学文网商务英语写作格式篇1
关键词：商务英语；写作能力；商务沟通；探索
随着近些年来商务英语的普及使用，人们对商务英语写作的重视程度也随之增加。虽然在一定程度上，商务英语的写作并没有像传统英语那样广泛应用，但是商务英语写作已经成为对商务英语研究的热门话题之一。商务英语写作主要是针对培养相关商务专业的学生更好地掌握对商务英语的使用，学生可以将课堂中积累的商务英语写作知识应用于从事商务型的外企公司的工作中，使得学生可以游刃有余地去处理有关使用商务英语所进行的贸易交流。该文主要是针对这一点，在商务沟通视域下的过程化中，对商务英语的写作进行相关的探索。
1商务英语写作的本质要求
与传统英语写作不同，商务英语写作更加具有专业化、规范化。传统的英语写作只是要求作者明确地写出文章的中心思想和大概内容即可，比较注重的是写作表达上语句的连贯性、通顺性，对于词汇并没有什么明确的要求，使得传统的英语写作看起来比较日常化、口语化一些。商务英语写作对于作者的写作能力有非常高的要求，首先，写作的作者要掌握大量的商务英语词汇；其次，对于文章的整体要讲究规范性，尤其是商务英语写作比较注重格式的规范性；最后，作者在进行商务英语写作的过程中，除了词语使用的规范性之外，语句也必须达到连贯性的要求。要注意上下文承接的严谨性。[1]商务英语主要应用于商务型的场合之中，工作人员使用商务英语进行的沟通是否有效关乎着自身工作的成败并且对企业的运转也会有一定的影响。而职场沟通的有效性主要体现在可用性和说服力上，恰巧商务英语写作的一个重要的原则就是“以读者为中心”。因此，商务英语写作可以很好地锻炼对即将走向工作岗位的学生，对于职场有效沟通的练习作用。
2国内商务英语的教学现状
在中国的教学过程当中，教师一直是学生的主导者，也就是说学生在进行商务英语写作的过程中，教师仍然充当着学生唯一的读者。在教学的过程中，教师固有的角色影响了他们对学生商务英语写作内容的客观评价和指导。在我国的商务英语老师教学的过程中，普遍出现的一个问题就是写作老师大多数只考虑商务英语写作的语法和词汇是否有错误，或者是在书写格式方面是否规范，并没有考虑写作中对商务信息的叙述是否具有可用性和说服性。从商务英语教材的方面来看，国内的教材多偏向于词汇语法的相关练习，以及格式题材上的规范性书写，大体上而言比较注重语言方面的训练。针对目前而言，国内的商务英语写作缺乏对语言实践性和真实性的重视以及对商务知识的应用，并且商务英语写作所运用的教材内容陈旧、重复率比较高，导致学生在进行商务英语写作的过程中所运用的词汇以及整体上的框架结构都是大体相似的。[2]专业人士更加注重商务英语写作过程中的内容和写作风格，然而在教师的眼里更加注重的是语句的规范、拼写上是否存在着错误等。这就导致许多毕业生在实际参加相应的商务工作的时候反馈，公司并不在意语言上的错误，比较注重内容。因此，研究者建议国内的商务英语教师应该着重培养学生的写作风格和写作内容，以便学生在参加工作时可以更好地发挥出自己的能力。
3商务沟通视域下的商务英语写作发展
随着国内外贸易行业不断发展的过程中，经济贸易活动越来越变得频繁和复杂。虽然对于许多人而言，商务英语的本质只是一种语言类的专业，但是在国内外贸易行业的作用下，越来越多的老师意识到单纯的语言知识教学和相应的语言强化训练已经不能满足于当今快速发展的商务贸易行业。迫于商务沟通视域下对商务英语写作的要求，教师应该培养学生具有相关的社会文化知识、商务英语的语言表达能力以及语篇写作的技巧。商务沟通视域下的社会文化知识的良好掌握对学生而言，可以在商务写作过程中充分体现商务情境中的商务知识的应用以及对于交际手段的掌握和运用。区别于传统的语言写作教学，商务沟通视域下的商务写作要求学生将商务情境中的内容有机结合到语言写作的过程当中，加强写作过程中对商务知识的灌输。[3]
4探索商务沟通视域下的商务英语写作能力
在商务沟通视域的作用之下，不论是口语交流还是书面写作，所体现的内容都要强调沟通的有效性。有效的沟通在商务行业的各个环节中都有很大的作用，有效的沟通不单单只是工作人员与客户的沟通，还包括与职工、股东、供货商等人的相应沟通，在跨国的商业贸易中，是否进行有效的沟通直接关乎国家的经济利益。针对这一点，在商务沟通视域下的商务英语写作，要更加注重写作的阶段性，以便对商务英语写作的良好掌握。4.1写作的筹划阶段。在进行商务英语的写作过程之前，学生要有一个写作的筹划阶段。该筹划阶段具体包括的内容是合理分配写作的时间段、对当今的商务商业情形进行一个大致的了解、对受众的基本情况和相应的需求做出一个大致的了解以及确立自己写作的目的等。这其中，要以受众的基本情况和需求为主要重点筹划的一个内容，商务写作的受众读者的类型都是不尽相同的，由于某些受众读者比较特殊，需要作者在进行商务写作的过程中，写作的信息一定是要针对主要决策人的态度和立场进行相应的筹划设计.[4]除此之外，受众的数量、来源以及相关的喜好都需要作者进行前期的调查，对写做出来的受众反应要做出一个前期的预测。因此，商务英语教师在商务英语写作的教学过程中，对于设计写作教学任务这一方面，一定要充分地考虑到写作情境的多样性和复杂性。教师不要只按照传统的教学思路，一味只关注学生的语法、句法和写作格式上是否有错误，一定要重视培养学生积极主动探寻收集信息、设定写作目的等写作能力。4.2写作的实施阶段。在商务英语写作的实施阶段中，要求学生具备对写作语言的受众偏向性、对语言进行有效的设计、有条理性的加工写作能力等要素。写作语言的受众偏向性是指写作文章上的整体语言需要体现受众的重要位置，一般通过采取比较直接的方式，也就是正面性的语言、简单明了的写作方式来体现对受众的偏向性的表达。[5]在此实施的过程中需要注意的是避免套话或者是过多的行话描写，尽量选择表意简洁明确的词语，突出自己的写作的方式风格。除此之外，在商务英语写作的实施阶段，要注意对复合句、简单句以及并列句的合理搭配的使用方法，保证组成的段落具有逻辑性、工整性，这在商务英语写作的过程中是至关重要的。4.3写作的完成阶段。在我国的商务英语写作的教学过程中，写作的完成阶段通常不会被学生们所重视，写作的完成意味着学生的写作作业也随之完成，余下的就有商务写作英语老师进行相关的批改，学生转而准备下一个写作任务。然而商务英语写作是与经济利益挂钩的写作活动，学生需要自己掌握相应的修改的方法和校对的方式方法，在教师检查之前自己应该事先的进行相关的核对工作，养成自我修正的好习惯。在进行商务英语写作的校对过程中，除了注意书写内容的语法和规范性之外，还要重点注意措辞的有效性。写作内容中的相关信息是否属实、对于细节的描写是否严谨、对于书写的格式是否规范等，都是学生在写作完成阶段应该进行校对的相关内容。因此，教师在学生写作的完成阶段应该让学生自行的先对自己的写作作品进行审视校对，培养他们自我修正的习惯。
5结论
商务沟通视域要求商务英语写作能力要具有实用性、技术性和时效性，这些特征成为当下商务沟通视域下必不可少的写作技能要求。区别于传统的写作对于语言的词汇和语法使用的掌握要求，商务英语写作更加注重内容的准确性、时效性。这就需要国内的商务英语教师以上述能力为培养学生的写作目标，将语言的基本技能与商务知识合理地进行有机结合。
作者:王洪伟 单位:宁夏理工学院
参考文献：
[1]陈潇潇,葛诗利.商务沟通视域下的过程化商务英语写作能力探索[J].外语研究,2016,3302:58-62.
[2]周文萱.商务英语写作教材研究[D].上海外国语大学,2013.
[3]林晓芝.基于职业发展的高职学生商务英语写作能力培养探索[J].湖北函授大学学报,2013,2602:117-118.
商务英语写作格式篇2
关键词：商务英语写作；困难；策略
一、引言
进入21世纪，伴随着我国经济的发展，对外贸易成为促进经济发展的重要力量，在此基础上不同文化之间商务交流变的越发频繁。商务英语写作作为商务交际的重要方式在我们的英语教学中逐渐受到了大家的重视。商务英语写作不同于一般的英语写作，它涉及面广，既要有一定的英语写作技能基础，又要有丰富的社会知识和较强的观察能力和分析、解决问题的能力，还应具有一定的***策理论水平。然而在现阶段我国大中专院校中的商务英语教学还存在着许多问题，从而使得我们的学生的商务英语写作水平一直得不到提高，并且在实际应用中很难发挥应有的作用。因此探讨如何在商务英语写作的教学过程中提高教学质量，达到应有的教学标准成为各个大中专院校商务英语教师的研究重点。
二、商务英语写作概述
商务英语写是作为国际商务交流（国际贸易和商务英语专业）等特定的专业学科所服务的。与一般的英语写作相比，它是一种专门用途的写作方式，有学者将其归为应用文写作的行列，其实我们认为应将其划归一种单独的写作方式。
（一）独有的写作文体和格式
商务英语写作有一整套独有的写作文体和格式，商务英语写作文体主要包括Letters，Emails，Memos和Reports四大类，其中商务回绝函(Refusal Letters)、咨询函(Request Letters)、销售函(Sales Letters)、求职信(Job-Application Cover Letters)等多种写作文体和格式都与一般的英语写作存在着区别。
（二）特殊的专业术语
商务英语写作有其特殊的专业术语，而且涉及的范围比较广。以支票为例cheque为支票、current-account holder为支票账户bearer cheque，cheque payable to bearer无记名支票，来人支票，同时也存在着众多简写的形式例如QLTY代表quality。QNTY代表quantity。
（三）严格翻译和使用方法
商务英语有其独特的使用和翻译方法，精确度要求比一般的英语写作更高，在口语和书面语中，用语简洁，尽量避免拖沓、繁琐的语言，而且在写作和翻译中多用长句和被动语态，有时整个一大段就是一个长句。例如We have the pleasure of introducing ourselves to you as a state-operated corporation dealing exclusively in light industrial goods.我们有幸自荐，我们是一家专营轻工业品的国有公司。其中的“有幸”，最简单的翻译就像上面说的那样have the pleasure to introduce，此外诸如take pleasure in introducing，take the liberty of introducing，avail ourselves of this opportunity to introduce等都可以表达这个意思，关键是选对应用的时机。
三、商务英语写作教学中的困境
（一）商务英语写作学习中的困难
商务英语学习是一个长期的过程，短时间内很难达到一个较高的水准，许多学生在学完后大多有以下的感觉：一是看不懂，二是学不会，三是不会用。
1.学生在商务英语写作的学习中由于基础差，词汇量有限，这便从根本上制约了学生的学习。在我国特别是的欠发达地区和较发达地区相比，英语教育设施不健全，学生从小没有养成学习英语的好习惯，这种差别在初高中阶段没有显现出来，但是在升入大学后差别就很明显了。据调查大学生在写作过程中，由于词汇量不够而无法表达出来的占到了71%，因此词汇量不够时制约学生学好商务英语写作的基础原因。例如在句子我们切盼你方进一步的消息——We await your further news with interest.中interest的意思有许多种，兴趣、利益、利率等等，但是应该如何去挑选这几个意思呢？这就考研到学生对单词和短语的理解了。
2.学生在商务英语学习中很难将课堂所学的知识完全消化掉。这一方面是老师在引导方面的问题，而另一方面则是由于商务英语写作本身具有一定的难度，加之学生的基础差、底子薄，因此在学习过程中完全没有兴趣可言，学不会是在所难免的了。商务英语写作不是背背单词、记住语法这么简单的问题，它有自己的一整套体系，应系统综合的加以学习。
3.学生在结束对商务英语写作的学习后在实际操作中不会使用。商务英语写作是一个应用性的学科，目的是培养商务英语交际中的实用性人才，但是在学习过程中大多数学生仍然采用死记硬背的方法。然而学习商务写作不要用背的方法，应该从理解的基础上学习，较容易一点。
（二）商务英语写作教学中的困难
教师在商务英语写作中起到一个引导的作用，运用不同的教学策略引导着学生学好知识，但是由于各方面的原因，教师的引导作用很难发挥应有的效力。
1.是教师给商务英语写作的定位问题。商务英语写作是英语专业和国际贸易专业的基础课程，因此应该将其放在一个较高的位置，但是在具体的实践过程中商务英语写作的课时量相较于其他基础课程少很多，这就使得教师在安排课程的时候出现时间不够的问题，从而影响了教学质量。
2.是教师在商务英语教学中的方法值得改进。在我国的大中专院校中，学生英语水平存在着较大的差异，这种差异给我们教师的教学带来了很大困难，有些学校采取了分级教学的方法，但是这种方法容易出现两极分化的局面。在当前的商务英语教学过程中教师仍然沿用传统的英语教学方法。传统的教育方法包括：讲授法、演讲法、讨论法、谈话法等等。其中讲授法是传统教学方法中受到批评最多的一种，认为它是灌输式的教学方法。而这种方法在商务英语写作的教学中是最无效的，但却是最为普遍的。因此对待实用性较强的学科应该需要新型的与时代接轨的方法，即实现教学方法的革新。
发现问题、分析问题、解决问题，大量事实证明商务英语写作在教与学中都面临了较大问题，如何寻找方法提高商务英语教学质量成为我们分析的关键。
四、提高商务英语写作教学质量的思路分析
在商务英语写作的实践过程中有教师提出搞好英语写作教学的关键是写。但是我们认为这还不够，教育是一个教学相长的过程，商务英语写作业不例外，结合众多商务英语写作的教学经验和教学理论，我们认为提高商务英语写作教学质量可以通过以下几个方面开展起来。
商务英语写作格式篇3
【关键词】外贸信函写作；语言错误；英语教学
一、从写作中的语言错误来探索国际商务英语外贸信函写作的英语教学
关于怎样采取行之有效的解决措施，并且借此来提高学生们关于商务英语外贸信函的英语写作能力，这个问题已经成为了众多商务英语专业人士需要关注的重要问题。因此我们为了找出解决问题入手的关键，方便有针对性的提出解决问题的措施，将会从学生们写作分析的练习中的错误进行举例分析，并以此作为借鉴和经验总结，来仔细分析一下对商务英语专业学生英语表达的障碍，最后得出解决这些问题的有效途径和商务英语外贸信函的正确的合理的教学方式。
1.教学新大纲对商务英语外贸学生写作能力提出的新要求
不仅要求具备专业的理论知识和商务英语理论水平，还要培养较强的灵活运用商务英语的专业技能，而且可以熟练并且***的完成商务英语外贸信函。
2.典型的错误分析
（1）句法中简单句和复合句的理论和概念混淆不清。例：
（错）As no direct steamers to your port， we have to ship the goods to Hong Kong.
（正）As there are no direct steamers to your port， we have to ship the goods to Hong Kong.
（2）对英语句法中典型的句型记忆不清，出现似懂非懂的情况，基础把握不牢固，导致句子结构不明，意义模糊。
例：（误）We would be highly appreciated it if could send us your best quotations.
（正）It would be highly appreciated if you could send us your best quotations./ We shall appreciate it if you send us your best quotations.
（误）In view of our long friendly relations that we exceptionally extend you this accommodations.
（正）It is in view of our long friendly relations that we exceptionally extend you this accommodations.
（3）主谓出现不一致，不能够准确的使用动词的单复数和动词的其他形式。例：
（误）We are pleased to inform you that 500 computers under your S/C No.106 has shipped on board s.s "peace".
（正）We are pleased to inform you that 500 computers under your S/C No.106 have been shipped on board s.s"Peace".
（误）Having not received your L/C， we regret our inability to make delivery of your goods within the prescribed time.
（正）Not having received your L/C， we regret our inability to make delivery of your goods within the prescribed time.
（4）词句和词法之间的错误搭配，造成前后矛盾。例：
（误）We offer you firm subject to our final confirmation as follows.
（正）We offer you firm subject to our final confirmation on as follows.
（5）句子之间缺少了连词，导致句子前后不连贯，条理模糊，不能够有效的突出重点。例：
（误）We have the pleasure of informing you that we have received your L/C NO.103. on examining it carefully. We are regretful to find that some points are not in conformity with the terms in our Contract No.112. You are requested to instruct your banker to make the following amendments.
（正） We have the pleasure of informing you that we have received your L/C No.103. However， on examining it carefully ， we regretfully find that some points are not in conformity with the terms in our Contract No.112. Therefore， you are requested to instruct your banker to make the following amendments.
（6）汉氏英语现象太严重，大部分学生是通过中文思维翻译成英语导致忽略了英汉语言之间的语言结构的差异性。例：
（误）In spite of our again and again reminders（多次提醒）， you have not yet established the covering L/C。
（正）In spite of our repeated reminders（多次提醒），you have not yet established the covering L/C.
（误） As the goods are urgently needed ， so we hope you will deliver them immediately.
（正）As the goods are urgently needed ，we hope you will deliver them immediately./
The goods are urgently needed， we therefore hope you will deliver them immediately.
（7）单词的记忆不够准确，特别是拼写出现错误。在国际商务英语外贸信函中，要求字母大写的情况一般是公司名、当事人明、机构、品牌名、单证、法律条款、贸易专业术语、数字等内容，从而可以极大的引起当事人的注意力，强调重要性。例：
（误）20 cases were missing .
（正） Twenty cases were missing.（通常情况下，当句子的主语是数字的时候，应该直接运用数字字母的拼写，并且首字母应该大写，但是数字的年份除外。）
（误） The amount of the invoice No.02 has been drawn at 30 days.
（正）The amount of the invoice No.02 has been drawn at 30 days.
学生们商务外贸信函写作基础较差的一项重要原因就是英语的语法和词汇理解和掌握问题，对句型的掌握和理解也不够牢固和充实，很多语言的实际运用能力也有问题，不能做到准确的表达自己的思想。所以应该如何进行商务外贸英语写作教学应该遵循以下的方法：
二、探索国际商务英语外贸信函写作的英语教学应该思考的关系
1.英语外贸信函写作应该处理好进出口国际业务等国际课程的关系
对于教学课程逐渐现代化的显著特点就是重点关注课程的整体性，注重连接相关学科的基础知识，重视课程学习内容的统一性。除此之外，想要认真的掌握英语外贸信函写作技巧，还需要进一步的拓展相关的专业治理理论基础，还需要掌握专业语言。认真的研究并且了解国际惯例，进一步的认识商品进出口的流通环节，才可以熟练的写出有关的正确的符合英语外贸习惯的信函。因此在教学活动中，教师应该有意识的平衡两者之间的比重，否则就会出现喧宾夺主的现象。比如在进行涉外合同的协作的时候，国际贸易实务的课程上对于签订合同、履行合同、特殊条款的规定、相关的国际案例法都做出了准确的详细的解释。所以在写作教学的研究过程中，教室就应该把教学的侧重点放在合同的基本格式和规范，写作的具体细节要求（商务英语常用句型和专业术语等），以及保证合同的语言简单明晰，准确无误等。具体点来说就是外贸合同的信函中具体的数量条款、价格条款的拟定应该注意的问题、拟定合同所合适的专业措辞、表达方式等等。再比如说，商务英语的信函的主要任务就是传达信息，所以在实际写作中，应该特别注意时间、日期、地址、百分比、货币、尺度、数量、重量等一些重要的细节，尽可能的避免汉式表达方法。所以在教学活动中应该有目的的，针对性的进行相关的训练并且做到语言的简洁与规范。
2.英语外贸信函写作应该处理好理论知识的传授与写作训练的关系
作者认为在语音外贸信函写作的教学活动中，教师必须及时的传授专业的写作理论和相关的技巧培训，使学生通过从理论基础知识着手来进一步掌握外贸信函写作的基本格式并且以此来作为指导后面的实践写作。教师可以按照概述-范文-写作的步骤来阐述写作等相关方面的知识，指出写作的基本特点和写作的基本规律，然后参考范文，进行正确和错误的语法示范，使学生进一步哦掌握对写作格式的理解，然后制定训练计划，其中包括对不是同类文种的几项重要的技能分解进行单项的基础训练和不同的文体进行综合性的训练。比如在审证改证的信函写作的时候，除了对范文的格式、写作技巧进行解释之外，还可以从中提出问题，并且使学生提出有效的解决方案，进一步加深对写作的理解。例如：审核信用证件的依据是哪些？受益人应该重点对哪方面的内容进行审核？写作过程中应该注重使用哪些句型、习惯用语和表达方法？总而言之，理论作为实践的指导，强化实践和训练，这样才可以在英语商务外贸信函的写作训练中见成效。
3.英语外贸信函写作应该处理好商务外贸英语与普通基础外贸英语的关系
商务外贸英语通常情况下是在进出口的贸易工作中经常使用的语言，而且明显的同普通的基础英语不同，具有其本身独特的语言风格。比如意义准确、格式简洁、措辞严谨准确，这样下来整篇文章都显得严谨而且具有说服力，避免有模糊不清的表达，防止产生歧义，同时语言的组织结构也比较严谨，防止歪曲事实。比如说销售确认书、信用证、合同等各种证件，这些都是语言简洁、结构严谨，而且逻辑清晰表达清楚的。具体体现在用词比较正式，不随意（notify， obtain），而且会出现古体词（hereby， herein， thereof， thereafter， whereby， whereof）， 相近词意的词语的重复运用（ terms and conditions）， 以及谓语动词使用强制性的语言（must，be requested to…），专有名词大写（S/C，L/C，Packing List…）等等。在教学的过程中，我们可以采用让学生参与到语言的实践中来体会外贸英语的特征和文体。具体的实践活动的形式可以是模拟商业活动，比如说针对某些特定的条款进行双方谈判、填报业务单来进一步掌握相关的文体特征。这样情况下，在以后实际操作的过程中，就可以自然而然的处理相关问题，而且会考虑到外贸英语的语言严谨的特征。否则容易出现由于语言的模糊，缺乏严谨性造成双方承受不同程度的经济和业务损失。
4.英语外贸信函写作应该强化英语技能和汉英两种语言的基本功训练
国际商务外贸英语虽然是一门专业课程，但是也要求了学生应该有扎实的英语基本功底，否则很难学好。所以，老师在教授这一门课程的过程中，应该进一步的加强英语基础技能的训练，将传授知识、培养技巧始终贯穿到教学的方方面面。不仅需要传授语法、措辞、逻辑思考能力，加强文字表达的基本功，还更需要关注强化外贸英语中词、句和句型的强化训练。同时还应该避免极端化的教学方式，随着教学内容和方式的现代化发展，很多老师都不由自主的忽略了传统的教学方式的运用，进而不能够使学生们在学习的过程中充分的掌握中英两种不同语言的句法和词汇特点。所以，这就造成了母语对英语学习的障碍。由此我们可以看出来在教学过程中，老师不仅要要求学生加强英语基本功的训练，还应该重视母语的基本表达的练习，同时提高掌握两种语言的能力和修养。这就要求教师在探索教学方法的过程中应该注重灵活性，将汉英两种语言有意识的进行比较，这样才可以加深学生对语言的印象和理解，有助于后来实践过程中的准确应用。
5.英语外贸信函写作应该同实践性教学相互结合，并且借此来培养学生的全方面发展
国际商务外贸英语写作要求学生必须要大量的实践训练，这门课程拥有它本身独特的特色和特点，理论知识少，可操作性强，重点在于培养学生的操作能力、理解能力和运用能力。所以，在实际的教学过程中，应该同实践性教学活动进行适当的结合，进一步完善教学内容，加强学生的适应能力。再多的理论传授缺乏实践活动都是“纸上谈兵”。具体的实践活动可以组织学生们到相关的实习基地进行进一步的学习与经验传授，在专业老师的指导下，有条理的模拟进出口公司的运作流程，具体熟悉到每个环节，从往来的信函交流着手，到报盘、还盘、订单、合同、包装、运输、付款、保险和索赔等等具体的环节，尽可能的再现每个环节。这不仅有助于加深学生对于课堂上所学的理论知识的理解，而且可以培养学生遇到事情从实际出发来解决问题的能力。
三、总结
综上我们可以得出来，要想做好国际商务英语写作的教学活动，进一步培养和提高学生国际外贸信函的专业技巧和写作能力，也是目前主要的教学任务。也是我们为了完成社会使命、为国际贸易事业培养大批合格的、优秀的专业人士的重要使命。
参考文献：
[1]张辉松.从语境因素看外贸信函英语文体特点[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2000年03期.
商务英语写作格式篇4
[关键词] 商务英语书信 格式 结构
随着各国之间贸易交流的加深, 尤其是在我国加入WTO后,国际贸易活动日益频繁，作为对外贸易中的一种基本的交际方式,商务英语书信也得到广泛应用。然而，有些信件冗长而结构不严谨;有些措辞粗略无礼，空洞无物;有些累赘而模棱两可，充满着陈词滥调，晦涩的行话和难懂的专业术语;有的甚至还有拼写和语法错误,这都会阻碍有效的交流。对于国贸专业的学生,以及从事对外贸易的工作者来说,熟练掌握商务英语书信的格式与结构并加以应用,是不可或缺的一项技能。
一、商务英文书信的格式
一般来说,现在使用的商务英语书信的格式主要有两种:传统的缩头式和现代的齐头式。根据英国传统做法,缩头式要在信文每一段缩进五或六个字母的空间,有时可能会缩进更多。现在,齐头式在商务英语书信中使用得非常普遍。它的突出特点就是所有信的内容都从信纸的左边开始,段落与段落之间要比缩头式多空出两到三行,以便于区分。这种格式被称作齐头式。但是,有时把日期放在信纸的左边会给查找带来不便,所以,人们使用了一种改良的齐头式,即把日期放在右边,而把其他内容放在左边。一般来说,我们通常使用单行距来布局一封信,这会使信函有一种紧凑感。根据个人或公司的喜好,可以选择使用齐头式或缩头式。
二、商务英文书信的结构
不论传统的缩头式,还是现代的齐头式,一般商务英语书信的结构都包括十三部分内容,前七部分是每一封商务英语信件所必需包含的内容。在商务英语书信中,每一部分内容都有自己固定的位置,包含自己独特的内容,是不能随意互换的。
1.信头。信头所包含的是写信人的基本情况,包括姓名、地址、电话号码、电传号码，以及传真号码甚至E-mail 地址。信头在信纸的最上方,有的公司把信头直接印在所使用的信纸上。质量优良的信纸,以及一个整洁、匀称的信头,可以展示一个公司的风采,增强公司的信誉。
2.案号和日期。
案号是写信时所给的、以便查询的字母或数字。经常以“Our ref”和“Your ref”来区分。它的位置一般是在信头的右边。而日期在信头以下三行或四行,不管是齐头式还是缩头式,一般把日期放在右端,这可起到行尾的作用,使信看上去更整齐。在商务英语书信中,日期一定要写全,不能用数字的形式,因为美国和英国的日期标示法是不同的。月、日的后面用逗号,年份后面不用标点。
3.封内名称和地址和开头称呼语。封内名称和地址要用齐头式,紧靠信纸的左边,这样会使信看上去整齐。开头称呼语是写信人开始信文的礼貌用语,在英文书信中要使用敬语,在称呼方面,商业上最普遍的有Gentlemen(美国式)与Dear Sirs(英国式)二种,相当于我国的“敬启者”或“谨启者”。如果信是写给某个公司单位的,美语用Gentlemen(复数形式),英语用Dear Sirs。称呼后一般要使用标点符号,英国式采用逗号,美国式用分号。
4.信文。信文是实质性的内容,信文的书写要求是简洁、清晰、礼貌;语法正确,切中要点;段落划分明确,每段集中于一个话题;打印准确,布局要有艺术性,使信件看上去赏心悦目。尤其注意页边空栏,它是信文的框架。信文多用单行距,有些短信可用双行距。
5.结尾敬语。结尾敬语是信件结束时的一种礼貌用语。最为典型的美国式写法是Sincerely和Best regards，典型的英国式表达有Yours sincerely（熟人或知道对方姓名），Best wishes,kind regards 和yours faithfully（不知姓名）。结尾敬语必须和信文紧连一起,不能分开,更不能把它单独放到另一页。如遇此种情况,则信件必须重新安排、打印。
6.写信人签名或签署。签署是写信人或其所代表公司的名称或标记。公司名称可以打印,而主管人签名则必须是手写,两者都不可用印章代替。这部分在结尾敬语以下三行,大约留出五行或更多的空间。
7.注意事项。注意事项的习惯用语是:For the attention of或简单的Attention,下面一般要加上横线。当信件是写给特定的人或主办部门时,则用此用语。它在开头称呼语以上两行。除齐头式外,可放在信文以上中间。
8.事由、标题。事由或标题在开头称呼语以下两行,下加横线,除齐头式外,一般放在信文以上中间。经常是用一词或简单的几个词来表示信文的主题,让收信人先对所谈内容有所了解。9.经办人代号和附件。经办人代号在签署以下两行。是打字员名字的首字母缩写,可用小写,也可用大写。附件在经办人代号以下两行。写信人可标示出一个或多个信中所提到的附件。经常使用的形式有:Enclosure,Enclosures,Encl.Enc等。
10.抄送。抄送在附件以下两行。抄送有明、暗两种方式。明示的标记为cc,后面加上收件人或公司的名字,可打印在原件和复印件上。暗示的标记为bcc,后加收件人或公司的名字,只打印在复印件上,并且只有写信人和收信人知道。
11.附言。附言在抄送以下两行。如写信人想增加些信中忘记提到的内容,可用此方式,但应尽量避免使用。因为它可能会给人一种错觉,即在写信前,你未能很好地安排你的信件,这可能会影响到你的信誉。
总之,当书写商务英语书信的时候,必须谨记:选定一种格式,坚持使用,不能变来变去;结构中的内容要安排合理得当。布局好的信件是双方交易的好的开始。一封布局优雅、端庄匀称的信件,会留给人一种良好的印象,促进双方的进一步往来,直至交易的达成。
参考文献：
[1]戴冬冬:论商务英语写作[J];东北大学学报(社会科学版); 2001年03期;68～70
商务英语写作格式篇5
【关键词】商务信函 写作 教学方法 案例 情景 互评
一、 引言
随全球化进程不断推进，国际交往日益频繁，英语应用逐渐渗透到企业运行，国际人员往来的方方面面。企事业单位对于员工英文能力的要求不断加强，由最初的会英语逐渐转为熟练掌握英语听、说、读、写技能。为顺应时展，高等职业教育中引入商务英语课程，如何做好商务英语教学，让学生具有实际运用的能力，尤为重要。本文旨在讨论商务英语教育，并将商务信函写作作为高职商务英语教学重点，探讨能够切实有效提高教学效果的教学方法。
二、 商务英语的实际应用
作为英语教学的一个独特分支，商务英语有其专业性和实用性，旨在为学生进入社会，顺利开展与国际业务相关的工作奠定基础。商务英语的应用主要分为以下几个方面：商务谈判、外贸往来、商务信函、国际会议。高端的商务谈判和国际在一般的企业日常运营中并不多见，使用商务英语涉及频率最高的就是商务信函的拟写。国际交往中，书信的形式一直被视为***交往方式，每日高频使用，包括外贸信函，日常公司E-mail沟通和各种其他类型商务信函。由于高等职业教育中商务英语的教学应该本着以学生为本，以社会的要求为本，以将知识熟练地运用到工作生活的目的为本来进行，因此，与商务信函拟写相关的教学可谓商务英语教学中的重中之重，如何使学生熟练掌握相关技能尤为重要。
三、提高商务信函写作教学方法
（一）实际案例激发学生学好商务信函的信心和兴趣
高等职业教育所面对的学生在英语基础上一般都较为薄弱，缺乏学习的信心和兴趣。商务信函是商务英语中相对来说较为困难和枯燥的环节，在教授商务信函写作的过程中，树立学生的信心，激发学生的兴趣是教学开端的重中之重。
由于商务英语信函写作是一门实用技能，采用封闭式教学很难使学生真正理解这一技能的重要性，所以在教学中，建议教师在课程开始之初能够将一些实际的国际公司案例讲解给学生听，例如：地域处在两个不同国度的两家毫不相识的公司，如何通过最初的一封商务邮件建立起商业合作伙伴关系，最终实现了双方的盈利和发展或者两家长期合作愉快的公司如何因为一封不恰当的商业信函在商业交往中产生误解和矛盾。如果有条件的话，也可以请一些公司的工作人员来为学生亲身说教，来讲解他们平日里工作所接触到的商务信函往来以及这些信函对于一个公司的发展甚至经济的推动产生的重要作用。在这样的过程中，让学生体会到这是一门对于未来发展实用且不可或缺的技能，从而产生学好商务信函的欲望和兴趣。
（二）为学生深入全面讲解商务信函的格式特点
教师要为学生详细讲解商务信函的独特的格式和写作原则，让学生在学习之初，打下夯实的基础，可以从机械的模拟标准的商务信函开始，逐渐能够根据不同的内容自由发挥。首先为学生讲解全齐头式、齐头式、半齐头式的写作格式，其次为学生讲解拟写商务信函中一个句子只表达一个思想，一个段落只谈论一个话题，以及一封信只围绕一个主题的写作原则，再次让学生遵循简单、明了、内容短小精要的表达方式。同时，用实际信函作为例文讲解，内容尽量涉及实际商务交往中的方方面面，例如如何询价，如何报价，如何建立商业关系，如何进行索赔，如何回复客户投诉，如何拟写私人信函，如何撰写电子邮件等等。
（三）提供模拟场景让学生深刻反复练习
在学生具备了学习兴趣和商务信函的写作知识之后， 要通过实际练习来巩固教学成果， 在教学中，最佳的办法是使用模拟场景让学生自主的思考，撰写商务信函解决问题。教师可以为学生布置模拟场景作为课堂练习和家庭作业。场景的选择要以事实为依托，采用渐入的方式，引导学生进入情景之中，每堂课可以采用一个不同的场景来进行练习，为学生设立工作中遇到的难题，用所学的的内容来解决实际问题。
比如，教师可以为学生假设他们工作在一家从事出版的大公司，公司面对的是自由编辑和读者，公司的任务是向自由编辑催稿，然后按时出版发给读者，但是临近出版日期的时候，有一部分自由编辑未按约定时间交稿，这时候如何用恰当的语言给自由编辑写信催稿。学生可以在这个场景下，运用所学到的写作格式、原则和写作技能自主发挥，教师可根据学生实际写作中反映出的具体问题给出建设性意见。这种模拟场景式练习，不仅可以启发学生思考，更为学生今后进入社会奠定了良好的基础。
结语
商务英语信函写作教学任重而道远，要从思想上深刻影响学生，让学生真正意识到这一技能对于未来发展的重要性，培养其学习兴趣，树立信心。教师要跟上时代的发展，不断更新教学内容，与社会接轨，适当添加对今后职业生涯有用的文体写作，用最切实有效的方式达到教学目的，在反复练习中熟练掌握关键技巧，争取培养出基础扎实，技能熟练的优秀商务英语人才。
【参考文献】
［1］谈芳，苏慧平. 外经贸英语函电. 北京：学林出版社， 2005.
［2］Ron Holt， Deborah Grigor 国际商贸书信大全. 北京：外语教学与研究出版社，2009.
商务英语写作格式篇6
关键词：“课证融通”；课程体系改革；职业能力资格证书
基金项目：本文系第三届（全国高职高专英语类专业教学改革课题）“构建‘课证融通’高职商务英语专业课程体系的研究”（项目编号：GZGZ7611-319）和江西省教学改革课题“基于‘课证融通’的高职商务英语专业课程体系的设置模式探索”（项目编号：JXJG-11-55-5）的部分研究成果。
2006年国家***以教高[2006]16号文件的形式颁发了《关于全面提高高等职业教育教学质量的若干意见》，在文件中提出：加强专业教学标准建设，逐步构建专业认证体系，推行“双证书”制度――学历证书和职业资格证书并重的制度。商务英语专业的人才培养方案和课程体系的设置应参照相关的职业资格标准，以职业能力和职业资格标准为核心，把职业资格证书内容融入课堂教学内容和课程体系，建立突出职业能力培养的课程体系，实现高职教育人才培养目标。
一：“课证融合”的含义
“课证融合”即融“证”入“课”，以“课”为主，将职业技能理论考核内容与相关课程的教学内容相融合，将职业技能操作考核内容与实习、实训教学内容相结合，实现学历证书与职业资格证书这两类证书内涵的衔接与对应， 实现 "一教双证"。
二：外贸函电课程传统教学模式的问题及课程教学改革建议
外贸英语函电是一门实践性和操作性很强的课程，旨在使学生掌握与外贸业务各个流程相关的信函的写法，而现实是该课程在教学中存在着理论和实践相脱节的现象。
1.函电课程传统教学模式的问题
（1）外贸英语函电教材五花八门，但内容大致相似，其中存在较严重的问题就是：内容陈旧，有些甚至是搬用一二十年前的出版物，不适合21 世纪外贸的新形势；教材范例多但不够系统。其次，很多教材的编撰者是英语老师，没有外贸工作背景，与外贸实际操作脱节。
（2）外贸英语函电这门课程的特点决定教师一要具备普通英语写作教学能力，二要精通熟悉外贸业务，而目前兼具这两种能力的教师可谓凤毛麟角。另外教师与从事外贸行业的毕业生或专业人士沟通甚少，这对教学工作很不利。
（3）外贸英语函电是英语写作和外贸业务知识相结合的一门综合性课程，但在传统教学中，教师只重视知识的连续性和陈述性，对范例的选择和使用以及学生对范例的理解及模仿因为缺乏具体的工作环境变得空洞、不够系统，结果导致职业能力缺失。
2.课程教学改革建议
（1）加大外贸英语函电教材和课程内容的改革力度
通过从实训基地和实习单位以及其它方式收集与教学内容相关的外贸业务往来信函等第一手资料，编写案例集，与外贸企业合作编写符合工作实际的工学结合校本教材，并运用到教学过程中，弥补当下许多外贸英语函电教材可操作性不强及范例不够连贯、系统的缺憾。
（2）培养“双师型”教学团队。坚持“走出去，请进来”的原则。定期选派教师到外贸公司参观学习，顶岗锻练，积累实际工作经验；邀请外贸专家来校讲座，聘请外贸从业人员与教师共同执教。
（3）加强双语教学。在教学中将涉及的商务专业词汇，合同条款、保险条款、信用证、单证等内容尽可能用英语表达，使学生尽可能多输入外贸商务知识，且英语阅读和口语能力也得到提高。
（4）教学手段多样化
使用多媒体教学手段。首先，可以演示部分函电素材，如电报、传真、电子邮件、单据、合同、信用证等，同时，教师示范起草、填写、修改等操作，以直观、生动的形式联系实际。如讲到电子邮件，教师可通过网络向学生介绍用MSN、网易等常用邮箱收发邮件；又如讲到装运一章时，可以上网搜索国内外海运公司网站，查阅真实素材，给予学生很强的感性认识，有助于推进学习者的认知过程。其次，教师可利用多媒体课件，展现丰富多彩的教学内容。再次，该课程涉及大量的需要将写好的函电通过网络传递到虚拟业务伙伴处。师生间可以通过答疑、网上讨论、网上习题等方式实现教师与学生之间以及学生与学生之间的互动。
三：课证融通的教学方案设计
1.设计的总体思路
贯彻能力本位、校企合作、工学结合、持续发展的高职教育理念，以发展学生岗位能力为目标，通过典型的工作任务分析确定课程内容。在教学生外贸函电基本知识的时候，创设工作情境要求学生在具体工作角色下分工合作，完成业务往来信函，强调信函之间的联系，每笔业务的连贯性。课程的教学内容与外贸企业业务员实际岗位及相关的职业考证相融合，体现“课证融通”的思想，努力培养外贸行业高素质应用型人才。
2.课程内容设计：
笔者分析了所在高职商务英语专业学生参加的全国国际商务英语考试的考核标准后尝试把考核标准纳入商务英语专业教学计划，将考试内容融入课程体系中。现以外贸函电这门商务英语专业核心课为例探讨如何在外贸函电教学中融入全国国际商务英语考试内容，让学生既获得了阅读、翻译和写作英语商务信函能力，又帮助学生完成了考证的培训，提高学生考证的通过率。
下面先让我们认识一下全国国际商务英语考试这种新兴的考试。全国国际商务英语考试是2007年由商务部中国国际贸易学会发起，“全国国际商务英语培训认证考试中心”认证，是对国际商务英语交际能力的测试，考试结果可作为相关企事业单位人员招聘的参考和国际商务从业人员英语能力的评价依据。该考试旨在统一测试标准和操作规范，促进相关的教育和培训工作，提高国际商务从业人员的职业英语水平。做为一种尺度参照性标准考试，该考试从听力、阅读、翻译与写作、口语四个模块客观地评价被测试者在国际商务环境中的英语应用能力。全国国际商务英语（一级）的考试范围涵盖语言和商务两方面的内容，商务方面涉及国际商务中的常见业务，突出国际贸易实务。考试要求：1.阅读模块能读懂商务信函、广告、备忘录、便条、通知、通用商务单证等商务材料，能运用有效的阅读技巧，掌握中心意思，理解主要事实和相关细节，并能够归纳推理。阅读速度不低于70词每分钟。2.翻译与写作模块能够在30分钟内完成不少于100词的商务写作任务。涉及简历、备忘录、商务信函、通知等应用文体。内容完整，格式正确，语言准确，语意连贯，能够运用基本的写作技巧。能够翻译简单的商务信函、产品说明等材料，译文正确。
根据全国国际商务英语（一级）考试要求，笔者将外贸函电教学内容与全国国际商务英语考核内容相整合。教师在讲授课本教材的时候，根据证书考试的内容和就业需求改变教学方法，以“动态”的方式有的放矢的把职业资格证书课程考试的内容纳入课堂教学。见下***：
外贸函电教学内容 全国国际商务英语考核内容 课证融通后的学习要求
建立业务关系
建立业务关系
掌握有关建立业务关系的常用语句，能书写一般性的建立业务关系的信函。
询盘、报盘、还盘 询盘、报盘、还盘 掌握常用有关询盘及答复的语句，询盘尤其是首次询盘及答复的信函书写要求和方法；
能写出简短、清楚、切题的询盘和答复信函；
掌握还盘信函的书写形式和要求，发盘及还盘的常用语句和常用谈价技巧，正确书写其信函。
订购与确认 订购与确认 掌握有关订单、支付的常用语句；
掌握定单、合同信函书写形式和要求。
支付 支付 了解外贸业务中的几种付款方式，信用证在外贸业务中的意义及其种类；
掌握不可撤消信用证和修改信用证的书写要求和方法以及常用语句；
掌握信用证付款方式来往信函的基本内容及写作。
包装 包装 了解包装的种类及作用；
掌握买卖双方就包装问题交换的信函内容及写作。
装运 装运 了解外贸业务的主要运输方式；
掌握买卖双方就货物装运来往信函的内容及写作；
掌握装船通知的业务思路以及信函的结构安排；
掌握催促发货的技巧和常用的表达方法；
保险 保险 了解外贸业务中的一般保险知识；
掌握买卖双方就保险问题交换的信函内容及写作。
索赔与仲裁 索赔与仲裁 了解索赔及仲裁程序、方式等知识；
掌握索赔及仲裁信函内容及写作。
参考文献：
[1] 林熔，工学结合下课证融通课程体系教学方案设计探究[J]，新课程研究，2009年8月（中旬）
[2] 边虹霞，商务英语专业课程设计研究，辽宁工业大学学报，2012年4月
商务英语写作格式篇7
【关键词】任务型教学模式 中职商务英语写作 教学设计
一、引言
目前，我国中等职业教育的发展已从规模化扩张向内涵型提升转变，伴随着先进的教学理念在中等职业教育中的广泛推广和普及，中职商务英语的教学视线早已从重视学习结果转向重视学习过程，而许多凸显“以能力为本位”的教学模式则受到更多的青睐。以富有活动性、情景性、趣味性、互动性和协作性为特色的任务型教学模式在中职商务英语写作课堂上的应用顺应了中等职业教育的发展趋势，从根本上解决了中职学生学习商务英语写作这门课程的畏难情绪，真正实现了培养中职商务英语专业学生的综合职业能力这一教学目标。
中职商务英语写作课堂采用任务型教学模式，学生不但能建构语言知识体系、掌握语言技能，而且还能学会社交的方法、提高解决问题和做事的能力，为生存和成功作准备。同时，学生为完成任务而进行的对话与合作，能增进学生之间以及师生之间的思想和情感交流，培养主动积极的学习态度，促进“全人”教育的实施。
事实上，任务型教学模式在中职商务英语写作课堂教学中的应用，一方面为中职教师的教学改革提供了良好的契机；另一方面，如何在教学过程中彰显“以职业能力为本位”的任务型教学模式的优势，也给我们带来了挑战。
二、中职商务英语写作任务型教学模式
中职商务英语写作是具有浓厚职业色彩的专业课程，在选择其教学模式时应全方位考虑以下因素：教学模式的科学性、教学模式的实用性、教学模式的有效性、教学模式的发展性以及教学模式的可操作性。
目前，我校中职商务英语写作课堂教学采用的任务型教学模式是借鉴程可拉在威莉斯的任务型模式基础上建构的“情景―任务―操作―评价”模式。
中职商务英语写作的教学目标就是培养中职学生了解各种书面商务交际模式，根据交际任务获取信息，并利用信息，借助字典等工具正确套用所学模式的能力，并以此培养中职学生在职业岗位上的实际英语应用能力。中职商务英语写作任务型教学模式以交际任务为中心引导中职学生获取知识、技能和学习态度，使他们在完成目标任务的过程中不断提升其综合职业能力――这一模式符合中职商务英语写作以能力为本位、以职业发展为导向的教学目标，充分体现了职业教育理论和实践教学一体化的教学理念，其内涵是将学习过程看作是从做中学、学中做的动态过程。
在中职商务英语写作任务型教学模式的课堂教学过程中应注意：写作任务是核心、是导向、是教学目标，真实的写作任务是教学主线，不断给予中职学生运用英语完成任务的机会，教学过程既重视英语知识，也重视英语的语言功能，其目的是培养中职学生在商务情境中运用英语写作的能力；情景是创设任务的前提，是引发需要、激活任务的动机和动力，商务英语写作课堂教学的首要前提就是为中职学生提供真实情景；语言操作是确保任务得以顺利开展和完成的必要条件，它包括文本分析和文本训练，其目的是让中职学生掌握写作文本的格式和特征，然后通过不同程度的练习不断提升该文本的写作水平，从而确保写作任务的形式和意义齐头并进；而评价则是任务的结果，是对任务的正面或者负面的反馈，其目的是确保中职学生完成任务的正确性。
中职商务英语写作任务型教学模式以任务为主线，以情景为支撑，以实践性为方式，以职业能力为本位，以教学过程为关注点，充分体现了课堂教学中学生的主体地位，使课堂教学做到了让中职学生既重视任务的完成，同时也不忽视对英语知识的学习，为中职学生的主动学习和自主发展创造了有利的条件。
那么如何彰显任务型教学模式的优势，使中职商务英语写作课堂教学呈现出师生互动、生生互动的良好学习氛围呢？
三、基于任务型教学模式的中职商务英语写作教学设计
中职商务英语写作教学设计是任务型教学模式在教学过程中的具体体现和行动方案，是确保任务型教学模式得以顺利实施的基本保证。
中职商务英语写作教学设计应建立在任务型教学模式的基础上，以促进中职学生综合素质的提升为总体目标，以体现职业能力为本位，以提高实践能力为重心，在重视英语基础知识学习的基础上，激发中职学生的学习动机，通过循序渐进的教学活动和发展性的教学评价，以中职学生为学习的主体，在教学目标实现的过程中不断强化商务情景中英语写作能力的培养。
现以Questionnaire（调查问卷）的教学设计为例：
1. 教学目标
（1）在实际完成任务过程中掌握调查问卷的格式、写作特点、呈现方式及写作目的；
（2）通过完成层级任务，借助字典、电脑搜索引擎等工具获得写作调查问卷的能力。
2. 教学实施过程
基于中职商务英语写作任务型教学模式的情景性、活动性、趣味性、互动性和协作性的特点，Questionnaire（问卷调查）的教学实施过程如下：
结语
任务型中职商务英语写作教学模式体现了中等职业教育 “做中学、学中做”的理论和实践一体化的教学理念，中职学生在真实的工作场景中运用英语进行写作，使得中职商务英语写作课堂呈现出富有活动性、情景性、趣味性、互动性和协作性的良好态势。中职商务英语写作课堂教学设计只要遵循其教学理念，考虑中职教育的现状，注重中职学生技能的培养和职业素质的提升，就一定能彰显“以职业能力为本位”的任务型教学模式的优势。
参考文献：
商务英语写作格式篇8
关键词:外贸英语函电;课程特征;教材
中***分类号:H319文献标志码:A文章编号:1673-291X(2009)23-0222-03
外贸英语函电是一门融国际贸易业务知识与英语知识为一体的高层次的应用语言课程,它涉及商务信函的格式和写作原则,以及进出口业务的各个环节。它的任务是培养学生运用英语解决国际贸易活动实际问题的能力,使学生了解国际贸易活动中的各个环节及其特点,学习和掌握英语在各业务环节中的应用。它要求学生不仅掌握国际贸易的基本原理、基本知识、基本技能和方法,而且能够撰写格式规范的外贸书信。
一、外贸英语函电的课程特征
外贸英语函电作为一种特殊的文体,有着不同于其他文体的特征。传统的商务信函属于正式文体,体现在格式规范、要素完备、专业特征明显等方面(隋思忠,2007)。随着国际商务的发展,现代商务信函已经出现了非正式化的趋势,表现在词语选用简明通俗、朴素无华,句子简练、言简意赅,语气上越来越接近口语表达方式。
作为一门英语写作与外贸实务相结合的综合型课程,外贸英语函电在语篇、词汇、文体、实用性及学科交叉性等方面都有自己独特的特征。
(一)语篇特征
外贸书信最大的特征就是格式规范。具体来说,外贸书信的格式有全齐头式(full-blocked format)、齐头式(blocked format)、半齐头式(semi-block format)和缩行式(indented format)。由于全齐头式的信函各部分内容都从左边空白处写起,用起来方便省事、快捷高效,是目前使用最广的书信样式。
外贸书信的内容格式也比较严格。外贸书信的组成部分可分为必备部分(standard parts)和任选部分(optional parts)。 必备部分是任何一封外贸书信所必须具有的,包括:信头、日期、信内地址、称呼、正文、结尾套语、签名。任选部分是根据具体的商务活动需要添加的部分,包括:信函编号、事由、经办人代号、附件、抄送、附言。
(二)词汇特征
外贸英语书信有别于其他英文书信的一个特点就是它涵盖了大量的专业词汇,从而增加了教师和学生在教学两方面的难度。撰写外贸英语信函要求言简意赅,切忌模棱两可。学习该门课程应该准确把握词语的含义及使用背景。
外贸英语书信针对不同的对象,采用的开头方式各不相同。具体如下:
Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Wang, 表示写信人知道收信人的姓名和性别
Dear Sir,/ Dear Madam, 表示写给一位有具体职衔的人,而且写信人知道收信人的性别
Dear Sir or Madam, 表示写给一位有具体职衔而且写信人不知道其性别的人
Dear Sirs, 表示写给一家公司,没有明确的收信人
(Bilbow, G.T.,2001:3)
由于外贸英语属于一种公文函电性质,行文时为了避免个人主观色彩,言辞之间杜绝使用第一人称代词单数,第二三人称代词的单数形式也基本不用,而且与之相对应的名词也多用复数。这样,可以突出公函中“公”的意义(孟广君,2000)。如: We have seen your advertisement in the Trade Dictionary No.2.
(三)文体特征
一份好的商业书信应体现出语言自然精炼、行文流畅、可读性高的文体风格(Bilbow, G.T.,2001)。在撰写商业书信时,除了要注意格式规范外,还应注意所使用的语言必须自然精炼,同时避免语言的单调,力求使语言结构富于变化。
(四)实用性特征
外贸英语函电是一门实用性很强的课程。前文提到,外贸英语函电是一门融国际贸易业务知识与英语知识为一体的高层次的应用语言课程,这就要求学生不仅要有扎实的语言基本功,还应该通过具体操作来熟悉进出口业务的各个环节,理解相关的业务知识,训练英语表达的技能(隋思忠,2007)。
(五)学科交叉性
外贸英语函电不同于其他课程的一个特点是其不仅涉及英语和进出口业务的各个环节,还涉及到与进出口业务有关的保险、银行业务、经济法等。这在一定程度上增加了教师和学生在教学两方面的难度。
二、外贸英语函电教学中的主要问题
虽然外贸英语函电课程是商务英语专业、国际贸易、国际金融、涉外文秘、国际商务(国际邮***通信方向)等专业的一门重点课程,然而,目前的外贸英语函电课程教学效果却令人很难满意。具体来说,主要有以下问题影响了该课程的教学效果以及学生的学习效果:
(一)教师因素
外贸英语函电这门课程的性质和语言特点决定了教师必须首先具备以下两种素质:一是擅长普通英语写作教学,具有扎实的英语基本功;二是熟悉外贸业务。合格的英语教师应将教学与实践相结合,既能传授学生语言知识,又能针对外贸业务的各个环节讲授外贸知识。然而,目前的外贸英语函电教学却存在两个极端:一是将外贸英语函电作为英语精读课或者英语泛读课进行讲授,在课堂上全部用英语讲课,对外贸业务各个环节的知识却语焉不详或者一知半解;二是将外贸英语函电看作纯粹的专用英语(English for Special Purposes,简称ESP),由熟知外贸业务及知识的老师上课。这些老师在课堂上注重对外贸知识的讲解,而忽略了对学生英语基础的了解以及对英语基础知识的巩固。
(二)学生因素
外贸英语函电是英语写作与外贸知识相结合的一门综合性、高层次的应用语言课程,对学生的英语基础要求很高,同时要求学生了解外贸知识。因此,一旦学生英语基础差,对外贸知识一无所知,就容易对外贸英语函电这门课程产生畏惧心理,进而严重影响他们学习的积极性以及学习效果。
(三)教材因素
目前,国内关于外贸英语函电方面的书籍种类繁多,内容各异。他们的一个共同点是大多以英语讲解为主,汉语译文或者注释不多。对于中国学生来说,全英文的书籍固然有利于提高英语学习的效果,但无形中也增加了学习的难度,也就很难激发学生学习的兴趣和积极性。对专科生而言,教材的选择应该坚持“学了有用、学了够用、学了能用”的原则。
三、建议与对策
要摆脱外贸英语函电课程目前面临的问题,笔者依据对外贸英语函电课程的教学实践,提出以下建议和对策以供探讨。
(一)提高教师的综合素质
作为外贸英语函电课程教学活动的组织者与实施者,教师自身的素质对这门课程的教学效果及学生的学习效果起着至关重要的作用。具备扎实的英语基本功是对教师的基本要求。同时,由于外贸英语函电是一门专业性很强的课程,具有学科交叉性,因此,承担外贸英语函电课程的教师应该对经济、市场营销、保险、金融、国际贸易、组织行为学等领域的知识有所了解,清楚各领域的理论结构,熟悉商务活动的程序及需要注意的问题(王伶,2008)。具体来说,教师应该从以下几方面提高、拓展自身素质。
1.充分利用网络资源,丰富教学内容
随着计算机技术日趋成熟,当今社会已经进入网络不断普及、信息日新月异的全新时代。网络也为教师提供了丰富的教学资源与学习资源。就外贸英语函电课程而言,笔者在教学过程中就通过网站查阅了大量的相关资料,如国际贸易网(http: //省略/)、世贸人才网(http: //class.省略/class322_16579.shtml)、学习电子商务(http: //省略/)、外贸(http: //省略/)、中国英语网(http: //省略/)等。通过上网,笔者不仅加深了自己对外贸知识的掌握,同时也丰富了教学内容,提高了教学效果。
2.视野开阔
由于外贸英语函电自身的特点,承担外贸英语函电课程的教师不仅应该熟悉商务英语专业的专业教学计划,了解学生外贸知识水平,与商务英语专业其他课程老师进行交流沟通,以人之长补己之短。同时,应该了解相关的法律法规以及国际贸易中的一些通行做法。比如,《跟单信用证统一惯例――2007年修订本,国际商会第600号出版物》(简称“UCP600”)、SWIFT信用证(cf. 徐美荣,2007:152)、《2000年国际贸易术语解释通则》、形式发票、补偿贸易等。
就教学内容来说,教师不应该只着眼于外贸英语函电、商务英语函电、涉外经贸函电、对外商务函电之类的书,同时也应参考外贸英语口语、英文书信、外贸知识等方面的书。笔者在教学过程中,以隋思忠的《外贸英语函电》(第二版)为教材,同时参考了田翠欣与张付宪(2007)编著的《外贸英语口语》以及外语教学与研究出版社2001年引进的Grahame T Bilbow 的《朗文商务致胜英文书信》。
3.提高对语言的驾驭能力
承担外贸英语函电课程的教师不仅应该有扎实的英语基本功和外贸知识以及流利的英语口语,还应该不断提高自己的汉语表达能力。教师应该能够熟练地用英语和汉语表达自己的思想,在课堂上努力做到驾轻就熟、深入浅出、旁征博引,激发学生学习积极性,提高学习效果。
4.提高自身的文化素养
学习一种语言,不仅要学习它的词汇和语法,还应该学习它的文化。作为一门语言课程,外贸英语函电必然要求老师准确把握词汇的文化内涵,理解外贸过程中的文化差异,并引导学生认识到这种差异,从而用地道的英语从事外贸业务。
5.不断改进和丰富教学方法
笔者在教学过程中采用了理论讲解与模版分析相结合的办法。具体来说,就是首先讲解理论知识,然后分析相应的外贸英语书信。比如,在讲解“建立业务关系”一章时,首先讲解建立业务关系的步骤、途径和方法,然后讲解相应的书信。建立业务关系的完备步骤有:告知对方如何得知其情况;自我介绍;表达与对方建立业务关系的愿望;期待对方早日回复。同时,在信中要充分表达自己的诚意,讲明自己的优点。下面一封信讲述的是贸易双方的初次接触。
Gentlemen:
Being one of the largest importers of Chinese arts and crafts in this city and shall be pleased to establish business relations with you.
At present, we are interested in your products, details as per our Inquiry Note No. 618 attached, and shall be glad to receive your keenest quotation as soon as possible.
Yours truly,
该书信开头介绍自己,讲明自己是当地中国工艺品的主要出区商之一,然后告知对方愿与对方建立业务关系,最后表示期待对方早日复函。
教师在实际教学过程中,还可以利用现代化教学手段,如多媒体教学、网络教学等。同时,教师在有条件的情况下,还可以强化实践性教学。
(二)完善学生知识结构,提高学习效果
1.转变学习方式,学会自主学习
学生要积极发挥自身主动性,提高自学能力,加强对各类相关知识的收集、消化与吸收,丰富自己的知识体系,完善自己的知识结构。教师要促进学生自主学习,使学生能够自己去探究、研讨,使他们的身心全部投入到学习活动之中。学生要转变观念,由“要我学”变为“我要学”。
2.扩展学习场所,丰富学习资源
随着网络的发展与普及,网络资源已成为教材之外教师与学生获取知识的最重要的来源。因此,学生在学习过程中,应该充分利用网络资源,实现学习场所由课堂延伸到网络,学习内容由教材延伸到网络资源,积极主动地上网查询各类与自己专业发展相关的信息。
3.打好英语基础,加强外贸知识的学习
英语基础较好的学生可以从阅读英汉对照的外贸知识入手,看懂外贸英语书信,然后逐步写出格式规范、语言自然简练的外贸英语书信。英语基础较差的学生可以从阅读汉语的外贸知识入手,然后在看懂英汉对照的外贸知识和外贸英语书信的基础上,尝试写作外贸英语书信。总之,学生应在打好英语基础的同时,加强外贸知识的获得与学习,逐步掌握外贸英语写作的特点,最终写出格式规范、语言自然简练的外贸英语书信。
(三)改编现有教材,满足教学需要
1.完善现有教材体系与内容
教材的编写非一日之功。因此,以现有教材为基础,对其进行改编理应成为青年教师的基本能力。教师可以结合自身教学实践,依据教学大纲,从学生实际水平出发,参考国内各类外贸英语函电类书籍以及其他一些相关书籍,以某一本教材为基础,对其进行必要的修改与补充。笔者在教学中使用了隋思忠(2007)编写的《外贸英语函电》。该书的优点在于对常见的外贸术语及外贸英语书信中的常见句子给出汉语注释,同时从实用角度出发,设计了大量练习题,以提高学生的实际动手能力。该书的不足在于对外贸业务的各个环节所列书信偏少,学生难以深入全面地理解外贸业务的各个环节。因此,笔者将徐美荣(2007)编写的《外贸英语函电》中关于外贸业务各个环节的书信打印出来,分发给学生。在讲完每一个外贸业务的环节之后,对这些书信予以讲解,并结合隋思忠的《外贸英语函电》中的练习进行巩固,力求使学生深入全面地理解外贸业务的各个环节。
2.英汉语结合
教材的选取与编写都应该考虑到教材的对象是母语为汉语的中国学生。母语对外语的学习有很大影响,因此,外贸英语函电类的教材及书籍应该提供一定的汉语介绍与评注。笔者认为,在编写教材时应该用汉语对外贸知识进行必要的介绍并对外贸英语书信进行必要的汉语注释。这样做可以激发学生的学习兴趣,有效降低学习的难度,从而提高学生的学习效果。
3.理论与实践相结合
外贸英语函电是一门实用性很强的课程,因此在讲解每一个外贸环节时,除了理论知识之外,还应该有足够的实践练习,让学生学以致用,掌握每一个外贸环节及其对应的信函的写作。比如,“销售合同”一章,隋思忠编写的《外贸英语函电》除了对合同的每一条款给出汉语注释外,还专门设计了填制合同练习,让学生切实掌握销售合同的撰写。
四、结语
外贸英语函电课程内容丰富,特征鲜明,对教师、学生、教材都有很高的要求。作为新时代的教师,尤其是青年教师,应该充分利用网络及其他媒体丰富自己的专业知识,提高自身的文化素养。在实际教学中,积极改进教学方法,完善教学模式。同时,应该结合自身教学实践,对现有教材进行改编,逐步形成自己的教学体系。教师应该突出实用性应用能力和专业性技能的训练,致力于培养具有熟练专业技能、较强实践能力和良好职业素质的高等应用型外贸人才(马列展、徐娜,2007)。
参考文献:
[1]Bilbow,G.T.朗文商务致胜英语书信[M].北京:外语教学与研究出版社,2001.
[2]马列展,徐娜.高职院校外贸英语函电课程教学改革与实践[J].江西青年职业学院学报,2007,(3):53-55. [3]孟广君.外贸英语文体分析[J].上海电力学院学报,2000,(4):65-71.
[4]隋思忠,曾玲.外贸英语函电[M].大连:东北财经大学出版社,2007.
商务英语写作格式篇9
关键词:商务英语 实用性教学
中高职院校则以培养应用型人才为主要目标。因此,英语教学要突出实用性,商务英语专业的其培养目标是:培养具备熟练的英语听说读写能力并系统掌握国际商务知识的复合型人才。本人从以下三个方面进行商务英语实用性教学的探索与实践。
一、加强商务英语专业知识的实用性阅读
商务英语阅读教学在实现商务英语的专门用途、培养复合型人才中起着不可估量的作用。对于大部分商务英语专业的学生来说,他们毕业后在从事国际商务时,并不一定都会和外商面对面地直接进行口语往来,更多的是通过商务信件、传真、电子邮件等方式进行贸易活动的。因此。具备一定英语商务文件的阅读能力是商务英语语言运用中的一项重要活动,对于商务英语专业的学生来说,也是―项必不可少的技能。
本人根据自己的教学实践,探索如何在商务英语教学中进行实用性阅读。
1.突出阅读内容的阶段性和实用性
(1)在对商务英语阅读材料进行选择时,教师要考虑阅读材料的内容应与学生的认知水平相适应这一重要因素。对于无相关经验或者相关经验不足的学生。在教学内容的设计上,应遵循由浅入深的原则,从最基础的内容出发。如,在阅读外贸英语材料时,可从基础的Introduction,Money,Communication等主题人手,在学生对最简单的外贸英语知识有了一定了解后,进而介绍Company,Financial services,Internationaltrade,Products等专业方面的知识。
(2)商务英语阅读的内容广泛而且专业性强,因此,在选材时还应具有一定程度的广泛性,所选的材料不但要涉及贸易、经融、市场营销、信息技术等各个领域,还要涉及商务信函、商业文件、商业表格、***表等不同文体。
2.重视实用商务词汇的学习
在商务阅读中,词汇往往是一个大的障碍,如果要求学生单纯采取死记硬背的做法来增加商务词汇量,往往耗时、耗力。结果甚微。本人认为,对于商务词汇的学习,可以从以下两方面进行:
(1)从学生的心理因素入手,帮助消除学生面对不熟悉的商务专业或英语词汇时的消极、焦虑的心情,使他们建立积极的情感态度,保持阅读时平衡的心理状态。
(2)针对不同级别词汇,采用不同学习方法。对于那些商务英语中经常频繁出现的半专业的词,教师在教学中应鼓励学生脱离词典,引导学生在阅读中积累,将生词与已知词汇相关联、演绎、运用语境推测的方法来掌握这―专业词汇。如:“Performance”有“演出”或“公司业绩”的意思、“Policy”有“***策”或“保险单”的含义,它们都属于半专业词汇,在商务英语中分别表示“业绩”和“保险单”,这一类词汇都可以通过上下文推断的方法实现对生词的记忆和把握。
二、强化商务英语实用性写作
教学大纲对商务英语专业学生的写作要求是“具备一定英语商务函电及报告的写作能力”。五年制高职商务英语专业所开设的《商务英语函电》《外贸英语》《外贸应用文写作》等课程,不但理论性丰富,更具有很强的实用性。如何帮助学生提高商务英语专业写作水平,达到在实践中应用自如的目的呢?
1.通过背诵范文训练,实现英语写作的实用性教学
商务英语专业的写作,或形式相同内容不同,或内容相同形式各异,或形式相同内容相近,针对这些特点,背诵在英语写作教学中有着很重要的作用,应该大力提倡。教材中的范文典型而地道,在写作教学中,教师可以帮助学生归纳出每一类应用文的格式和注意事项,总结出常用的词汇和句型,鼓励并督促学生背诵相关的范文。实践证明,先背后写,以背促写的方式,可以使学生在写作时减少很多错误,逐渐养成用英语思维进行写作的习惯。
2.进行模仿写作训练,提高学生英语写作的输出能力,实现实用性教学的目的
行为主义学家Skinner认为,影响行为形成的要素有三个:模仿、强化和扩展,“模仿”就是学习者对接触到的行为的模仿,反复模仿,直至达到机械的、不假思索的程度。商务英语专业写作教材的每一单元都有丰富而典型的例文(sample),这些都是很好的写作范文,对于学生来说,学习应用文写作应从模仿范文写作开始。
3.通过缩写、扩写、改写训练,提高语言应用的灵活度
商务英语写作的内容多为形式相同、内容不同的材料,因此,针对相同形式的文体,可以用不同内容做句型转换练习,进行缩写、扩写和改写训练,这样既有利于学生巩固课文中所学的词汇、短语、句型,又有利于学生系统地理解所学内容,同时也有利于提高学生创造性地***运用语言进行写作的能力。
三、重视听说材料的实用性
商务英语专业的听说课程,内容不仅关注英语口语交际,更与其专业:国际商务知识紧密相连。如《商务英语听说》《外贸英语口语》等课程,所提供的材料从“询问时间、介绍个人信息、打电话咨询”等日常实际情景,到“机场接客人、预定客房、进行贸易谈判”等与工作相关的内容,无不生动而全面,真实再现日常商务英语。因此,为培养学生的语言技能,可以利用这些听说材料,让学生进行反复模仿和练习,边学边用,学用结合,帮助学生把学得的实用知识和技能用于就业和生活中,通过模拟解决在商务往来过程中所遇到的实际问题,学会用英语处理商务实际工作。
总之,中高职商务英语专业学生应用商务英语知识能力对其自身就业至关重要。
参考文献:
商务英语写作格式篇10
参考文献
[1]周邦友.英语应用文大典[M].合肥:中国科学技术大学出版社，2001.
[2]侯维端.英语语体[M].上海:上海外语教育出版社，1999.
[3]程大荣等.商务文书写作理论与实务[M].杭州:浙江大学出版社，2003.
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