学文网（一）照会的定义
“照会”一词，原为参照、会勘、招呼、通知的意思，后引申为文体名称。它是一种国家往来中最常用的一种外交专用文书。
按照国际惯例，照会仅限于外交部及其派出的外交代表机关（如大使馆）、外交代表（如常住联合国代表）与另一国相对应的外交机关、外交代表之间使用。但在外交实践中，有时也用于具有外交性质的领事馆和国际组织。
照会行用时要遵循对等的原则，如***对***，***对***，外交部对外交部等。
（二）照会的分类
1.正式照会
中华人民共和国外交部规定：正式照会由国家***、***府***、外交部长、大使、代办、临时代办等人签名发出，并用第一人称写成。一般不盖机关印章。
正式照会用于：
（1）重大事情的通知。如***的变更，大使、领事的更换，承认、断交、复交等事项的正式通知。
（2）重要问题的交涉。如建议缔结或修改条约，建议召开双边、多边国际会议，互设领事馆，委托代管本国财产，国家***、***府***的访问以及其他有关***治、***事、经济等重要问题的交涉。
（3）隆重的礼仪表示。如表示庆贺、吊唁等等。
（4）为了表示对某一事件的特别重视，处理该项事件时也可使用正式照会。
2.普通照会
普通照会由外交机关（外交部）或外交代表机关发出，行文用第三人称，加盖机关印章，一般不签字。但有的国家要求加盖印章后再由使节或受权的外交官签名。
普通照会用于进行一般交涉、行***性通知、办理日常事务、交际往来。由于外交文书日趋简化，普通照会的使用范围也越来越广，***府之间关于重要国际问题的来往，现在也多使用普通照会。
将同样内容普遍分发给当地各外交代表机关的普通照会，亦称通告照会。例如，外交部用以向各国外交团发送各种事务性通知、规定、条例等的照会，以及各外交代表机关用以通知大使、临时代办离任、返任，外交官到离任、例假日等。这类通告照会可复印，受文机关可写为“各国驻××国外交代表机关”。
（三）照会的基本结构
1.照头
就是照会的开头部分，主要写受照人的称呼、尊称、职衔、姓名或受照机关名称。有时，前面还要加上国家名称。
2.正文
写明照会内容，分为六大类型：一是代办介绍信，二是大使就任通知，三是转送电报，这三种适用于正式照会；四是申述态度，五是通知协定生效，六是大使临时离任通知，后三种适用于普通照会。
3.照尾
包括致敬语和落款两部分。
致敬语多用“顺致最崇高的敬意”。
落款要写明发照人的职务，以及发照的时间、地点。根据需要进行签署和盖印。
【 范 例 】
正式照会例一：代办介绍信
××国外交部长×××阁下
阁下：
在中华人民共和国驻××国特命全权大使赴任之前，我委派中华人民共和国驻××国大使馆参赞（或×等秘书）×××先生为临时代办，办理建馆事宜。
我现在向你介绍×××先生，请予接待，并对他执行任务给予一切便利。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国外交部长（签字）
××××年×月×日于北京
注：1.此介绍信需印正副本各一份，正本面交驻在国外交部长，副本面交驻在国外交部礼宾司长。
2.正本用带国徽、带外交部衔的照会纸印，副本用无国徽、无外交部衔的白照会纸印。
正式照会例二：大使就任通知
（××）××字第××号
××国特命全权大使××阁下
阁下：
我已于××××年×月×日向××国***（总统、国王）××阁下（陛下）递交了中华人民共和国***×××阁下任命我为中华人民共和国驻××国特命全权大使的国书。
我在就任时，诚恳地向阁下表示，我将尽力同你建立良好的联系，以加强我们两国之间的友好关系。
顺致最崇高的敬意。
中华人民共和国驻××国
特 命 全 权 大 使（签字）
××××年×月×日于××
注：第二段措词可视不同情况作适当的变动。
正式照会例三：转送电报
（××）××字第××号
××国外交部长××阁下
阁下：
在×××共和国成立××周年之际，我向您致以热烈的祝贺，并荣幸地送上中华人民共和国******××阁下致×××国***×××阁下贺电一则，请代为转交。电报全文如下：
“×××（首都名称）
××国***××阁下：
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。（电文）
中华人民共和国****** ×××
××××年×月×日于北京”
注：转送电报的照会，如电报内容在照会文中陈述，则也可略去电报的抬头与落款。如电报作为附件单印，则一般有抬头与落款。
普通照会例一：申述态度
（××）部×字第××号
××国驻华大使馆：
中华人民共和国外交部向××国驻华大使馆致意，并谨就×××问题申述如下：
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
顺致最崇高的敬意。
（盖外交部带国徽铜印）
××××年×月×日于北京
普通照会例二：通知协定生效
（××）部×字第××号
××国驻华大使馆：
中华人民共和国外交部向××国驻华大使馆致意，并谨通知如下：
中华人民共和国***府对于××××年×月×日在北京签订的中、×两国***府×××合作协定已履行了手续。鉴于××***府已于××××年×月×日通知中国驻××国大使馆，××国***府批准了该协定，根据协定第×条的规定，该协定将自本照会发出之日起正式生效。
顺致最崇高的敬意。
（盖外交部带国徽铜印）
××××年×月×日于北京
普通照会例三：大使临时离任通知
（××）×字第×号
各国驻××外交代表机关：
中华人民共和国驻××大使馆向各国驻××外交代表机关致意，并谨通知如下：
中华人民共和国特命全权大使×××先生阁下将在×月×日暂时离开××回国休假；在他离任期间，由大使馆参赞（×等秘书）×××先生担任临时代办，主持馆务。
顺致最崇高的敬意。
（盖使馆带国徽铜印）
××××年×月×日于××
——本格式
源于中华人民共和国外交部网站《对外文书的应用》