反映***务工作进展情况，便于***员群众监督，乡***高度重视载体建设，在充分利用原有设施的基础上，更新和计划更新部分硬件设施。在乡***府门口制订了***务、***务公开宣传栏，各村也要完善***务公开栏。
2、乡***在全乡各村统一规范***务公开的内容、时间、程序
⑴ 明确***务公开内容。除涉及***的机密不适宜公开和***员持有较大异议暂缓公开外，一律向群众公开，接受监督。具体内容有：支部三年工作目标规划;支部年度工作计划及支部开展活动情况;支部成员岗位职责分工情况;
为民办实事完成情况;***员干部教育管理工作包括***建工作目标责任书、发展***员工作责任书、***员干部民主评议结果、特困***员帮扶情况、***员干部奖惩情况。
⑵规范公开程序。***务公开的内容必须在召开支委会或***员大会讨论形成集体意见和决议后，由支部书记签字上报乡农廉大厅。
⑶规范公开时间。村***支部组织设置和人员分工，***支部年度工作目标和任务等内容为固定公开;民主评议***员情况、支部开展活动情况、困难***员扶贫结对情况等内容为定期公开;新***员发展公示、团组织推优入***情况、***员***纪处分情况、无职***员岗位责任分工落实情况等内容为随时公开。
⑷公开形式多样。***务公开以方便、实际为原则，不强求一致。同时要求***务公开与村务公开、财务公开结合起来;公开栏公示与会议公开、文件公开、农廉网公开结合起来;即时公开与长期公开结合起来，真正做到公开及时到位。
⑸公开结果的应用。各村建立***务公开监督小组，在公开栏旁设立意见箱，及时了解群众的反映和接受***员群众的检举。对于群众反映的问题由村***支部或乡纪委认真核实，并做出处理，同时把各村***务公开工作作为乡包村干部和村干部每季度的绩效考核的内容。
3、明确***务公开工作的考核责任，确保***务公开不走形式
乡***对各村***务公开工作的检查、考核工作，列入村主干每年绩效工资考核内容，公开的内容分别由乡纪委、组织办公室和宣传办公室、***办公室进行考核，对于不按照***务公开实施方案要求进行***务公开的村，将扣除村干部的绩效工资。
三、***务公开的主要成效
办公文员的工作内容篇8
文书即时收文。1.电子公文：将Foxmail应用程序和系统内公文邮箱绑定，实现新邮件实时提示。公司文书在收取邮件一小时内完成登记目录、系统内录入、上传、打印文件（可有效核对文件内容和页数是否存在问题）工作，并发送至总经理工作部（负责文件处理的部门）经理拟办。2.纸质公文：上级单位、各股东方、相关合作单位等寄送的信件（红头文件、函）及传真等纸质文件，经总经理工作部经理审核后需做收文处理的，由文书进行扫描后（一般为TIF格式，需转换为PDF格式，可减少文件在办公系统中的占用空间）按电子文件流程进行。3.保密文件：可使用纸质公文处理单进行传阅，传阅流程如下：文书进行文件内容登记，并将文件附后，总经理工作部经理提出拟办意见，文书依据拟办意见请主管领导批示。主管领导批示后文书依据批示意见送相关部门进行传阅。传阅结束后文书将文件封存并交档案室。
关注领导行程。文书收取文件后，依照部门职责分工先行发送至相关部门阅知，为文件办理提供充裕的时间。密切关注领导在岗情况，及时提示在岗领导批示文件。公司领导出差一天即做授权委托。并要求公司领导利用手机远程处理需要传阅的文件，确保每份文件均在48小时内传阅完毕。领导批办件涉及多个部门且未明确主办部门的，由批示领导分管部门负责对文件及时处理。对于紧急公文，主办、会办单位传阅处理时间必须在文件内容要求的期限内完成。
在催办和督办领导批示和传阅的环节，文书易产生畏难情绪，不敢也不好意思多次提示领导。建议总经理工作部经理在相关会议上对此项要求进行重申，获得领导们的认可和重视，文书在日常工作中关注领导的状态，利用手机信息、电话、内部腾讯通等方式委婉地进行提示，领导们都会积极配合做好此项工作。
建立公文督办网、完善AB角授权管理。公司要求各部门经理每个工作日及时查阅OA公文流转系统中的公文，并在规定时间内处理完毕。如确有必要将有关文件转呈部门主管等人员，需在部门会议上及时告知。要求每个部门指定一名兼职公文督办人员，负责督办本部门公文业务。兼职督办员在公司文书的提示下，督促部门人员在48小时内完成文件传阅，并按照规范格式在办件中填写意见，确保每一份需办理的文件在规定时间内优质完成。内部各层级人员离开本岗位8个工作小时以上即进行AB角授权，确保文件处理工作连贯不脱节，AB角责权清晰。
办公文员的工作内容篇9
XX年年，我所从事的是经理办“多种经营”岗位业务内容，具体包括文书、秘书、保密、督办信息、企管（基层建设、普法、规章制度、现代化管理成果）、计划生育、爱国卫生、四有三卡执行督办、值班编报、机关库房管理、会议会务、中心大事记获奖情况登记、绿化管理以及维护稳定（610、信访、综合治理）相关业务内容的基础资料建设，同时配合完成宣传报道以及信息编报等十七项具体工作，对口上级职能部门8个、对口具体科室20余个。一年来，在中心领导的关心理解支持下，在部门领导的具体指导和带领下，在同志们的帮助下，在各科室和基层单位的通力配合下，XX年年工作已经圆满完成，现将一年来的学习和工作情况总结如下：
XX年年工作总结：
一、做好常规工作，夯实基础管理，形成规范的业务循环体系。
由于业务内容较为繁杂，为既保证工作效果、又实现忙而有序地工作状态，对常规工作的业务运行模式进行了规范。一是在时间、频次上加以确定，每天分上下午各查看上行文两次，并及时处理转发，每周打印公文存档一次，对于石化公司重特大事件或与本单位有关的公文，转发处理的同时提醒相关部门领导及时查看落实，与公司文书室沟通规范中心内部发文号，配合各部门做好中心下行文编制管理、分发分报工作，认真做好收发文登记，截至目前，全年存档上行文163份、下行文25份；坚持每天随时注意查收办公自动化内容，并浏览公司网页，对于公司各职能部门部署的工作，及时对接，按期落实反馈，一年中，没有出现任何迟报、误报、漏报或完成质量不合格问题；做到每周一石化公司安全生产例会结束后，关注督办信息事项，对于重大督办事项汇报中心领导，对于常规督办内容协调机关各部门落实完成，保证及时上报，该项工作得到了公司经理办直管领导肯定，落实反馈督办信息52项；做好会议会务工作，保证做到会前进行卫生清扫、会上作好会议记录、会后及时编写下发会议纪要，尤其企业重组后，要求期期会议有纪要，现存档会议纪要13份。二是严肃工作纪律、严守审批程序，严格遵守文书业务以及保密人员工作纪律，工作中做到不跑风、不漏气，不该说的话不说，不该做的事情不做，做到对单位负责、对领导负责、对工作负责、对自己负责；由于目前中心没有各部门的业务专用章，中心行***用章使用率非常高，为避免出现公章误用现象，建立了公章使用档案，严格公章管理，对于各部门常规报表经中心领导审批见签字后用印，除此以外的其他情况在见到签字后与签字领导沟通确认，予以用印；不轻易开具介绍信，开具介绍信时，必须部门领导或具体执行人员阐明具体原因，根据业务内容实际予以办理，并对介绍信的存根予以留存；树立节约意识，机关库管工作做到按流程操作、按规定办事，领取物品时在一次性领取量上加以控制，做到小量领取，认真登记，对于需报销办理的出入库手续，坚决执行出入库经手人、主管领导签字制度，层层负责、层层把关。三是抢先抓早完成常规资料的编制、编报，基于XX年的工作实践，按照原石化总厂、现石化公司可预测工作内容，按照“紧急性工作优先、预定性工作抢先、临时性工作争先”的原则，制定自己工作计划，依据年、季、月、周的执行节奏以及随机任务要求，逐项完成了基层建设、企业管理、610、信访管理、综合治理、计划生育、爱卫等426份基础资料的编制和规范；编写上交了一年一度的《餐饮服务中心年鉴》；第三次修订完善了《餐饮服务中心管理制度汇编》，包括5个模块、62个岗位、75项内容、1431条款，对新增岗位相关制度进行填充，已下发到各基层单位。
二、落实工作新标准，努力做到干一样、通一样、精一样，为业务平台的整体提升提供必要条件
根据公司职能部门出台的执行业务新标准，在工作中，努力突出行业特点，不折不扣的贯彻落实。一是爱国卫生管理，XX年年是大庆市争创国家卫生文明城市的关键年，基于石化企业现场管理已经具备良好基础的实际，本次主要突出200*年—XX年年空白资料的补建与规范；作为特殊卫生管理行业，公司多次强调餐饮中心是被查单位中的首选，在工作进行中也确实遇到了很多问题，其一同一项工作指导部门多，包括市旅游局、龙凤区卫生防***站以及公司爱卫办等；其二布置工作不同步，即便是同一项工作不同部门提出的执行标准也不同；其三落实单位不合程序，我们谨遵各项工作由中心贯彻到各基层，层层落实，而作为市和区的职能部门按照中心成立前的工作惯例一步落到基层，使整体工作被动且杂乱无序；其四包括公司爱卫办在内的管理部门均在边执行边探索中不断提升工作标准，对已建资料体系不断地推翻更新，工作量非常加大，各宾馆酒店工作也很茫然，基于这种情况，我们与公司爱卫办沟通，建立统一的资料样本下发到基层单位，各单位再根据本单位实际可用的用，不可用的简单修改，使繁杂的工作落实到基层相对简约化很多，切实起到了落实工作“指导基层、服务基层、方便基层”的核心理念，经过近三个月的努力，现中心爱卫资料管理模板非常清晰，这项工作也多次得到公司爱卫办的表扬与肯定，中心部分资料也作为公司共抽取的七家代表被报送到龙凤区职能部门存档待查。二是计划生育工作，在具体落实过程中，经现人事培训部侯科长帮助，多次与公司计生办对接，针对独生子女证办理、报表（上报频次、要求、种类、函数关系）、人居基本情况统计等业务知识进行了学习，同时还组织基层计生员到计生办参加业务培训，随着实际工作中对一些特殊问题的处理，现兼职计划生育工作人员的业务技能均有所提升。三是平安创建工作，根据公司综治办对我们工作提出的新要求，主动联系到工作效果好的物业管理中心等单位进行学习，系统编制了《餐饮服务中心五簿一册填写办法》，对各基层单位书记、兼职工作人员进行了培训，大家领会的很快，龙凤宾馆宋国***填报的文本字迹工整、内容详实、单位特点突出，效果非常好，《餐饮服务中心创安手册》也得到了综治办的肯定。四是督办信息系统，两大企业合并后，公司经理办制作了信息督办软件系统，实行信息督办双轨运行，在中心领导的要求下，坚持在第一时间做好落实工作，使公司领导、各二级单位看到的是餐饮中心落实工作高效、高质的良好形象。五是宣传共2页,当前第1页1
报道工作，积极参与到中心宣传报道工作中，根据中心领导的要求，全年有近40篇通讯报道、随笔、杂谈分别在中国石油报、大庆日报、石化报和公司内部网页上刊登发表。六是成果论文，尝试了现代化管理成果的编写参评，题为《转换经营机制，强化市场盈利能力》的成果被评为石化总厂现代化管理成果二等奖。
三、查找业务弱项，不断加强自身学习，努力提高业务素养
一是参加了原总厂经理办举办的一对一秘书轮训班。对“公文行文标准规范”，“公文写作流程规范”，“秘书工作实务规范操作流程”，“秘书文字处理工作须知”，“日常学习积累法”，个人、集体事迹材料以及工作总结经验介绍等文本形式有了进一步的了解和掌握；在理论学习的基础上，加强实践能力学习，培训期间，主动参与到大庆石化绿化会议的筹备工作，对于会议的组织、安排、资料准备等细节执行标准有了一定的认知和了解，为日后工作积累了较为直观的感知性经验。二是认真学习“十七大”内容，“十七大”是我国近期工作的行动纲领，精髓内容也势必成为石化公司和餐饮中心工作中应该掌握的必要内容，对这一部分内容自己也合理安排时间进行学习，并***相关资料，随时学读备用。三是明确学习载体，把总厂职代会报告以及相关材料文件反复研读，利用参加到中心实际接待服务或经营活动的机会，以及网上查找行业相关信息等多种办法强化工作能力。尤其12月初，岗位发生变化，在继续承担总经理办公室部分业务的同时，在和原***办主任了解中心工作现状基础上，寻找提升***群工作部（下称“***办”）业务技能的学习机会，阅读了***务工作专业书籍，在中心领导的支持下，已与公司团委、***办等部分科室进行了对接请教，并到化建公司、物业管理中心进行了相关业务内容的考察学习，在梁占海走之前，会同王秀坤我们***群工作部也简单的议了几次，对2009年的工作初步做出了设想。
2009年工作打算：
XX年年的工作在大家的理解、帮助、支持下虽然已经告一段落，但还存在一些不足，尤其作为两大企业重组后，工作标准、程序要求发生了很大变化，2009年，在常规工作的基础上，我们计划开展以下几方面业务内容：
一、在完成手中经理办留存业务交接后，把全部精力投入到***群工作部的业务体系中，以“学就学通，做就做精”的工作标准，干一样、学一样、专一样、精一样，保证各项工作的执行效果；突出工作的实效性，明确***群工作部个人业务的职责、权限划分，在贯彻落实“指导基层、服务基层、方便基层”工作方针中，加强分工合作、细节落实，使个人与部门整体工作执行能力有所提升。
二、在落实“学习型、安全型、清洁型、节约型、和谐型”五型班组建设中，做好与基层实际工作和基层建设工作的渗透兼容，根据中心领导的决策，与机关各部门联合，重点建立一套可执行性强的工作标准和运行机制，避免管理成为实际工作的负担的管理与执行相互脱离的“两层皮”现象，
三、宣传工作按照公司宣传部的统一要求和中心领导的既定步调有计划推进，把以往倾向于会议、活动报道延伸向一线服务人员、岗位工作情况的写实报道；有效利用中心信息门户，尝试编制重要活动简报，计划4期/年，并进行上传。
四、计划启动典型选树方案，逐渐探索建立激励性强的激励办法。作为我们餐饮服务行业，需要的就是一批超时奉献、忽略个人得失的优秀员工。下一步，我们计划届时选树出工作表现突出、大局意识强、甘于奉献、叫得响过得硬、得到公众认可的优秀典型，并辅以人物事迹报道及时上传石化报等媒体，不仅展示餐饮中心员工的工作队伍形象，也为大家选定一个工作中的学习样板，推广工作中的好经验好做法，下一步我们要对这一活动的可行性进行调查分析，拟订详细的工作方案。
五、对入***积极分子及***员必备材料进行***的建档造册。中心现有团总支1个，***支部4个，***小组3个，***员39名，团总支1个，团支部3个，35岁以下青工134人，做好这部分数据统计整理工作，保证基础数据更新及时、准确有效；做好发展***员工作，公司***已经下发了发展***员工作细则，对材料准备、会议安排进一步提出了明确要求，***群工作部文件精神已经学习完毕，将进一步细化落实。
六、着手做好日常工作资料留存，包括像片、影音资料。
存在困难和需领导解决的问题：
办公文员的工作内容篇10
【关键词】继续教育；医院；办公室人员
【中***分类号】R192 【文章编号】1004-7484（2014）06-3811-02
继续教育是指在职专业技术人员进行知识扩充和更新的教育，是面向学校教育之后所有社会成员特别是成人的教育活动，是终身学习体系的重要组成部分。适当的继续教育可以使受教育者在知识和能力方面得到扩展、加强和提高，使知识结构更趋合理，水平保持先进，更好地满足岗位、职务的需要，而医院办公室人员的继续教育，对医学事业的发展至关重要，随着医院向信息化迈进的步伐不断加速，针对医院办公室人员强化继续教育的重要性正日益凸显 [1]。
1 开展继续教育的概况
1.1 继续教育的发展概况
继续教育始于20世纪初欧美等国，50年代得到迅速发展，继续教育的概念引入我国是80年代[2]。 70年代国外学者根据终生教育的思想，提出了继续教育连续统一体概念，把教育全过程分为在校教育，毕业后教育和继续教育（ 持续职业发展），三个互相区别而又相互联系的阶段[3]。我国人事部于1995年制定了《全国专业技术人员继续教育暂行规定》， 明确提出了我国专业技术人员继续教育的原则、任务、内容，实行学分制等具体措施。以后又制定和颁布了一系列文件，充分体现了我国对继续教育的重视。
1.2 医院办公室人员接受继续教育的必要性
医院院办工作的新理论、新方法、新理念的出现正逐渐改变着工作的旧模式，产生了管理新模式。这些现代化管理对医院办公室人员提出了更高的要求， 除具备较高的***策理论水平、相应的法律法规知识、医学专业知识，还要具有调查研究能力， ***策分析能力， 综合概括能力、业务协调能力，监督检查能力，文字表达能力和较高的***治意识大局意识、责任意识等[4]。医院办公室人员必须接受适当的继续教育，更新观念，改变知识老化、知识结构不合理的现象。
2 医院办公室人员继续教育面临的问题
2.1 现代化的医院既是一个多方位、多层次、多功能的福利经营性事业单位，又是一个知识密集型、科技含量较高的复杂系统，医院由于受中国传统的管理概念的影响，使医院办公室人员的构成较为复杂，具有专业学历者较少，在专业、学历、知识和年龄结构上也欠合理，具有硕士研究生学历，博士更是少之又少。目前，办公室人员没有系统的继续教育内容，也很少有接受外出培训的机会，只能凭日常的工作经验积累不断提升自我，很难适应现代化医院管理的快速发展需求。
2.2 长期以来，特别是长期从事纯行***管理的办公室人员没有任何职称系列可晋升。多年的管理职称缺位，影响了办公室主任队伍的稳定性和可持续发展。许多从事多年办公室工作，具有丰富管理经验的办公室主任改行另谋发展出路。许多医院的办公室人员的学历层次高、职称水平低，职称系列缺乏规范与统一，多挂靠其他系列普遍偏低，由于多年来没有管理职称晋升，也没有相应的继续教育学习课程，使得医院办公室人员队伍处于“三无”状况，即无发展方向、无价值体现、无培训机会，严重影响了医院办公室人员素质的提高。
2.3 大部分医院办公室人员承担着医院繁重的日常工作，往往工作与学习发生冲突， 思想满足于现状， 不思进取， 缺乏基本的业务知识， 更没有行业的危机感和紧迫感，这就必然造成医院办公室人员的素质偏低。工作中多凭经验和行***命令进行管理，缺乏科学性思维和创新意识，管理技能严重落后，无法满足现代医院管理的实践性和创新性要求。由于缺乏现代管理知识和技能，大多数行***人员感到工作压力大、工作效率低下。加之，领导对脱产学习不予支持， 致使其学习热情不高，主动性不强，影响了学习效果。
3 医院办公室人员继续教育的内容
3.1 医院办公室工作是一门涉及领域广泛，知识门类繁多，为***和国家各项事业服务的综合性工作。所以，应以学习新理论、新知识、新技术和新方法为主的一种终生性教育，并要以知识学习与能力培养相结合的方式， 尽快提高其专业水平。学习与医院管理相关的新理念和新技术已成为院办人员的迫切要求，通过对在职人员开展医院管理方面的项目培训与教育，可有效地满足不同层次、不同水平人员的需求，使新的管理理论与方法有序并持续地普及，使医院院办人员的整体素质和工作能力得以提高。因此， 普及医院管理知识，提高自身整体素质和工作能力是继续教育的重要关键内容。
3.2 在新的科技领域不断开拓的今天，院办工作所包含的知识不仅在深度而且在广度上都在迅速发展、日趋丰富。医院办公室工作融汇了许多医学知识和相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等，院办人员的继续教育应注重对医学知识和相关学科知识的补充和更新。还应掌握一些基础及临床医学知识，因在处理医院的工作计划、总结、收发文件和简报等文稿中，离不开医疗、护理、教学和科研等方面的基本医学内容。加强外语学习，熟练掌握外语听、说、读、写能力，不断地提高外语水平。
4 医院办公室人员继续教育的学习方式
4.1 当今，国外继续教育的形式由于各国教育方式、手段的不同以及社会形态的各异， 规定有所不同。如美国的继续教育规定了听录音带等视听材料、参加研习班、在认可的学校上课、研究生课程进修、电视再教育、参与社区健康教育计划和参加研究团体等形式 [5]。
4.2 目前，对于医院办公室人员没有统一、规范、系统的继续教育课程，也未制定继续教育的相关***策及有关教育内容、素质要求、课时安排、测评标准等详细的教育体系。有组织、有计划地通过参加学术交流、研讨班、专业培训班、专题讲座或专业学校进修深造等方式来提高档案工作者的专业理论及研究水平。可根据自己的需要，有重点、有目的，有选择地学习，并不仅限于对档案专业理论知识的学习与研究，对市场经济需要的知识都要重新学习，重新提高，以丰富自己的理论水平，提高工作能力。
5 结语
医院办公室人员的继续教育培训不仅要实现更新扩充知识、强化提高技能的目标，还要拓宽培训内容的口径，为塑造复合型人才搭建一个平台。只有对医院办公室人员进行继续教育，才能在短时间内提高办公室人员的管理水平，使医院管理发展的速度与医疗技术发展相适应，并有效地促进医院的整体发展。因此，依靠继续医学教育更新知识，对医院卫生技术人员进行系统的、规范化的继续医学教育，对提高卫生技术人员队伍整体水平至关重要。
参考文献
[1] 罗强，谢忠伟，杨悦. 浅谈医学继续教育[J]. 中国地方病防治杂志，2013，28（5）： 384.
[2] 宋继苏，王玲，王红妹，等|.继续医学教育工作中信息化建设的实践与体会[J].浙江医学，2013，35（18）：1706-1707.
[3] 陈锐，崔树起，路孝琴，等. 发达国家全科医生持续职业发展教育模式的启示与思考[J]. 继续医学教育，2013，27（8）：65-68.
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