学文网高校档案管理篇1
【关键词】档案管理；***治素质；业务素质
同志在对档案工作的指示中提出：“努力采用现代化的手段，不断改善服务质量，把档案工作提高到一个新水平”。在经济全球化、社会信息化的时代背景下，研究信息技术在档案管理中运用问题，确保档案的质量，提高档案的保存、检索和使用效率[1]。为教学、科研和各项管理工作服务。实现档案管理的科学化、现代化，是摆在高校档案管理人员面前的一项重要任务。对此，笔者结合工作实际，谈几点看法：
一、首先提高对档案工作重要性的认识
必须充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义。同时，要充分认识高校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不足，势必会严重影响档案信息服务工作的深入开展[2]。档案现代化建设的好坏是衡量高校现代化水平高低的标尺。搞好档案现代化建设，以促进高校的全面发展。在提高认识的基础上，要切实转变观念，强化信息意识，要树立科学发展观指导高校档案现代化建设。加强档案意识，增强服务意识，要使档案工作与时俱进。认真执行档案法，强化法制教育，增强法制观念，把档案法制建设纳入普法宣传计划，在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中，努力做到“三纳人”，即工作中，做到档案工作纳人学校的规划和计划、纳人学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围，给予档案工作以各方面的支持。
二、提高高校档案管理水平必须建章、立制，依法治档
建立健全档案管理规章制度。规章制度是档案工作实现管理现代化的行为准则。依法治档，依法护档，依法用档。努力提高档案管理部门的责任意识，建立系统有序的管理体制，档案的权威性在于其真实可靠性。真实是档案的生命，也是档案管理部门的神圣职责。档案管理的最终目的是为了更好地提供利用。只有增强档案管理职能部门的责任意识，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，把好部门自身关,才能确保档案的质量。
三、努力加强档案管理人员的自身建设
1.要提高档案管理工作人员的业务素质。档案管理是一门综合性的边缘学科，涉及的知识面广，不仅要有档案知识、历史知识、情报学方面的知识，还要具备计算机应用、复印等技术方面的知识。当前我国高校档案部门人员素质基本上存在着平均学历较一般单位档案馆人员要高，但取得档案专业学历者少。由于身处高校，近水楼台先得月，高校档案人员通过在高校内部进修取得较高学历比其他单位的档案工作人员要容易得多。从整体上看，档案管理工作人员平均学历不低，但现有高校档案工作人员学历中，档案专业学历所占比例过低，通常不足四分之一。大多数人对计算机及其网络技术、英语、文史、摄影等知识的掌握尚嫌不足。我们知道，档案事业有自己的科学体系，档案工作也有自身的规律、性质、原则、特点。高校档案管理水平的提高关键是要形成一支高素质的专业队伍。为此，要补充计算机和现代信息技术专业人才。要为在职档案工作者的知识更新、业务水平的提高创造条件，提供机会，加强在职培训，适当安排脱产进修。建立人才培养、使用和管理的新机制。在配备档案人员时，要注重性别、年龄、文化、专业结构层次的比例。要采取多种形式加强对档案人员的业务指导和培训，定期组织业务学习，并与工作实绩一起进行考核。档案管理工作专业性强，同时也是一门科学。作为学校的档案管理者，必须努力研究档案管理业务，深入系统地了解和掌握档案学的业务知识，提高档案工作者的文化水平。要有一定的超前意识，学习有关电子计算机等先进的科学技术，用多方面的现代化科学知识武装自己，不断提高档案管理的现代化水平，逐步加强档案的规范化管理。同时，档案管理者要牢固树立为一线教学服务的意识，克服重管轻用的思想，积极主动地想办法，创造性地开展工作，充分发挥教学档案在教学科研中的重要作用，不断提高档案的服务水平。
2.加强高校档案工作人员的职业道德教育。职业道德是指人们从事社会职业、履行职责过程中，在思想和行为上应遵循的原则和规范。它是依靠社会舆论和人们内心信念以及传统习惯来维持的。档案管理工作是一项服务性很强的工作，是为高校的全面建设事业服务的，它要求高校档案工作人员具有吃苦耐劳、无私奉献的敬业精神，有高度的责任感和荣誉感以及正确的行为规范。要牢固树立“服务第一”，一切服从、服务于学校中心工作，全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想。服务过程中要做到态度热诚，细心周到，百问不烦，以满腔热情接待好每一位用户，使用户高兴而来，满意而归。
四、实施科技兴档，提高档案工作的整体水平，是新时期档案工作者需要注重解决的新课题
档案信息资源网络化是实现档案信息利用效益最大化的有效途径。利用计算机管理系统，实现档案的著录与标引、编目、检索、统计自动化替代所有手工抄写工作，实现档案的自动化处理和网上查询。要充分地利用计算机和网络，探索档案的现代化管理。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。把部分纸质档案转化为数字档案信息，建成各类全文数据库和多媒体数据库。通过网络向广大师生服务，可以大大地方便师生检索和查询资料，有利于查到、查全。从而更好地提高档案的服务水平。应配备档案密集柜、计算机和缩微设备。建立起一个门类齐全、结构合理、管理科学、设备先进，为学校和社会提供有效服务的校档案馆。档案是一种信息产品，又是人才信息资源库，合理利用这种资源，使其最大限度地发挥作用及获得最佳效益，这是档案管理的宗旨。高校档案馆不仅要收集校内档案信息进行加工、整理、汇编，还要广泛收集兄弟院校的信息资源进行加工利用。不但各高校档案馆之间相互协作，而且也需要在其外部与高校***书、情报等其它信息系统取得协作，在制定和实行业务、技术标准化上协调一致，才能适应现代高校档案工作的社会功能和高校档案事业的发展规模。真正实现电子文档一体化，实行文件自动收集、编目、鉴定等档案管理工作。
五、加强档案馆的安全管理，杜绝事故隐患的发生
1.提高档案人员的安全防范意识。档案工作的基本内容包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计与利用等六个部分。安全使用这些设备也是档案馆管理工作的一项重要任务。要时时进行防火安全教育,警钟长鸣。，建立严格的规章制度,领导人分工主管，保卫科具体落实安全保卫工作。各科室设一名安全员，负责日常安全工作。严格实行总控制室值班制度，对档案库房实行24小时监控。
2.杜绝火灾隐患。每库必备手提式灭火栓，并定期检查更换，确保长期有效。全馆禁止吸烟。做到人走断电，切断库内电源。定期检查电气设备线路安全使用情况，做到及时维修，确保安全运转。加强对库房建设要求，加大消防设备设置和更新力度，对原有的消防报警及控制系统进行现代化改造，增强防火灭火的能力。在库房内设有烟感、温感探头，并与总控制室主计算机相连，实现人工处理和自动处理均可的能力。要采用气体灭火的形式，以免因采用水或干粉灭火对档案产生破坏作用。
六、科学储藏保护，做好档案的防霉、防蛀与空气净化
科学储藏保护，防霉、防蛀、防尘也是档案管理工作的重要任务之一。档案库房应采用密封的档案密集架或档案柜来存放档案。因霉菌在高温高湿的环境中繁殖很快，所以采用空调来调节库房的温湿度是降温、除湿、防霉的最好方法。每个库房内应设有两处温湿传感器，通过区域网与总控制主计算机相连，对库房温湿度实施二十四小时监控。雨季，在库房内放置除湿机以降低库内空气中水分的含量，保证库房内的相对湿度。每周使用一次臭氧发生器，杀灭库内霉菌孢子，达到净化空气的目的。总之，要求档案馆在安全防护和技术管理方面采用与之相适应的国内外先进技术设备，调节库房的温湿度，净化库房的空气(包括除尘、灭菌、防蛀、排除有害气体)。保证档案的完整与安全。
综上所述，实行档案全方位综合管理，使档案专业人员无论是在职业道德、业务素质方面，还是在管理、服务工作等方面，都能做到人无我有，人有我优，人优我新。使高校档案工作始终顺应时展，符合时代要求，把档案工作提高到一个新水平。
【参考文献】
高校档案管理篇2
教学档案不同与其它类型的档案，它具有很强的专业性、多样性、系统性、周期性、分散性等特点。这是由于教学管理和教学活动是一种很复杂的实践活动，其产生于教学实践和教学管理活动的各个环节之中。
尽管如此，高校教学档案对学校的发展却具有重要作用。高校教学档案在高校教育教学评估中发挥的基础和依据作用，它能帮助教学、科研人员利用知识成果，促进教育科学事业的发展。教学档案是高校教学活动和教学管理工作状态的记载，其中记录着教学活动中的经验和教训，反映着教学改革和研究的成果，对于提高教学管理工作水平，适应现代化教育改革的要求，无疑是非常有益的。另外，教学档案还可供院校间相互学习和交流。
二、高校教学档案的归档范围
教学档案是高校档案的重要组成部分，作用重大，教学档案的归档范围包括教学管理活动和教学业务活动中形成的材料，主要包括：上级机关下达的有关教育、教学工作指令性、指导性文件；学校有关教学工作的决定、规定、规章制度、校长有关教学工作的批示；学校教育事业发展规划、计划的报告及上级批复；全校教学工作计划、总结及有关材料；各专业教学计划，重点课程教学大纲及课程简介；学年教学运行计划，任课教师名单及职称；实践教学计划、实践环节教学大纲、实践教学大纲，实验指导书、实践环节指导书；教师的教学计划、教学大纲、教学任务书、教学考核、课程安排进度表、考试试题、试题分析、优秀教学设计与教案等；教师培训的计划、进修成绩单、鉴定表等；教务处会议记录：召开的重要会议记录、文件材料；有关教学管理工作的各种统计表；各种教学工作简报；有关专业设置、调整、撤销、合并、更改名称的报告及上级批复；教学评估和各类教学情况调查材料；学校承担高等学校统编教材规划、上报推荐教材情况材料、学校召开的教材编审、编写会议纪要；校级一等以上教学、教材优秀奖，教学改革、建设成果奖评审材料及名单等；各类市级以上组织的竞赛通知、规则、赛题及获奖奖杯、奖状等；对在教学管理活动中拍摄的有价值的照片、录像带以及制作的光盘等。
三、教学档案管理的现状
从高校档案的现状,我们不难发现,高校教学档案工作虽然在长期的发展过程中取得了不小的成就,但随着时代的发展,很多的问题日渐突出，给教学档案管理工作带来了很多的消极影响。
1.教学档案管理制度不健全。从目前档案管理现状来看，很多高校仍存在着管理制度不健全的问题，尤其是基层教学档案的管理缺乏有效的制约机制，存在着诸多问题。
2.对教学档案的重视不够。随着高校发展的步伐不断加快，不少领导的兴奋点在发展上，而对发展的基础之一——教学档案的管理，不论在管理系统的设计、机构和专兼职人员的配置，还是现代化档案管理条件的完善，人员的培训，都较少列入领导的议事日程。
3.教学档案缺少开放性。传统的教学档案管理方式往往是建档入库，注重保藏而忽视其应用价值，缺少开放性。档案室门口“安全重地，严禁入内”的牌子让人望而却步，教学档案也被误认为是与其它的档案信息资源一样保密性极强，这样就严重制约了教学档案信息资源的开发。
4.教学档案管理的数字信息化水平偏低。目前计算机教学档案管理还局限在目录检索上，利用率还较低。尽管电子文档和纸质文档将长期共存互动，并不能完全替代原始手写档案和纸质文档，但教学档案管理的数字信息化将大大改善其管理和利用的效率。
5.教学档案管理工作队伍不稳定。目前许多高校都没有给这些部门配备专职的档案管理人员，其教学档案的管理基本是由各部门的教务、教学管理人员兼任，而且人员更换非常频繁。由于他们身兼多职，往往忽视档案管理工作，到年度归档立卷时敷衍了事，给教学档案管理带来很大不利。四、加强教学档案管理工作的建议
1.建立相应的管理制度。教学档案管理制度的建设要由学校分管的校长负责组织，由校档案室具体牵头草拟制订，以体现档案工作的专业性和科学性。主要的工作制度应当包括：档案的编目分类制度，档案的分级管理制度，档案的存储借阅制度，各级档案管理人员的职责与奖励制度等。
2.提高全员档案意识。高校档案管理工作的根本目的是使档案信息在高校各项工作和改革建设中发挥其作用。教学档案工作重点是将有价值的信息通过档案人员的劳动开发、挖掘，及时为学校发展建设提供高效能的档案信息服务。档案工作管理人员应转变观念，树立全新的服务意识，学校其他人员应提高对档案尤其是教学档案的归档整理工作予以重视。
3.加强教学档案数字化建设。档案信息化是适应信息化时代的需要，以档案信息资源建设为核心，以信息网络为基础，建立高校电子教学档案数据库，通过将传统的纸制档案转化为电子信息，完成“固化”档案资料到“活化”信息资料的转变。充分利用网络平台、建立教学中相关文件、数据库，及档案信息资源管理网，使档案信息传递及时，通过网络向广大师生方便迅速地检查和查询所需的档案信息资料，为学院的教学改革和发展服务。
4.提高教学档案管理人员素质与水平。高校档案信息化建设是否能取得成功的根本在于档案人员的配备。为此，须加强对高校档案管理人员的业务培训工作，以拓展档案人员的思维、知识面，提高其业务素质，以掌握新的档案管理技能和方法。同时，应引进高层次计算机专业及档案专业的人才。
总之，在信息被普遍重视的今天，做好教学档案的信息化和开发利用工作十分重要。搞好教学档案管理工作需要档案研究人员不断的研究与探索，更需要学校其它部门大力配合。
【摘要】随着高校教育教学工作的蓬勃发展，高校档案管理特别是教学档案的科学管理显得尤为重要。本文就高校教学档案的重要作用及存在问题进行了分析，提出了解决这些问题的可行的措施。
【关键词】教学档案归档范围档案意识数字化建设
参考文献：
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［6］浅谈高等学校教学档案管理.
高校档案管理篇3
一、合并高校档案管理中存在的问题及原因
1并校期间文书立卷、归档的问题
合并高校在并校前已归档的档案，由于有严格的档案管理制度和档案工作人员高度的责任心做保证，基本不会出现散失等问题。关键是并校期间牵涉各部门尚未立卷归档的文书，由于合校前夕人心思动，工作状态不稳定，一些正常的工作不能按常规办理，自然给档案资料的收集工作增加了难度。如果是责任心强的部门档案管理人员会把没有立卷的文件材料收集整理、编拟目录、安全存放；而遇到责任心不强的档案管理人员则不予闻问；更有甚者，在部门调整、办公室搬迁过程中，将大量的文件材料随无用材料一并处理，致使一些珍贵的档案资料该移交的未移交或丢失严重，无处寻找，严重影响了档案的完整性。造成这一问题的主要原因：一是合校期间组织管理出现空白；二是部分档案部门档案管理人员责任心不强，无制约措施；三是领导忙于合校中的大事，档案工作顾及不上。
2档案的集中管理问题
按照规定，机关各种门类和载体的档案应集中统一管理，以便于积极提供利用，为各项工作服务。这就要求合并高校的档案尽快集中。而实际情况是，合并高校的原组成院校大都处在不同的位置，距离有远有近，由于各方面的原因，很难集中到一处，大多实行分校区管理的模式。在这种情况下，合并高校面临着教学硬件配备、科研资金扶持、学生食宿保障等一系列棘手的问题，档案工作因其效益滞后等特点，此时更不易摆上领导案头，加之并校前原各校档案管理层次水平不同，人员素质不一等，这些共同成为并校后档案难以集中管理的重要因素。
3档案网络建设问题
高校合并后，机构重新设置，人员重新划分，原有的档案工作领导和档案员随并校后归属岗位的变化而发生了变化，并校前的各校经多年努力建设的档案网络随之解体，新的档案网络在建设中因并校后分校区办学、管理上的分散性、兼职档案员与档案馆（室）综合管理人员之间联系困难等因素，使档案网络建设存在沟通欠畅等一系列实际问题。造成这一问题的主要原因，客观上看，在于校址不集中所致；主观上看，仍在于档案工作没有被提上议事日程、档案队伍的稳定未引起领导的高度重视等因素造成。
4档案排序、管理重新理顺问题
合并高校大多由两个或两个以上规模相当，类别相近的院校并建而成，由于原各校建立的时间或早或晚，隶属关系不一，各自的办学宗旨及基本职能有所差异，合并后档案全宗由原各校的一个全宗成为并校后若干全宗，而各校的档案类目设置、类目排列及档号的编制不尽相同，老校基本沿用文书类、科技类的分类方法，成立较晚的学校基本统一到了高校档案实体分类法上。这便牵扯到档案排序及管理的重新理顺问题。另外，合并高校档案管理存在着原各校档案管理体制不统一及档案管理手段参差不齐等问题，如有的合并高校，原各校区档案或实行集中管理，或人事档案归人事处管理，科研档案归科研处管理，声像档案归电教中心管理等；有的合并高校，原各校区或已配备计算机，实行档案机检，有的档案则分散于各职能部门，由兼职档案员管理，档案管理处于原始的手工检索阶段等；……这些问题也严重制约着合并高校档案管理工作的开展。为此，笔者以为合并高校的档案工作要走出困境，应对症下药，采取有效的解决措施。
二、合并高校档案管理应把握的几个问题
合并高校搞好档案管理工作的关键是进一步强化档案意识，建立健全并校后的档案管理工作制度，合理配备档案管理人员，妥善确立档案工作目标。
1强化档案意识，规范档案管理
前已述及，档案文件材料未能及时清理归档的重要原因是部分档案工作领导及档案管理人员思想重视不足，因此，合并高校应将强化档案意识作为搞好档案工作的前提。因为就档案工作而言，文件材料的收集工作是最为基础的工作，它有赖于各部门的配合与全员的支持。合并高校应通过档案法律、法规的学习与宣传，增强各级领导和广大教职员工的档案意识，使之充分认识到档案是***和国家的宝贵财富，是社会各项事业得以延续和发展的重要条件，是不可再生和替代的信息资源。每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时，要针对并校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定整齐划一的档案管理方法，便于档案的集中保管、利用，以形成档案工作的良性循环。
2建立健全档案管理工作制度，依法治档
***指出：“档案工作是一项基础工作，有很多问题没有档案说不清楚，要狠抓这项工作。如果现在不重视这个问题，将来我们要负历史责任”。因此，建立健全档案管理工作制度，使档案工作按程序化、规范化、科学化的轨道运行，是合并高校搞好档案工作的关键。在这方面，一是要用制度去规范档案工作，如，建立健全各部门档案管理工作责任制，实行分工负责；制定《******档案管理规范》、《教学档案管理规范》、《科研档案管理规范》等，指导档案工作。二是要用制度去保障档案工作，如，通过建立健全《综合档案室管理人员职责》、《兼职档案员职责》、《档案材料清交规定》、《损坏、丢失档案材料处罚条例》等一系列配套管理制度，将档案工作纳入学校各部门的日常工作，确保档案工作有序开展。
3合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设
不言而喻，人作为档案工作的主体，对档案事业的兴衰起着决定性作用。没有人，档案工作的各个方面均无从谈起。因此，建设一支忠诚事业，业务精良，结构合理的档案工作队伍，是档案工作摆脱困境的重要保障。对此，首先要建设好档案馆（室）队伍，确保一定数量的专职档案人员，并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；其次要整体推进，大力加强档案网络建设，发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。实践证明，档案工作涉及学校各个方面，仅靠档案部门单***匹马，无疑是杯水车薪。只有建立稳定的校区档案工作网络，同时采取定性与定量相结合的工作方法及相应的激励措施，提高兼职档案员的工作积极性，才能增强档案工作的向心力。
4确定档案工作目标，使档案工作开展有的放矢
高校档案管理篇4
【关键词】高职 档案管理 信息化
档案管理工作是建设示范性高职院校的一项基础性工作，是高校管理不可缺少的重要环节，也是衡量高校管理水平高低的重要标志之一。应该认真总结以往档案管理工作中的得失，改进工作方法，更科学、更合理地利用档案，推进档案管理工作的现代化建设，以实现档案的自身和社会价值。
一、档案管理中存在的问题
近几年来，台州职业技术学院档案管理工作开始逐步进入规范化管理的轨道。但从整体情况看，存在一些共性问题，如部分领导档案意识不强，档案工作的重视程度不够，档案管理制度不健全。其中，档案工作本身还存在着以下几方面问题。
1、档案管理格局混乱。管理机构不健全，管理职能不明确。档案管理一般由设在学校行***办公室的综合档案室负责。由于历史的原因，综合档案室一般只管理文书档案、音像档案和部分实物档案等，而科研档案、财会档案、人事档案、设备档案等分属各个业务部门、系（部）管理，在一个单位内形成了诸多部门管理档案的格局，不利于高校及档案事业的发展。
2、档案管理队伍整体素质低。有些人对档案事业的重要性缺乏认识，认为档案工作是一项附带工作，好坏无关学校大局，更谈不上档案信息化建设。从目前多数高校来看，尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面，专职档案工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理。另一方面，学校各部门的兼职档案员接受过档案管理专业的专门培训较少，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能，而对档案管理人员继续教育的措施乏力，又直接制约着档案信息化建设进程。
3、数字化建设落后。由于不少学校的重点在建设与教学、科研紧密相关的项目，无资金投人档案管理的基础设施建设，因而很多学校的档案设施设备相当落后和简陋。形成没有计算机的档案室，档案数字化管理是一片空白；有计算机的档案室，档案数字化管理水平也较低。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在高校管理中广泛运用，高校管理手段不断进步。但是，运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索和纸质载体、实物存储阶段，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。
二、档案管理工作的措施
1、档案结构创新。高校档案建设要从高校职能变化形成新档案的趋势和对档案工作的新要求出发，针对高校教学、管理、科研和服务工作的一般特点和本校特色，从发展的角度，收集本校资料，努力做到全而不烂、精而不缺；同时积极收集必要的校外信息资料，形成高等教育及其科研情报，一方面与本校档案进行比较研究，促进本校档案研发水平；另一方面为本校教学、科研、管理和服务工作提供广泛的技术情报，避免工作中的弯路，促进本校各项工作水平的全面提高。
2、提高档案信息化水平。随着时代的发展，电子文件不断增加，档案信息的需求也越来越高，对档案开发的要求也越来越高。传统的档案管理方式存在着信息流通不畅、纸张堆叠、查询烦琐、文件归档工作量大等突出问题，形成了档案信息处理的广度和深度与学校教育管理决策的需求差距较大的现象，其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要，信息共享程度低，已经不能适应学校发展的要求，因此，档案部门对利用率高的档案信息实行数字化处理同样势在必行。数字化档案实现后，利用计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，用户可以立刻直接查询到所需的保存在计算机中的数字化的文件内容，不必像过去那样从一卷卷的文件中翻找。同时，档案部门还可以利用网络，在局域网上公布非保密信息，如规章制度、科技成果等等，有效增加档案资源的利用率，达到主动服务的目的。
3、提高管理人员素养和服务理念。重视人才培养，提高人员素质。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给档案人员提出了更高的要求。为此，档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，做一名一专多能的档案工作人才，自如应对高校改革对档案工作提出的新要求，为育人、科研和服务工作提供具有针对性的档案服务。
总之，高校档案工作是一项基础性、服务性管理工作，也是高等教育工作重要的环节，特别是在社会信息化、经济全球化、***治多极化的今天，高校档案工作越来越显示出其重要的作用与地位。作为档案的工作者必须迎接挑战，适应档案信息化的新型管理的需要，努力学习新技术，积极探索档案数字化建设的方式，推进档案信息化、标准化、自动化、网络化管理，为学校发展做出应有的贡献。
【参考文献】
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高校档案管理篇5
关键词：高校；档案工作；管理创新
中***分类号：G647文献标识码：A
近几年来，高校的档案工作取得了可喜的成绩，其地位逐步提高，其作用也越来越受到重视。随着知识经济的提出和社会现代化的推进，现代信息技术、网络技术的广泛应用，我国的高校教育事业发生了很大的变化，作为传统文献领域的高校档案工作，面临着前所未有的机遇和挑战。在新时期档案工作者要抓住机遇，迎接挑战，与时俱进，开拓创新，提高高校档案管理水平，促进高校档案事业的可持续发展，确立档案工作在高校不可替代的地位。
一、高校档案管理的最终目的决定了服务创新的必然性
档案作为历史的记录、知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值。高校作为国家科研的重要基地、培养高级专业技术人才的摇篮，在广大教学、科研人员的实践中产生了大量的科研成果，并成为高校档案部门保存的数量最大、最丰富的馆藏档案。这些档案资源只有开发利用起来，才能体现它们应有的价值。档案工作者的任务就是科学地管理档案，有的放矢地开发档案信息资源，以满足学校各类人员对档案信息的需求。然而，目前传统的档案管理模式在高校仍占主导地位，各高校的档案利用率仍很低，多数珍贵的档案资料处于“养在深闺人未识”的阶段，掩埋在历史的灰尘之下。高校档案的价值在于被利用，这需要通过人的劳动，通过一定的科学的工作方法来管理、开发才能发挥出来。为此，高校档案管理部门必须以新时期高度发展的电子科技为依托，实现档案管理服务模式的创新，从社会需要、学校需要的角度出发，以学校内外的利用者为服务对象，以库藏档案信息为服务内容，以多种服务方式为手段，为档案的开发利用创造一个广阔的空间，实现高校档案信息资源的共享。
二、加强档案管理创新体系建设
（一）模式创新。目前，高校档案馆（室）虽属机关部门，但大多挂靠校办或***办之下的非***结构，其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应面向办学的要求。随着高校管理体制改革的深化，应当改变档案管理工作的地位和作用，将档案馆从校办或其他部门分离出来，***起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，将对促进高校档案管理变革具有重要意义。进而注重学校的未来方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这样才能使档案机构高效、安全、到位，才能实现高校档案工作的超越，呈现高校档案事业不断发展的前景。
（二）思路创新
1、管理理念创新。档案管理工作者必须***思想，更新观念，改变过去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导的状态，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。把档案管理的知识化、科技化、信息化、社会化作为档案工作的管理目标。
2、管理内容创新。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求，必须调整，充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。
3、管理方式创新。通常档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定，如单纯地看档案管理场所、设备和馆藏等。但随着时代的发展，档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理，要最大限度地实现档案资源的开发与利用。
4、人才资源创新。要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。
（三）手段创新。长期以来，高校的档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或利用手段是手工的，严重阻碍了档案的管理水平和利用程度。因此，实现档案信息化管理，要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，解决文档一体化问题，以提高工作效率和服务质量。主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使高校档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的社会化、多元化和优质高校化。
（四）实践创新
1、加强知识管理的核心是以人为本管理。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推向新层次、新台阶。
2、加强信息资源建设，开展资源整合。优化馆藏，提高档案利用率。强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于数字信息的发掘、整理、组织以及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。
3、建立档案管理人才竞争机制，鼓励馆员轮岗，带动知识在馆内流动，在工作中学习、成长。对那些通过写作、出版、讲座，或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。同时，注重档案管理人员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。同时，鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，如计算机课程培训、归档文件整理、相关档案法律文件、保密知识等。
总之，档案工作者应该不断更新观念，创新理论；更新知识，创新管理，掌握档案工作的发展规律，树立现代化的档案管理意识，与时俱进，以服务为宗旨，以创新为主题，促进档案管理工作实现现代化、科学化。
（作者单位：南阳医学高等专科学校）
主要参考文献：
[1]夏晴.高校档案的系统管理[M].南京大学出版社，2002.
高校档案管理篇6
一、中职学校档案管理工作存在的问题及成因
（一）领导重视不够，思想认识不到位。
档案管理是学校管理的基础性工作，是制定决策的依据。很多同志认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，存在“重教学、轻档案”的思想认识，一部分同志对档案管理的认识较为肤浅，总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。有的学校领导对档案工作不重视，表现为对档案工作不理不问，或对加强档案管理的重要性认识不足的问题，上述对档案管理不够重视的思想认识，导致了工作中档案人员归档意识不强、收集档案证据不足，造成了许多资料丢失，或者找不到。
（二）档案管理人员缺乏，素质较低
档案管理的专业人员缺乏，业务水平低下是中等专业学校普遍存在的问题。有的中职学校无专职档案管理人员，有的是临时配备的。因此，既有理论知识，又有丰富实践经验的档案技术人员实在是凤毛麟角。另外，一些档案管理人员不是档案专业出身或者不经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务素质。档案管理人员业务水平不高，缺乏系统培训，尤其是档案保管技术专题的培训。档案管理人员对分类、归档、整理、保管、利用等知识未能很好掌握，这就很难使档案工作走上规范化。以上问题的存在，明显制约了档案管理的专业性。
（三）档案资料不够完整，档案管理方法陈旧落后
思想上的不重视，人员素质的低下，导致档案资料收集不够完整。科室工作人员的档案意识谈薄，除个别重要文件归档外，很多基础性文件却随意处理。
目前，中等职业学校档案工作的管理方法陈旧落后。文件立卷归档后不能够及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用，而且因管理方式落后，导致在查阅档案时速度慢、准确率低。同时，很多中等职业学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。中等职业学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。因此，如何更为有效地利用这种资源成为中等职业学校工作发展的关键。
（四）档案立卷工作不规范，档案载体结构单一
目前，档案立卷工作不规范主要表现在：领导机构、档案管理制度、档案收集范围及保管期限表等相关内容不齐，没有形成完整的档案利用和管理体系，比如：教学档案管理制度、基础数据汇编、专题概要等。对档案资料的收集、整理、录入不规范。对本单位自制档案资料的收集不齐，整理不规范，电子文档的挂接不全，特别是对教学档案的收集、整理、录人、有些学校还未进行整理。这些问题的存在，极大地影响了档案工作的质量和利用效果。
二、加强中等职业学校档案管理工作的对策
（一）提高认识，加强领导，强化档案管理意识，建立和完善科学的档案管理机制
提高和增强学校全体员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，深人进行档案院法律知识的学习和宣传，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，树立和增强全民的档案意识，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为，树立“档案就是资源”的理念，扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。其次，要加强对档案工作的领导。主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当前新形势下教育教学改革的步伐。再次，要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。
（二）加强人员配备，搞好档案设施建设
为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理，首先要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得职教办学规律、有较好的***治素质和较强业务能力的同志来负责，健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保管保密制度，严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案工作水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，教学档案按文书类、教学类、学籍类、声像类分别设橱，配备六防设施，确保档案材料保管安全，利用方便，管理规范。
（三）加强档案化建设，提高现代化管理水平
档案化建设是社会化发展不可缺少的组成部分，也是现代档案工作的基础，是档案工作现代化的必由之路。首先观念现代化，即要正确确立中等专业学校档案是重要的资源这一重要观念。其次在具体管理上要与时俱进，正确确立中等专业学校档案管理的理念，制订一整套科学严密的与现代化管理相适应的管理体系和运行机制。第三，档案管理中实现技术现代化，即采计算机、传真机和检索终端等现代化办公设施，处理、传递档案资料，对档案进行数字化管理，提高档案的服务质量。
（四）加强档案整理和研究
高校档案管理篇7
【摘要】本文分析了在网络环境下，高校档案管理应如何应对新形势的各种挑战，尤其是电大在以网络教育为主的开放教育学习中的支持服务思考，并提出了虚实结合、藏用结合、重在服务、强调特色、加强沟通、协作共建的发展思路。
【关键词】网络环境高校档案管理发展思路
高校档案是学校发展的历史记录，是高等教育工作的重要环节，是国家档案事业的重要组成部分。进入新世纪随着学校事业的迅速发展，高校的档案管理工作也进入了一个新的阶段，如何在新时期里搞好档案管理？见得地代的到来给高校档案管理工作者提出了新的要求，高校档案管理工作如何应对新形势的各种挑战，是一个亟待解决的问题。尤其是广播电视大学目前主要从事的是以风行主的开放教育，教师、学生可以很方便地在网上打到所需资料，而与教学、考试等有关的信息，也都分散在各个专业的子网占中。鉴于电大的服务对象主要包括网络环境下的教师（含管理人员）和学生两大群体，因此在制定档案管理发展战略时，必须从网络下档案的特点和广播电视大学学习的特点两方面进行，将自身定位与为远程开放教育提供学习支持服务，走有自己特色的发展之路。分析当前高校档案管理工作面临的新形势，提出创新高校档案管理工作的目标，并且就如何加强当前高校档案管理工作进行了探讨。
一、新形势下加强高校档案管理工作的必要性
1.从档案内容拓展的客观要求来看，只有加强档案管理，才能使档案工作与时俱进，提高到新水平。当今时代是信息化时代，随着计算机大量应用于高校管理，产生了大量的数字化文件，数字化档案信息资源与日俱增。与此同时，校园网的开通，网上学校的开办，远程教育的发展，以及入世后高等教育面临的来自国际上的竞争等等。这些既极大地拓展了档案的内容，同时也为档案资料的收集、整理、贮存、使用带来了许多新情况和新问题，客观上要求必须加强高校的档案管理工作。
2.从目前高校档案工作中突出的薄弱环节来看，只有加强管理，才能使档案工作符合要求，走上规范。档案管理工作的基础和前提，是档案资料的收集和整理。目前高校档案工作中普遍存在的问题是全员档案意识不强。从领导到教职工，对档案资料的收集、整理、建档、保管以及使用的重要性，普遍缺乏认识，在实际工作中不能摆到应有的位置。结果是许多重要的工作，甚至有重大影响的教学科研成果，只依稀地存在于人们的记忆，却找不到或难以找到主要历史资料，有的资料收集权又过繁过多，缺乏整理，没有质量。这些情况，既不符合档案收集的基本要求，也严重影响到档案作用的发挥。只有加强教育，提高干部、教职工的认识，坚决按照档案法规办事，才能使高校的档案管理工作走上规范化的轨道。
3.从档案工作的目的来看，只有加强档案管理工作，才能更好地发挥档案的功能和作用。档案是历史，但历史可以鉴往，我们重视档案工作，是因为档案可以作为今天和明天的借鉴。档案工作的目的，是为今天服务，为现实服务。但是相当多的高校档案工作者扮演的是保管员的角色，注重档案的管理，不注重服务。由于服务意识不强，计多高校的档案绝大多数被束之高阁，无人问律，档案的价值只体现在保存上，而不是为学校各项工作服务上。在这些同志看来，档案工作做得好不好，主要是看其保存是否完整，而不是看其借阅频率，不看其实际发挥作用的大小。只有加强档案管理工作，特点是加强服务意识，让档案工作主动为教学、科研和学校建设发展服务才能凸显档案的功能和作用。
二、当前加强高校档案管理应努力的目标
一是管理模块化。高校档案管理工作也是一项系统工程，有其独特的管理模式。传统的档案如何管理，电子档案又如何管理，传统的档案如何用现代的信息技术进行管理，都应该将其形成管理模块，有利于提高管理水平和档案利用价值。这种模块化的管理，一方面可以通过档案管理软件的开发来实现，另一方面，则可通过管理机帛、管理方法、管理手段的创新来实现。管理模块化的结果将是档案管理人员在工作中能够较为方便地对档案进行归档、分类、数字化等，这样既能提高档案管理工作的效率，又有利于档案管理的科学化、规范化，查询人员能够较为快速地查找到自己想要索取的档案资料，从而节省查询时间。
二是档案信息化。也就是加强档案信息化建设。办公自动化的快速发展，***府上网工程的实施，电子文件的产生和归档，信息共享与信息安全等问题，使得档案信息化日趋紧迫。就目前而言，档案信息化就是要加强电子文件和电子档案的管理，研究制定电子文件和电子档案管理规划，制定有关电子文件和电子档案管理办法与标准，加强档案管理软件的优化和推广。要对有高度价值的***像、文本、音像、软件和科学数据等档案资料进行收集，组织规范性加工，并加以高质量的保管，实现知识增值，并提供在广域网上横向跨库的电子存取服务，实现档案管理的电脑化，档案利用的网络化。
三是人员专业化。新时期的高校档案工作者应该既懂档案学等专业知识，又懂电脑与网络知识，将二者有机地结合起来。按照国家的要求，档案工作者在新形势下应该是：具有较强的***治素质、崭新的知识结构，视野开阔、思维敏捷、有创新能力。在《全国档案事业“十五计划”》中，也提出了“以岗位培训和继续教育为重点，着重抓好档案业务人员失一员培训，全面推行持证上岗制定”的目标，以达到档案管理人员专业化的要求，并把精通档案专业知识、懂计算机、会外语的复合型人才作为培养重点。建立相应的培训体系，招揽高级自动化管理人才，提高他们的信息素质，增强他们对信息的管理、加工、合成、利用能力。
三、新形势下加强高校档案管理工作的对策
1.传统管理与现代管理相结合，更注重现代管理。这里所说的现代管理，也就是新形势下的档案电脑化管理。一方面，要将有价值的、该长期保存的、可以公开的档案通过电脑及相配套的软件进行管理。另一方面，要将高校各部门产生、形成的电子文件或资料通过电脑进行分类处理，从而形成电子档案。要形成统一的规范和标准，对档案尤其是电子档案加强信息化管理。电子档案管理过程中，一定要考虑到介质质量因素、人为因素等对档案信息的影响，采取有效措施进行保管。如把好质量关，多贮存一份；定期抽查、普查检测，加强病毒防范；适时转录、拷贝或迁移信息；重要信息采取再生性保护技术；加强有关电子文件的工作制定和管理制度；提高计算机人员操作水平、规范操作程序等，防止电子邮件信息的丢失。
2.管理与服务相结合，更注重服务。在知识经济时代，高校档案的服务功能应该得到更大加强。中国加入WTO、信息技术的高速发展，网上***府、远程教育的出现，越来越多的档案将直接通过网络为学校的发展服务。学校的相关信息准不准确，内容丰不丰富，质量高不高，与档案管理水平也有很大的关系。因此，档案工作者要在发挥“管好”档案职能的同时，要更好地发挥“用好”档案的职能。要在保证真实可靠的前提下，将有价值的，可以公开的学校相关信息通过一定的加工、处理后公之于众，加强对学校各项工作的宣传，提升档案的服务水平，变被动提供查阅为主动提供信息，提高档案的价值，使其发挥更大的作用。可以说，在商校里，更好地发挥档案的服务功能，就是要发挥其资源作用、凭证作用、宣传作用、教育作用。此外，要加强对档案管理的效果评估，将其作为检验档案管理效益和效率的基本途径，通过正式与非正式评估、内部与外部评估、事前事中和事后评估、量化与非量化评估，达到有效配置资源、提高服务水平的目的。
3.业务学习与业务创新相结合，更注重业务创新。创新在新时期的高校档案管理工作中显得尤为重要。档案工作者在系统地掌握档案学、管理学等相关知识的同时，要加强对计算机知识的学习和运用，特别是要在如何利用网络平台提升服务功能、拓展宣传手段上下功夫，争取成为聚合与集成数据处理人员、电子工程师、人事官员、市场营销专业、计算机程序啼、战略规划者、记录管理者、档案馆员、***书馆员和情报专家等功能的复合型档案管理人才。在业务上，要把继承和创新有机地结合起来，对我们多年来形成的好传统、好作法必须坚持，同时面对变化了的新形势、新情况，必须不断探索和总结新的实践经验，进行新的理论概括，使档案事业的工作思路、工作对策和工作方法随着时代和实践的发展而发展。可以说，网络为档案工作者开辟了新的工作天地，同时也为人们提供了许多创新的机会。要将档案管理过程中的新的经验和好的方法加以总结，要学会用计算机网络开展档案工作研究，提高自己的业务水平。
总之，网络环境下的档案管理，只有充分利用网络的优势，与时俱进，成为学习与支持服务体系的一个重要组成部分，才有可能在激烈竞争中生存和发展。
参考文献：
[1]吴玉康.档案学概论[J].北京：中国人民大学出版社，1988.
[2]胡鸿杰.档案学产生，发展的基本因素[J].挡案学通讯，2000，（4）.
高校档案管理篇8
【关键词】档案管理规范化科学化
高校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、***表、音像等不同形式的材料。档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色，往往可以从档案中反映出来。从目前我国高校档案管理工作的情况看，应上一个新的台阶，使高校档案工作始终顺应时展，为教学、科研事业服好务。
1、强化意识，健全机构。既要充分认识高校档案的价值、地位、作用和意义，还要充分认识高校档案现代化建设的重要性。如果对档案信息服务及档案工作的重要性认识不充分，就会影响档案信息服务工作的深入开展。档案现代化建设的好坏是衡量高校现代化水平高低的标尺，搞好档案现代化建设，能促进高校的全面发展。在提高认识的基础上，要切实转变观念，强化档案意识，要以科学发展观指导高校档案现代化建设。加强档案意识，增强服务意识，使档案工作与时俱进。认真执行档案法，强化法制教育，增强法制观念，把档案法制建设纳入普法宣传计划。在国家的档案法规和本校档案管理制度的贯彻执行过程中，努力做到“三纳人”，即在工作中，做到档案工作纳人学校的规划和计划、纳人学校的各项管理制度、纳入有关人员的职责范围，并给予档案工作以各方面的支持。
2、依法治档，建章立制。法制化是做好档案管理工作的基础，要做好档案管理工作就必须以依法治档为根本，实现档案管理制度化。档案管理设备的现代化、档案种类和载体的多样化特点决定了档案管理方法要不断改革，只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。因此，日新月异的形势对档案工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的要求，档案事业的发展必须坚持走依法治档的道路。只有实现档案管理的制度化，档案管理工作才能发挥应有的作用。
3、加强业务，提高能力。档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强***治思想教育和职业道德教育的同时，还应要求档案员真正坚持“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络，选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员，运用现代化管理知识和先进技术设备提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养、提高档案工作者素质，是加速档案科技进步、推动档案事业发展的关键。4、稳定队伍，改善条件。要采取切实措施，建立一支有较好***治、业务素质的相对稳定的档案干部队伍。专职档案干部属专业人员，与教学、科研、***书管理人员同等对待，按有关规定，认真做好专业技术职务聘任工作。档案干部中的骨干，一般不要轻易调动。档案部门的经费，应列入学校预算，统筹解决。学校各职能部门要对与本部门关系密切的归档材料、设备，从学校经费中给予支持。要为档案部门添置必要的设备，以便于开展工作。档案馆（室）的库房建设，应列入学校基本建设规划，逐步改善工作条件，维护档案的完整与安全。
高校档案管理篇9
关键词：高校档案；创新；收集；管理
档案是一个学校成立以来的见证，是高校发展史中的最原始信息。档案收集工作作为高校的一种基础性信息资源，收集的档案是否齐全、完整关系到档案往后的借鉴及利用价值[1]。学校档案机构应当将那些具有保存价值的档案材料收集、整理起来，并且结合时展的要求对档案的收集和管理工作进行完善、创新，已经成为当前高校档案工作发展的必然趋势。
1 高校档案的收集
高校档案的收集必须要有一套切实可行的方法，如果问题是锁，方法就好比是钥匙。拥有一个好的工作方法，往往可以产生事半功倍的功效。对于档案收集，各高校都有与自己相关的收集原则、制度及相关规范等。同时，这些原则不能与学校内部的管理体制、机构设置相冲突。[2]在改革开放形势下，学校的办学体制正在不断蜕变，由于高校档案的复杂性，采用多种手段的综合方法才能最佳收集效果。近年来，我们在工作实践中不断总结，常用的方法有四种：
第一，常规收集法。这是档案收集的主渠道，具体来说，就是各管理部门和业务机构，按照归档要求，将单位（个人）在工作活动中产生、处理完毕的档案材料，进行收集、整理、立卷操作，并按照规定的时间向档案馆转移。这种方法需配套完整的实施办法，具体操作包括：制定归档范围和归档细目；明确档案馆（室）归档的部门（单位）责任人，做到各司其职；规定归档的工作程序以及手续；规定案卷的质量标准和要求；规定归档的时间。
第二，零星临时收集法。属于需要归档范围的档案材料，但是在现有规定的部门（单位）不能完成或遗漏的档案材料，进行的一种随机性收集。这种收集一般实施于下列情况：（1）专门设立临时机构，其中大型的、重要的工作活动，如校庆、整******、人大选举等，将产生的档案材料进行收集；（2）撤消的机构，职能未得到及时替换，在其工作范围内产生的档案材料；（3）由于学校某些工作不能规范造成的影响，如重要的会议不设专人记录，重要的活动无专人管理材料等。会议结束或活动结束后，需要及时追踪、收集、整理、归档。
第三，超前导入法。即在某些档案材料在归档前，将会发生归档责任者变更时，这时，需要我们未雨绸缪，提前找到接替者，将档案资料交由接替方进行管理，并按规定时间归档。常见的情况有以下几种：（1）某机构被撤销后，原职能隶属或分解，纳入其它机构中；（2）机构职能调整；（3）主管专项活动的临时机构撤消后其业务转到挂靠部门（单位）；（4）管理档案材料的人员发生变化。
第四，过程控制法。过程控制就是在档案材料产生过程中，为保证材料的全面、完整、真实，对档案材料的质量、数量进行控制，以满足要求。在科技文件方面，严格按照规范，对将要归档的文件、材料的用纸、书写等提出严格的要求，并实行预立卷制度。在组织领导上，按《普通高等学校档案管理办法》规定，将“四同步”方法加以具体化，将各部门各直属单位负责人的职责范围明确化。年终业绩考核时，档案机构对各部门（单位）工作完成情况作一次全面通报。
2 高校档案收集与管理优化建议
档案资料是当今社会交流的重要渠道，随着信息时代的到来，档案也需要有先进的管理技术和科学的管理方法。高校自身的核心竞争力的提高得益于重视档案资料的辅助作用。因此，在新时期高校档案管理的实际工作中，必须应用科学的理论，提出正确的观点，开拓新的领域。同时，逐步剔除那些与时展不相m宜的工作理念、工作模式，努力提高档案管理工作，以期达到一个新的水平[3]。
（一）提高认识，强化对档案工作的行***管理
档案工作是高校的基础性管理工作，因而直接的经济效益很难得到明显体现，所以导致部分学校不够重视。这样就会使档案工作在学校的地位不够高，再加上一些领导只注意到其服务功能，但其行***协调、监督指导的职能却被忽视，使得档案工作的地位更岌岌可危。因此，要想把档案工作做好，高校的领导一定不能以固化的老观念看问题，应与时俱进，提高档案工作的地位。
（二）提高人员素质，加强队伍建设
对高校档案室现有的工作人员，应督促其定期培训，不断学习。同时思想***治教育也不可忽视，不断提高综合素质。对以后新进来的人员，必须严格把关，坚决不予录用非专业人士。同时定期对所有工作人员进行考核，对于不合格者，下岗或等岗，消除其懈怠心理。同时，对于优秀的、努力的员工，应大力表彰，并及时给予精神奖励以及物质奖励，做到赏罚分明。
（三）提高收集和管理的信息化水平
在信息时代，将档案资源，档案的各项管理过程进行数字化处理，通过计算机网络进行信息传输，从而实现档案资源高效率的开发利用。我们必须充分利用现代信息网络技术，将档案由实体化到电子化的过渡，加强高校档案的信息化管理方略。应用现代化网络办公设备，使我们在接受信息的领域产生了重大变革，联网使文档数字化，为文档的利用渠道提供了无限的可能。
3 结论
随着中国高等教育的迅速发展，高校的档案管理工作相应也有了更高的工作要求。对工作人员而言，这是一种机遇，更是一种新的挑战。在新形势下，档案管理要想适应社会主义现代化建设的需要，高校领导必须高度重视档案管理工作，深化改革，努力提高档案管理水平[4]。这样，档案的信息服务功能才能得到更好地发挥，档案管理工作也将得到不断完善和优化。
参考文献
[1]陈华.社会化改革下的高校后勤档案管理探讨[J].办公室业务，2016，3：071.
[2]田淑华.高校***群、行***类档案分类宜采用”组织机构”分类法[J].黑龙江档案，2010（6）：41-41.
高校档案管理篇10
随着科学技术日新月异，信息化已覆盖经济社会生活各个方面，档案管理改革迫在眉睫。本文立足高校档案管理工作在信息化大潮中的建设发展，剖析了高效档案管理工作中的主要问题，提出了有针对性的改革建议。
［关键词］
信息化；高校；档案管理
1前言
随着我国教育事业的深化改革、全球范围内网络信息化的不断普及和飞速发展，高校系统的档案管理工作面临着前所未有的机遇和挑战。如何能够在竞争日趋激烈的信息化大潮中鼎立潮头，化挑战为机遇，实现突破式发展，是摆在高校档案管理人员面前的一项艰难而又不得不去完成的考题，也直接关系我国高等教育事业的发展进程。因此，必须直面挑战，攻坚克难，以时不我待的紧迫感抓好这项工作，加速实现信息化时代高校档案管理改革。
2信息化时代高校档案管理改革的重大现实意义
高校拥有大量的教学资源和研究成果，如何管理好、利用好这些资源，最大限度发挥高校档案管理的资源优势，需要以改革的雄心壮志认清形势，全力推进。
2.1适应高校档案管理工作新形势的需要高校是传播现代文化、传承当代文明的重要载体，高校的档案管理工作是挖掘高校自身文化积淀、总结高校发展历史、凝聚高校发展共识、革新高校发展理念的重要渠道和必要方式。一方面，档案门类目录不断增加，新式档案日益涌现，内容上纷繁复杂，数量持续增多；另一方面，随着电子***务日益普及，新式载体式样增多、单个载体容量增大，管理不稳定性也随之增加，亟需妥善应对。
2.2提升高校档案管理服务效率和水平的需要高校集中了大量的现代前沿信息，是知识创新的重要基地。高效共享并发挥这些信息的功能，为学术研究和科技发展服务，为经济社会发展服务，就要求档案管理部门不断加大网络化和信息化建设，使之在资源提供方面功能更强大、使用更便捷、检索更高效，真正使高校成为信息采集和输出的先导平台。
2.3提高档案管理人员自身素质的需要科技的迅猛发展对档案管理人员提出了更高工作标准。不学习就无法胜任工作，不改革就无法完成使命，改革迫在眉睫，不可懈怠。档案管理工作者必须更新知识和技能，跟上时代步伐，使自身知识结构和能力结构全面适应新形势新要求。
2.4节约资金支出和工作成本的需要纸质档案收集、归档和监管投入比较大。推进档案管理信息化，不仅能使办公经费得以节约，特别是纸张使用和打印费用大大降低，而且可进一步缩减人员数量，降低劳动强度，提高工作效率，可谓事半功倍。
3当前高校档案管理工作中的问题
3.1基础水平参差不齐高校档案管理体系构成繁杂，特点多样，管理分散，可以说各具特色，参差不齐，各自为***，缺乏标准。各高校基础情况和财力状况不同，导致了各高校档案管理无论是硬件配备还是软件水平都不在一个统一的标准和平台上，更无法实现高校间或高校与其他机构间的共查共享。
3.2队伍建设相对滞后信息化条件下的档案管理，需要的是复合型人才。科技的发展带来了档案管理操作难度和复杂度的上升，大量的计算机技术应用，让一些高校从事档案管理的“老人”无所适从，甚至自暴自弃。长期以来，档案管理部门特别是高校档案管理部门往往被扣以“冷衙门”的帽子，待遇不高、管理涣散、人员构成复杂，造成“老人不会干，新人不想干，高人进不来”的畸形局面。
3.3财***投入严重不足信息化时代高校的档案管理工作，需要与之相匹配的电脑、扫描仪、打印复印等设备，完善的网络基本保障和机要保密设施，也需要周期性的必备技能培训，这些都需要充足的资金进行保障。目前很多高校设备老化不足，配置低端等问题严重干扰工作开展。
4加快高校档案管理改革的思路对策
高校档案管理的改革是一项系统工程，已时不我待。高校理应高度重视，真正拿出切实可行的改革方案，各方联动，下定决心，大刀阔斧，全力以赴，方可实现。
4.1提高对档案管理重视程度高校领导要切实把档案管理工作提高到讲***治的高度来认识、来落实、来保障，切实从思想上重视起来，从措施上强化起来。还要从组织体制上和制度设计上保证档案管理工作的正常开展，定期听取专项汇报，研究现实困难，全面清空发展障碍。
4.2推进档案管理标准化建设高校领导要认真参考《档案法》和《电子公文归档管理暂行办法》，制定出可操作性强的执行标准、评价标准和建设标准，制定出符合高校实际的具体执行规程和业务流程。通过大力推进档案管理标准化、制度化和规范化建设，确保任何一项档案管理业务都有据可查、有章可循、有的放矢。
4.3建设一支与档案管理信息化改革相适应的人才队伍一是倾力营造尊重人才的良好氛围，保证庸者下、能者上；二是畅通人才进出渠道，避免将档案管理部门办成“养老院”；三是严格业务技能考核，确保步步紧跟当前信息化发展潮流；四是加大培训力度，开阔眼界，增长本领；五是严抓工作监管，加强档案管理人员工作纪律和保密意识教育。
4.4为档案管理实现信息化提供充足的基础投入一是按照防潮、防火、防盗、防窃密的标准配备好库房和安保系统；二是建立高质量的网络支持和数据支持系统；三是提供计算机、打印复印机等必要装备。经费要切实做到年初有预算，使用有保证，专款专用，重点保障。
主要参考文献
［1］张正强.电子档案著录的研究［J］.浙江档案,2000（6）．