学文网档案信息化管理第1篇
【论文摘要】信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。计算机技术的快速发展使我们步人了一个信息化的时代，无论是从***治、经济、文化、科技、***事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术不断显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。
1、档案信息化的定义和内涵
1.1定义
所谓档案信息化，就是在国家档案行***管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。
1.2内涵
档案信息化可以从以下几个方面来理解：第一，要实现档案信息的数字化和网络化；第二，要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，要实现档案信息高度共享；第四，要引发档案管理模式的变革。
2、档案信息化管理的必要性
由于档案需长期保存，为提高存储环境，避免可能造成文档纸张受潮、虫蚀以及火灾等灾害，每年大量投入文档的保管经费已在所难免，且因无备份而又为每年不得不有的文档损失耽忧。由于档案需反复查阅，不可避免的存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如何管理、查阅、应用有待全面解决。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。无论是从***治、经济、文化、科技、***事等多个领域还是到人类生活的各个角落，信息技术兀不显示其独特的魅力，成为现代社会和现代牛活不可缺少的工具。可以说，现代信息技术成为实现科学开发档案信息资源的关键条件。
3、加强档案信息化管理的措施
《全国档案事业发展“十五”计划》又把信息化建设列为战略重点之一，明确了“十五”期间档案信息化管理的主要任务。归纳其主要内容有：制定档案信息化管理的有关标准，研制、推广档案管理应用软件，加强电子文件和电子档案的管理，做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用，保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效，建立、规范、联通各区域网络，建立全国档案信息网络，并人国家信息网。实现馆藏档案数字化、传输网络化、资源共享化、服务对象与需求扩大化。
3.1加强基础设施建设
电子计算机技术是当今新技术***的先导技术。电子计算机具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点，在文件的管理上，运用计算机进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应销毁的文件等档案的归档利用和管理工作。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制内目录，还可用于库房的管理。用于特殊的档案工作项目，如编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等工作。因此首先要从硬件上配备电子计算机，提高各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。其次要建设和完善局域网。使各项工作都网络化，加强档案的利用。
3.2档案信息资源建设
3.2.1档案的电子化
所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案资料纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化成为微机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。加强电子文档资料的归档工作，利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于查找利用。
3.2.2加强档案目录数据库建设
我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求，需要加强档案目录数据库建设，开发标准化的档案管理系统，加强档案目录的输入，保存。
3.3档案信息化人才的培养
从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息化了，因此，信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新更科学、更先进的管理方法，因此必须通过各种途径加强档案业务人员培训工作。提高档案业务人员的管理水平。
【参考文献】
档案信息化管理第2篇
一、信息化发展的背景
1、信息系统对业务的覆盖率逐步提高
自上个世纪90年代后，互联网应用的普及和信息经济的兴起，带动了电子***务、电子商务和社会信息化的全面发展。
仅从***府角度看，我国电子***务经过十多年的发展，形成了一定规模的信息化基础设施，建设了大量的电子***务应用系统，正在经历由传统运行方式向以网络为基础的信息化运行方式转移的过程。以北京市为例，“十五”期间，全市1186种***府业务，运用信息化实现的有591种，建成726个业务支撑系统，50%的***府业务通过信息化手段实现；各级***府和业务部门高度重视业务应用系统的开发和应用，约90%的市、区***府部门建设了局域网，超过90%的***府部门达到了人均1台计算机，有90%的***务部门已建成或正在建办公自动化系统，其中无纸化程度达到50%以上的部门占80%。①
2、基于网络平台化的信息共享和业务协同
互联网技术和应用的快速发展，无论是***府还是企业的信息化，都受到战略管理和服务客户的强烈驱动，在不断地扩展信息化的应用领域和内容，朝着基于统一网络管理平台，跨部门信息共享和业务协同的方向发展。
***府各机构在履行经济调节、市场监管、社会管理和公共服务四项基本职能过程时，正越来越广泛地采用信息技术来实现。由于应用目标的整体性，要求***府业务系统、***府信息具有集成性和共享性。例如，北京市业已建立了连接各级***府机构***务系统的***务内网平台，通过信息交换平台和***务门户网站，各级各类***府机构可以实现协同办公和信息共享。又如，北京市东城区首创的网格化城市管理模式，通过综合的信息化手段，实现了对城市各类基础部件的综合管理。再如，“首都之窗”网站群作为***府门户，正把更加全面的***府公共服务纳入到信息化应用范围。②
企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP（EnterpriseResourcePlanning，即企业资源计划）最具代表性。ERP是20世纪90年代提出来的，目前已发展为企业管理信息系统中最为流行的一种形式，几乎是企业信息化的代名词。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。
实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。
3、信息资源战略成为信息化核心内容
2004年12月国家颁布了《关于加强信息资源开发利用工作的若干意见》，标志着我国的信息化步入了以开发利用信息资源为重心的发展阶段，这既是信息化向其本源的回归，也是我国信息化发展到一定程度的结果。
从国家层面来看，信息资源开发利用，就是借助于信息化手段，为提高***府公共服务能力、增强***府能力建设、推动和谐社会发展为目的，形成***府信息资源、社会信息资源综合开发利用的局面，同时推动信息资源产业发展，促进我国经济社会的可持续发展。***务信息资源的开发利用紧紧围绕***务公开、重大基础信息库和重点业务应用系统的建设进行。社会信息资源开发利用重点是强化农业、科技、教育、卫生、社会保障、档案等领域的公益性开发和利用。同时，国家将研究制定鼓励信息资源产业发展***策；健全信息资源市场监管制度，完善网络环境下的著作权保护，提高审批效率，扩大登记备案和事后监督的范围；研究制定***务信息资源社会化增值开发利用的财******策和信息资产管理办法；制定信息资源开发利用标准体系表，优先制定并大力宣传贯彻信息资源分类、共享、基础编码等国家标准；推进公共文献基础数据库建设，积极开展社会化服务。③
从机构层面，信息资源开发利用是信息资源服务于战略决策、满足客户信息需求和提高业务管理信息提供水平的客观发展需要。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息—知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。
二、信息化条件下档案管理的若干问题
信息化系统正在演化成为各类组织业务运行的基本方式，网络平台正逐渐成为***府机构、企业信息运动的支撑平台。对档案管理活动而言，各类组织运行平台的变化，给我们提出了很多基于数字化概念的新问题，这些问题需要我们去深入思考，探索符合信息化特点的新思路和新方法。
1、电子文件长久保存和长期可用问题
人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和最先关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，这包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息的组织是通过编码形式完成的，人们处理、传输、存储和显现数字化信息，要借助能处理这些编码的信息技术设备间接完成，因此，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。综上所述，电子文件的复杂性、变化性、多样性是过去纸张载体所没有的。
归纳起来讲，目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用的途径主要有如下几类方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》所选择的管理方式，方法就是尽可能地选择比较通用通行的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息存在形式，不会出现因为数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标识规范的方法，等等。
为了解决上述问题，国内外都作了相当多的探讨和尝试。首先，各国都倾注力量，制定系统成套的和普遍适用于各类信息系统的电子文件管理需求规范和档案系统标准，力求把问题解决在电子文件的形成阶段，达到电子文件永久保存的目的。如澳大利亚的国家“数字化保管动议”，通过建立文件管理国家标准、文件管理元数据规范、文件系统设计与实施程序等标准规范，保障电子文件的长久保存。其次，从数字档案的永久性入手，研究具有长久保存价值的数字档案的系统化保存、保管方式，如美国国家档案与文件署（NARA）于1998年开始，耗时6年时间对永久保存电子文件的可能性、保存技术、保存系统的功能需求进行了全面的论证和试验⑤。第三，研究数字化适用载体在各种状况下的长久保存问题，如荷兰2000年启动了“数字保存试验”项目，针对***府常用的电子文件类型，进行了迁移、采用XML格式和仿真三种数字保护方法的试验，评价各种方法的效果、局限性、费用及应用的可能性。第四，在我国，通常采用的方式是，档案部门站在长久保存的立场，通过归档要求的约束，保障电子文件的可靠性，如《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-2-1999）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894－2002）等，省市地方和行业主管机构也制定了相关规范或标准，如建设部的《城建电子文件归档与电子档案管理规范》。
2、多种类型数字化信息的档案化问题
在电子文件数量快速增长的同时，其种类也日益丰富，包括文本文件、电子报表、电子邮件、***形、***像文件、视频文件、网页文件、数据库文件等。数字化信息的复杂多样，具有传统纸质文件所不具有的性质，因此，这些数字化信息的档案化在总体上处于随机状态，有些数据累计存储在业务数据库中，有些被定期销毁，有些则被迁移到临时载体上。如果不能建立系统型的管理规则，很可能造成不可挽回的损失。
导致数字化信息档案化问题的原因归纳起来有以下几种情况：
（1）与传统文件运转流程无关。长久以来，人们已经形成了纸质文件档案化的系统化的方法体系，主要是依靠业务流程的自然发展进程，在业务流程终结时，把文件归档转入档案系统，以备今后工作查考。或者对文件的价值进行鉴定，判别文件对形成者的意义大小以及对社会的意义大小，在规定的时间阶段，把分布在各个机构的文件汇集到档案馆集中保存，以长久留存社会记忆，保障社会发展的延续性。久而久之，文件的档案化形成了对业务运转流程及其规则的依赖性，当数字化信息因不能纳入一般的业务流程，或业务流程因信息化而发生变化时，将会导致电子文件在档案化过程中范围的缺失。比如，电子邮件系统已经成为绝大多数***府或企业网络系统的必备子系统，电子邮件也早已成为人们在进行工作交往时的基本工具，很多国家或组织也都制定了电子邮件的管理制度，但电子邮件的档案化问题依然处于随机管理状态，主要原因就是电子邮件联系方式的公私性质不容易界定，不容易纳入到正常的业务运转流程之中。
（2）非文本型数据。在纸质档案管理时期，由于非文本型数据的数据单元不能完整地表达一个事项，数据结构、信息组织方式与文本方式不同，并且很多结构化的数据库数据经常处在变动之中，无法纳入到文本文件的管理体系，往往不进行档案化处理。信息化的发展，使得电子文件的数量与日俱增，但档案机构往往比较注重对文本型电子文件的归档和收集，对非文本型数据库数据、多媒体数据的归档重视不够，也没有切实可行的档案化措施。而且，档案界还存在着一个概念误区，认为数据库文件本来就有自身的数据结构，并且处在存储状态，没有必要再转化为所谓的档案文件。目前，大部分关系型数据库，都是作为支持业务流程的存储机制来建设的，从性质上来讲，可以认为是“暂存数据”，而且，这些数据往往是随着业务过程的变化而不断更新变化的，在结构上又是连续性的，往往不能按事项分块，不能按传统档案管理方式管理。但是，这些数据往往是一个业务系统的核心资源，
支撑着一个机构的业务运行，绝大多数具备档案价值，如果不尽快建立有效的档案管理制度，可能会造成比较严重的损失。目前，有注意到非文本型数据归档的机构，往往采用简单拷贝、累加存储的方式，或者以备灾数据库的方式同构备份数据。这些方式可能不能真正解决数量巨大的非文本数据档案化问题。
（3）网页类型文件。互联网的普及，使数量巨大的Web文件存在于流动的网络信息海洋之中。我国的各类机构为了与外部环境的联系与沟通，建设属于机构自己的网站的比率很高。据***信息化工作办公室的资料显示，到2005年底，我国***府域名（）注册量达到23752个，***府网站达到11995个，县级以上门户网站拥有率达到81.1%，其中部委、省级、地级和县级***府网站的拥有率分别为96.1%、90.3%、94.9%和77.7%。⑥但由于网页文件的内容重复率高，数量巨大，各类机构往往都不作档案化处置。这种情况是否存在档案缺失的漏洞，也是值得深入研究的。
3、双轨制与双套制问题
随着信息化的深入发展，各类机构的信息系统覆盖率不断提高，意味着文件的处理、运行过程的双轨制越来越趋向于单轨制，这是一个必然的趋势。但是，在人们的档案思维中，依然存在着对纸质档案的心理依赖，充满了对电子文件的不确信感。这种情形也体现在国家及行业已经颁布的电子文件管理的相关国家标准、行业标准中，规定对于具有长久保存价值的文件，要电子、纸质形式双套保存。
造成双套制比较普遍的原因，从根本上讲是档案思维还停留在纸质文件时代，对电子文件及其存在的技术环境还不熟悉、不确信，对电子文件是否能够长久保存及长期可用缺乏认知。其次，是国家的档案行***机构缺乏档案无纸化战略规划、制度设计和系统规范，使得对纸质文件依赖成为制度性的选择。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件。《电子签名法》的意义在于通过法律确定了电子数据可以作为法律凭证，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。一般来讲，《电子签名法》主要是规范电子文件的技术条件和应用背景，以保证电子文件在交互过程中的真实性是可确认的，是可以作为证据使用的，但并没有解决电子文件的长久保存问题。而这方面的规范有赖于档案管理机构来解决。
双套制的另一种情形，是国内的各级各类档案馆大量地将纸质档案拷贝成电子档案。为使档案馆蕴藏的丰富档案信息资源能够提供网络应用，根据档案利用需求有选择地提供目录定位服务以及部分档案的原件服务是必要的。如果盲目地无限度地进行档案的电子化，以此作为数字档案馆建设的成就标志，只能造成巨大的资源浪费。
可以想像，不解决双套制的问题，是无法推动信息化发展的。信息化发达国家在信息化进程中都强调“无纸化”作为信息化的战略目标来积极推动，可见它对信息化发展的重要意义。
双套制或无纸化的解决方案，一定不是单纯的技术解决方案，而应该是制度化方案。这个制度化的解决方案，依赖于我国信息化的发展程度，取决于信息系统的业务覆盖率，特别是网络应用的覆盖率。在此基础上要形成无纸化的全面管理制度，可能包括两个层面：档案馆层面的和机构层面的。档案馆层面要解决电子文件永久保存的技术条件（载体的可靠性、信息对格式的非依赖性）、文件真实性的制度和管理系统保障规范、电子文件应用的规范。对机构层面，档案及档案管理系统提供凭证性、证据性文件的系统认证标准、规范，第三方认证机构的建设等。
4、电子文件运动规律与档案管理模式选择
近年来，关于“文件生命周期理论”和“文件连续体理论”的争论十分引人关注。信息化彻底改变了各类社会活动的时空关系和运行模式，人们需要基于新的社会运行方式，建立新的信息思维，寻找信息运动新规律，以求在准确揭示信息运动规律的基础上，更好地进行管理。这是这场争论的意义所在。
“文件生命周期理论”与“文件连续体理论”的实质，是如何看待文件运动的统一性和管理一致性问题。“文件生命周期理论”强调在文件的不同运动阶段有着不同的运动特性，强调在不同的阶段实施不同的管理措施。而“文件连续体理论”认为文件运动是一个整体，文件运动有着不同的功能轴，文件运动每一个时点，都可能包含一个或多个功能价值取向，因此，管理上不必划分文件与档案的阶段性。从弗兰克厄普沃德对文件连续体模式的四项基本原则看：第一，文件价值的持续性与文件档案化。主要强调的是文件、档案的整体观，这与我国普遍认知的“文件管理与档案管理一体化”的观念是相类似的⑦，是“从文件形成到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”。第二，文件联系以逻辑联系为主。这是传统档案学的基本原则，档案的分类、主题方法都是按逻辑组织文件的方法，即使是网络化条件下，文件分处不同的物理位置，也应坚持这种方法。第三，文件管理制度纳入业务活动目标与过程。它强调的是要把文件管理职能制度化地纳入业务系统中，应该说“纳入”概念在档案界也并不是新概念。第四，档案学是随着组织知识的背景条件变化而变化⑧。这是关于档案学理论随着社会发展环境变化的思想，是任何理论都应该具有的素质。归纳起来讲，文件连续体理论强调的是文件与档案是一个整体，不必区别管理，而且从形成阶段就应予以制度化的干预。显然，这一核心思想存在着理论臆断性。文件的形成是为业务运转服务的，其首要目的和价值是业务的有效运转，如果按照文件的历史价值进行文件系统设计，其结果不仅会削弱文件的真实性、客观性，而且可能导致业务系统效率的极大降低。信息化发展的进程已经证实，无论是***府或是企业的系统，随着时间的推移都面临着系统数据档案化的问题，在业务系统中建设数据档案库，或者是不经档案价值鉴定，简单地直接地迁移业务系统数据到档案库，其信息质量根本无法保证。况且，由机构档案室到档案馆的过程，也绝不能是简单的迁移过程。
作为我国的档案工作者，在学习国外的理论经验时，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应该是在考察各种理论的基本背景的前提下，积极汲取各种观点中的有益成分，构建适合我国的档案管理可行模式。
网络技术的发展极大地促进了业务系统的连续性、关联性，如果不在制度上和文件管理要素上对业务系统提出要求，比如提出元数据要求，就可能使业务系统自然生成的电子文件无法长久保存。所以，文件连续体理论提出的整体系统思想是非常值得借鉴的。我国的电子文件管理中提出的全程管理、前端控制思想，就是对这种理论的合理诠释。但是，档案有档案的价值取向，对电子文件的管理要素的控制，不能取代对档案价值的判断和对文件的取舍。特别是在信息膨胀的时代，这一点尤为重要。目前，我国很多地方正在积极建设网络文件中心。这种热潮的基本出发点是，对分布在各个机构的业务活动中的电子文件进行集中管理，有的采取集中存储、集中利用的模式，有的采用备份中心的模式，有的采用存储目录、逻辑归档的模式。网络建立的广泛联系，为各种模式都提供了支持条件。无论是物理集中，还是逻辑集中，电子文件中心都不能以文件的集中取代文件的档案化过程。否则，随着时间的推移，就会出现电子文件的大量堆积的局面。无论采用何种理论模式作为指导，在电子文件运动整体环节中都不能取消“档案化”的环节。在信息爆炸的时代，这一点尤为重要。
注释：
①北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”电子***务规划研究报告》。
②北京市信息化领导小组办公室：《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》。
③⑥《2006年中国信息化发展报告》。
④。
档案信息化管理第3篇
【关键词】档案管理；信息化；现代化
在当前迅猛发展的信息社会下，档案信息化和档案管理现代化已经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。应该说，档案信息化和档案管理现代化已经成为档案信息服务社会的最佳技术手段和实现途径。传统的档案实体管理体制已经开始彻底改变，档案信息化和档案管理现代化势在必行。
一、信息化与档案的关系
1．档案信息是一种重要的信息资源。档案信息是人类知识的结晶，是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据，是一种特殊的信息产品。随着信息时代的到来，档案作为原生信息源，越来越社会重视和利用。事实上，档案的收集、整理、存储就是为档案开发利用作准备，信息的生产、加工、传播和利用的过程，已构成一个完整的信息产业体系。
2．信息化是知识经济时代主线。信息是知识经济的主导和支柱。信息技术的发展最终将人类联贯在一起，构成一个全球化的信息共同体。在这种社会形态下的档案工作，档案的信息化建设当然是贯穿全局的发展主线。
3．信息资源开发利用要服务于客观发展需求。从信息化发展的进程上来讲，信息系统总是由满足业务处理、运行需要开始，信息资源的开发利用遵循着数据—信息一知识的过程。机构层面的信息资源开发利用总是从系统集成、数据集成开始，在整合的数据仓库基础上进行数据的挖掘和满足不同需要的数据应用。这实际上类似于我们传统的档案管理利用流程，应当把它纳入到信息化条件下的档案管理内容范畴。在信息化建设发展的过程中，社会各信息部门担负着掌握、存储、加工和传播信息的职责，有权利和义务对社会信息消费的需求作出反应，提供社会发展和人们生活所需要的各种信息。这是时代赋予包括档案部门在内的社会信息部门的使命，是经济发展途径变革的要求，是生产力进步方式转变的要求。
4．信息化建设是档案工作改革的动力。信息社会的特点是信息生产量大，信息内容丰富，信息需求量激增，信息效益不均。社会信息消费需求主要来源于两方面：一方面是生产需求，另一方面是生活需求。随着信息化建设，现阶段社会庞大的信息消费需求以及将来信息化程度加大时的潜在信息消费需求，也是档案工作改革的直接动力。随着人们生活水平和文化水平的提高，人们的文化需求也越来越高，档案本身的作用随着社会的进步和人们思想观念的***而不断扩大，不仅停留在查找和借阅上，而且可以和文化教育、社会休闲等方面结合，不断满足人们的文化需求。
二、准确把握档案信息化建设水平促进档案管理现代化
1．从提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息，提供信息。随着当前信息技术高速发展，已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”，实现信息共享、共建的目的。对此，开展现代化管理工作，必须做到档案管理软件的选择，推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化，并有很强的包容性。
2．文档一体化，是档案信息化建设的前提。这就要求把档案信息化纳入到办公自动化的总格局之中，与办公自动化融为一体，同步进行。同时，也要求档案人员积极介入此项工作中，提出档案管理和电子文件归档方面切实可行的需求。
3．归档双轨制，是纸质文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则。虽然电子文件大量产生和应用，但它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。据专家预计，在较长的时期内，纸质文件和电子文件还会继续并存。而且按照国家档案局的要求，电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档。
4．档案信息化建设与档案管理现代化还应该坚持以下四项原则。
(1)前瞻性：档案信息化建设的终极目标是建立数字化档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案信息的合理配置与开发利用，最大限度地实现信息资源的社会共享。它需要分阶段、分层次、分步骤地有序进行，是一项耗资巨大、复杂的系统工程。建设所需的各类硬件及网络设施、软件开发以及进行数字化的投入，都需要高昂的费用。因此，在信息化实施过程中，作为企业内部的档案馆(室)在极其有限的财力前提下，一定要审时度势，深入调查，科学论证，努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性，将有限的财力用在信息化建设的关键部位，保证软硬件资源的可继承性，使其既能适应当前信息业的特点和要求，还能符合今后发展和应用的趋势，尽可能避免资源的浪费。
(2)协作性：档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设，在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求。对于人力、财力有限的企业内部的档案馆(室)来说，***完成这些项目存在相当大的难度，这也是制约档案信息资源建设的一大难题。因此，只有坚持协作的原则，加强与企业内各个部门的沟通、协调与配合，主动争取各级领导的支持和各部门的配合。才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。
(3)实用性：档案信息化建设不仅在量，更在于质，在档案信息化建设中，档案馆应坚持实用的原则。不仅要对馆藏档案目录进行数字化处理，更应有选择地对馆藏档案进行全文数字化，在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求，使自己的信息具备”惟一性”，从而让利用者面对庞大的信息体系，而选择点击你的***；根据利用者的需求，将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息，有机地将它们连接成一个整体，为利用者提供优质、高效的服务。
档案信息化管理第4篇
（一）企业基础资料流失风险，随着现代企业经营管理活动日趋复杂，细节管理与过程管理工作成为了满足现代企业经营管理的必要条件。同时，在整个经营管理活动中还会产生大量的基础性与过程性资料，而且其将会在企业经营管理过程中重复使用，具有十分重要的保存价值。但是，因为其整体数量较大，将其纳入到企业档案库中进行集中保管时不但会占用大量的仓储空间，而且查阅不够方便，其不能满足企业应用的现实要求。因此，在企业档案管理工作中一般只是针对相对重要的资料以及具有较高重要作用的基础性与过程性资料进行管理。而对重要性相对较低的资料，通常只是由企业各部门以及具体项目经办人自行进行保管。同时，由于企业不同部门的资料保管人员在档案管理能力以及管理手段等方面参差不齐，加之现代企业管理人员的流动性较强，随着时间的推移，这些基础性资料将面临着流失的风险，这将对企业的长期经营发展造成不利影响。
（二）传统档案管理不能适应信息化发展需要，随着信息技术在企业经营管理中的广泛应用，传统的档案管理方式与所采用的技术手段已经不能很好的适应企业现代化发展需要。尤其是在办公自动化应用趋势的加快，企业所产生的数字档案资料正义惊人的速度增长。很多大型企业内部已经逐步实现使用电子邮件在企业内部传递的联系方式。基于此，企业档案信息化建设工作成为了档案管理工作的主要环节。
二、企业档案管理潜在的信息化要求
（一）现代企业市场开发信息需求现代企业市场开发工作中对企业竞争力的控制不仅仅在于对企业整体质量的控制方面，而且还体现在提高企业市场竞争能力的有效性方面。所以，强化企业对技术竞争的优势作用，提高企业进入、占领市场的速度，同时获得市场信息调控权利，为企业市场开拓提供强有力的基础支撑。
（二）企业发展***策信息需求企业发展过程中，不但需要结合国家发展的基本国情以及国家整体发展趋势，同时还要重视国家***策以及国家资金调控对企业在整体技术创新方面的约束，把握好企业技术创新的各个环节。而只有企业具备与发展***策信息化同步时，才能实时掌握企业***策信息，为企业的发展提供内部动力。
（三）企业档案管理的技术信息在企业档案管理的信息化建设过程中，为了防止信息闭塞对企业整体发展造成的不利影响，同时调整企业档案管理工作中的一些重复性建设工作，并避免在档案管理技术创新过程中出现的失败，必须为上述工作提供信息化支持。只有在相关人员掌握了信息化技术之后，才能对企业的前景控制起到一定的提高，这样才能从本质上提高企业档案管理的创新质量。
（四）潜在的人才信息现代企业经济和技术方面的竞争从根本上讲是人才的竞争，是能够在企业内部经营管理过程中发挥作用的人才的数量和质量。在档案管理信息化建设工作中，不但要强化档案管理信息化建设的技术性人才培养，而且还要对各类人才的信息档案进行基本控制。所以，在现代企业信息化人才建设过程中，人才档案的信息化管理成为了企业人才资源建设的基础性工作。综上所述，在企业的档案管理信息化建设工作中，企业的档案管理工作不但需要对企业整体的技术性设施进行信息化管理，而且还要针对档案管理工作中的信息资源开发、传播进行合理控制。这样才能在资源建设过程中最大程度的给企业的发展提供精确、超前的信息资料。通过调控的方式提升企业档案管理的信息化水平。
三、企业档案管理信息化的建设策略
（一）符合企业档案信息化建设发展的基本方向企业不同阶段所产生的档案资料都有可能成为信息检索者所关心的资料内容，因此在档案管理工作中必须对所有这些不同阶段、不同形式的档案资料进行整理，同时价值更高的综合档案信息为了确保档案信息具有一定的***治性和系统性，必须对档案信息进行精选，只有这样才能为用户提供更加完善的服务。随着信息技术的快速发展，现代企业的档案的生成方式发生了对应的变化，例如，可以在计算机、通讯过程中进行文件起草、签发、管理以及归档等工作。因此，对应的档案管理机制也必须与之相对应。在档案管理现代化建设工作中建立起满足多种机读形式的档案管理体系。
（二）创新企业档案管理手段现代企业的档案管理工作必须要朝着新技术的应用以及多手段的档案管理方向发展，而且这还是提高档案管理工作水平及档案管理效率的有效方式。在管理过程中，档案管理部门必须坚持档案的信息化发展方向，通过利用多种信息技术及手段，逐步拓展信息化发展建设的宽度和广度，积极探索出信息化条件下档案管理的新方法。例如，在档案管理过程中不仅仅只是通过将传统纸质档案数字化处理的方式，而且还必须将电子信息交流过程中产生的信息档案化，增强档案管理的深度。
（三）整合信息档案网络，实现资源共享企业的传统档案管理工作中因为缺乏合理有效的信息沟通，这主要是因为部门之间的割裂导致的。因此，在档案信息化建设工作中，首先要建立起具有统一著录格式与编排方式的当那管理体系，在各个档案部门之间通过规章制度的方式建立其统一的档案管理方式。同时，还要实现企业内部信息资源的共享，让更多的信息利用者能够获得数量更多、范围更广的档案信息，使得其可以更加高效、充分的利用企业档案信息，在服务企业成员的同时，间接的推动了企业的发展。
（四）面向社会，完善档案信息服务体系知识经济时代，信息化是现代企业档案管理工作的发展方向。因此，企业档案管理部门要善于通过捕捉极具时效性的信息以得到进入市场的机会。这时，主动提供企业中的部分信息为社会利用，不但可以提高企业的市场影响力，而且可以通过获取社会信息使用反馈，逐步完善企业档案信息服务体系，为建设更加完善的信息服务提供基础。
档案信息化管理第5篇
1.1创新与安全的挑战
以往施行的档案管理机制的重点第一是方便搜索，使用，第二是保障档案安全。档案管理体系纵向运用前进时，会体现和别的运用体系综合的状况，例如文档管理整体性。针对这种综合，要用革新思想来解决好各个部分的冲突。并且电脑体系以及网络自身在安全部分都存在不足，硬件：人为亦或者自然灾难；软件：受到病毒侵入。并且还没有有关的内部手段进行管理、安全思想脆弱等要素，容易让网络不法分子趁虚而入。
1.2标准化、法制化的挑战
因为档案本身的繁琐性，国内***府的档案管理系统十分繁琐，不集中管理比较突显。因为多处管理，各自有各自的规则，导致了管理规范化统一难。档案方面依据的法律法规较少，乃至对达50年历史的档案一定要密封级别都没有相关的法律根据，导致很多的档案由于密级状况没办法施展其作用。
1.3技术支持不全面
一是电子文件在性质上确定了它的保管条件、保管期限等方面存在着局限，若不能很好加以解决，可能会适得其反。二是在档案信息化建设初期，有大量的纸质档案需要通过扫描仪等设备转化为电子档案，目前我们多数单位使用的平板扫描仪虽然价格便宜，但速度慢，无法适应将原始档案资料短期内完成转化的要求。
2如何改进档案信息化管理工作
2.1转变管理模式
伴随着现代化管理措施以及装置的引入，尤其是电脑、缩微、光盘、多媒体等技术的前进为现在档案管理的前进供应了优越的条件，现在措施推动以往的档案管理形式面对着新的前进。现在，档案管理作业的关键也符合数字化管理的需求，档案管理从以前的实物改变到信息能源的管理，使用信息为管理宗旨，对产生的各类档案开展数字化制作，使用现代化措施对档案信息能源开展管理。档案使用信息化能够多次重复、多平台的使用，必须经过信息化，才能够完成档案信息能源的运用价值，可以为经济前进、科学技术前进等方面供应更加完整、更加便利、更加高效的服务；可以创建出更高的社会以及经济利益，促进其成为将来信息社会前进的珍贵战术能源。
2.2加强基础设施建设
电子电脑措施是现在新措施改革的先进措施。电子电脑拥有计算数据块、精准度高，储存资料以及逻辑辨别性能高并且主动开始计算等特征，在文件的管理上，使用电脑开展资料的收取、搜索、读阅、奉还，还有辨别到时间需要消灭的资料等档案的管理作业。在档案管理中，使用电脑进行档案的搜集、收拾、编写搜索方式、实质简介以及编写内目次，还能够供应库房使用。在特别档案作业中，例如编写大规模搜索工具、为档案的研发作业供应服务和档案计算等作业。所以第一先把电子电脑装置到硬件上，提升各种档案管理室使用电脑以及网络措施的运用水平，慢慢提升档案信息化程度。第二要创建以及健全局域网络。使每一项作业都网络化，增强档案的使用。
2.3建立有效的信息系统
首先，改进和规范在应用计算机条件下文件档案管理工作流程，使之适应档案信息管理的需要；其次，依据文件处理流程来进行档案信息化系统软件功能设计；再次，在信息系统中建立完善的内部控制制度，确保档案的安全。在电子档案使用过程中，首先是应注意电子档案安全性问题。因为计算机网络化的快速发展，电子档案涉及范围迅速扩展，数量也急剧增加，特别是计算机网络化的快速发展，随之而来的问题就是如何在网络下防范计算机病毒以及黑客的攻击，确保电子档案的安全。其次是电子档案的真实性问题。在实际工作中，由于从电子文件的生成到归档缺少程序化管理系统，不能实现系统间的直接链接，目前无法保证电子文件元数据完整归档，多数电子档案与其相对应的纸质档案之间未建立统一的管理方法；储存电子档案选用的载体不耐久等原因，影响了档案的完整性、可靠性，从而影响了档案的真实性。三是电子档案的法律效力问题，通常档案的法律效力都是与其载体相关来确定，电子档案由于没有固定的载体，所以，制定相应的法律认定条文就有一定的困难，这也就是光盘、磁带、磁盘等载体的电子档案未被法律认定的原因。
2.4提高档案工作者专业素质
现代化的设备需要人来操作，档案工作信息化需要人来实现。因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要的：首先，档案管理者必须具多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。其次，全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学及档案自动化管理等有关专业知识和基本技能。再次，档案工作者必须具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询等三方面的能力。档案管理人员必须不断学习相关知识，上级档案管理部门要积极创造条件，有计划的选送档案管理人员进行深造及培训，还可以采取以老带新、以强带弱的办法建立复合型人才群体和梯队型人才结构。
3结束语
档案信息化管理第6篇
【关键词】 档案管理 信息化 缺陷 对策
随着信息化管理模式的不断深入与发展，档案管理也从传统的管理模式逐步向信息化管理方向迈进。由于传统的档案管理过于复杂化，且管理过程中存在很大的缺陷，已经无法满足社会经济发展对信息的需求。因此，实现档案管理信息化迫在眉睫，信息化档案管理不仅提高档案管理工作效率，还推动了档案管理工作向数字化、自动化、智能化发展。
1 档案管理信息化的重要性
1.1 提高档案管理工作效率
基于传统档案管理形式在信息化时展现状下存在的缺陷，实现信息化档案管理，不仅能够打破传统档案管理对信息利用造成的约束，还能够使封闭式的档案管理公开化、透明化，有利于人们对档案信息的接收、了解和查阅。采用信息化管理模式管理档案，不仅能够实现档案信息的规范化、科学化、合理化，还能对档案信息进行合理配置，提高了档案管理工作效率，为社会提供优质的服务。
1.2 提高档案信息详实性和决策能力
相对于传统的档案管理模式，在档案信息详实性以及决策能力上存在很大的问题，由于档案信息量较大，又是人工收集、整理和统计，既无法保证档案信息的准确性，也难以对档案信息做出快速的决策。因此，档案管理信息化，大大提高了档案信息的详实度，还能够对信息做出快速、综合的决策，既能完整的管理档案信息，还能提高信息决策的正确性。充分体现档案管理信息化的优势，在信息管理的各个环节发挥着重要的作用。
1.3 提高服务质量
信息化档案管理大大提高了档案信息的检索能力，能够为人们提供全面的信息服务，利用计算机技术对档案信息进行管理，实现远程服务以及档案信息资源共享。档案管理信息化不仅提高档案信息利用的有效性，还能丰富人们对知识的获取和学习。从各个方面延伸了信息化档案管理的时效性，提高了档案工作的服务质量。
2 档案管理信息化存在的问题
2.1 档案管理理念的制约
知识经济和信息化时展，促使社会各领域对信息需求量不断增加。现代化建设发展是以信息化为载体来开展各项工作。对于档案管理工作来说，必须顺应时展的需要，推动档案管理信息化发展。但是，由于传统的档案管理理念深入人心，很多档案管理工作人员对信息化档案管理模式不适应，导致信息化档案管理无法有效实施。
2.2 信息化技术在档案管理工作中应用不彻底
信息化档案管理得到大力推广和应用，但是有很多组织机构依然采用传统的管理手段，虽然从一定程度上利用了计算机技术，但是却没有将计算机硬件与软件结合起来有效利用，致使信息化档案管理没有得到彻底的应用。档案信息管理、工作人员服务态度、经费等也是制约信息化档案管理工作有效开展的因素。
2.3 档案管理人员配置不合理，缺乏专业性人才
知识经济时代，各行各业对用人要求也越来越高，专业性人才成为阻碍行业发展的重要因素。档案管理工作作为一种信息服务工作，在信息时展的需求下，必须发生转变。由于传统档案管理理念的影响，大多档案管理人员缺乏专业性知识能力，综合素质水平不高，使得档案管理工作无法适应现代化建设发展的需求。很多组织机构在档案管理工作上的人员配置过于随意，以至于管理工作不到位，信息技术在档案管理中得不到有效利用。
3 实现档案管理信息化的对策
3.1 打破传统管理模式，创新管理思路和方法
要想推动档案管理的信息化发展，就必须与时俱进，打破传统管理模式，创新管理理念，转变管理思路和方法，以顺应时展的需求为最终目标。由于传统的档案管理模式在信息的采集、处理、归档、保存等方面过于复杂，且工作效率低下，无法满足不断进步和发展的社会经济。因此，要发挥信息化档案管理的优势，就必须提高管理人员的自身素质，转变管理理念，采用先进的计算机技术，并充分利用计算机软件功能，实现信息化档案管理的高效性、准确性、便捷性。
3.2 强化保密工作，避免信息失窃
档案信息的保密工作必须得到进一步加强，信息化档案管理工作在档案收集、整理、归档以及保存过程中，或多或少存在一定的保密隐患，网络信息技术不是无孔不入的。因此，相关组织结构在进行档案管理工作时，需制定有效的档案管理保密机制，对档案管理网络设置使用权限，加强档案管理系统的病毒防御能力，在对档案信息进行存储和检索时，要设置条件限制，并及时更新系统，扩大档案信息的保密范围。总之，用制度来约束人的主观能动性，从根本上提高档案信息的保密性。
3.3 培养专业性人才，实现人力资源合理配置，
随着信息化不断深入和发展，提高档案管理工作效率，满足人们对档案信息的需求，必须将信息技术应用与档案管理工作中。要改善传统的档案管理模式，就必须提高档案管理人员的综合素质水平，培养专业性档案管理人才，对管理人员进行技术培训，提高管理人员计算机技术的操作和应用能力，进而从根本上改善档案管理工作效率，提高档案信息资源利用率，推动档案管理信息化不断进步与发展。
4 结语
信息化档案管理需要综合多方面的因素考虑，从管理模式、信息技术应用、人力资源配置等方面全面转变，推动档案管理的信息化发展。在当前发展形势下，信息技术应用和知识经济发展成为现代化建设的重点，档案管理既要符合知识经济发展的要求，又要满足信息时代对档案信息的需求。因此，不断强化和提高档案管理的信息化建设，是提高档案管理水平的有效途径。
参考文献：
档案信息化管理第7篇
一、档案管理信息化的内涵
（一）档案管理信息化的定义
档案管理信息化是指在档案管理过程中，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的社会共享。对档案资料进行数字化加工，就要求根据不同专业、不同行业的具体特点，按照不同的标志进行检索、分类、归纳和汇总，以实现信息化管理。其特征如下：①档案信息的数字化和网络化；②档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；③档案信息利用的共享化；④档案信息服务的社会化。
（二）档案管理信息化的主要内容
档案管理信息化内容包括：①信息化的基础设施建设。软件基础设施是信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络，它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。②档案信息资源建设。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，其开发和利用是档案信息化的核心任务，是档案信息化建设的实效所在。③档案的标准规范建设。标准规范建设是档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件的归档和电子档案管理，档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用，逐步形成档案信息化的标准规范体系。④档案信息化的应用体系建设。它是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。⑤信息化人才队伍建设。这是档案信息化的成功之本，对其他各个要素的发展起着决定性作用。
二、档案管理信息化发展的制约因素
（一）档案信息化管理基础工作不牢
主要表现在硬件设施和软件环境两个方面。硬件设施的问题是指实施信息化管理的工具缺乏，硬件设施主要是相关的一系列必要的工具器材，如计算机、打印机、扫描仪、数码相机、光盘刻录机、缩微设备、复印机以及光盘、磁盘等等，由于这些设备的配备都需要较大的经费投入作保障，而且设备的后期维护成本也较高，资金缺乏往往就会导致设备配置紧张。缺乏了必要硬件设备，纸质的档案转换、加工处理、整理分析工作也会受到影响，快捷高效的信息化管理便无从谈起。软件环境是指档案信息管理各个环节的标准规范。比如在把纸质的档案转换成电子文档这个阶段，缺乏详细统一的标准来要求什么样的纸质档案应该采用何种转换格式，导致相同类型的纸质档案经过不同的部门和人员处理就有不同电子格式，增加了信息化管理的工作量和工作难度。还有一些电子表格，同一种表格不同部门或人员填制的格式互不相同，也增加了档案整理、归档的难度。如各类表格，其填写往往缺乏完整性，备注栏填写各式各样等情况大量存在。同时，在电子档案的保管、传递、调阅、使用等环节都没有统一的刚性的要求，存在很多人为主观因素。
(二)档案信息的保密安全性差
档案信息需要共享，这是由档案信息资源自身的特点决定的，档案信息共享也是档案信息化建设的一个基本目标。而信息共享具有限制性，即在一个特定范围内共享；档案信息又在一定程度上具有保密性。但是，在信息化管理中，由于网络等技术的应用，使得档案信息泄密的渠道和风险不断增加，除了常见的网络病毒、网络黑客对管理计算机的入侵，工作人员无意泄露等情况外，电磁泄露、剩磁泄露等威胁更是防不胜防。此外，由于信息化管理下档案信息与载体是可以相互分离的，泄密具有很强的隐蔽性，几乎无法判断档案信息是否被非法复制，而且档案信息在泄露后可借助网络快速传播，很难实现泄密后的补救控制。因此，档案信息共享与安全保密形成了矛盾。
（三）可利用的档案信息资源少
档案馆承担着档案保管和档案利用的职能，但是，长期以来，档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集，并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。即重视档案馆内部组织管理，轻视研究和预测社会对馆藏信息的需求；重视馆藏服务方式，轻视深层次的信息服务；重视馆藏档案信息的***治性和保密性，轻视馆藏档案信息的社会性和文化性；重视以实体为中心的“保管模式”，忽视以信息整合为中心的“后保管模式”。浏览网上档案馆就会感觉到可利用的档案信息资源实在是太少了，读者不愿光顾。
（四）档案管理人员素质偏低
作为一名合格的档案信息化管理工作者，不仅要掌握计算机理论知识和运用技能，熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，而且还应具备对档案信息的加工、提炼能力，把有价值的档案信息有效的传递给档案利用者。这就对档案管理人员的综合素质提出了较高的要求，因此，只有那些既谙熟档案管理又掌握现代信息技术的复合型人才才能胜任这项工作，但是，囿于我国传统的用人体制，再加上现阶段档案部门对档案管理人力资源投入资金有限，这就使得现有工作人员接受培训机会渺茫，优秀人才又难以被吸纳进来，直接导致档案队伍综合素质普遍不高，严重制约了先进技术和先进管理在档案管理信息化建设中的推广和应用。
三、实现档案管理信息化的对策
（一）夯实档案信息化管理的基础
首先是要加强硬件设备的配置。由于档案工作向来不受单位的重视，档案部门必须正确认识自身所处的地位，多方面争取领导的支持，并将档案信息化管理纳入整个单位信息化管理体系当中，才能更好的获得支持，从而改善设备条件。需要充分配备的硬件有计算机、扫描仪、数码相机、刻录机等。设备配备要把握一个原则：既满足工作需要，又节约成本。对于这些设备，档案部门要指派专人对档案信息化管理的电子设备进行维护，保证设备的正常工作，不影响信息化管理的工作效率。
其次要加强标准化、规范化建设。电子文件从形成到归档，涉及到的岗位和人员众多。要确保收集到的档案信息的真实性、完整性和有效性，就必须在电子文件的形成、流转、处置、直到归档的各个环节，实行标准化、规范化、制度化的管理，确保同一类型的档案在不同的部门和人员之间产生的电子文档格式、大小、样式一致，方便对档案实行信息化管理。如文本档案要采取tx t记事本格式还是e x c e l格式，必填的项目该如何填写，选填项目可否有填写者自行删掉，填写后由谁保管，保管多长时间，保管人要负什么责任，调阅的方式和办理程序等等，都要有统一的要求。在此基础上，严格电子档案管理的各个环节，包括生成、加工、还有保管、借阅的程序，做到归档统一、保管安全、使用有序，使制度变成归档人员的自觉行动并及时做好软硬件设备的更新维护。
（二）保护档案信息的安全
网络化档案信息开发利用的正常运行，要依赖于计算机网络的安全。对信息利用安全，要建立层次分明、角色明确的信息利用机制，并建立权限设置的流程；对信息保管安全，要建立档案数据的保存、迁移及其校验机制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系统的信息处理工具，利用工具，确保信息的保管安全；在系统安全管理上，通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，确保档案信息资源的安全、有效以及网络系统正常运行安全；同时，还必须重视培养电脑技术开发人才，解决技术上的障碍；此外，要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠；最后，还要加强对信息工作人员的管理，由于信息时代，档案工作人员接触到的信息更加频繁和密集，其中包括企业的核心数据信息，因此，加强对信息工作人员的管理，建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员队伍，非常现实和必要。
（三）加强档案信息化资源建设
档案信息资源建设是档案信息化建设核心的重要要素。一是要从丰富馆藏入手，狠抓信息的储备，开展广泛的收集、广揽社会信息、改善馆藏结构，增加档案门类。二是要在进行数字化的时候，不仅是把现成的档案数字化，还要对分散的档案信息进行整合、加工，把经过二次加工的信息同时进行数字化，才能真正扩充信息资源，提高信息资源的质量和利用率。在档案管理系统建设中常遇到过分强调本单位特殊性，管理方式不可更改的情况。这种无视标准化、拒绝采用标准的观念极其有害。曾有过高层***府机关，采用仅凭经验管理档案的方法，连续数十年不变，虽然也很有成效，但不具有通用性，无法实现必要的共享。采用标准意味着系统性的进步，对信息系统的长远发展有不可估量的推动作用。因此，必须大力推进共同标准的制定和应用。对耗费巨大的部分标准，例如电子档案的标准更应统一领导，集中力量，不断推进。同时，相关的立法工作也应及时跟上步伐，这是档案管理信息化建设健康发展的重要保证。由于档案馆是一个信息社会的重要组成部分，在该领域中会遇到国内外各种各样的法律问题，必须认真研究计算机和网络的法律法规，以保证信息化建设的正常进展。
（四）加强档案信息管理人才的培养
档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。作为应用性很强的档案工作，为了培养档案管理人才，必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足档案管理信息化的需要。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段———档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术***给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作。档案工作人员必须能熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护。因此，必须对现有档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具备较强的开拓创新意识。此外，对档案信息管理急需人才和高端人才加以引进，以解除单位档案信息管理人才缺乏的燃眉之急，并且能即时调整档案信息管理人员的知识结构。
参考文献
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