学文网作者简介：1韩明俊，女，1985年7月生，山西文水人，西南民族大学城市规划与建筑学院教学秘书
2 刘 佳，女，1986年11月生，山西大同人，西南民族大学宣传部教师
摘要：近年来，高校学分制教学改革得到不断深入，以学生为中心的选课自主性体现的愈发明显，教学管理工作的重要性也被越来越多的人认可并重视。高校教学秘书工作能力的高低直接关系着教学管理工作质量的好坏。本文将从高校教学秘书的日常工作职责入手，分析新形势下高校教学秘书应具备的能力，以保证教学管理工作正常、有序、高效进行。
关键词：学分制；教学管理；教学秘书；能力
一、 高校教学秘书的工作职责
高校教学秘书作为学校职能部门，特别是学校教务处与学院分管教学领导的联系人，同时也是学院领导与任课教师、学生之间的纽带与桥梁，承担着上传下达的重要使命。教学秘书的工作涉及一个学院所有的教学工作，既要协助教务处下达各学期教学任务，具体落实排课计划等，又要协调学院领导、任课教师及学生之间错综复杂的关系。教学秘书必须能做好学院的得力助手，协助领导管理教学，处理与教学有关的具体事务，保质保量完成领导交代的各项任务。总体来看，教学秘书的工作综合性强、繁琐复杂但非常重要。
每学期初，教学秘书要协助教务处级学院领导检查任课老师到岗情况及备课情况。在正式开学前两天提醒各位老师新学期上课时间，尤其是新学期第一天有课的老师，教学秘书必须通知到教师本人，确保其按时到岗，保证教学工作正常有序开展。
期中，教学秘书要协助教务处及学院领导做好中期教学检查工作并撰写中期教学检查报告。具体检查任课老师是否能按原定授课计划顺利推进教学，征求、收集学生对学院教学方面的意见和建议并做好记录，组织学生完成评教工作。教学秘书在这一阶段最为重要的任务之一是督促各教研室做好期末考核工作。特别是对担任期末考卷的出题教师，一定要确保其能按时按要求提交试卷，并协助教务处做好试卷的验收及印制工作。
每学期末，教学秘书接到教务处安排新学期教学计划的通知及要求，联系各教研室主任提交新学期教学计划，通过学院领导、教研室主任的再三审核，教学秘书在教学系统中落实详细的教学计划。这一过程具体包括每门课程的代码、性质、学分、周课时、总课时、以及排课班级，任课教师，教材等。其中每一环节都要确保万无一失，否则将直接影响到学生是否能按培养方案的要求如期修满规定学分顺利毕业。期末对于任课教师来讲是一段时期教学工作的结束，而对教学秘书来讲，期末却是最忙、最累、最苦的阶段。这一阶段教学秘书负责并具体实施期末考试的组织、开展，参与学生每个科目考试的整个过程，对考试过程中出现的异常情况做出快速、高效的处理，以保证考试的公正，以及成绩的真实可靠。
对教学秘书来说，最考验最繁琐的莫过于教师排课及学生选课阶段。排课既要照顾整个学院每个年级每个专业上课时间的合理性，也要尽量满足任课教师上课时间能相对集中，以便任课教师在上课之余能专心科研创作，提升学院整体科研水平。学生选课也是如此，一旦选课开始，全院不同年级不同专业的学生为了能选上自己喜欢的课程不分昼夜的选课，严重影响了正常的上课及休息，并造成严重的网络拥堵，导致简单的选课过程往往因网络瘫痪而浪费更多的时间。因此，教学秘书必须能对整个过程把好关，统筹规划、合理安排，使尽可能多的学生能选到自己喜欢的课程。教学秘书应该在教务处规定的时间内，分批次地组织各专业各年级的学生分别选课。这样才能错开时间段，确保选课有序、高效进行。
每学期末教务秘书另外一项重要任务便是核算任课教师课时量。教师们的课时量关系着每个老师课时津贴的发放，尊重任课老师的劳动，使每一位任课老师的辛勤劳动都能得到合理的报酬，就容不得半点出错。此外还有教学手册的打印，学生及教师教材的发放等等。
以上所列的是高校教学秘书日常工作中的主要职责。在实际工作中，教学秘书要面对、处理的工作不仅仅包括日常性、事务性的工作，还有更多临时性、突发性工作。不难看出，高校教学秘书工作非常琐碎，随时考验着教学秘书的耐心和责任心。因此，教学秘书必须具备扎实过硬的工作能力，才能在面对突况时能镇定自若地迎接各种挑战。
二、教学秘书应具备的素质和能力
作为学院管理教学的基层组织者和执行者，教学秘书的工作必须足够认真细致。教学作为学院所有活动中最重要的环节，教学质量的好坏决定着学院整体实力的高低，而教学秘书的素养和能力的高低关系着教学管理工作质量的好坏。教学秘书承担的事务繁多，每一个微小的细节都可能影响到学院教学工作能否顺利进行。因此，教学秘书热情、细致、耐心、高效率的工作是保证学院教学活动正常运行的基础，对推进学院建立良好的教学秩序、形成良好的教风学风起着至关重要的作用。
由于教学秘书工作的复杂性、日常性、时效性，笔者认为，作为一名高校教学管理工作者，要保证教学管理工作正常、有序，有效开展，教学秘书必须具备以下几点素质和能力。
1. 周密的计划能力
教学秘书的工作涉及学院各项工作的方方面面，而各项工作的轻重缓急、安排顺序的先后是各项事务能否顺利推进的关键。教学秘书工作时效性强，工作必须在规定的时间内完成。在忙碌的阶段里往往好多事情接踵而至，让人感觉应接不暇。因此，教学秘书首先要有周密的计划能力，要能对各项工作分清主次，并制定详细的计划安排，才能保证各项工作的有序进行。作为学院领导管理教学工作的助手，教学秘书还要对领导近期必须完成的各项事务有详细的计划安排，并适时作出提醒，以免耽误工作。
2. 强有力的组织能力
以期末考试为例。考试作为检验学生掌握知识的有效手段之一，不少学生都惧怕考试，尤其对于平时不学习，妄***在考试中作弊拿高分来评奖、评优的学生，考试过程组织的严密性直接关系考场秩序的好坏。只有把考试组织好了才能保证考试成绩的公平合理，以及后续评奖、评优的公正性。因此，强有力的组织能力是必不可少的。
作为学院办公室行***人员之一，学院大型活动如学术讲座等也少不了教学秘书的组织。教学秘书不仅仅要通知相应人员按时到场，还要做好组织工作。根据讲座内容组织相应人员到场，营造良好的学术氛围，体现学院凝聚力及团结精神，只有各方面组织到位，才能达到预期效果。
3、熟练地协调、沟通能力
以排课为例，教学秘书最终排出的课表直接决定着任课老师的上课时间。对于年龄大或正值孕期的老师而言就必须为他们预留相应的时间，符合他们的工作规律，而这势必又会影响到其他老师的上课时间。因此，教学秘书要从中能够协调各方面关系，尽量使更多的老师满意。熟练的沟通、协同能力是教学秘书顺利开展各项工作必不可少的能力。
4、迅速、高效的执行能力
作为各项任务上传下达的基层执行者，教学秘书处理各项任务是否迅速、准确，直接影响到各项任务的执行后果。因此，教学秘书 在面对各种琐碎的事务面前，不应抱怨，不能拖沓，必须快速准确地将信息传达下去。高效地执行能力是教学秘书必须具备的能力。
5、冷静处理突况的控制能力
教学秘书工作虽然事务性强，但仍需不时处理一些突况。比如老师临时因故不能按时到岗时，教学秘书必须马上通知教务处及相关学生，做好解释工作，避免引起不必要的误会。又比如，考试过程中难免有些异常情况，一旦出现必须马上处理，防止事态严重或失控，保证考试过程顺利。
6、不断追求进步的创新能力
教学秘书要处理的事情过于繁冗复杂，如果每项事务都按常规办法及程序处理，在多项任务同时开展的时候必然会影响工作效率。因此，在当前形势下，教学秘书必须具备一定的创新能力，打破传统思路，不断创新工作方法，才能更快更好的完成工作任务，争取有所突破。
综上，新形势下的高校教学秘书必须具备周密的计划能力、强有力的组织能力、熟练地沟通协调能力、迅速高效的执行能力、冷静处理突况的控制能力以及不断追求进步的创新能力，才能在面对错综复杂的各项事务时，不畏艰难、游刃有余，圆满完成各项任务，协助领导切实做好学院教学管理工作。（作者单位：西南民族大学）
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