学文网存档证明第1篇
公证处的基本职能是通过它制作的公证文书得以实现的。由于公证文书是重要的法律文书之一，因此对公证文书形成的档案必须实行法制化的管理。
公证处文书档案管理的最佳状态，即达到分类合理、立卷规范、保管妥善、利用便捷的目标。公证处档案管理的硬件要硬，“软件”还要硬，这是实现档案管理法制化的必要前提。首先，处内要建起能够达到防火、防盗、防泄密要求的档案室并配备必要的卷柜、保密柜和相应的办公设施，这是最起码的硬件保证。其次，公证处领导要高度重视、亲自过问档案管理工作，分派***治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作，并经档案管理部门培训、学习后上岗。再次，公证处要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》等法律以及司法行***部门颁发的有关法规和规定，结合本处的实际情况，建立、健全档案管理工作的各项规章制度。例如，文件材料立卷、归档制度、档案整理制度、档案保管制度、档案鉴定制度、档案的编目制度、档案的借调和查阅制度、档案保密制度和档案销毁制度等等。只有建立并严格执行了科学的管理制度，才能有效地保护和利用公证档案，确保公证档案的完整与安全。公证处实现公证档案法制化管理的一个重要标志，就是公证档案管理工作经过国家档案管理有关部门的检查、考核和验收，并达到一级档案管理水平。
二、立卷与归档
立卷，是将处理完毕的文件资料，按规定的顺序进行整理、装订，组成文件汇集“———”案卷。归档是将案卷向档案室和档案工作人员移交的工作。立卷和归档是有关公证档案的一项关键性基础工作，其质量的好坏是衡量档案管理水平的重要标志。搞好立卷、归档需把握以下四点：
1.调整组卷。对于每一件公证事项，应按年度和一证一卷、一卷一号的原则立卷。组卷时，必须遵循公证档案的形成特点和规律，按照国家档案立卷的原则和要求，对所积累的每一份公证文书材料进行分门别类的检查，对拟归卷的材料做适当的调整，为最后形成案卷做好准备。检查和调整的重点：（1）归卷的公证材料是否齐全完整，对破损的材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料；（2）归卷的公证材料的排列顺序是否得当，并保持一定的联系；（3）归卷的公证材料是否有保存价值，并初步确定保管期限；（4）归卷的公证材料数量是否合适，材料数量太多则酌情分卷，反之则合卷。
2.排列、编号。组卷的材料排列顺序，应按照公证活动的时间先后和材料的重要程度确定。为反映公证活动的全貌且便于查阅，根据国家档案局的有关规定和要求，应将公证书排在首位。对组卷的材料，除卷宗封面、卷内目录和卷底外，均由阿拉伯数字逐页编号。
3.编目、装订。一是按照卷内公证文书材料的排列顺序，逐项填好卷内目录。填写时，应将每件文书材料的题目名称，承办人姓名、年月日一一填写清楚，并标明起止页号。有关卷内文书材料的说明，应逐项填写在备考表内，并填写立卷人、检查人的姓名和立卷时间。二是填写卷宗封面。封面上所列项目应用毛笔或钢笔逐项填写。案卷题目名称要简明、确切地反映卷内文书材料的内容。办结日期为出具公证书的日期。三是案卷的装订。案卷的装订是为了固定与保护卷内的公证材料，避免散失与损坏。案卷装订前要进一步进行整理。首先剔出材料上的金属物，然后对卷内公证材料做一次全面仔细的检查，对某些不便装订的特殊或珍贵的手稿、照片、***纸可采用卷盒和卷袋保管。案卷的装订要结实、整齐、美观。装订完毕后，应在活结处封签，并在起封线上加盖立卷人名章。
4.及时归档。公证事项办结后，办证人必须在三个月内将公证文书整理立卷并向档案室移交，办理归档手续。涉及国家机密和个人隐私的公证事项应列为密卷，在归档时加盖密卷章。档案管理人员对办证人所移交的档案应进行严格检查，凡不符合立卷要求的应退还立卷人重新整理。随卷归档的录音带、录像带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。档案室应将接收的案卷及时登入归档登记簿。为了保密，可把密卷保存的档案单独编制案卷目录。
三、借调与查阅
公证机关应严格执行保密制度，建立公证档案借阅制度和档案借阅登记簿。公证档案不同于******机关一般的文件档案，它不仅具有资料性这一档案普遍具有的特点，同时还具有诉讼上的证据作用，可作为证据在诉讼中被法院直接采用，所以对公证档案的借调与查阅应履行严格的审批和登记手续，并限定借阅期限。本处的公证员或同级、上级司法行***机关的公证管理部门因工作需要，借阅公证档案的，应履行借阅登记手续。人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要借阅公证档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续。律师因诉讼的需要，向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明以及当事人同意律师查阅本人的公证档案证明，经公证处主任批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的当事人谈话笔录。其他单位或个人一般不得借调和查阅公证档案。凡借出的档案，要及时催还。归还时如发现案卷被拆、文件短缺、增删、污损，应立即追查。
公证档案利用率较高，机密性强。公证机关办结公证事项、出具公证书，就标志着公证活动的结束。对于当事人、利害关系人、有关单位对公证机关出具的公证书有疑义而向公证处、司法行***机关提出申诉的，公证处、司法行***机关处理的依据主要是公证文书档案。特别是在当前，我国经济体制的改革在进一步深化，原来经过公证的经济合同，合同当事人需变更或补充原合同内容的，也需要查阅公证档案。因此，公证档案在公证实践中的利用率是比较高的。同时，公证实践证明，公证机关办理公证事项因涉及到国家机密或当事人的合法权益而具有机密性较强的特点。如遗嘱、赠与等公证，如果泄密，就可能引起纠纷或者招致当事人财产的损失，使当事人的合法权益受到损害，进而影响公证机关的信誉。因此严格遵守保密制度是十分必要的。
四、保管与销毁
保管期限的标准是决定公证文书档案保管期限的直接依据，公证档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种。凡属于需长远
查考、利用的公证档案列为永久保存。凡属于在相当长时期内需查考、利用作为证据保存的公证档案，列为长期保管，保管期限为60年。凡属于较短时间内需要查考、利用，作为证据保存的公证档案，列为短期保管，保管期限为20年。鉴定公证档案保存价值的原则，是鉴定公证档案保存价值的依据，同时又决定档案的保管期限。保存价值越大，保存期限就越长；保存价值不大，保存期限就较短。
对已过保管期限没有保存价值的公证文书档案的处理是一件十分严肃的事情，必须根据《公证档案管理办法》的程序处理，避免任何差错。鉴定公证档案保存价值的原则、保管期限的标准及销毁档案的程序和办法，是档案管理工作中具有普遍指导意义的原则，公证处一定要认真执行这一原则、标准、程序和办法，坚决杜绝擅自销毁公证档案的行为。
参考文献：
存档证明第2篇
档案馆远程服务的内涵
档案远程服务是以计算机网络为平台，以数字档案目录和全文为资源，通过社会与馆际的分层次共享，满足利用者对档案信息异地查阅及索取档案证明的需求。
(一)档案馆远程服务方式
1 利用互联网公布档案全文，向全社会直接提供档案信息查阅服务，利用互联网公开档案目录，向全社会提供档案查询线索。
2 利用区域内网公布档案全文，向网匕单位及人员提供档案信息查阅服务，利用区域内网公布档案目录，向网上单位及人员提供档案查询线索。
(二)档案馆远程服务内容
1 提供档案复制件。利用网络公布档案全文，使利用者可直接索取档案复制件。利用网络公开档案目录，使利用者确定查档线索，到当地档案馆办理相关手续后间接索取档案复制件，不必到档案所在地档案馆索取，满足异地利用者对档案的参考性需求。
2 提供档案证明。利用者通过网络远程确定查档线索，到当地档案馆办理相关手续后，可获得标明档案出处、盖有档案证明专用章(相关部门备案)、经手人签字的档案复制件，不必到档案所在地档案馆索取，满足异地利用者对档案的凭证性需求。
远程索取档案证明需求规律
(一)机构职能分工因素
文件发放及形成的特殊性决定其归档后保存地点。发至省***级、地师级的文件和上级研究决定下级问题的会议记录等，归档―定时间后要移交给所在地档案馆，这些档案文件不控制使用后异地利用者只能到档案保管所在地档案馆索取档案证明。特别是中直、省直、市直驻在外地的基层单位和人员，更需要到上级所在地档案馆索取档案证明，为外地利用者提供档案证明多数源于此。
(二)人员异地流动因素
档案馆保存着大量涉及人的档案，都是当事人当年在当地相关活动的原始记录。人员异地流动后，当事人或机构现在需要这些档案作证明时，异地索取是必然的选择。
(三)档案真实确认因素
现在因身份证、户口、调配证、结婚证上的名字音同字不同、出生年月日不一致而到档案馆查档的很多，利益驱动档案造假的不少。所以，很多人需要查到档案馆保存最原始的档案来核实，确认真卖陛和保持一致性是有关部门对办理相关事宜基本的要求。
(四)机构归档不全因素
由于“”等诸多原因，涉及人和机构业务的非“红头”文件，机构不归档、不全归档、不移交进馆问题相当普遍，其结果造成馆藏档案类别短缺。
(五)机构保管不善因素
由于基层单位档案保管不普造成档案散失、损失，到上级批准机关所在地档案馆查找当年审批档案材料的增多。特别是中小企业职工个^档案缺失已不是个案(集体企业、乡镇企业、街道企业更多)。如今***策允许这些职工享受社会保险待遇时，相当一部分人要到上级批准机关所在地档案馆查找当年参加工作调配档案存根，异地索取档案证明是他们无奈且唯一的选择，有些大中专毕业生查找毕业报到证也是如此。
(六)个人丢失档案因素
如今，当事人将婚姻登记档案丢失且不在婚姻登记所在地居住的利用者，到保存婚姻登记档案所在地档案馆索取档案证明的案例明显增多。
长春辖区档案馆远程服务实践分析
在远程需求的拉动下，经过充分调研和精心准备，2009年长春启动了区域内馆际档案信息共享工程，首先在长春市档案馆与九台市档案馆间开展远程提供档案证明试点，同年8月31日为名叫李季的九台市利用者远程提供了档案证明，产生了全国第一个应用案例，现已累计300多例。2011年长春市辖区内综合档案馆际之间全部签订了远程利用服务协议书，县与区馆之间远程出具档案证明已有百姓受益。
(一)长春辖区档案馆远程服务情况统计分析
数据说明与分析：
1 远程提供档案证明范围：长春市档案馆和九台、榆树、农安、德惠、双阳五个县级档案馆都有远程提供档案证明的案例，出具的档案证明有上级机构审批名单存根、下级单位原始登记名册、国家***策性“红头”文件。
2 远程索取档案证明原因：有***、省***府只发到地级，县级馆不可能有的文件；有市直驻外县的直属单位人员审批材料必在上级馆的，有机构档案损失造成需到上级馆查底根的；有归档或进馆不全造成县级馆没有的***策性文件。
3 远程提供档案查询服务：互联网上开放档案目录和全文，从档案数据库点击40172次，网上预约档案查询222人次、网上相关留言628条来看，远程档案查询服务效果明显。
(二)长春市档案馆远程提供档案证明潜力的初步预测
据不完全统计，开展远程提供档案证明前三年，在长春市档案馆内为外地利用者提供档案证明632例(最远的利用者来自北京)，远道而来索取档案证明的逐年增加，所以，我们对长春市档案馆远程提供档案证明的潜力预测。
数据说明与分析：
1 长春市档案馆文件级目录及专题数据库题名中出现县(市、区)的关键词的档案，都是市委市***府及各部门行使现行(或当时)的职能而产生文件材料，现在保存在档案馆，是直接针对下级某县(市、区)、某事、某人具有法律效力的档案证明。最多的214643名工人调配审批档案，是因为一个时期工人参加工作审批权限全部集中在长春市劳动部门。其次是110902人的职称档案，因为一定级别的职称资格审批在长春市相关职能部门。
存档证明第3篇
【关键词】会计档案；管理
一、会计档案的内容
1．会计凭证方面。会计凭证包括原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。每月装订一次，在装订之前应分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全，摘除凭证内的金属物，对大的张页或附件要折叠同记账凭证大小，避开装订线，同时检查凭证序号，看是否有颠倒，发现缺号要查明原因，检查附件是否有漏缺。凭证装订做到整齐、美观、坚固。最后，看凭证上的印章是否齐全。
2．会计账簿方面。会计账簿包括现金日记帐、银行存款日记帐、总分类帐和明细分类帐。属订本式的帐簿，应贴上封面；属活页式的帐簿，应加以整理，将空页抽出，用线绳装订成册，一年装订成一本。使用活页式帐簿，装订后再编写帐页顺序号。应附“启用表”和目录，记明每个帐户的名称和页次。每本帐簿立为一卷。账簿应牢固、平整，封面应齐全、平整，已经实现会计电算化的帐簿，年终必须打印出全套总帐和明细账本，会计主管人员签章后装订。为了防止拆毁已经装订成册的会计凭证应在装订处加贴封签，并由会计主管人员签章。
3．会计报表方面。会计报表会计报表是反映单位会计财务状况和经营成果的书面文件，包括会计报表、附表、附注及文字说明、月度增值税纳税申报表、季度年度企业所得税纳税申报表以及汇算清缴表等等。季度和年度会计报表按一、二、三季度和年度分别装订成册，每册为一卷。
4．其他会计档案。（1）文书部分包括各种经济合同、协议及其附件；财务工作计划，财务工作总结，财务决算资料，财务会议文件；财务分析资料；资信证明；工程决算资料等等；（2）报表部分：年度各项经济技术指标完成情况报表；内部审计报告和其他重要会计档案；（3）各类企业证照：包括企业税务登记证，银行开户许可证；各类资格证明；以上这些会计资料和报表，由经办人在每一项业务完成时及时整理存档；也可以以年度一次整理，分类装订。
二、会计档案的保管
（1）会计档案由档案保管人员收集归档。存档前，经办人要整理装订，分类填制会计档案目录，写明案卷号，一切手续完备后，保管人员才能接收。（2）会计档案的存放应该做到：防火、防潮、防虫、防盗、防霉烂。保证会计档案完整无损。（3）实现会计电算化的，必须定期对硬盘上的会计数据建立备份。每月备份不得少于一次。恢复系统数据必须使用最新的正式备份。每年末对所有需备份数据采取刻录光盘的形式备份，统一交档案室编号归档管理。（4）必须妥善保管好会计数据的移动备份硬盘，移动备份硬盘应贴上标签并用印章或封条签封。存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁的场所，并定期进行转储。移动备份硬盘不得随便乱放和外借。（5）会计档案的移交。负责会计档案的保管人员，应相对稳定。如果保管人员有变动，必须办理交接手续后才能离开。（6）会计档案保管年限。会计档案的保管年限，按***有关会计档案保管年限执行。一是会计凭证保管15年。二是会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保存25年。三是会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。四是发货票保管5年。保管年限期满后方能销毁。（7）会计档案借阅的批准权限。本单位财务部内部人员借阅会计档案。会计档案存在财务部的，经财务部负责人批准后，由档案保管人提供；会计档案存在档案管理部档案库的，经财务部负责人准后，由档案库保管人员提供。查阅过程中档案管理人员不得离开现场。本单位其他部门借阅会计档案。会计档案存在财务部的，要经财务部负责人批准，方能借阅；会计档案存在档案库的，要经档案管理部和财务部负责人批准，方能借阅。（8）会计档案的销毁。公司会计档案的销毁。应由档案、审计和财务部对应销毁的会计档案共同进行鉴定，经公司主管领导审查后，编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。报批准方能销毁。会计部门保管的会计档案的销毁。应由会计部门编制“会计档案销毁清册”和“销毁清册审批表”。由档案、审计部门鉴定、审批和监销。会计档案保管期满应销毁时，其中有的原始凭证还有使用价值的，应单独抽出另行立卷保管。直至保管到确无使用价值时再销毁。会计档案销毁后经办人应在销毁清册上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，同时将监销情况写出书面报告，一式两份，一份报本单位领导，一份归档备查。
总之，随着市场经济的不断发展，会计档案管理工作也应不断创新，以适应会计发展的需要。
参 考 文 献
存档证明第4篇
[关键词] 电算化会计档案；双套制；永久共存
[中***分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2013）03- 0013- 03
1 双套制是电算化会计档案的基本管理模式
20世纪90年代以来，伴随医院现代化建设的发展，电子计算机技术在医院财务管理领域广泛渗透，双套制替代传统单一的纸质档案管理，逐步成为医院电算化会计档案的基本管理模式。
所谓双套制，是指“电子和纸质两套文件双双归档，形成两种介质的两套档案，并且所生成的电子文件的专用软件必须一同归档”。
***、国家档案局1999年1月1日颁布实施的《会计档案管理办法》，从制度上肯定了电算化会计档案是双重信息载体的特性，明确了电算化会计档案的管理范围不仅包括“计算机打印输出的传统纸质记账凭证、会计账簿、财务报告等专业会计核算材料”，还包括“机内会计数据、软盘等备份的会计数据、系统开发资料和会计软件系统 ”。
在电算化会计环境下，会计档案存贮载体发生了巨大变化。从纸质文件到电子文件的出现，是档案存储方式的变革，也是档案管理范式的转变。电子和纸质两种档案在共处中既相互冲突，又相互融合。这种优势互补，并行发展的模式，要求在推进电子档案管理的同时，也要重视纸质档案的管理和研究，对传统档案管理理念与现代管理技术进行科学整合，寻找出一条既符合时代要求，又符合科技发展特征的医院电算化会计档案管理之路。
2 电算化会计档案的优势和不足
电算化会计档案信息的形成、归档、管理和利用不受时空和载体传递的限制，实现了资源共享。磁性介质的采用，有效避免了手工记录中易出现的重复记录现象，简化了管理环节，丰富了储存空间。
扩展了信息处理功能，实现了无纸化查阅、自动检索、自动管理和自动计算、分析，强化了会计数据的完整性、准确性和及时性；促使会计档案工作规范化，提高了效率；减少错误，提高了会计工作的质量；有利于充分发挥会计的职能，及时反映（据估计约有70%的信息来自会计部门），为医院领导决策当好参谋助手。满足了社会对会计档案信息的系统性、时效性、管理模式、方法和利用等多方面的需求，体现了会计档案发展的方向。
然而，电算化会计档案具有易篡改、易灭失、易伪造等自然缺陷，难以鉴定原件，很难辨别经济业务的原貌，无法保证会计信息的真实性。未经授权的人员出于私利或不正当目的，有可能复制、伪造或销毁一些重要的会计数据而不留任何痕迹。会计信息的完整性、安全性因此受到挑战。电子文件磁性记录介质易破损，也使其记录信息的可靠性难以保障。
3 纸质会计档案的优势和不足
在我国，自东汉蔡伦造纸，东晋桓玄颁以纸代简令以来，纸张一直作为主要的档案信息载体被使用。纸质档案是会计档案信息储存的传统标志。
纸张具有较强的耐久性和稳定性。纸质文件一旦形成，其纸张、字迹材料、字迹三者不但各有特性，且不易分离。
纸质档案具有信息与载体相依附的特点，从当时使用的文件直接转化而来，客观记录了以往的历史情况。原始性是纸质档案的根本优势。
从法律角度讲，纸质档案的字体、字迹、***像、印章等清晰可见，内容真伪易于判别，可以在法庭上作为司法鉴定的依据，能从技术及法律的角度严格保证会计凭证的原始性和真实性，具有无可争议的法律效力。
现阶段电子化会计资料打印成纸质文档后，经当时当事会计人员和有关责任人员签名，形成归档保存的电算化会计档案的纸质副本。2009年1月总后卫生部颁布《***队医疗机构电子病历管理办法》，2010年3月卫生部颁布《病历书写基本规范》，均认可打印签名后的纸质病历具有手写病历同等法律效力。由于纸质会计档案和纸质病历都是纸质档案，新版《会计档案管理办法》也从制度上肯定了打印后的纸质会计档案，上述文件都可以作为打印签名后的纸质会计档案具有手写文件同等法律效力的重要***策依据，使电算化会计档案有了法规上的应用依从。
纸质档案存在的主要问题是：信息容量小，信息记录方式单一，档案介质占据空间大，查找检索不便，清点移交归档工作量大，装订成册和流转繁琐不便，管理上存在“潮、蛀、火、盗”等风险。面对社会越来越高的发展要求，在信息存载和信息处理上渐显乏力，日益滞后。
4 双套制的主要任务是保证电算化会计档案法证作用的实现
新版《会计档案管理办法》指出，“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”。证据即凭证。凭证作用是会计档案的的基本价值和主要作用。
在经济犯罪案件的查处中，常常通过对会计档案资料的审查、核对、比较和分析，来收集涉案证据。
在司法诉讼过程中，从会计档案中收集的能够反映刑事诉讼案件资金及其运动过程，证明与资金有关案件事实的会计报表、会计账簿和会计凭证所记载和反映的事实，是证明犯罪行为的有力证据，在经济犯罪的证明中起着举足轻重的作用。
随着经济的发展，不同类型经济组织之间的经济交往日益频繁，经济环境变得复杂，经济违法犯罪和经济纠纷问题日趋增多。在经济案件和经济纠纷的审理过程中，具有凭证作用的会计档案往往成为法院审理的重点，会计档案的法律凭证作用日益突出。
档案的本质特征是历史的原始记录，注重的是原本、原稿。 在目前的法律条件下，“原件”是证据法的一个非常重要的问题。按照法律规定，只有书面形式的纸质会计档案才有法律效力。
电算化会计档案往往以无纸形式的电子数据作为基础，难以对其原件进行鉴定，它的法律凭证作用难以实现。
由于电算化会计档案的法律凭证作用难以实现，它在法庭上不可避免地要遇到证据上的法律障碍，它的合法性必然受到质疑。为了保证会计档案的法律效力，较为妥善的办法是把电算化会计档案的合法性建立在传统纸质会计档案的基础之上，实行两套档案同时归档保存的双套制。通过双套制，合理利用保存纸质档案以及法律认可 “机打纸质会计档案”的法律效力等同于纸质档案的技术手段和管理方法，满足电算化会计档案原件形式的法律要求，保证电算化会计档案的合法性。
双套制尽管可以保证会计档案法证作用的实现，但它在带来两种文件形态相辅相成的同时，也带来几乎双倍的工作量和相关财力、物力的消耗，并且随着时间的积累，造成医院运营成本的不断升高，形成医院经营管理中的一个大问题。
谈到这个问题，我们可以先拿电算化会计档案双套制和医院电子病历进行一番比较。电子病历也叫电子病历档案，它也和电算化会计档案一样存在“原件难以鉴定”的现实问题。为了保证病历的法律效力，医院目前也对电子病历实行双套制管理，同样也给医院带来运营成本不断提高的问题。由于电子病历在医院使用的范围最广，用量最大，双套制所带来的纸张和计算机耗材成本数量的增大也是电算化会计档案所无法比拟的。据测算，医院实行电子病历双套制管理，给医院所带来的效益增长远远快于成本的上升。总体来看，电算化会计档案双套制的成本消耗比起电子病历要小得多。而且，双套制保障会计档案的法律效力，会给医院带来良好的社会效益，也有助于提高医院的经济效益，其正面效果明显超过了负面效应。
5 会计凭证是医院电算化会计档案双套制永久化的决定因素
会计档案包括会计账簿、会计报表和会计凭证，都是会计档案核算过程中形成的历史记录，分为原始和记账两种凭证。原始凭证是记账凭证的基础，记账凭证是对原始凭证内容的概括和说明。
原始凭证的内容具有不可更改性和真实性。《中华人民共和国会计法》规定：“原始凭证记载的各项内容均不得涂改。记账凭证应根据经过审核的原始凭证及有关资料编制”。
原始凭证不需要借助其他任何材料就能直接说明问题，在法律上具有无可争辩的证明效力，是确凿的“证明证书”。
原始凭证具有特殊的归档保管规则，它要求其原件必须作为记账凭证的“附件”，脱机粘贴在记账凭证的后面并注明张数。打印好的记账凭证及其所附的原始凭证原件，必须按照编号顺序装订成合格的会计档案，并加具封面，由装订人在装订线处盖章后一并归档保存。
这种情况同其他纸质档案是明显然不同的。其他纸质档案在是否需要输入的问题上是不受任何限制的，并且在其内容输入计算机成为电子文档之后，如果电子档案已经采用可靠技术手段解决了电子档案符合法律、法规要求的原件形式问题，达到2005年4月1日颁布的《中华人民共和国电子签名法》第二条有关数据电文书面形式的要求，就可以将其内容直接在机内存档和使用，不再需要打印出纸质副本。这样，纸质档案便会被彻底淘汰。
由上可知，一方面，两种会计凭证之间互为条件的特殊关系，要求它们必须不可分离地一块归档保存；另一方面按照原始凭证特殊的保管规则，它必须以 “粘贴于机打记账凭证之后”的方式脱机存在，从而导致原始凭证即纸质档案既没有必要，也绝无可能被电子档案所取代。由于原始凭证即纸质档案得以永久保存，以同时保存两套档案为特征的双套制因而也会永久存在。在这里，档案界关于一般电子档案双套制都有 “过渡”性质的共识，即双套制仅仅存在于“电子档案自身的缺陷被彻底解决之前”的观点被颠覆了！
两种档案永久共存既是电算化会计档案双套制的重要特点，也是电算化会计档案同其他电子档案的重要区别。
6 讨 论
电算化会计档案代表了会计档案现代化的发展方向。但是，它的合法性因其原始性难以鉴定而受到质疑。实行双套制，将纸质档案和电子档案同时归档保存，正是为了满足它的合法性要求。从这个意义上看，双套制是电算化会计档案长期发展过程中必须经历的过渡阶段。在尚未找到解决电子档案自身缺陷的解决办法之前，双套制始终是一种“较为稳妥的变通办法”。
由于原始性决定档案的凭证作用，具有原始性的纸质档案可以在当前经济犯罪案件和经济纠纷处于上升势头的复杂形势下，保证档案法证作用的实现，维护权益人和医疗机构的合法权益。发展尚不成熟的电算化会计档案，显然不符合形势发展的要求。这一点正是实行电算化会计档案双套制的关键理由。
电算化会计档案是决定双套制过渡期长短的主要矛盾。由于电算化会计档案存在着自然缺陷，从根本上制约了双套制的总体发展过程。就是说，如果电算化会计档案自身的缺陷得到了解决，其合法性也会随之解决，双套制也就失去了存在的必要性；否则，电算化会计档案的合法性必须继续建立在纸质档案的基础之上，双套制仍有其存在的合理性和必要性。
在电算化会计档案条件下，永久保留的两种档案虽然各具优势，相互冲突。但他们之间的矛盾不是采取不可调和的“一方克服另一方”，或“同归于尽”的激烈解决形式，而是创造出一种“相互融合，永久共存，优势互补，并行发展”的和谐新形式。这种形式是由会计凭证之间所存在的特殊关系和原始凭证的特殊归档保存规则所决定的。可以说，会计凭证对电算化会计档案双套制的整体发展过程产生了深远的影响，不仅对双套制本身，对和双套制有关的档案意识、管理理念、管理模式和管理方法等都产生了根本的影响。
双套制的核心要处理好电子和纸质两种会计档案的接轨问题，让两种载体相互配套，并轨运行，实现其理想动作境界，避免出现两者机械相加的现象，使内部管理达到真正相融。为此，必须做好两者衔接工作，处理好技术的融合发展、档案管理改革、人才培养方向、思想观念更新等诸多矛盾，“在技术手段保证，安全性尚不完备的条件下，通过把电子化内容打印出纸张并手工签字的做法，能够很好地解决现阶段电子档案与纸质档案有接轨问题”。
针对电算化会计档案需要永久性实行双套制的特点，提出如下对策和建议：
一要高度重视医院会计档案工作人员的选用与培养。把掌握现代化计算机技术、传统纸质档案管理技术和潜在创新意识及能力的复合型人才作为今后人才培养的主要方向。既要依靠档案立卷工作的骨干，也要补充具备计算机、财会、档案管理等学历背景的专业技术人才。加强会计档案人员的继续教育，提高他们掌握和运用现代信息技术和传统纸质档案管理技术的意识和技能，逐步满足双套制模式下现代医院档案工作的发展需要。
二要努力提高档案人员的职业道德水准，建立科学的绩效考核制度，强化各项规章制度，严格防止恶意修改软件程序、篡改数据、非法取得口令等不良行为的发生。
三要强化电算化会计系统网络环境的管理维护工作，保障电算化网络环境的安全运行，保证电子载体物理上安全，电子档案内容逻辑上准确，使两种档案发挥同等社会效益。
四要做好电算化会计档案的收集、管理、保存、整理和利用工作，建立严格的借用制度、定期备份制度和分权限调用制度等，保证会计档案的安全，减少人为修正的可能。
五要建立和加强电子文件管理制度，逐步实现电算化会计档案管理的标准化和制度化，推进档案工作现代化的步伐。
主要参考文献
[1]林越陵.档案理论理论基础[M].呼和浩特：内蒙古人民出版社，2001：20-130.
[2]苏晓轩.纸质档案与电子档案并存时期档案管理若干问题的思考[J].辽宁大学学报，2006（6）：30-34.
[3]姚***.档案室工作基础[M].呼和浩特：内蒙古人民出版社，2001：368.
[4]鲁明珠，邬建萍.对电子档案与纸质档案管理异同的思考[J].云南档案，2007（9）：8-9.
存档证明第5篇
《出生医学证明》是依法许可的医疗保健机构依据《中华人民共和国母婴保健法》的有关规定对新生儿出具的法定医学证明，有着“人生第一证”之称，其作用不仅是证明该婴儿是在中国境内出生的新生儿状态，而且可以为判断血缘关系提供最原始、最科学的原始依据，为公民获取中华人民共和国国籍提供医学依据，为公民进行户口登记、取得公民身份证号码的原始法律凭证，为儿童能依法免费获得接种***苗等保健服务的科学凭证。随着经济的发展和社会的进步，孩子的上学、民族的更换、出国留学居住、对遗产的继承等都需要《出生医学证明》作为凭证，其价值愈来愈大。
《出生医学证明》重要性，对《出生医学证明》的档案管理也很重要。在《档案管理法》中就规定：《出生医学证明》的档案作为人从出生到死亡的最基本资格资料之一，是民生档案的重要组成部分。科学、有效的《出生医学证明》的档案管理能直接促进公安机关对户口办理的速度和效率，提高其为民服务的质量与口碑；能提升医疗机关对母婴保健工作的质量，增加人们对保健机构的满意度，从而协调医患之间的矛盾冲突，维护社会的安定与和谐，可以通过为某些事项提供最为原始的医学凭证，最大限度地维护国家、社会组织和公民的合法权益，保障公民的切身利益。所以，随着社会的进步和发展，生活中越来越多地利用到《出生医学证明》档案，健全《出生医学证明》档案管理工作势在必行并迫在眉睫。
二、目前《出生医学证明》档案管理中存在的问题
（一）保管部门不明确，影响管理质量
由于上级主管部门没有对《出生医学证明》档案管理做出统一的规定，造成各个机构的档案管理缺乏统一性：有的把作为病历在病案室管理；有的因新生儿出生在妇产科，由妇产科管理；有的统一上交到医院的档案室管理。由于管理部门的不明确性，造成其档案管理的不规范性，不同程度地造成《出生医学证明》档案材料的破损、混乱，甚至丢失，不同程度影响到保管的质量，为档案管理的服务性造成一定的障碍。
（二）档案管理无序，影响服务质量
目前在《出生医学证明》的档案管理上存在许多漏洞和混乱，比如签发机构关乎人情存在弄虚作假的现象，比如现在许多家长为了让孩子能赶在8月31日前报名入学，就需要寻找关系更改出生证明，更改户口本上的身份证号；再如档案管理人员缺乏必要的管理知识，对出生医学证明的档案随意排序，电子档案也项目不全，甚至有缺录的现象，造成需要时难以寻找，费时费力，甚至丢失，耽误他人的事情办理。
（三）管理交接脱节，造成人力重复
在医疗保健单位的《出生医学证明》档案管理虽然是专业管理，但由于人力资源的合理流动，管理者存在管理移交等问题，但由于《出生医学证明》档案相对其他医学案例档案受到的重视度相对弱，就存在了管理移交脱节的问题，造成每一届管理者都要重新进行整理、归档等，造成人力资源的重复劳动和浪费，甚至造成对于档案的管理总是处在原地踏步，而无所创新。
三、提升《出生医学证明》档案高效管理的措施
（一）加强学习，提高职责意识
档案管理中的问题存在，说明从上到下对《出生医学证明》乃至档案管理的不重视，因此提高档案管理的有效性，首先要提高从签发机关到具体管理者的档案管理意识，保证《出生医学证明》乃至档案的真实性、完整性、有序性。卫生管理部门和医疗保健部门要定期对签发科室和档案管理人员进行《母婴保健法》中关于“出生医学证明”知识学习，提高有关人员对“出生医学证明”重要性的认识，树立“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的工作宗旨，从而提高自身的工作职责。签发机关要明确责任主体的职责，做到及时签发《出生医学证明》，严格审核补签、换签的手续，确保真实性和公平性；档案管理人员要规范档案归类，做好有效档案、问题档案、废证档案的科学管理，促进管理工作的有序性和快捷性；档案管理人员在流动时做好移交手续，保证后续管理者对档案管理的规律掌握，避免错误管理、费时管理，保证出生医学证明发放工作的连续性和稳定性。
（二）统一管理，实现服务高效
对于《出生医学证明》的档案管理应该实行统一要求、统一管理，就是各医疗保健机构对《出生医学证明》的档案统一规定为档案室专业管理，若能统一到县局、市局档案室统一管理更好，能保障公民利用时求助单一，快捷高效，避免四处打听，万般求索。
（三）规范管理，提高工作质量
对于档案的管理要定位好《出生医学证明》的归档种类，统一于签发类档案，与管理类档案区别开来；《出生医学证明》档案由于存在历史存档和即时调取的双重作用，所以在整理时一定要对零乱的档案进行条理化整理，进行分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗、录制电子档案等，组成有序的管理体系，并在整理的过程中遵循档案的时间特性和形成规律，保持档案文件材料之间的有机联系，并区分档案的价值实行分类管理，为后续管理工作和服务工作提供方便。所以，要对管理人员进行专业培训，提高其规范管理的专业技能，提高管理工作的质量。
比如在对《出生医学证明》的档案管理中做到以下几个重要工作：
科学分类：在对档案按照“年度――保管期限――文件种类――事件分类（首次签发、补发、换发、废证）”进行分类，确保档案整理有理有据，相对稳定，体系连续，便于查找和利用。
规范整理：对“证明”文件的整理中，做到“正本在前、定稿在后；正文在前、附件在后；原件在前、印件在后；改签在前，原签在后；换发在前，原发在后；废件挑出，另行整理”。
有序管理：对所有的档案进行编号，做到不空号、不漏号。对编号进行科学设置，让编号中包括全宗号、年度码、保管期限码、件号。实现一个年度一个保管期只现编一个流水号，每年度从1开始。并在档案首页附编码（如***所示），在档案盒上编制案卷目录，方便查找。
（四）互联管理，实现快捷服务
对于《出生医学证明》的档案管理要实现现代化管理，在对“出生医学证明”的附件、原件复印件归档时同步录取电子档案进行归档，确保档案的真实性。
档案管理部门还可以在同一档案管理的同时，利用医疗机构的信息化管理平台打造“出生医学证明”管理的信息化高速通道，实现婴儿出生、签发证明、录取信息三同步，减少差错，避免不良事件的发生。
档案管理部门对《出生医学证明》实现信息化系统平台的管理，在平台中设置基本的信息查询，方便群众自己查询，为管理人员提供必要的档案编号，节省档案管理工作者的查找时间；也可方便档案管理人员对“出生医学证明”信息的核查、更改，提高为民服务的质量与效率。
存档证明第6篇
《出生医学证明》是国家统一印制，并依据《中华人民共和国母婴保健法》出具的，证明婴儿出生状态、血亲关系，申报国籍、户籍，取得公民身份号码的法定医学证明，出生医学证明档案是国家民生档案的重要组成部分。
一、《出生医学证明》的办理
首次申领《出生医学证明》必须由新生儿母亲亲自办理，在规定时间内携带新生儿父母双方有效身份证原件和复印件，向签发医院申领《出生医学证明》。如特殊原因，母亲不能亲自办理，必须由新生儿母亲写好委托书，委托人持有效身份证原件和复印件才能办理《出生医学证明》。
如遗失等需要重新办理《出生医学证明》的，先到原签发医院出具的出生医学证明材料（原《出生医学证明》存根联编码，到当地《日报》社登报声明，再向医院提出书面补发申请，核实无误后予以补发。
二、《出生医学证明》档案的安全保密
出生医学证明档案不得外借，单位或组织要求查阅的，必须凭介绍证明当场查阅指定的内容；不得公开出生医学证明档案的内容；不得损害出生医学证明档案当事人的合法权益。
保管单位明确并固定档案工作人员，保证管理必要的设施、场所等确保档案的安全，计算机应专机专人专用，周期性地进行密码更改加强安全防范。工作人员应高度重视维护好相关账号的密码安全，不得泄漏密码，如发生泄漏的应及时更改密码并汇报单位领导。
三、《出生医学证明》档案的归档和管理
根据《浙江省〈出生医学证明〉管理规定（试行）》的通知，《出生医学证明》档案的归档文件材料按首次签发、换发、补发进行分类归档，内容真实完整、***文清晰、签字手续完备，作永久保存。首次签发的有《出生医学证明》存根、申领登记表、父母亲身份证复印件；换领的有《出生医学证明》存根、申?I登记表、父母亲身份证复印件及原《出生医学证明》等相关材料；补领的有《出生医学证明》存根、申领登记表、父母亲身份证复印件和报社刊登的声明作废等相关材料。
按档案分类法要求，采用保管期限-年度-问题分类，设立“出生医学证明”类目；按档案管理要求，在年度一致的情况下，以流水号排序。《出生医学证明》存根、《出生医学证明》申领登记表和父母亲有效身份证复印件及相关证明材料装订为一件，采用一人一件一号的形式装订整理，原则上100件为一盒。按数字化档案管理要求，在录入数据的同时做好校对工作，发现错误的条目进行修改，把数字化加工成的 PDF全文挂接到档案管理系统软件上，在档号一致的情况下一一对应，实现档案目录数据与***像文件数据进行批量挂接，发现对接错误的文件及时进行改正，审核无误后按要求打印卷内目录，其中序号为流水号，编号以《出生医学证明》编号顺序排列，题名为《新生儿+母亲+父亲+出生日期》，日期为发证日期，页号为此件文件材料的页数，备注有注明换发、补发、原证号以便统一查找、打印等。
四、《出生医学证明》档案管理存在的问题
《出生医学证明》档案管理制度落实不到位。一些签发机构管理部门和相关工作人员的法律意识淡薄，缺乏有效的监管制度。部分管理和签发机构未按相关要求建立完善各项制度，未严格执行证件入库登记，证、章未分开管理，对相关有效信息核实后盖章等相关管理制度。
《出生医学证明》档案的保管年限不统一，按病历档案保管30年是不够的。未进入档案馆单位的，部分《出生医学证明》档案没有向综合档案室移交，仍由病案室保管，不能做到防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温等，《出生医学证明》档案保管安全性差。
五、改善问题的几点思考
《出生医学证明》作为一种特殊形式的档案，它是具有法律效力的。因此，要定期安排档案管理人员参加档案专业技术人员继续教育和参加数字化档案建设知识等培训班，不断提升档案管理人员的综合素质，专人管理《出生医学证明》档案。
存档证明第7篇
“双归文件”归档条款的编制方法
本文所称的“双归文件”，是指内容和形式相同且应归入不同门类档案进行整理、保管和利用的文件材料。这种性质的文件材料往往在产生时就会根据工作和归档的需要，制作成一式几份。一般在***建、人事劳资等工作中较为常见。对于这种具有双归性质的文件，有些文件形成部门和没有经验的文书、档案人员，往往认识不清、处置不当，不能正确地掌握归档流向和方法，往往造成某种档案中有关文件缺失的结果。
例如，我们平时在工作中常会遇到以下情况：在人事档案中缺少的文件材料，却在文书档案中找到了，或者反之；文书与科技档案之间也会出现类似的情况……这些都会给档案的保管和查找带来困难，甚至因为未能及时查到文件，给利用者或当事人带来难以想象的损失。造成这种情况的一个主要原因，就是我们在编制归档范围时遗留了缺陷，没有明确规定。
为了避免这种情况的发生，笔者认为，各单位在编制新的归档范围和文书档案保管期限表时，对于这种“双归文件”，应在其条款的下方――作出标注，指明此类文件的归档流向，即对文件应分别归属于何种档案作出明确规定。这样做的好处在于，一是便于本单位各相关部门和人员对号入座、正确归档；二是使新编制的归档范围更加规范合理；三是有利于档案部门进行督促检查；四是有利于规范本单位相关部门形成应归档文件材料的数量和质量。
标注方法示例：
本单位先进工作者、劳动模范的文件材料(呈报表、表彰名单、事迹及荣获上级机关的嘉奖、表彰决定、通报等)
县级(含)以上………………永久
县级以下…………………30年
注：先进工作者、劳动模范的个人呈报表应另存一份归人事档案。
有关“双归文件”的处置方法
1.组织发展文件材料(***员发展计划、批准加入***组织关系存根等)。应标注：其中入***申请书、志愿书归人人事档案正本，其他的***审材料归人人事档案副本。其余文件材料归文书档案保管。
2.***员奖惩文件材料。应标注：对***员的奖励呈报表(应为审批后的)、处分决定应有一份归人人事档案。
3.人事任免文件材料。应标注：人事任免(个人)呈报表(应为审批后的)应有一份归人人事档案。
4.劳动模范、先进工作者的文件材料(呈报表、事迹及荣获上级机关的嘉奖、表彰决定、通报等)。应标注：先进工作者、劳模的个人呈报表(应为审批后的)应有一份归人人事档案。
5.对本机关有关人员的处分材料。应标注：行***处分决定、刑事判决书应有一份归人人事档案。
6.职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、辞退、离退休、死亡、抚恤等文件材料。应标注：上述材料一般均应形成两份以上。一份归文书档案，另存一份归人人事档案。其中调资表一般分总表和人头表，但也有例外情况，如只有人头表，没有总表，此时，人头表应有一份归人人事档案。
7.职称评审工作文件材料(评审申报表、评、聘的请示、报告、批复、名册等)。应标注：专业技术资格评审申报表一般为一式三份，其中上级留存一份，一份归文书档案，一份归人事档案。如果只有一份，应形成复制件(复制件应说明与原件相同及原件存放位置，并加盖单位公章)归入文书档案保管。
8.人事考核工作材料(职工年度考核审批名册总表、人头表)。应标注：总表归文书档案，人头表归人人事档案。
9.房产、土地所有权和使用权的文件材料。应标注：凡涉及具体建设工程项目的合同、协议等文件材料，应按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》归人建设项目档案保存，同时亦可将有关文件材料的复制件归人文书档案保存。
10.档案管理及达标定级等文件材料。应标注：全宗指南、分类方案、统计年报、档案鉴定销毁报告、清册以及交接凭证等文件材料应一式2份，一份归文书档案，一份归入全宗卷保存。
其他未能列举的具有双归性质的文件材料，均应结合本单位作出相应规定，并予以标注。
“双归文件”的归档手续
鉴于各单位档案管理水平的差异，上述“双归文件”向本单位档案部门、档案人员或相关部门归档时，必须办理相应的移交手续。移交清册一式两份，交接双方各执一份，以备查看。
证、照类归档文件材料的特殊处置方法
国家档案局第8号令附件《文书档案保管期限表》8.7.3.3中所指的许可证、执照、资质证、资格证等审批、管理文件材料，应进一步细化明确为单位的法人年检登记表、法人证书、组织代码证、营业执照、股权证书、房屋产权证、土地证等。这些归档文件具有经常使用和年检换证等特点，为便于保管和利用，建议在确定保管期限以后，宜做以下特殊处理：